CSV Aktualisierung

Paket: BASIS

1. Allgemein

Im brainX System gibt es derzeit mehrere Möglichkeiten Datensätze zu verändern und/oder zu ergänzen. Auch die Möglichkeiten per CSV-Datei Daten zu importieren und zu exportieren sind vorhanden. Sollen jedoch viele Datensätze mit unterschiedlichen Merkmalen aktualisiert, ergänzt oder überschrieben werden, ist das nur durch manuelle Eingaben bzw. Änderungen je Datensatz möglich.

Um viele Datensätze effizient in kurzer Zeit zu aktualisieren und gleichzeitig die externe Überarbeitung der Daten so einfach wie möglich zu gestalten, wird ein CSV-Update zur Verfügung gestellt.

Diese Funktion wird für die folgenden Module angeboten:

• Aufgaben
• Besuchsberichte
• Deals
• Dienstleistungen
• Ergänzungen
• Kontakte
• Leads
• Lieferanten
• Lizenzen
• Organisationen
• Partner
• Produkte

2. Quelldatei umwandeln

2.1. Umwandlungsschritte

Falls es sich bei der Quelldatei um eine Microsoft Excel Datei handelt (.xlsx), muss diese zuerst in ein für brainX konformes Format (.csv) umgewandelt werden.

Die Umwandlungsschritte sind im Abschnitt CSV Import - Quelldatei umwandeln - Umwandlungsschritte detailliert beschrieben.

2.2. CSV Syntax

Um eine CSV-Aktualisierung durchführen zu können, muss die CSV-Datei mindestens zwei Spalten aufweisen. In der ersten Spalte muss zwingend die brainX-interne Datensatznummer angegeben werden. Anhand dieser eindeutigen und einzigartigen Nummer wird der richtige Datensatz gewählt, um die Datensätze zu aktualisieren. Ab der zweiten Spalte werden die zu aktualisierenden Werte definiert.

Die Kodierung der CSV-Datei und die verwendeten Trenner der einzelnen Spalten können beim Dateiupload im brainX definiert werden. Es besteht jedoch nur die Möglichkeit, CSV-Dateien mit den Kodierungen ISO-8859-1 und UTF-8 zu verwenden.

Als erlaubtes Trennzeichen kann entweder ein Komma “,” oder ein Semikolon “;” verwendet werden. Andere Kodierungen und/oder Trennzeichen können nicht verarbeitet werden!

2.3. Besonderheiten bei bestimmten Feldtypen

Bei einigen Feldtypen müssen die Eingaben nach einer genauen Definition erfolgen, um diese richtig verarbeiten zu können. Die folgenden Punkte beschreiben die genaue Syntax:

3. Hintergrundaufgabe für CSV Aktualisierung

Damit eine CSV-Aktualisierung ausgeführt wird, muss die Hintergrundaufgabe “CSV Update” aktiv sein. Diese Hintergrundaufgabe, prüft in regelmäßigen Abständen, ob neue Importe anstehen und führt diese dann aus.

Die minimal einzustellende Ausführungszeit beträgt bei jeder Cloud-Variante eine Minute.

4. Einstellungen zur CSV Aktualisierung und Limits

Es gibt seitens brainX keine Einstellung zum maximalen Wert von der Anzahl der zu aktualisierenden Datensätze. Dennoch sind hier gewisse technische Grenzen gesetzt.

Die Anzahl der zu importierenden Datensätze hängt von folgenden Einstellungen ab:

• Uploadlimit für Datensatz
• Datensatzlimit bei Aktualisierungen mit Eventhandling
  Dieser Wert ist standardmäßig bei brainX-Systemen auf 100 eingestellt. Dies bedeutet, wird im Schritt 1 der Aktualisierung beim Feld “Events erlauben” der Schalter auf “ein” gestellt, sind max. 100 Datensätze möglich.

Es besteht aber die Möglichkeit, einen CSV-Import und eine CSV-Aktualisierung je Modul parallel zu initialisieren. Im Falle des CSV-Imports kann dies, wie gehabt, je Benutzer und Modul erfolgen.

Soll ein CSV-Import und eine CSV-Aktualisierung in einem Modul gleichzeitig platziert werden, kann sich das Update natürlich nicht auf die noch zu importierenden Datensätze beziehen. Für die Aktualisierung muss der Datensatz bereits im brainX System vorhanden sein.

