Eingangsrechnungen
Paket: FAKTURA
1. Allgemein
Im Modul Eingangsrechnungen werden eingehende Rechnungen erfasst, um Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten in brainX zu hinterlegen. Eingescannte Rechnungen können im Modul Dokumente gespeichert und direkt zur entsprechenden Eingangsrechnung referenziert werden. Über das Modul Berichte lassen sich Berichte zur Liquiditätsübersicht erstellen.
Eine Rechnung eines Softwarelieferanten geht per E-Mail ein. Das PDF wird im Modul Dokumente gespeichert und als original Buchungsbeleg mit der Eingangsrechnung verknüpft. Der Status wird auf bestätigt gesetzt, das Fälligkeitsdatum eingetragen und die Zahlungsart auf Überweisung gesetzt. Nach erfolgter Zahlung wird der Status auf Bezahlt und der Schalter Gebucht auf aktiv gesetzt.
Ein Lieferant sendet eine ZUGFeRD-konforme Rechnung als PDF mit eingebetteten XML-Daten. Über die Aktion ZUGFeRD/X-Rechnung importieren in der Listenansicht wird die Datei importiert und ein neuer Eingangsrechnungs-Datensatz automatisch mit allen relevanten Daten aus der XML-Struktur befüllt.
In diesem Abschnitt werden nur spezielle Felder bzw. Funktionalitäten des Moduls beschrieben, da alle allgemeinen brainX-Funktionalitäten an anderer Stelle im Handbuch beschrieben sind.
2. Listenansicht
Die Listenansicht im Modul Eingangsrechnungen verfügt über die gewohnten Funktionalitäten einer Listenansicht. Detailliertere Informationen hierzu siehe Abschnitt Aufbau/Struktur - Listenansicht.
2.1. Aktionen
In der Listenansicht stehen – abhängig vom Modul – allgemeine Aktionen zur Verfügung. Eine Übersicht und Beschreibung aller allgemeinen Aktionen ist im Abschnitt Aktionen (Listenansicht) zu finden.
Zusätzlich sind folgende modulspezifische Aktionen verfügbar:
| Aktion | Voraussetzung | Funktionalität |
|---|---|---|
| DATEV Export | Integration DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 muss konfiguriert sein. | Exportiert die ausgewählten Eingangsrechnungen im DATEV-Format als ZIP-Datei – siehe Aktionen (Listenansicht) – DATEV Export. |
| DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 | Integration DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 muss konfiguriert sein. | Überträgt die ausgewählten Eingangsrechnungen inklusive Sachkonten und Kostenstellen an DATEV – siehe Aktionen (Listenansicht) – DATEV Rechnungsdatenservice 1.0. |
| DATEV Buchungsdatenservice | Integration DATEV Buchungsdatenservice muss konfiguriert sein. | Überträgt vollständige Buchungssätze der ausgewählten Eingangsrechnungen direkt an das DATEV-Rechenzentrum – siehe Aktionen (Listenansicht) – DATEV Buchungsdatenservice. |
| DATEV Buchungsdatenexport | Integration DATEV Buchungsdatenservice muss konfiguriert sein. | Exportiert Buchungsdaten der ausgewählten Eingangsrechnungen im DATEV-Format – siehe Aktionen (Listenansicht). |
| ZUGFeRD/X-Rechnung importieren | Integration ZUGFeRD muss konfiguriert sein. | Importiert eine ZUGFeRD- oder X-Rechnung-Datei und legt auf Basis der enthaltenen XML-Daten automatisch einen neuen Datensatz an |
3. Detailansicht
3.1. Felder
Die folgende Tabelle beschreibt Pflichtfelder sowie Felder mit nicht offensichtlicher Funktion. Alle weiteren Felder sind selbsterklärend.
