Kontingente
Paket: SERVICE PROJEKTE
1. Allgemein
Das Modul Kontingente dient der Verwaltung von Zeitkontingenten und deren Prozessen. Es arbeitet eng mit dem Modul Timesheets zusammen: Berechnungen in Kontingenten basieren auf den dort erfassten Zeiteinträgen.
Ein Kunde hat ein Supportkontingent von 20 Stunden pro Monat beauftragt. Das Kontingent wird in brainX angelegt und mit der entsprechenden Organisation sowie dem zugehörigen Auftrag verknüpft. Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter ein Timesheet zu diesem Kontingent bucht, wird das Offene Kontingent automatisch aktualisiert. Sobald das Kontingent erschöpft ist, wechselt der Status auf Überschritten.
Nach Abschluss eines Kontingents soll automatisch eine Rechnung erstellt werden. Das Feld Rechnungsautomation wird auf ja gesetzt, sodass eine konfigurierte Automatisierung bei Erfüllung der Bedingungen die Rechnungserstellung auslöst. Nach erfolgter Abrechnung wird der Wert auf erledigt gesetzt.
In diesem Abschnitt werden nur spezielle Felder bzw. Funktionalitäten des Moduls beschrieben, da alle allgemeinen brainX Funktionalitäten an anderer Stelle im Handbuch beschrieben sind.
2. Listenansicht
Die Listenansicht im Modul Kontingente verfügt über die gewohnten Funktionalitäten einer Listenansicht. Detailliertere Informationen hierzu siehe Abschnitt Aufbau/Struktur - Listenansicht.
2.1. Aktionen
In der Listenansicht stehen – abhängig vom Modul – allgemeine Aktionen zur Verfügung. Eine Übersicht und Beschreibung aller allgemeinen Aktionen ist im Abschnitt Aktionen (Listenansicht) zu finden.
Modulspezifische Aktionen sind in diesem Modul nicht vorhanden.
3. Detailansicht
3.1. Felder
Block Basisdaten
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kontingentenname * | Bezeichnung des Kontingents |
| Status |
|
| Beauftragtes Kontingent | Gesamtes beauftragtes Zeitkontingent in Stunden |
| Offenes geplantes Kontingent | Automatisch berechnetes Restkontingent unter Berücksichtigung gebuchter und geplanter Timesheets: Beauftragtes Kontingent − Summe der gebuchten und geplanten Timesheets |
| Offenes Kontingent | Automatisch berechnetes Restkontingent auf Basis ausschließlich gebuchter Timesheets: Beauftragtes Kontingent − Summe der gebuchten Timesheets |
| Rechnungsautomation |
|
*Pflichtfeld
Gebuchte und geplante Timesheets werden anhand der Auswahllistenwerte „gebucht" und „geplant" im Feld „Status" des Moduls Timesheets unterschieden.
Die Berechnung des offenen Kontingents erfolgt systemseitig und wird nicht durch eine Automatisierung ausgelöst.
3.2. Aktionen
In der Detailansicht stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
3.2.1. Allgemeine Aktionen
- PDF Export
- Empfehlen
- Kopieren
- Löschen
- Änderungsverfolgung
Detaillierte Informationen zu den Aktionen siehe Abschnitt Aktionen (Detailansicht).
3.2.2. Modulspezifische Aktionen
| Aktion | Voraussetzung | Funktionalität |
|---|---|---|
| Neues Timesheet | – | Erstellt ein neues Timesheet und verknüpft es mit dem Kontingent |
| Neuer CSM Termin | – | Erstellt einen neuen CSM-Termin und verknüpft ihn mit dem Kontingent |
| Neue E-Mail | Konfiguriertes E-Mail-Postfach | Öffnet den E-Mail-Editor mit Bezug auf das Kontingent |
4. Praxisbeispiele
1 – Monatliches Supportkontingent für einen Kunden verwalten
Ein Kunde hat ein monatliches Supportkontingent von 20 Stunden beauftragt. Im Modul Kontingente wird ein neuer Datensatz angelegt, der Kontingentenname vergeben und das beauftragte Kontingent auf 20 Stunden gesetzt. Das Kontingent wird mit der entsprechenden Organisation sowie dem zugehörigen Auftrag verknüpft.
