Papierkorb – brainX Handbuch

Paket: BASIS

1. Allgemein

Info

Wird ein Datensatz in brainX gelöscht, wird er lediglich als „gelöscht" markiert und im Modul Papierkorb angezeigt. Erst wenn ein Datensatz auch im Modul Papierkorb gelöscht wird, wird er unwiderruflich aus der Datenbank entfernt.

Datensätze aus folgenden Modulen werden nach dem Löschen in den Papierkorb verschoben:

Hinweis

Es gibt kein eigenes Modul für Kommentare. Gelöschte Kommentare werden aber im Modul Papierkorb aufgelistet und können wiederhergestellt werden.

Hinweis

In diesem Abschnitt werden nur spezielle Felder bzw. Funktionalitäten des Moduls beschrieben, da alle allgemeinen brainX Funktionalitäten an anderer Stelle im Handbuch beschrieben sind.

2. Listenansicht

Die Datensätze werden in der Listenansicht modulweise dargestellt. Über die Auswahlliste „Modul" wird das gewünschte Modul gewählt, dessen gelöschte Datensätze angezeigt werden sollen.

Papierkorb - Auswahl Modul

Für alle Module werden in der Listenansicht die gleichen Spalten angezeigt:

Datensatznummer → interne Datensatznummer
Hauptfeld des Moduls → Name des Datensatzes, z.B. Kontaktname
zuständig → zuständiger Benutzer des Datensatzes
gelöscht am → Datum u. Uhrzeit wann der Datensatz gelöscht wurde
gelöscht von → Benutzer welcher den Datensatz gelöscht hat
Aktionen → Icon „drei Punkte" pro Zeile mit den Aktionen „Wiederherstellen" und „Löschen"

2.1. Aktionen

In der Listenansicht stehen folgende modulspezifische Aktionen zur Verfügung:

Aktion	Voraussetzung	Funktionalität
Wiederherstellen	keine	Stellt die ausgewählten Datensätze wieder her und verschiebt sie zurück in das jeweilige Modul
Gewählte Datensätze löschen	Berechtigung Admin oder CustomerAdmin erforderlich.	Löscht die ausgewählten Datensätze endgültig und unwiderruflich aus der Datenbank
Datensätze des Moduls löschen	Berechtigung Admin oder CustomerAdmin erforderlich.	Löscht alle Datensätze des aktuell gewählten Moduls endgültig und unwiderruflich aus der Datenbank
Gesamten Papierkorb leeren	Berechtigung Admin oder CustomerAdmin erforderlich.	Löscht alle Datensätze aller Module endgültig und unwiderruflich aus der Datenbank

Warnung

Datensätze, die aus dem Modul Papierkorb gelöscht werden, werden endgültig aus der Datenbank entfernt und können nicht wiederhergestellt werden.

Tipp

Einzelne, mehrere oder alle Datensätze der Listenansicht können mittels Checkbox ausgewählt werden, um die Aktionen „Wiederherstellen" und „Gewählte Datensätze löschen" auszuführen.

Info

Werden Datensätze mit personenbezogenen Daten (z. B. Kontakte, Leads) endgültig gelöscht, wird auch die Änderungsverfolgung entsprechend anonymisiert. Dieses Verhalten ist unabhängig von der Integration DS-GVO und immer aktiv.

3. Detailansicht

Hinweis

Eine Detailansicht von Datensätzen im Modul Papierkorb ist nicht verfügbar!

4. Löschregeln

In Globale Einstellungen – Modulverwaltung können für das Modul Papierkorb Löschregeln definiert werden, die festlegen, wann Datensätze automatisch aus dem Papierkorb gelöscht werden. Es kann eine allgemeine Löschdefinition sowie abweichende Definitionen pro Modul konfiguriert werden.

Detaillierte Informationen siehe Modulverwaltung – Modul Papierkorb.

5. Praxisbeispiele

1 – Versehentlich gelöschten Kontakt wiederherstellen

Ein Mitarbeiter löscht versehentlich einen Kontaktdatensatz, der noch aktiv genutzt wird. Da in brainX gelöschte Datensätze zunächst nur als gelöscht markiert und in den Papierkorb verschoben werden, ist eine Wiederherstellung problemlos möglich.

