Lizenzen
Paket: BRAINX.APP
Das Modul Lizenzen ist ausschließlich in der CRM-Version brainX APP verfügbar!
1. Allgemein
Lizenzen bilden in brainX Service- oder Lizenzverträge ab und zeigen eine Übersicht der Leistungen und Konditionen zu einem Produkt.
Datensätze aus dem Modul Lizenzen sind im sog. „Produktblock“ auswählbar. Detaillierte Informationen siehe Abschnitt Produktblock in Faktura Modulen im Handbuch.
Eine Maschine (Produkt) wird über einen Auftrag verkauft. Nach dem Verkauf wird ein Lizenz-Datensatz angelegt, der den zugehörigen Wartungsvertrag abbildet. Als Produkt wird der entsprechende Servicevertrag aus dem Produktstamm gewählt, das Servicedatum auf das nächste Wartungsintervall gesetzt und der Status auf aktiv. Über die Aktion Neues Ticket kann bei Bedarf direkt aus der Lizenz heraus ein Serviceticket erstellt werden.
Ein Kunde erwirbt eine Softwarelizenz. Die Lizenz bildet die Konditionen ab: Als Produkt wird die Lizenz gewählt, Betrag und Währung dokumentieren den vereinbarten Lizenzpreis, das Servicedatum markiert das Ablaufdatum bzw. den Verlängerungszeitpunkt. Über den Status lässt sich nachverfolgen, ob die Lizenz noch aktiv oder bereits abgelaufen (inaktiv) ist.
In diesem Abschnitt werden nur spezielle Felder bzw. Funktionalitäten des Moduls beschrieben, da alle allgemeinen brainX Funktionalitäten an anderer Stelle im Handbuch beschrieben sind.
2. Listenansicht
Die Listenansicht im Modul Lizenzen verfügt über die gewohnten Funktionalitäten einer Listenansicht. Detailliertere Informationen hierzu siehe Abschnitt Aufbau/Struktur - Listenansicht.
2.1. Aktionen
In der Listenansicht stehen – abhängig vom Modul – allgemeine Aktionen zur Verfügung. Eine Übersicht und Beschreibung aller allgemeinen Aktionen ist im Abschnitt Aktionen (Listenansicht) zu finden.
Modulspezifische Aktionen sind in diesem Modul nicht vorhanden.
3. Detailansicht
3.1. Felder
Die folgende Tabelle beschreibt Pflichtfelder sowie Felder mit nicht offensichtlicher Funktion. Alle weiteren Felder sind selbsterklärend.
Block Basisdaten
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Titel * | Bezeichnung der Lizenz |
| Status * |
|
| Produkt * | Verknüpftes Produkt; der Datensatz ist über den Produktblock in Faktura-Modulen auswählbar – siehe Produktblock in Faktura Modulen |
| Verkaufsdatum * | Datum des Verkaufs |
| Servicedatum * | Datum der nächsten fälligen Serviceleistung bzw. des Ablaufdatums |
| Betrag / Währung | Lizenz- oder Vertragsbetrag inkl. zugehöriger Währung |
*Pflichtfeld
3.2. Aktionen
In der Detailansicht stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
3.2.1. Allgemeine Aktionen
- PDF Export
- Empfehlen
- Kopieren
- Löschen
- Änderungsverfolgung
Detaillierte Informationen zu den Aktionen siehe Abschnitt Aktionen (Detailansicht).
3.2.2. Modulspezifische Aktionen
| Aktion | Voraussetzung | Funktionalität |
|---|---|---|
| Neues Ticket | – | Erstellt ein neues Ticket und verknüpft es mit der Lizenz |
| Neue Aufgabe | – | Erstellt eine neue Aufgabe und verknüpft sie mit der Lizenz |
| Neue E-Mail | Konfiguriertes E-Mail-Postfach | Öffnet den E-Mail-Editor mit Bezug auf die Lizenz |
4. Praxisbeispiele
1 – Servicevertrag zu einer verkauften Maschine verwalten
Eine Maschine wird über einen Auftrag an einen Kunden verkauft. Zusätzlich zur Lieferung wird ein Wartungsvertrag abgeschlossen. Um diesen Vertrag strukturiert zu verwalten, wird im Modul Lizenzen ein neuer Datensatz angelegt und mit der entsprechenden Organisation sowie dem Auftrag verknüpft.
