Einkaufsbestellungen
Paket: FAKTURA
1. Allgemein
Im Modul Einkaufsbestellungen werden verbindliche Aufträge an Lieferanten zur Lieferung bestimmter Artikel erfasst und verwaltet.
Der Lagerbestand eines Produkts ist auf 1 Stück gesunken. Es werden 5 weitere Stück beim Lieferanten bestellt. Nach Eingang der Lieferung wird der Status der Einkaufsbestellung auf Lieferung empfangen gesetzt. brainX erhöht die Lagermenge des Produkts automatisch auf 6 Stück.
Nach Erhalt der Lieferantenrechnung wird über die Aktion Erstelle Eingangsrechnung direkt aus der Einkaufsbestellung heraus ein neuer Datensatz im Modul Eingangsrechnungen angelegt und mit der Bestellung verknüpft. Alle relevanten Daten werden dabei übernommen.
In diesem Abschnitt werden nur spezielle Felder bzw. Funktionalitäten des Moduls beschrieben, da alle allgemeinen brainX Funktionalitäten an anderer Stelle im Handbuch beschrieben sind.
2. Listenansicht
Die Listenansicht im Modul Einkaufsbestellungen verfügt über die gewohnten Funktionalitäten einer Listenansicht. Detailliertere Informationen hierzu siehe Abschnitt Aufbau/Struktur - Listenansicht.
2.1. Aktionen
In der Listenansicht stehen – abhängig vom Modul – allgemeine Aktionen zur Verfügung. Eine Übersicht und Beschreibung aller allgemeinen Aktionen ist im Abschnitt Aktionen (Listenansicht) zu finden.
Modulspezifische Aktionen sind in diesem Modul nicht vorhanden.
3. Detailansicht
3.1. Felder
Die folgende Tabelle beschreibt Pflichtfelder sowie Felder mit nicht offensichtlicher Funktion. Alle weiteren Felder sind selbsterklärend.
Block Einkauf
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Titel * | Bezeichnung der Einkaufsbestellung |
| Status |
|
*Pflichtfeld
Wird der Status auf „Lieferung empfangen" gesetzt, wird die Bestellmenge der enthaltenen Produkte automatisch zur aktuellen Lagermenge im Modul Produkte hinzuaddiert.
Block Konditionen
Im Block Konditionen können individuelle Geschäftsbedingungen zur Einkaufsbestellung hinterlegt werden. Bei der Erstellung eines neuen Datensatzes werden die Geschäftsbedingungen automatisch mit den in den Globalen Einstellungen – Informationen hinterlegten Standardgeschäftsbedingungen vorausgefüllt.
Block Positionsgruppe - Grundeinstellungen
Die Beschreibung der Felder und Funktionalitäten dieses Blocks ist im Abschnitt Produktblock in Faktura Modulen zu finden.
Block Positionsgruppe
Die Beschreibung der Felder und Funktionalitäten dieses Blocks ist im Abschnitt Produktblock in Faktura Modulen zu finden.
4. Aktionen
In der Detailansicht stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
4.1. Allgemeine Aktionen
- PDF Export
- Empfehlen
- Kopieren
- Löschen
- Änderungsverfolgung
Detaillierte Informationen zu den Aktionen siehe Abschnitt Aktionen (Detailansicht).
4.2. Modulspezifische Aktionen
| Aktion | Voraussetzung | Funktionalität |
|---|---|---|
| Erstelle Eingangsrechnung | – | Erstellt eine neue Eingangsrechnung und verknüpft sie mit der Einkaufsbestellung |
| Neue E-Mail | Konfiguriertes E-Mail-Postfach | Öffnet den E-Mail-Editor mit Bezug auf die Einkaufsbestellung |
5. Praxisbeispiele
1 – Lagerbestand automatisch auffüllen nach Lieferungseingang
Der Lagerbestand eines häufig nachgefragten Produkts ist auf einen kritischen Mindestbestand gesunken. Der zuständige Mitarbeiter legt im Modul Einkaufsbestellungen eine neue Bestellung an, wählt den entsprechenden Lieferanten und fügt das Produkt mit der gewünschten Bestellmenge als Position im Produktblock ein.