Block Basisdaten
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Titel * | Bezeichnung der Eingangsrechnung |
| Ext. Rechnungsnr. (Vw.-Z. 1) | Rechnungsnummer der erhaltenen Lieferantenrechnung (manuelle Eingabe) |
| Status |
|
| Zahlungsart |
|
| DATEV Export durchgeführt | Zeigt an, ob ein DATEV-Export für diese Eingangsrechnung bereits durchgeführt wurde |
| original Buchungsbeleg | Verknüpftes Dokument mit dem originalen Buchungsbeleg |
| Gebucht | Kennzeichnung, ob die Eingangsrechnung gebucht wurde |
| letzter Buchungsbeleg | Verknüpftes Dokument mit dem zuletzt erstellten Buchungsbeleg |
| Controllix | Verknüpfter Datensatz im Modul Controllix – nur in der APP-Version brainX APP verfügbar |
| Betrag (brutto) | Bruttobetrag der Eingangsrechnung in der unter Währung gewählten Währung |
| Ust % * | Zugeordnete MwSt Stufe. |
*Pflichtfeld
Block Positionsgruppe - Grundeinstellungen
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Sprache |
|
| Steuertyp | Steuertyp (ohne, Gruppe, Individuell), der bei Erstellung eines Datensatzes automatisch in den Produktblock übernommen wird |
| Währung | Auswahlliste aller in brainX aktiven Währungen – siehe Globale Einstellungen - Währungen & Steuern. |
Block Positionsgruppe
Die Beschreibung der Felder und Funktionalitäten dieses Blocks ist im Abschnitt Produktblock in Faktura Modulen zu finden.
Block Zusammenfassung
Die Beschreibung der Felder und Funktionalitäten dieses Blocks ist im Abschnitt Produktblock in Faktura Modulen zu finden.
Block ZUGFeRD/X-Rechnung
Der Block „Zugferd/X-Rechnung" ist nur verfügbar, wenn die Integration ZUGFeRD aktiviert wurde.
3.2. Aktionen
In der Detailansicht stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
3.2.1. Allgemeine Aktionen
- PDF Export
- Empfehlen
- Kopieren
- Löschen
- Änderungsverfolgung
Detaillierte Informationen zu den Aktionen siehe Abschnitt Aktionen (Detailansicht).
3.2.2. Modulspezifische Aktionen
| Aktion | Voraussetzung | Funktionalität |
|---|---|---|
| Status "bezahlt" setzen | – | Setzt den Status der Eingangsrechnung auf Bezahlt |
| Status "storniert" setzen | – | Setzt den Status der Eingangsrechnung auf storniert |
| Neue E-Mail | Konfiguriertes E-Mail-Postfach | Öffnet den E-Mail-Editor mit Bezug auf die Eingangsrechnung |
3.3. Fehlermeldungen beheben
Beim Export eines ZUGFeRD-Dokuments prüft brainX, ob die Werte im PDF-Teil und im XML-Teil übereinstimmen und ob alle Pflichtdaten vorhanden sind. Fehler und Warnungen werden per Benachrichtigung angezeigt und nennen jeweils den betroffenen BT-Knoten.
Geprüft wird die Vollständigkeit der Daten, nicht deren inhaltliche Richtigkeit. Ein beliebiger Wert in einem fehlenden Feld beseitigt zwar die Meldung, die Richtigkeit der Angaben liegt jedoch in der Verantwortung des Anwenders.
3.3.1. Abweichung zwischen PDF-Vorlage und Feldzuordnung (z. B. BT-109, BT-112)
Häufige Ursache: Für einen Knoten ist in der Feldzuordnung ein anderes Feld hinterlegt als der Platzhalter, der in der PDF-Vorlage verwendet wird. Das kommt besonders bei den Gesamtbeträgen vor:
- BT-109 – Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer
- BT-112 – Rechnungsbetrag einschließlich Umsatzsteuer
In der PDF-Vorlage wird der Platzhalter Gesamtforderungsbetrag ohne Umsatzsteuer verwendet, beim Knoten BT-109 ist dagegen das Feld Gesamt ohne MwSt. zugeordnet. Auch wenn beide Felder denselben Betrag liefern, meldet brainX eine Abweichung, da auf Feldebene validiert wird.
Es gibt zwei Möglichkeiten, die Abweichung zu beheben:
- Feldzuordnung an die PDF-Vorlage anpassen: In den ZUGFeRD-Einstellungen beim betroffenen Knoten das Feld auswählen, das auch in der PDF-Vorlage verwendet wird. Die Feldauswahl bietet nur Felder mit passendem Feldtyp an und verfügt über eine Suche (z. B. Suchbegriff „ohne“).
