Faktura - Mahnprozess

Paket: BASIS

1. Allgemein

Die Automatisierung “7.0 | Faktura – Mahnprozess" überwacht offene Rechnungen und führt bei ausbleibender Zahlung automatisch bis zu drei Zahlungserinnerungen (ZE) durch. Die Stufen bauen sequenziell aufeinander auf.

Aufbau und Struktur

Die Automatisierung besteht aus zwei Auslösern und mehreren Bedingungs- und Aktionssträngen:

Knoten-Nr	Name	Typ
#1	Mahnungsablauf	Auslöser (Modul Rechnungen)
#2	Rechnung offen?	Bedingung (1 Gruppe, 3 Bedingungen)
#3	Sendet 1. ZE (extern)	Aktion – E-Mail schicken
#4	Update ZE Informationen	Aktion – Datensatz aktualisieren
#6	Sendet 2. ZE (extern)	Aktion – E-Mail schicken
#7	Update M2 Informationen	Aktion – Datensatz aktualisieren
#8	Sendet 3. ZE (extern)	Aktion – E-Mail schicken
#9	Update 3. ZE	Aktion – Datensatz aktualisieren
#13)	Rechnung wird gespeichert	Auslöser (Modul Rechnungen)
#14	Info an Buchhaltung vor 2. ZE	Aktion – Benachrichtigung schicken
#16	Info an Buchhaltung vor 3. ZE	Aktion – Benachrichtigung schicken
#19	Rechnung offen nach ZE?	Bedingung (1 Gruppe, 4 Bedingungen)
#20	Rechnung offen 2. ZE?	Bedingung (1 Gruppe, 4 Bedingungen)
#21	Mahngebühr einfügen	Aktion – Position hinzufügen
#22	Rechnung offen?	Bedingung (1 Gruppe, 1 Bedingung)

Gesamtübersicht der Automatisierung

Übersicht 7.0 | Faktura – Mahnprozess

2. Faktura - Mahnprozess - Auslöser, Bedingungen und Aktionen

2.1. Auslöser: Mahnungsablauf (Auslöser - #1)

Der erste Auslöser startet den Mahnprozess für eine Rechnung. Er wird durch einen definierten Zeitpunkt oder ein Ereignis im Modul Rechnungen ausgelöst und leitet den ersten Zahlungserinnerungsstrang ein.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

• vorher: keine
• nachher: Rechnung offen? (Bedingung - #2))

Auslöser „Mahnungsablauf"

2.2. Rechnung offen? (Bedingung - #2)

Die Bedingung prüft anhand von 3 Kriterien, ob die Rechnung noch offen ist und eine erste Zahlungserinnerung versendet werden soll (z. B. Status nicht bezahlt, Mahnlauf aktiv, Fälligkeit überschritten).

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

• vorher: Mahnungsablauf (Auslöser - #1))
• nachher (Bedingung erfüllt): Sendet 1. ZE (extern) (Aktion - #3)-(aktion---%233))
• nachher (Bedingung nicht erfüllt): keine weiteren Aktionen

Bedingung „Rechnung offen?"

2.3. Sendet 1. ZE (extern) (Aktion - #3)

Ist die Rechnung offen, wird die erste Zahlungserinnerung per E-Mail an den Kunden (extern) gesendet.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

• vorher: Rechnung offen? (Bedingung - #2))
• nachher: Update ZE Informationen (Aktion - #4))

Aktion „Sendet 1. ZE (extern)"

2.4. Update ZE Informationen (Aktion - #4)

Nach dem Versand der ersten Zahlungserinnerung wird der Rechnungsdatensatz aktualisiert – z. B. Sendestatus, Datum der Zahlungserinnerung.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

• vorher: Sendet 1. ZE (extern) (Aktion - #3)-(aktion---%233))
• nachher: keine (nächste Stufe wird durch Auslöser “Rechnung wird gespeichert (Auslöser - #13))” gesteuert)

Aktion „Update ZE Informationen"

Aktion „Update ZE Informationen" - Wert setzen

2.5. Rechnung wird gespeichert (Auslöser - #13)

Der zweite Auslöser greift bei jedem Speichervorgang einer Rechnung. Er steuert die Folgestufen des Mahnprozesses (2. und 3. Zahlungserinnerung) sowie die Buchhaltungsbenachrichtigungen.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

• vorher: keine (eigenständiger Auslöser)
• nachher: Rechnung offen? (Bedingung - #22)), Rechnung offen nach ZE? (Bedingung - #19)), Rechnung offen 2. ZE? (Bedingung - #20))

Auslöser „Rechnung wird gespeichert"

2.6. Rechnung offen? (Bedingung - #22)

Eine einfache Bedingung mit 1 Prüfkriterium, die prüft ob die Rechnung noch offen ist. Steuert den weiteren Ablauf nach dem Speichern.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

• vorher: Rechnung wird gespeichert (Auslöser - #13))
• nachher (erfüllt): Info an Buchhaltung vor 2. ZE (Aktion - #14)) bzw. Info an Buchhaltung vor 3. ZE (Aktion - #16))
• nachher (nicht erfüllt): keine weiteren Aktionen

Bedingung „Rechnung offen?"