Wird die CSV-Aktualisierung erfolgreich in der Verarbeitungsliste aufgenommen, bekommt der Benutzer über das System eine Nachricht. Der Benutzer erhält automatische Benachrichtigungen, wenn Aktualisierungen für den nächsten Update-Lauf vorgemerkt sind, das Update gestartet wurde, sowie nach Abschluss aller Prozesse.

Wird die CSV-Aktualisierung erneut aufgerufen, obwohl bereits eine andere Aktualisierung in einem Modul vorgemerkt ist, wird der Benutzer über die genau Uhrzeit und den Ersteller des Aktualisierungsprozesses informiert. Erst im Anschluss kann eine neue CSV-Aktualisierung initialisiert werden.

Allerdings hat der Benutzer, welcher das Update in Auftrag gegeben hat, bis zum Ereignis “Aktualisierung vorgemerkt” die Möglichkeit, den Prozess manuell zu löschen. Im Anschluss kann dann eine neue CSV-Datei für eine Aktualisierung eingestellt werden.

5. CSV Aktualisierung ausführen

Für die Aktualisierung ist es wichtig, dass der Benutzer, der die Aktion ausführt, über die notwendigen Rechte verfügt. Bei aktivem Rechtemanagement (z.B. Module sind privat, Funktionen deaktiviert) muss sichergestellt sein, dass das Zielmodul für den Benutzer aktiv ist und die Funktion zur Aktualisierung von Daten aus CSV-Dateien aktiviert ist.

Grundsätzlich kann ein Benutzer Datensätze für beliebige Benutzer und Gruppen aktualisieren. Es ist hierbei zu beachten, dass aufgrund der Rechteeinstellungen nach der Aktualisierung möglicherweise nicht alle Datensätze angezeigt werden und auch bei der manuellen Suche nach Duplikaten nicht berücksichtigt werden.

5.1. Aktualisierungsschritte

Durch Klicken auf den Button “Aktionen” in der Listenansicht des Moduls öffnet sich ein Popup-Menü, in welchem alle für dieses Modul verfügbaren Aktionen angezeigt werden.

Nach dem Anklicken der Aktion “CSV Aktualisierung” öffnet sich Schritt 1 von 2 Schritten, welche nachfolgend detailliert beschrieben werden.

5.1.1. Schritt 1 - CSV-Datei auswählen

CSV-Aktualisierung - CSV-Datei auswählen

Im ersten Schritt gibt es folgende Felder/Einstellungspunkte:

• Zeichenkodierung → Es stehen hier die Werte UTF-8 und ISO-8859-1 zur Auswahl.
  Für das Beispiel wird “ISO-8859-1” ausgewählt.
• Trennzeichen → Es stehen hier die Werte “Strichpunkt” und “Komma” zur Auswahl.
  Für das Beispiel wird “Strichpunkt” gewählt.
• Hat Überschrift → Schalter, um festzulegen, ob die CSV-Datei eine Überschriftenzeile enthält.
  Für das Beispiel wird “ja” (Schalter an) gewählt.
• Events erlauben → Schalter, um festzulegen, ob Events während der Aktualisierung erlaubt werden.
  Für das Beispiel wird “nein” (Schalter aus) gewählt.
• Datei Upload → CSV-Dateien können hier abgelegt (Drag & Drop) oder mittels Auswahl über den Dateiexplorer des Betriebssystems gewählt werden.
  Für das Beispiel wird die Datei “Contacts_update.csv” ausgewählt.

Nun rechts unten auf den Button “Weiter” klicken, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Sollte keine CSV-Datei ausgewählt/hochgeladen worden sein, wird ein entsprechender Hinweis angezeigt:

Hinweis CSV-Datei hochladen

Bei korrekter Auswahl einer CSV-Datei wird nach dem Anklicken des Buttons “Weiter” die CSV-Datei auf Validität geprüft.
Falls die CSV-Datei nicht valide sein sollte, werden die gefundenen Fehler entsprechend angezeigt:

Hinweis Datei enthält Fehler

Nach erfolgreicher Prüfung wir ein entsprechender Hinweis angezeigt:

Hinweis Validitätsprüfung

Nun im Hinweis-Popup auf den Button “Weiter” klicken, um zum Schritt 2 zu gelangen.