- PDF-Vorlage an die Feldzuordnung anpassen: In der PDF-Vorlage den Platzhalter durch das Feld ersetzen, das beim Knoten zugeordnet ist.
Bei der Einführung von ZUGFeRD ist in der Regel Möglichkeit 1 sinnvoll: Die bestehende PDF-Vorlage hat sich bewährt und zeigt die richtigen Beträge, daher wird die Feldzuordnung an die Vorlage angepasst.
Viele Knoten (z. B. BT-109) gibt es in den Bereichen Rechnungen, Stornos und Gutschriften jeweils separat. Vor der Änderung prüfen, ob der Knoten im Bereich des exportierten Moduls angepasst wird. Je nach verwendeten Vorlagen ist eine Anpassung in mehreren Bereichen erforderlich.
3.3.2. Fehlende Daten im Datensatz (z. B. BT-48)
Fehlt in einem referenzierten Datensatz ein Wert, der für einen Knoten benötigt wird, gibt brainX eine Meldung aus. Beispiel: Die Warnung zum Knoten BT-48 (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Käufers) bedeutet, dass in der Organisation des Rechnungsempfängers das Feld Umsatzsteuer ID nicht gepflegt ist.
Lösung: Den fehlenden Wert im betroffenen Datensatz ergänzen (hier in der Organisation) und den Export erneut ausführen.
3.3.3. Ergebnis prüfen
Ob der XML-Teil im exportierten PDF enthalten ist, lässt sich nicht im Browser prüfen, da Dateianhänge eines PDF dort nicht angezeigt werden. Dafür ist ein PDF-Reader wie der Adobe Acrobat Reader nötig: Ein erfolgreich erstelltes ZUGFeRD-Dokument zeigt dort das Icon Büroklammer. Der Anhang (Factur-X-XML) kann aus dem PDF herausgezogen und separat geöffnet werden.
4. Praxisbeispiele
1 – Lieferantenrechnung erfassen, prüfen und als bezahlt markieren
Ein Unternehmen erhält eine Rechnung eines Softwarelieferanten per E-Mail als PDF. Der zuständige Mitarbeiter speichert das PDF zunächst im Modul Dokumente und legt anschließend im Modul Eingangsrechnungen einen neuen Datensatz an.
Der Titel wird mit der Rechnungsbezeichnung befüllt, die externe Rechnungsnummer des Lieferanten im Feld Ext. Rechnungsnr. eingetragen und das Fälligkeitsdatum gesetzt. Die Zahlungsart wird auf Überweisung gesetzt und der Status auf bestätigt gestellt. Das zuvor im Modul Dokumente gespeicherte PDF wird über das Feld original Buchungsbeleg mit der Eingangsrechnung verknüpft.
Nach erfolgter Überweisung wird über die modulspezifische Aktion Status „bezahlt" setzen der Status aktualisiert und der Schalter Gebucht aktiviert. Die Eingangsrechnung ist damit vollständig dokumentiert und für die Buchhaltung nachvollziehbar abgeschlossen.
2 – ZUGFeRD-Rechnung automatisch importieren und weiterverarbeiten
Ein Lieferant übermittelt eine ZUGFeRD-konforme Rechnung als PDF mit eingebetteten XML-Daten. Anstatt die Daten manuell einzutragen, wird in der Listenansicht des Moduls Eingangsrechnungen die Aktion ZUGFeRD/X-Rechnung importieren genutzt.
Die PDF-Datei wird hochgeladen, und brainX liest die eingebetteten XML-Daten automatisch aus. Ein neuer Eingangsrechnungs-Datensatz wird mit allen relevanten Informationen – Lieferant, Betrag, Steuersatz, Rechnungsnummer und Fälligkeitsdatum – vorausgefüllt. Der Mitarbeiter prüft die Daten, ergänzt bei Bedarf fehlende Angaben und setzt den Status auf bestätigt.
Durch den automatischen Import entfällt die manuelle Dateneingabe, Erfassungsfehler werden minimiert und der Verarbeitungsprozess wird beschleunigt.