Der Status wird zunächst auf erstellt belassen. Nachdem der Lieferant die Bestellung bestätigt hat, wird der Status auf bestätigt gesetzt. Nach Eingang der Lieferung wird der Status auf Lieferung empfangen umgestellt – brainX addiert daraufhin die bestellte Menge automatisch zur aktuellen Lagermenge des Produkts im Modul Produkte hinzu. Eine manuelle Lagerkorrektur ist nicht notwendig.
2 – Einkaufsbestellung mit Eingangsrechnung verknüpfen
Nach Eingang der Lieferung erhält das Unternehmen kurz darauf die Rechnung des Lieferanten. Anstatt die Eingangsrechnung manuell anzulegen, wird direkt aus der Einkaufsbestellung heraus über die modulspezifische Aktion Erstelle Eingangsrechnung ein neuer Datensatz im Modul Eingangsrechnungen erzeugt.
Alle relevanten Daten – Lieferant, Positionen, Beträge und Währung – werden dabei automatisch übernommen. Der Mitarbeiter ergänzt die externe Rechnungsnummer des Lieferanten, prüft das Fälligkeitsdatum und setzt den Status der Eingangsrechnung auf bestätigt. Die Verknüpfung zwischen Einkaufsbestellung und Eingangsrechnung bleibt erhalten, sodass der gesamte Beschaffungsvorgang lückenlos nachvollziehbar ist.
3 – Bestellung per E-Mail direkt aus brainX versenden
Ein Einkäufer hat eine neue Einkaufsbestellung angelegt und möchte diese direkt aus brainX heraus als PDF an den Lieferanten versenden. Über die Aktion PDF Export wird zunächst ein PDF der Bestellung erzeugt.
Anschließend wird über die Aktion Neue E-Mail der E-Mail-Editor geöffnet – der Bezug zur Einkaufsbestellung ist bereits gesetzt. Das erzeugte PDF wird als Anhang hinzugefügt, die E-Mail-Adresse des Lieferanten im Feld An eingetragen und die Bestellung versendet. Die E-Mail wird automatisch mit der Einkaufsbestellung verknüpft und ist für das Team im Kommunikationsverlauf einsehbar.
6. Häufige Fragen
Was passiert mit dem Lagerbestand, wenn ich den Status auf „Lieferung empfangen" setze?
Wird der Status einer Einkaufsbestellung auf Lieferung empfangen gesetzt, addiert brainX die Bestellmenge aller enthaltenen Produkte automatisch zur aktuellen Lagermenge im Modul Produkte hinzu. Eine manuelle Anpassung des Lagerbestands ist in diesem Fall nicht erforderlich.
Kann ich eine Einkaufsbestellung nachträglich stornieren?
Ja. Über den Status storniert kann eine Einkaufsbestellung als storniert gekennzeichnet werden. Die Bestellung bleibt im System erhalten, wird jedoch in Auswertungen entsprechend ausgewiesen. Eine automatische Lageranpassung findet beim Stornieren nicht statt.
Wie erstelle ich eine Eingangsrechnung auf Basis einer Einkaufsbestellung?
In der Detailansicht der Einkaufsbestellung steht die modulspezifische Aktion Erstelle Eingangsrechnung zur Verfügung. Nach dem Ausführen wird ein neuer Datensatz im Modul Eingangsrechnungen angelegt, der automatisch mit der Einkaufsbestellung verknüpft ist und alle relevanten Daten übernimmt.
Können individuelle Geschäftsbedingungen in einer Einkaufsbestellung hinterlegt werden?
Ja. Im Block Konditionen können individuelle Geschäftsbedingungen zur Bestellung hinterlegt werden. Bei der Erstellung eines neuen Datensatzes werden die Felder automatisch mit den in den Globalen Einstellungen – Informationen hinterlegten Standardgeschäftsbedingungen vorausgefüllt.
Kann ich eine Einkaufsbestellung als PDF exportieren und versenden?
Ja. Über die allgemeine Aktion PDF Export wird ein PDF der Einkaufsbestellung erzeugt. Über die Aktion Neue E-Mail kann dieses anschließend direkt aus brainX heraus an den Lieferanten versandt werden. Voraussetzung für den E-Mail-Versand ist ein konfiguriertes E-Mail-Postfach.