5.1.2. Schritt 2 - Feldzuordnung

Im zweiten Schritt “Feldzuordnung” der Aktualisierung, werden die in der CSV-Datei enthaltenen Datensätze in einer Listenansicht dargestellt:

CSV-Aktualisierung - Anzeige & Feldzuordnung

Es gibt hier diverse Einstellungs- und Auswahlmöglichkeiten:

• Anzeige der Anzahl der zu aktualisierenden Datensätze
• Auswahl der Sprache der CSV-Datei
• Anlegen oder auswählen von Feldzuordnungen
• Auswahl der zu aktualisierenden Spalten
• Hinzufügen von zusätzlichen Spalten (Feldern))
• Festlegung fehlende Auswahllistenwerte automatisch anlegen

5.1.2.1. Anzeige Anzahl Datensätze

Direkt links oberhalb der Listenansicht, befindet sich die Anzeige der Anzahl der erkannten Datensätze.

5.1.2.2. Auswahl Sprache der CSV-Datei

Mittels der Auswahlliste “Sprache der CSV-Datei” wird definiert, wie die Quellsprache der CSV-Datei ist. Ist diese z.B. Englisch, muss der Wert “US English” gewählt werden.

Anhand dieser Information wird versucht, Werte deren Zielfeld eine Auswahlliste ist, zu identifizieren und entsprechend zuzuweisen. Kann der Wert in der vorhandenen Auswahlliste nicht identifiziert werden und wurde die entsprechende Option gewählt, wird ein neuer Wert angelegt und dem Datensatz zugewiesen.

5.1.2.3. Anlegen oder auswählen von Feldzuordnungen

Mittels der Auswahlliste “Vorhandene Feldzuordnungen” kann entweder eine bestehende Feldzuordnung ausgewählt, oder eine neue Feldzuordnung gespeichert werden.

Nach dem Anklicken der der Auswahlliste öffnet sich ein Flyout-Fenster:

Auswahlliste vorhandene Feldzuordnungen

Es kann nun - sofern bereits mehrere Feldzuordnungen vorhanden sind - eine Feldzuordnung ausgewählt werden.

Um eine neue Feldzuordnung - welche im Vorfeld vorgenommen wurde - zu speichern, muss lediglich im Eingabefeld ein entsprechender Name eingetragen und auf den Button “Speichern” geklickt werden:

neue Feldzuordnung

Nach dem Speichervorgang der neuen Feldzuordnung stellt sich das Flyout-Fenster wie folgt dar:

neue Feldzuordnung gespeichert

Vorhandene Feldzuordnungen können mittels des Aktionen-Icons “Papierkorb” gelöscht werden.

5.1.2.4. Auswahl der zu aktualisierenden Spalten

Die Auswahl der zu aktualisierenden Spalten erfolgt mittels der Checkbox links neben der Spaltenüberschrift.

Im nachfolgenden Screenshot wurden die Spalten Anrede, Vorname und Nachname ausgewählt. Die Spalte Partner wurde abgewählt und wird entsprechend nicht importiert.

CSV-Aktualisierung - Spaltenauswahl

5.1.2.5. Hinzufügen von zusätzlichen Spalten (Feldern)

Beim CSV-Import können zusätzlich Spalten hinzugefügt werden, welche nicht in der CSV-Datei enthalten sind, um diese mit Standardwerten zu füllen.

Um zusätzlich Spalten hinzuzufügen muss das Aktionen-Icon “Spalte hinzufügen” (Icon “Plus”) angeklickt werden, welches sich immer ganz rechts in der Zeile der Spaltenüberschrift befindet.

Aktion Spalte hinzufügen

Nach dem Anklicken des Aktionen-Icons “Spalte hinzufügen” öffnet sich das Popup-Fenster “Spalte hinzufügen”:

Popup Spalte hinzufügen

In der Auswahlliste “Spaltentitel” werden alle aus dem jeweiligen Modul enthaltenen Felder aus der Detailansicht eines Datensatzes aufgelistet:

Auswahlliste Spaltentitel

In der Auswahlliste “Standardwert” kann nun ein Standardwert gewählt werden:

Auswahlliste Spaltentitel - Standardwert

Mittels des Buttons “Speichern” im Popup “Spalte hinzufügen” wird die ausgewählte Konfiguration übernommen.

