Ergänzungen
Paket: FAKTURA
1. Allgemein
Ergänzungen werden in der Regel als Zusatz zu einer Lizenz verwendet und bilden eigenständige Zusatzvereinbarungen ab – z. B. erweiterte Garantien, Versicherungen, Zusatzverträge oder Sonderausstattungen. Ergänzungen können entsprechend zu einer Lizenz referenziert werden.
Datensätze aus dem Modul Ergänzungen sind im sog. “Produktblock“ auswählbar. Detaillierte Informationen siehe Abschnitt Produktblock in Faktura Modulen im Handbuch.
Eine Maschine (Produkt) wird verkauft. Der zugehörige Servicevertrag wird als Asset-Datensatz angelegt. Die zusätzlich vereinbarte erweiterte Garantie wird als separater Datensatz im Modul Ergänzungen erfasst und mit dem entsprechenden Asset verknüpft.
Für ein verkauftes Gerät wird eine Zusatzversicherung abgeschlossen. Diese wird als Ergänzung angelegt, mit der zugehörigen Organisation verknüpft und das Aktiv bis-Datum auf das Vertragsende gesetzt. So ist auf einen Blick erkennbar, wann eine Verlängerung fällig wird.
In diesem Abschnitt werden nur spezielle Felder bzw. Funktionalitäten des Moduls beschrieben, da alle allgemeinen brainX Funktionalitäten an anderer Stelle im Handbuch beschrieben sind.
2. Listenansicht
Die Listenansicht im Modul Ergänzungen verfügt über die gewohnten Funktionalitäten einer Listenansicht. Detailliertere Informationen hierzu siehe Abschnitt Aufbau/Struktur - Listenansicht.
2.1. Aktionen
In der Listenansicht stehen – abhängig vom Modul – allgemeine Aktionen zur Verfügung. Eine Übersicht und Beschreibung aller allgemeinen Aktionen ist im Abschnitt Aktionen (Listenansicht) zu finden.
Modulspezifische Aktionen sind in diesem Modul nicht vorhanden.
3. Detailansicht
Im Gegensatz zu anderen Modulen wird in der Detailansicht nicht die als Standard definierte Ansicht geladen, sondern immer die zuletzt verwendete Ansicht des jeweiligen Datensatzes. Der Grund dafür ist, dass Ergänzungen je nach Art (z. B. Garantie, Versicherung, Zusatzvertrag) unterschiedliche spezielle Informationen in benutzerdefinierten Feldern enthalten können, die nur in der jeweiligen benutzerdefinierten Ansicht dargestellt werden.
3.1. Felder
Die folgende Tabelle beschreibt Felder mit nicht offensichtlicher Funktion. Alle weiteren Felder sind selbsterklärend.
Block Basisdaten
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Asset | Verknüpftes Asset (Service- oder Lizenzvertrag) |
| Aktiv bis | Datum, bis zu dem die Ergänzung gültig ist |
3.2. Aktionen
In der Detailansicht stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
3.2.1. Allgemeine Aktionen
- PDF Export
- Empfehlen
- Kopieren
- Löschen
- Änderungsverfolgung
Detaillierte Informationen zu den Aktionen siehe Abschnitt Aktionen (Detailansicht).
3.2.2. Modulspezifische Aktionen
Modulspezifische Aktionen sind in diesem Modul nicht vorhanden.
4. Praxisbeispiele
1 – Erweiterte Garantie zu einer verkauften Maschine erfassen
Ein Unternehmen verkauft eine Maschine und schließt mit dem Kunden neben dem regulären Servicevertrag eine zusätzliche erweiterte Garantie ab. Der Servicevertrag wird als Asset-Datensatz angelegt. Die erweiterte Garantie wird als separater Datensatz im Modul Ergänzungen erfasst.
Im Datensatz wird ein aussagekräftiger Titel vergeben, das Aktiv bis-Datum auf das Garantieende gesetzt und der Datensatz über das Feld Asset mit dem entsprechenden Asset verknüpft. Zusätzlich wird die Ergänzung mit der Organisation des Kunden referenziert. So ist die erweiterte Garantie jederzeit direkt am Kundendatensatz sowie am zugehörigen Asset abrufbar, und das Ablaufdatum ist auf einen Blick erkennbar.