Immer wenn ein Mitarbeiter Supportzeit für diesen Kunden erfasst, wird direkt aus dem Kontingent über die Aktion Neues Timesheet ein Timesheet-Eintrag erstellt und mit dem Status gebucht versehen. Das Feld Offenes Kontingent wird systemseitig automatisch aktualisiert und zeigt jederzeit den verbleibenden Stundenstand. Sobald das Kontingent erschöpft ist, wechselt der Status auf Überschritten – der zuständige Mitarbeiter kann den Kunden zeitnah über eine Nachbuchung informieren.
2 – Geplante und gebuchte Zeiten getrennt auswerten
Ein Projektteam arbeitet an einem Kundenprojekt mit einem festen Stundenkontingent. Neben bereits geleisteten Stunden sollen auch bereits eingetragene, aber noch nicht abgerechnete geplante Zeiten bei der Auswertung berücksichtigt werden, um eine realistische Vorschau auf das verbleibende Kontingent zu erhalten.
Das Kontingent wird mit dem Projekt und der Organisation verknüpft. Timesheets mit dem Status gebucht fließen in das Feld Offenes Kontingent ein, während Timesheets mit dem Status geplant zusätzlich im Feld Offenes geplantes Kontingent berücksichtigt werden. So hat das Projektteam jederzeit zwei Perspektiven auf den Kontingentstand: den aktuellen Verbrauch und die Hochrechnung inklusive geplanter Zeiten.
3 – Automatische Rechnungserstellung nach Kontingentabschluss
Nach Abschluss eines Projekts soll automatisch eine Rechnung für das verbrauchte Kontingent erstellt werden. Das Feld Rechnungsautomation wird im Kontingent auf ja gesetzt. Eine Automatisierung ist so konfiguriert, dass sie bei diesem Feldwert die Rechnungserstellung auslöst – die Rechnung wird mit dem Kontingent, dem Kunden und dem Auftrag verknüpft.
Sobald die Rechnung erstellt und versandt wurde, wird das Feld Rechnungsautomation manuell oder durch eine weitere Automatisierung auf erledigt gesetzt, um eine doppelte Auslösung zu verhindern. Der Status des Kontingents wird auf Abgeschlossen gesetzt.
5. Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen „Offenes Kontingent" und „Offenes geplantes Kontingent"?
Das Feld Offenes Kontingent zeigt das Restkontingent auf Basis ausschließlich gebuchter Timesheets – also der bereits geleisteten und als gebucht markierten Zeiten. Das Feld Offenes geplantes Kontingent berücksichtigt zusätzlich Timesheets mit dem Status geplant und gibt damit eine Vorschau auf das voraussichtlich verbleibende Kontingent. Beide Felder werden systemseitig automatisch berechnet.
Wie werden Timesheets einem Kontingent zugeordnet?
Timesheets können direkt aus dem Kontingent heraus über die Aktion Neues Timesheet erstellt werden – sie werden dann automatisch mit dem Kontingent verknüpft. Alternativ können bestehende Timesheet-Einträge nachträglich über den Tab Relationen mit einem Kontingent verknüpft werden.
Wann wechselt der Status eines Kontingents automatisch auf „Überschritten"?
Der Status Überschritten wird gesetzt, sobald die Summe der gebuchten Timesheets das beauftragte Kontingent übersteigt. Die Berechnung erfolgt systemseitig automatisch – eine manuelle Anpassung oder Automatisierung ist dafür nicht erforderlich.
Wofür wird das Feld „Rechnungsautomation" verwendet?
Das Feld Rechnungsautomation dient als Steuerfeld für Automatisierungen. Wird es auf ja gesetzt, kann eine konfigurierte Automatisierung dies als Auslöser oder Bedingung nutzen – z. B. um automatisch eine Rechnung zu erstellen. Nach erfolgreicher Abrechnung wird der Wert auf erledigt gesetzt, um eine erneute Auslösung zu verhindern.
In welchen Paketen ist das Modul Kontingente verfügbar?
Das Modul Kontingente ist in brainX CRM in den Paketen Service und Projekte enthalten. In brainX APP ist das Modul standardmäßig verfügbar.
Kann ich aus einem Kontingent direkt einen Termin erstellen?
Ja. Über die modulspezifische Aktion Neuer CSM Termin in der Detailansicht des Kontingents wird direkt ein CSM-Termin erstellt und mit dem Kontingent verknüpft.