5.1.2.6. Festlegung fehlende Auswahllistenwerte automatisch anlegen

Für Felder vom Typ “Auswahlliste” und “Multi-Auswahl Box” können fehlende Werte automatisch angelegt werden. Ob diese Aktion ausgeführt werden soll, kann mittels der Checkbox “Fehlende Werte anlegen” festgelegt werden.
Die Checkbox “Fehlende Werte anlegen” wird in jeder Spalte angezeigt, welche vom Typ Auswahlliste ist.

Für fehlende Werte in der CSV-Datei können für Felder vom Typ “Auswahlliste” und “Multi-Auswahl Box” Standardwerte definiert werden.

Aktionen-Icon Standardwert setzen

Nach dem Anklicken des Aktionen-Icons “Standardwert setzen” (Icon “Zahnrad”) öffnet sich das Popup-Fenster “Standardwert setzen”:

Popup Standardwert setzen

In der Auswahlliste “Standardwert” kann nun ein Standardwert gewählt werden,

Mittels des Buttons “Speichern” im Popup “Standardwert setzen” wird die ausgewählte Konfiguration übernommen.

5.1.2.7. Fehlende Feldzuordnung

Sollten beim Einlesen der CSV-Datei Spaltenüberschriften nicht automatisch die vorhandenen Feldern im jeweiligen Modul erkannt werden, kann die Feldzuordnung manuell vorgenommen werden.

Fehlende Feldzuordnungen werden farblich in der Listenansicht hervorgehoben und die Spaltenüberschrift “Fehlende Feldzuordnung” wird angezeigt:

Hinweis fehlende Zuordnung

Um eine Feldzuordnung vorzunehmen, muss auf das Icon “spitze Klammer” geklickt werden. Es öffnet sich nun ein Flyout-Fenster, in welchem alle aus dem jeweiligen Modul enthaltenen Felder aus der Detailansicht eines Datensatzes aufgelistet sind:

Auswahlliste fehlende Zuordnung

Nach dem Anklicken eines Feldnamens wird die Auswahl übernommen.

5.1.2.8. Feldwerte ergänzen

Bei bestimmten Feldtypen (Text Bereich u. Multi-Auswahl Box) kann der Inhalt des Feldes um die Daten der CSV-Datei ergänzt und am Ende des aktuellen Inhaltes eingefügt werden.

Die Entscheidung, ob ein Feldwert ergänzt oder ersetzt werden soll, kann mittels einer Checkbox definiert werden, die in den entsprechenden Spalten eingeblendet wird:

Checkbox Feldwert ergänzen

Bei allen anderen Feldtypen ist nur ein Überschreiben bei der CSV-Aktualisierung möglich.

6. Praxisbeispiele

1 - Telefonnummern und E-Mail-Adressen von Bestandskunden massenweise aktualisieren

Ausgangssituation: Nach einer Datenpflege-Aktion liegen aktualisierte Kontaktdaten für mehrere hundert Organisationen in einer Excel-Tabelle vor. Jede Zeile enthält die Organisationsnummer sowie die neuen Werte für Telefon und E-Mail.

Vorgehen: Die Excel-Tabelle wird als CSV gespeichert. Die erste Spalte enthält die brainX-Datensatznummern (z. B. ACC18). Im Modul Organisationen wird die Aktion CSV Aktualisierung gestartet. Im Schritt Feldzuordnung werden nur die Spalten Telefon und E-Mail aktiviert - alle anderen Felder werden abgewählt, um unbeabsichtigte Überschreibungen zu vermeiden. Nach Ausführung der Hintergrundaufgabe sind alle Datensätze aktualisiert.

Ergebnis: Hunderte Datensätze werden in einem einzigen Vorgang aktualisiert - ohne manuelle Einzelbearbeitung und ohne das Risiko, andere Felder zu verändern.

2 - Leadquelle für importierte Messe-Leads nachträglich ergänzen

Ausgangssituation: Mehrere hundert Leads wurden ohne Leadquelle importiert. Nachträglich soll allen diesen Datensätzen die Leadquelle Messe zugewiesen werden.

Vorgehen: Per CSV Export werden alle betroffenen Leads exportiert. In Excel wird eine Spalte Leadquelle mit dem Wert Messe für alle Zeilen ergänzt. Die Datei wird als CSV gespeichert und über die Aktion CSV Aktualisierung im Modul Leads hochgeladen. Im Schritt Feldzuordnung wird ausschließlich die Spalte Leadquelle aktiviert.