3 – Eingangsrechnungen an DATEV übergeben
Am Monatsende sollen alle bezahlten Eingangsrechnungen an das Buchhaltungssystem DATEV übergeben werden. In der Listenansicht des Moduls Eingangsrechnungen werden alle relevanten Datensätze über den Filter Status = Bezahlt und DATEV Export durchgeführt = Nein gefiltert und ausgewählt.
Je nach konfigurierter DATEV-Integration stehen verschiedene Übertragungswege zur Verfügung: Über DATEV Export wird eine ZIP-Datei für den manuellen Import in DATEV erzeugt, über DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 werden die Eingangsrechnungen inklusive Sachkonten und Kostenstellen direkt übertragen, oder über DATEV Buchungsdatenservice werden vollständige Buchungssätze direkt ans DATEV-Rechenzentrum gesendet. Nach erfolgter Übergabe wird das Feld DATEV Export durchgeführt automatisch auf aktiv gesetzt.
5. Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen „original Buchungsbeleg" und „letzter Buchungsbeleg"?
Das Feld original Buchungsbeleg enthält das verknüpfte Dokument mit der ursprünglich erhaltenen Lieferantenrechnung – also den eigentlichen Eingangsbeleg. Das Feld letzter Buchungsbeleg verweist auf das zuletzt erzeugte Buchungsdokument, z. B. nach einer Korrektur oder Umbuchung. Beide Felder referenzieren Datensätze aus dem Modul Dokumente.
Wie unterscheidet sich das Feld „Betrag (brutto)" vom Produktblock?
Das Feld Betrag (brutto) im Block Basisdaten ermöglicht die schnelle Erfassung des Gesamtbetrags einer Eingangsrechnung ohne Positionsdetails. Sollen einzelne Positionen mit Mengen, Einzelpreisen und Sachkonten dokumentiert werden, wird stattdessen der Produktblock genutzt. Beide Varianten können je nach Anforderung der Buchhaltung eingesetzt werden.
Kann ich eine Eingangsrechnung direkt mit einem Controllix-Datensatz verknüpfen?
Ja, jedoch nur in der brainX APP. Das Feld Controllix im Block Basisdaten ist ausschließlich in der APP-Version verfügbar und ermöglicht die Verknüpfung einer Eingangsrechnung mit einem Kreditorenvertrag aus dem Modul Controllix.
Was passiert, wenn ich eine Eingangsrechnung stornieren möchte?
Über die modulspezifische Aktion Status „storniert" setzen wird der Status der Eingangsrechnung auf storniert gesetzt. Die Eingangsrechnung bleibt im System erhalten und ist weiterhin einsehbar, wird jedoch in Auswertungen und Liquiditätsberichten entsprechend als storniert ausgewiesen.
Welche DATEV-Exportmöglichkeiten stehen zur Verfügung?
Es stehen vier Möglichkeiten zur Verfügung, abhängig von der konfigurierten Integration: DATEV Export erzeugt eine ZIP-Datei für den manuellen Import, DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 überträgt Eingangsrechnungen inklusive Sachkonten direkt, DATEV Buchungsdatenservice sendet vollständige Buchungssätze ans DATEV-Rechenzentrum, und DATEV Buchungsdatenexport exportiert Buchungsdaten im DATEV-Format. Alle vier Aktionen erfordern die jeweilige konfigurierte DATEV-Integration.
Ist der ZUGFeRD-Import auch für X-Rechnungen nutzbar?
Ja. Die Aktion ZUGFeRD/X-Rechnung importieren unterstützt sowohl ZUGFeRD-konforme PDFs mit eingebetteten XML-Daten als auch X-Rechnungen im reinen XML-Format. Voraussetzung ist, dass die ZUGFeRD-Integration in brainX aktiviert und konfiguriert ist.
Was passiert beim Import, wenn der Lieferant noch nicht in brainX vorhanden ist?
Datensätze, die noch nicht vorhanden sind, werden beim Import automatisch erstellt. Ist der Lieferant noch nicht als Organisation erfasst, wird er aus den Daten der XML-Datei angelegt. Zusätzlich werden die Positionsgruppe mit allen Positionen übernommen und die importierte Datei als Buchungsbeleg mit der Eingangsrechnung verknüpft. Weitere Informationen sind im Abschnitt ZUGFeRD – Import zu finden.