Als Produkt wird der Servicevertrag aus dem Produktstamm gewählt. Das Servicedatum wird auf das nächste fällige Wartungsintervall gesetzt und der Status auf aktiv gestellt. Betrag und Währung dokumentieren die vereinbarte Wartungspauschale. Bei Bedarf kann direkt aus der Lizenz über die Aktion Neues Ticket ein Serviceticket erstellt werden – etwa wenn eine Störung gemeldet wird. So ist die gesamte Servicehistorie am Lizenzdatensatz nachvollziehbar.
2 – Softwarelizenz mit Ablaufdatum überwachen
Ein Kunde erwirbt eine zeitlich begrenzte Softwarelizenz. Im Modul Lizenzen wird ein Datensatz angelegt, als Produkt die entsprechende Lizenz aus dem Produktstamm gewählt und das Servicedatum auf das Ablaufdatum der Lizenz gesetzt. Betrag und Währung dokumentieren den vereinbarten Lizenzpreis.
Über die Listenansicht des Moduls Lizenzen können alle Lizenzen nach dem Servicedatum gefiltert werden, sodass bevorstehende Ablauftermine frühzeitig erkannt werden. Läuft eine Lizenz aus, wird der Status auf inaktiv gesetzt. Bei einer Verlängerung wird das Servicedatum aktualisiert und der Status wieder auf aktiv gestellt – ohne dass ein neuer Datensatz angelegt werden muss.
3 – Lizenz im Produktblock eines Faktura-Moduls verwenden
Ein Bestandskunde verlängert seine Softwarelizenz und soll dafür eine Rechnung erhalten. Die Lizenz ist bereits als Datensatz im Modul Lizenzen gepflegt. Bei der Erstellung der Rechnung im Modul Rechnungen wird im Produktblock über die Auswahl Lizenz der entsprechende Datensatz als Position hinzugefügt. Bezeichnung, Betrag und Währung werden dabei automatisch übernommen.
So ist die Lizenz sowohl in der Rechnung als auch als eigenständiger Datensatz mit vollem Kontext – Verkaufsdatum, Servicedatum, Status – dokumentiert und bleibt für alle Beteiligten transparent nachvollziehbar.
5. Häufige Fragen
Ist das Modul Lizenzen auch in brainX CRM verfügbar?
Nein. Das Modul Lizenzen ist ausschließlich in der brainX APP verfügbar und steht in der brainX CRM-Version nicht zur Verfügung. Das funktionale Äquivalent in brainX CRM ist das Modul Assets.
Was ist der Unterschied zwischen dem Modul Lizenzen und dem Modul Assets?
Beide Module bilden Service- oder Lizenzverträge zu einem Produkt ab und sind im Produktblock der Faktura-Module auswählbar. Der wesentliche Unterschied liegt in der Verfügbarkeit: Lizenzen steht ausschließlich in der brainX APP zur Verfügung, Assets ausschließlich in brainX CRM.
Wofür wird das Servicedatum in einer Lizenz verwendet?
Das Servicedatum gibt den Zeitpunkt der nächsten fälligen Serviceleistung oder das Ablaufdatum einer Lizenz an. Es dient als zentrales Steuerungsdatum in der Listenansicht, um bevorstehende Verlängerungen oder Wartungstermine frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig Folgemaßnahmen einzuleiten.
Kann ich eine Lizenz deaktivieren, ohne sie zu löschen?
Ja. Über das Feld Status kann eine Lizenz auf inaktiv gesetzt werden. Sie bleibt im System erhalten und ist weiterhin einsehbar, steht jedoch im Produktblock der Faktura-Module nicht mehr zur Auswahl. Bei einer Verlängerung kann der Status wieder auf aktiv gesetzt werden.
Kann ich aus einer Lizenz direkt ein Ticket oder eine Aufgabe erstellen?
Ja. In der Detailansicht einer Lizenz stehen die modulspezifischen Aktionen Neues Ticket und Neue Aufgabe zur Verfügung. Beide Datensätze werden automatisch mit der Lizenz verknüpft.
Kann ich eine Lizenz im Produktblock eines Faktura-Moduls als Position verwenden?
Ja. Datensätze aus dem Modul Lizenzen sind im Produktblock der Faktura-Module auswählbar und können als Positionen in Rechnungen, Aufträgen oder Angeboten eingefügt werden. Detaillierte Informationen dazu finden sich im Abschnitt Produktblock in Faktura Modulen.