Ergebnis: Allen betroffenen Leads wird die korrekte Leadquelle zugewiesen — in einem einzigen Vorgang, ohne andere Felder zu berühren.

3 - Notizen an bestehende Datensätze ergänzen

Ausgangssituation: Nach einer Vertriebskampagne sollen bei mehreren Kontakten interne Notizen mit dem Ergebnis des Gesprächs ergänzt werden. Die Notizen liegen in einer Tabelle vor und sollen an den bestehenden Inhalt des Feldes Bemerkungen angehängt werden - ohne den vorhandenen Text zu überschreiben.

Vorgehen: Die Tabelle wird als CSV aufbereitet. Im Schritt Feldzuordnung der CSV Aktualisierung wird die Spalte Bemerkungen ausgewählt und die Checkbox Feldwert ergänzen aktiviert. Die neuen Notizen werden dadurch am Ende des bestehenden Inhalts eingefügt, nicht überschrieben.

Ergebnis: Bestehende Notizen bleiben erhalten und werden um die neuen Gesprächsnotizen ergänzt - ohne manuelle Einzelbearbeitung der Datensätze.

7. Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen CSV Aktualisierung und CSV Import mit Überschreiben?

Die CSV Aktualisierung ist für die gezielte Aktualisierung bestehender Datensätze konzipiert. Es werden ausschließlich die in der CSV-Datei enthaltenen und im Schritt Feldzuordnung ausgewählten Felder aktualisiert - alle anderen Felder bleiben unverändert. Beim CSV Import mit automatischer Zusammenführung und Überschreiben hingegen werden alle nicht zugeordneten Felder mit Leerwerten überschrieben, was zu unbeabsichtigtem Datenverlust führen kann.

Kann eine CSV Aktualisierung rückgängig gemacht werden?

Nein. Wurde eine CSV Aktualisierung erfolgreich durchgeführt, können die Änderungen nicht automatisch rückgängig gemacht werden. Es empfiehlt sich daher, vor jeder Massenaktualisierung einen CSV Export der betroffenen Datensätze als Sicherungskopie durchzuführen.

Wie muss die erste Spalte der CSV-Datei aufgebaut sein?

Die erste Spalte muss zwingend die brainX-interne Datensatznummer enthalten (z. B. CON34 für Kontakte, LEA25 für Leads, ACC18 für Organisationen). Anhand dieser eindeutigen Nummer identifiziert brainX den zu aktualisierenden Datensatz. Ist die Datensatznummer in der CSV-Datei nicht vorhanden oder fehlerhaft, kann der entsprechende Datensatz nicht aktualisiert werden.

Was passiert, wenn ein Auswahllistenwert in der CSV-Datei nicht in brainX existiert?

Existiert der Auswahllistenwert nicht in brainX, wird für die betroffene Zeile eine Fehlermeldung ausgegeben und der Datensatz nicht aktualisiert. Die genauen Fehlerursachen sind in der Log-Datei nachvollziehbar. Sollen neue Auswahllistenwerte automatisch angelegt werden, muss im Schritt Feldzuordnung die Checkbox Fehlende Werte anlegen für die jeweilige Spalte aktiviert sein.

Können mehrere Werte in eine Multi-Auswahlliste gleichzeitig geschrieben werden?

Ja, mehrere Werte für eine Multi-Auswahlliste werden in der CSV-Datei durch den Trenner |##| (Leerzeichen, Pipe, zwei Doppelkreuze, Pipe, Leerzeichen) voneinander getrennt. Soll der bestehende Inhalt einer Multi-Auswahlliste nicht überschrieben, sondern ergänzt werden, muss im Schritt Feldzuordnung die Checkbox Feldwert ergänzen für die entsprechende Spalte aktiviert werden.

Kann die CSV Aktualisierung parallel zu einem CSV Import laufen?

Ja, ein CSV Import und eine CSV Aktualisierung können je Modul gleichzeitig platziert werden. Dabei ist zu beachten, dass sich die Aktualisierung ausschließlich auf bereits vorhandene Datensätze beziehen kann - noch nicht importierte Datensätze können nicht aktualisiert werden.