2.7. Rechnung offen nach ZE? (Bedingung - #19)

Prüft anhand von 4 Kriterien, ob die Rechnung nach der ersten Zahlungserinnerung noch immer offen ist und die zweite Zahlungserinnerung ausgelöst werden soll.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

• vorher: Rechnung wird gespeichert (Auslöser - #13))
• nachher (erfüllt): Sendet 2. ZE (extern) (Aktion - #6)-(aktion---%236))
• nachher (nicht erfüllt): keine weiteren Aktionen

Bedingung „Rechnung offen nach ZE?"

2.8. Rechnung offen 2. ZE? (Bedingung - #20)

Prüft anhand von 4 Kriterien, ob die Rechnung nach der zweiten Zahlungserinnerung noch immer offen ist und die dritte Zahlungserinnerung (mit Mahngebühr) ausgelöst werden soll.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

• vorher: Rechnung wird gespeichert (Auslöser - #13))
• nachher (erfüllt): Mahngebühr einfügen (Aktion - #21))
• nachher (nicht erfüllt): keine weiteren Aktionen

Bedingung „Rechnung offen 2. ZE?"

2.9. Info an Buchhaltung vor 2. ZE (Aktion - #14)

Bevor die zweite Zahlungserinnerung an den Kunden gesendet wird, erhält die Buchhaltung eine interne Benachrichtigung, dass die nächste Mahnstufe bevorsteht.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

• vorher: Rechnung offen? (Bedingung - #22))
• nachher: keine (die eigentliche 2. ZE wird durch Bedingung 19 gesteuert)

Aktion „Info an Buchhaltung vor 2. ZE"

2.10. Info an Buchhaltung vor 3. ZE (Aktion - #16)

Entsprechend der Logik von Knoten 14 erhält die Buchhaltung eine interne Benachrichtigung, bevor die dritte Zahlungserinnerung (mit Mahngebühr) ausgeführt wird.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

• vorher: Rechnung offen? (Bedingung - #22))
• nachher: keine (die eigentliche 3. ZE wird durch Bedingung 20 gesteuert)

Aktion „Info an Buchhaltung vor 3. ZE"

2.11. Sendet 2. ZE (extern) (Aktion - #6)

Ist die Bedingung “Rechnung offen nach ZE? (Bedingung - #19))” erfüllt, wird die zweite Zahlungserinnerung per E-Mail an den Kunden gesendet.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

• vorher: Rechnung offen nach ZE? (Bedingung - #19))
• nachher: Update M2 Informationen (Aktion - #7))

Aktion „Sendet 2. ZE (extern)"

2.12. Update M2 Informationen (Aktion - #7)

Nach dem Versand der zweiten Zahlungserinnerung wird der Rechnungsdatensatz aktualisiert – z. B. Sendestatus, Datum der zweiten Zahlungserinnerung.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

• vorher: Sendet 2. ZE (extern) (Aktion - #6)-(aktion---%236))
• nachher: keine

Aktion „Update M2 Informationen"

2.13. Sendet 3. ZE (extern) (Aktion - #8)

Ist die Bedingung “Rechnung offen 2. ZE? (Bedingung - #20))” erfüllt, wird die dritte Zahlungserinnerung per E-Mail an den Kunden gesendet. Diese Stufe enthält zusätzlich eine Mahngebühr (siehe Mahngebühr einfügen (Aktion - #21))).

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

• vorher: Mahngebühr einfügen (Aktion - #21))
• nachher: Update 3. ZE (Aktion - #9))

Aktion „Sendet 3. ZE (extern)"

2.14. Mahngebühr einfügen (Aktion - #21)

Vor dem Versand der dritten Zahlungserinnerung wird eine Mahngebühr als neue Position in die Rechnung eingefügt. Hierfür wird ein vordefiniertes Produkt verwendet (z. B. “Mahngebühr” mit einem Festbetrag). Alternativ können Verzugszinsen berechnet werden.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

• vorher: Rechnung offen 2. ZE? (Bedingung - #20))
• nachher: Sendet 3. ZE (extern) (Aktion - #8)-(aktion---%238))

Aktion „Mahngebühr einfügen"

2.15. Update 3. ZE (Aktion - #9)

Nach dem Versand der dritten Zahlungserinnerung wird der Rechnungsdatensatz aktualisiert – z. B. Sendestatus, Datum der dritten Zahlungserinnerung.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

• vorher: Sendet 3. ZE (extern) (Aktion - #8)-(aktion---%238))
• nachher: keine

Aktion „Update 3. ZE"

Aktion „Update 3. ZE" - Wert setzen