Hintergrundaufgaben

Paket: BASIS

1. Allgemein

1.1. Übersicht der Hintergrundaufgaben

Im Einstellungspunkt „Globale Einstellungen - System Automation - Hintergrundaufgaben“ wird eine Übersicht der Hintergrundaufgaben angezeigt, in der diese auch konfiguriert werden können:

System Automation - Hintergrundaufgaben

Die Hintergrundaufgaben sind thematisch in drei Bereiche aufgeteilt (siehe Screenshots oben):

• Standard
• System
• Integrationen

1.2. Spaltenüberschriften

Jeder thematische Bereich der Hintergrundaufgaben besitzt eine tabellarische Übersicht mit folgenden Tabellenüberschriften:

• Status → Anzeige ob die Hintergrundaufgabe aktiv/inaktiv ist. Mittels des Schalters kann die Hintergrundaufgabe aktiviert (Schalterstellung rechts und Schalterfarbe orange) bzw. deaktiviert (Schalterstellung links und Schalterfarbe grau) werden.
• Name → Name der Hintergrundaufgabe. Bei Mouseover wird eine Kurzbeschreibung zu dieser Hintergrundaufgabe angezeigt.
• Definiertes Intervall → Anzeige des definierten Intervalls, in welchem die Hintergrundaufgabe ausgeführt wird.
• Letzte Ausführung → Anzeige von Datum und Uhrzeit, wann die Hintergrundaufgabe zuletzt ausgeführt wurde.
• Nächste Ausführung → Anzeige von Datum und Uhrzeit, wann die Hintergrundaufgabe das nächste Mal ausgeführt wird.
• Läuft seit → Falls eine Hintergrundaufgabe im Moment läuft, wird angezeigt seit wann diese ausgeführt wird.
• Zuletzt bearbeitet von → Anzeige von welchem Benutzer die Hintergrundaufgabe zuletzt bearbeitet wurde.
• Zuletzt bearbeitet am → Anzeige wann die Hintergrundaufgaben zuletzt bearbeitet wurde.
• Aktion → Beim Anklicken des Icons “drei Punkte” werden die zur Verfügung stehenden Aktionen der jeweiligen Hintergrundaufgabe angezeigt.

2. Hintergrundaufgaben und deren Funktionen

2.1. Standard

Hintergrundaufgabe	Beschreibung	empfohlenes Intervall
Berichte Zeitplanung	Die Hintergrundaufgabe versendet zu fest definierten Zeiten automatisiert Berichte an ausgewählte E-Mail-Empfänger (Benutzer oder Gruppen). Dabei werden die Berichte als PDF-, CSV- oder PowerPoint-Datei (bei Berichtssets) als Anhang mitgesendet.	Jede Stunde
CSV Update	Über diese Hintergrundaufgabe kann gesteuert werden, in welchen Abständen nach ggf. verfügbaren CSV Updatedefinitionen gesucht und dann abgearbeitet wird.	Jede Stunde
CSV/ICS Import	Über diese Hintergrundaufgabe kann gesteuert werden, in welchen Abständen nach ggf. verfügbaren CSV Importdefinitionen gesucht und dann abgearbeitet wird.	Jede Stunde
Exchange Online	Die Hintergrundaufgabe wird benötigt, um Benutzerauthentifizierungen zwischen dem brainX-System und einem Exchange Server aufrecht zu erhalten. Des Weiteren können ggf. abgebrochene Synchronisationen wieder aufgenommen und abgeschlossen werden.	Alle 30 Minuten
Geodaten-Ermittlung	Die Hintergrundaufgabe regelt das Intervall, in welchem die Geodaten von neuen Datensätzen ermittelt werden.	Alle 5 Minuten
Löschroutine	Die Hintergrundaufgabe löscht autom. im definierten Zeitintervall Datensätze im Modul Papierkorb.	Jeden Tag
OAuth refresh	Die Hintergrundaufgabe stellt sicher, dass bestehende OAuth Authentifizierungen von E-Mail Postfächern nicht ablaufen.Es können E-Mail Postfächer, der zentrale Mailserver als auch die Integration Exchange Online mittels OAuth Authentifizierung verbunden werden.	Alle 15 Minuten
PDF Export	Diese Aufgabe führt den Massenexport von PDF Dateien in Listenansichten aus.	Jede Minute
Überfällige Aufgaben	Diese Hintergrundaufgabe prüft ob es Aufgaben gibt, deren Ende in der Vergangenheit liegt und gibt diesen den Status “überfällig“.	Alle 15 Minuten
Verzögerter Versand	Versendet E-Mails die mit dem Status “Verzögerter Versand” markiert sind.	Jede Minute