Im Modul Papierkorb wird über die Auswahlliste Modul das Modul Kontakte gewählt. Die Listenansicht zeigt alle gelöschten Kontakte mit Datensatznummer, Name, Löschdatum und löschendem Benutzer. Der betroffene Datensatz wird über die Checkbox markiert und über die Aktion Wiederherstellen zurück in das Modul Kontakte verschoben. Der Datensatz steht anschließend wieder vollständig zur Verfügung.

2 – Papierkorb eines bestimmten Moduls gezielt bereinigen

Im Laufe der Zeit haben sich im Modul Berichte viele veraltete und nicht mehr benötigte Berichtsdatensätze im Papierkorb angesammelt. Ein Administrator möchte diese gezielt entfernen, ohne den gesamten Papierkorb zu leeren.

Im Modul Papierkorb wird über die Auswahlliste Modul das Modul Berichte gewählt. Nach kurzer Durchsicht der Einträge wird über die Aktion Datensätze des Moduls löschen der gesamte Inhalt des Papierkorbs für dieses Modul endgültig und unwiderruflich gelöscht. Datensätze anderer Module bleiben dabei unberührt. Die Aktion erfordert die Berechtigung Admin oder CustomerAdmin.

3 – Automatische Löschregeln für den Papierkorb konfigurieren

Um den Papierkorb langfristig schlank zu halten, sollen gelöschte Datensätze nach einer definierten Frist automatisch endgültig entfernt werden. In den Globalen Einstellungen – Modulverwaltung wird eine allgemeine Löschregel konfiguriert, die alle Datensätze nach 90 Tagen im Papierkorb automatisch endgültig löscht.

Für besonders sensible Module – z. B. Kontakte oder Leads – wird eine abweichende, längere Aufbewahrungsfrist von 180 Tagen definiert. So bleibt bei versehentlichen Löschungen ausreichend Zeit zur Wiederherstellung, während der Papierkorb gleichzeitig automatisch bereinigt wird.

6. Häufige Fragen

Was passiert, wenn ich einen Datensatz in brainX lösche?

Gelöschte Datensätze werden zunächst nur als gelöscht markiert und im Modul Papierkorb aufgelistet – sie sind nicht sofort unwiderruflich entfernt. Erst wenn ein Datensatz auch aus dem Papierkorb gelöscht wird, wird er endgültig und unwiderruflich aus der Datenbank entfernt.

Welche Module unterstützen den Papierkorb?

Der Papierkorb unterstützt die meisten Module in brainX, darunter Aufgaben, Aufträge, Berichte, Deals, Dokumente, E-Mails, Eingangsrechnungen, Kontakte, Leads, Organisationen, Rechnungen, Tickets, Timesheets und viele weitere. Eine vollständige Liste findet sich im Abschnitt 1. Allgemein dieser Seite. Module wie Lieferscheine werden hingegen beim Löschen direkt und endgültig entfernt – ohne Umweg über den Papierkorb.

Kann ich mehrere Datensätze gleichzeitig wiederherstellen?

Ja. In der Listenansicht des Papierkorbs können mehrere Datensätze per Checkbox markiert und über die Aktion Wiederherstellen gemeinsam zurück in das jeweilige Modul verschoben werden.

Wer darf Datensätze endgültig aus dem Papierkorb löschen?

Die Aktionen Gewählte Datensätze löschen, Datensätze des Moduls löschen und Gesamten Papierkorb leeren erfordern die Berechtigung Admin oder CustomerAdmin. Das Wiederherstellen von Datensätzen steht hingegen allen Benutzern ohne besondere Berechtigung zur Verfügung.

Was passiert mit personenbezogenen Daten, wenn ein Kontakt endgültig gelöscht wird?

Werden Datensätze mit personenbezogenen Daten – z. B. Kontakte oder Leads – endgültig aus dem Papierkorb gelöscht, wird die zugehörige Änderungsverfolgung automatisch anonymisiert. Dieses Verhalten ist unabhängig von der DS-GVO-Integration und immer aktiv.

Kann ich festlegen, dass Datensätze nach einer bestimmten Zeit automatisch aus dem Papierkorb gelöscht werden?

Ja. In den Globalen Einstellungen – Modulverwaltung können Löschregeln konfiguriert werden. Es lässt sich eine allgemeine Frist für alle Module sowie abweichende Fristen für einzelne Module definieren.