2 – Zusatzversicherung mit Laufzeitkontrolle verwalten
Für ein verkauftes Gerät wird eine Zusatzversicherung beim Hersteller abgeschlossen. Die Versicherung wird als Ergänzung in brainX erfasst, mit der entsprechenden Organisation verknüpft und das Aktiv bis-Datum auf den letzten Gültigkeitstag der Versicherung gesetzt.
Da für diesen Versicherungstyp benutzerdefinierte Felder – z. B. für Versicherungsnummer und Versicherungssumme – in einer eigenen Ansicht gepflegt werden, wird beim Öffnen des Datensatzes automatisch die zuletzt verwendete Ansicht geladen, in der alle relevanten Felder sichtbar sind. Über einen Bericht im Modul Berichte können alle Ergänzungen mit einem bevorstehenden Aktiv bis-Datum gefiltert werden, sodass fällige Verlängerungen frühzeitig erkannt werden.
3 – Ergänzung im Produktblock eines Faktura-Moduls verwenden
Ein Kunde erwirbt zusammen mit einem Produkt eine kostenpflichtige Zusatzausstattung, die separat abgerechnet werden soll. Die Zusatzausstattung ist bereits als Datensatz im Modul Ergänzungen gepflegt.
Bei der Erstellung der Rechnung im Modul Rechnungen wird im Produktblock über die Auswahl Ergänzung der entsprechende Datensatz als Position hinzugefügt. Preis und Bezeichnung werden aus der Ergänzung übernommen. So ist die Zusatzleistung sowohl in der Rechnung als auch als eigenständiger Datensatz mit vollem Kontext dokumentiert.
5. Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einer Ergänzung und einem Asset?
Ein Asset bildet einen Service- oder Lizenzvertrag zu einem bestimmten Produkt ab und dient primär der Nachverfolgung von Serviceterminen und Lizenzzuständen. Eine Ergänzung ist eine eigenständige Zusatzvereinbarung – z. B. eine erweiterte Garantie, Versicherung oder Sonderausstattung – die typischerweise als Zusatz zu einem Asset referenziert wird, aber auch unabhängig davon existieren kann.
Warum wird in der Detailansicht nicht immer die Standardansicht geladen?
Da Ergänzungen je nach Art (Garantie, Versicherung, Zusatzvertrag usw.) unterschiedliche benutzerdefinierte Felder in verschiedenen Ansichten enthalten können, lädt brainX in der Detailansicht immer die zuletzt verwendete Ansicht des jeweiligen Datensatzes – nicht die als Standard definierte Ansicht. So ist sichergestellt, dass alle typspezifischen Felder sichtbar sind.
Wofür wird das Feld „Aktiv bis" verwendet?
Das Feld Aktiv bis gibt das Datum an, bis zu dem die Ergänzung gültig ist – also z. B. das Ende einer Garantielaufzeit oder einer Versicherungsperiode. Es dient als Orientierung für bevorstehende Verlängerungen und kann in Berichten als Filterkriterium genutzt werden, um fällige Termine frühzeitig zu erkennen.
Kann eine Ergänzung im Produktblock von Faktura-Modulen verwendet werden?
Ja. Datensätze aus dem Modul Ergänzungen sind im Produktblock der Faktura-Module auswählbar und können als Positionen in Rechnungen, Aufträgen oder Angeboten eingefügt werden. Detaillierte Informationen dazu finden sich im Abschnitt Produktblock in Faktura Modulen.
Gibt es modulspezifische Aktionen in den Ergänzungen?
Nein. In der Detailansicht des Moduls Ergänzungen stehen keine modulspezifischen Aktionen zur Verfügung. Es sind ausschließlich die allgemeinen Aktionen PDF Export, Empfehlen, Kopieren, Löschen und Änderungsverfolgung verfügbar.