2.2. System

Hintergrundaufgabe	Beschreibung	empfohlenes Intervall
Asynchrone Nachrichten abarbeiten	Führt asynchrone Aktionen wie Exchange Synchronisation oder zeitverzögerte Automatisierungen aus.	Jede Minute
Aufgaben & Termine Erinnerung	Diese Hintergrundaufgabe sendet Benachrichtigungen über anstehende Aufgaben und Termine an den zuständigen Benutzer. Hierfür muss für eine Aufgabe oder einen Termin auch eine Erinnerung konfiguriert sein.	Jede Minute
Automatisierung: E-Mail Scanner	Nötig, um das Scannen von Postfächern auszuführen, die in Automatisierungen konfiguriert sind.	Alle 5 Minuten
Background Worker	Führt für den brainX-Betrieb relevante Prozesse und Funktionen im Hintergrund aus.	Jede Minute
Geburtstagstermine	Die Hintergrundaufgabe erstellt entsprechende Einträge im Modul Termine.Die Hintergrundaufgabe wird autom. aktiviert, wenn die Funktion “Geburtstage anzeigen“ im Modulmanager (Modul Termine - Grundkonfiguration) genutzt wird.	Jeden Tag z.B. um 00:00 Uhr
SFTP Backup	Diese Hintergrundaufgabe wird benötigt, um einen Nutzdatenexport via SFTP anfertigen zu lassen. Hinweis Die Hintergrundaufgabe kann nicht direkt verändert werden, sondern wird autom. durch die Einrichtung des SFTP Backups aktiviert. Hinweis In der SFTP-Backup-Datei ist ein “How-to-use-Guide” im PDF-Format enthalten.	Jeden Tag z.B. um 01:00 Uhr

2.3. Integrationen

Hintergrundaufgabe	Beschreibung	empfohlenes Intervall
E-Mail Marketing Events	Synchronisiert die Events (An- und Abmeldungen, Hard-Bounces) aller existierendenE-Mail Marketing Accounts.	Jede Minute
E-Mail Marketing Statistik	Synchronisiert die Statistiken aller E-Mail Kampagnen aller existierenden E-Mail Marketing Accounts.	18 mal am Tag
Faktura - Vertragsabrechnung [1]	Erstellt automatisch Rechnungen basierend auf Verträgen.	Jeden Tag z.B. um 01:00 Uhr
Faktura - Vertragsänderung Zwischenrechnung [1]	Erstellt automatisch Zwischenrechnungen basierend auf Verträgen.	Jeden Tag z.B. um 03:00 Uhr
Jira Service Management Kunden	Erstellt oder löscht Kunden im Jira Service Management. Die erlaubte Zugriffsperiode kann im jeweiligen Kontakt hinterlegt werden.	Einmal pro Stunde
Sales Viewer	Die Hintergrundaufgabe überträgt die in SalesViewer ermittelten Daten über die API (Schnittstelle) automatisiert nach brainX. Dabei werden Datensätze in den Modulen Leads und Webseitenbesuche angelegt.	Einmal pro Stunde
Zeiterfassung	Diese Hintergrundaufgabe dient zur Synchronisation von Daten zwischen brainX und einem externen Dienstleister zur Zeiterfassung.Weitere Informationen siehe Abschnitt Zeiterfassung.	Alle 5 Minuten

[1] Nur in der brainX Version “brainX APP” verfügbar!

3. Hintergrundaufgaben aktivieren/deaktivieren und konfigurieren

3.1. Hintergrundaufgabe aktivieren

Eine inaktive Hintergrundaufgabe wird mittels des Schalters in der ersten Spalte “Status” aktiviert.

3.2. Hintergrundaufgabe deaktivieren

Eine aktive Hintergrundaufgabe wird mittels des Schalters in der ersten Spalte “Status” deaktiviert.

3.3. Hintergrundaufgabe bearbeiten

In der letzte Spalte der Übersicht der Hintergrundaufgaben befindet sich das Icon “drei Punkte”. Nach dem Anklicken öffnet sich ein Flyout-Menü mit den Aktionen

• Bearbeiten → nur verfügbar wenn die Hintergrundaufgabe generell bearbeitbar ist
• Cronjob jetzt ausführen → nur bei aktiven Hintergrundaufgaben verfügbar

Hintergrundaufgabe Aktionen

3.4. Hintergrundaufgabe zurücksetzen

Es kann vorkommen, dass eine Hintergrundaufgabe aufgrund eines Ausführungsfehlers serverseitig nicht mehr weiterverarbeitet wird und dauerhaft in einem inaktiven Zustand verbleibt.

Bei InHouse-Installationen verfügt der Benutzer CustomerAdmin über die Rechtestufe Admin (siehe Abschnitt Benutzer und Rechte – Administrative Rechte), die das Zurücksetzen und den Neustart von Hintergrundaufgaben ermöglicht.

Bleibt eine Hintergrundaufgabe hängen, wird dies in der Liste der Hintergrundaufgaben durch das Icon “kreisförmige Pfeile” angezeigt. Durch Anklicken des Icons kann die betroffene Hintergrundaufgabe zurückgesetzt bzw. neu gestartet werden. Zusätzlich informiert das System den Benutzer admin automatisch per E-Mail über die betroffene Hintergrundaufgabe – vorausgesetzt, die Überwachungsmail ist konfiguriert.

4. Weitere Einstellungen

4.1. Hintergrundaufgabe Überwachungsmail

Über das Aktionen-Icon “drei Punkte” in der Zeile der Hintergrundaufgabe ist die Aktion “Weitere Einstellungen” aufrufbar. Nach dem Anklicken der Aktion “Weitere Einstellungen” öffnet sich das Popup-Fenster “Weitere Einstellungen”.

Im Feld “Cronjob Überwachungsmail” kann eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden, an die das System automatisch eine Benachrichtigung sendet, wenn eine Hintergrundaufgabe nicht wie erwartet abgeschlossen wird. Die Benachrichtigung enthält Angaben zur betroffenen Hintergrundaufgabe sowie zum Zeitpunkt des Fehlers.

5. Praxisbeispiele

1 – Berichte Zeitplanung: Monatlicher Umsatzbericht für die Geschäftsführung

Der Geschäftsführer soll jeden ersten Werktag des Monats automatisch den Umsatzbericht des Vormonats als PDF per E-Mail erhalten. Im Modul Berichte wird der entsprechende Bericht konfiguriert und der Versandzeitpunkt auf den 1. des Monats um 07:00 Uhr gesetzt. Damit der Versand zuverlässig ausgelöst wird, ist sicherzustellen, dass die Hintergrundaufgabe Berichte Zeitplanung aktiv ist und ein Intervall von Jede Stunde eingestellt ist.

2 – Löschroutine: Papierkorb automatisch nach 30 Tagen leeren

Gelöschte Datensätze sollen nicht dauerhaft im Papierkorb verbleiben. Im Modul Papierkorb wird die Aufbewahrungszeit auf 30 Tage konfiguriert. Die Hintergrundaufgabe Löschroutine wird auf ein tägliches Intervall (z.B. 02:00 Uhr) eingestellt und aktiviert. Ab diesem Zeitpunkt werden Datensätze, die älter als 30 Tage im Papierkorb liegen, automatisch und dauerhaft gelöscht.

3 – Geodaten-Ermittlung: Koordinaten nach einem Massenimport nachträglich ermitteln

Nach einem CSV-Import von 500 neuen Organisationen mit Adressangaben sollen die Geodaten (Koordinaten für die Kartenansicht) automatisch befüllt werden. Die Hintergrundaufgabe Geodaten-Ermittlung ist bereits aktiv und auf Alle 5 Minuten eingestellt. Über die Aktion Cronjob jetzt ausführen kann der Prozess manuell angestoßen werden, ohne auf den nächsten regulären Lauf warten zu müssen.

4 – Vertragsabrechnung: Monatliche Rechnungen automatisch erstellen

In der brainX APP werden Abonnementverträge gepflegt, für die monatlich automatisch eine Rechnung erstellt werden soll. Die Hintergrundaufgabe Faktura - Vertragsabrechnung wird aktiviert und auf täglich um 01:00 Uhr konfiguriert. Ab dem nächsten Lauf erstellt brainX für alle fälligen Verträge automatisch die entsprechenden Rechnungen.

6. Häufige Fragen

Kann ich das Ausführungsintervall einer Hintergrundaufgabe frei eingeben?

Das hängt von der jeweiligen Hintergrundaufgabe ab. Bei den meisten Standard-Aufgaben stehen vordefinierte Intervalle zur Auswahl (z.B. jede Minute, alle 5 Minuten, stündlich, täglich). Bei einigen Aufgaben kann zusätzlich eine Uhrzeit für den täglichen Lauf eingestellt werden.

Was passiert, wenn eine Hintergrundaufgabe hängen bleibt?

Das System benachrichtigt automatisch die Abteilung Technik bzw. den Support der brainX GmbH. Bei InHouse-Installationen wird zusätzlich der Benutzer admin per E-Mail informiert, sofern eine Überwachungsmail konfiguriert ist. In der Listenansicht erscheint bei der betroffenen Aufgabe das Icon kreisförmige Pfeile, über das die Aufgabe zurückgesetzt und neu gestartet werden kann.

Warum lassen sich Hintergrundaufgaben im Abschnitt „System" nicht bearbeiten?

System-Hintergrundaufgaben werden vom brainX-System intern gesteuert und sind nicht für manuelle Anpassungen vorgesehen. Einige davon (z.B. SFTP Backup oder Geburtstagstermine) werden automatisch aktiviert, sobald die entsprechende Funktion eingerichtet oder aktiviert wird.

Was bewirkt die Aktion „Cronjob jetzt ausführen"?

Diese Aktion führt die Hintergrundaufgabe sofort aus – unabhängig vom konfigurierten Intervall und der nächsten geplanten Ausführungszeit. Sie ist nur bei aktiven Hintergrundaufgaben verfügbar und nützlich, um z.B. nach einem Massenimport oder einer Konfigurationsänderung nicht auf den regulären Lauf warten zu müssen.

Kann eine Hintergrundaufgabe mehrfach gleichzeitig laufen?

Nein. Solange eine Hintergrundaufgabe aktiv läuft (Spalte Läuft seit zeigt einen Zeitstempel), wird sie nicht erneut gestartet – auch wenn das Intervall zwischenzeitlich abläuft. Erst nach Abschluss des aktuellen Laufs wird die nächste Ausführung eingeplant.