Vorlagen

Paket: BASIS

1. Allgemein

Im Modul Vorlagen können folgende Vorlagen erstellt und verwaltet werden:

• PDF Vorlagen → PDF Vorlage bezogen auf ein bestimmtes Modul. Es können Platzhalter bezogen auf das Hauptmodul und die verknüpften Module verwendet werden.
• Kopfzeilenvorlagen → Kopfzeilenvorlage in der nur allgemein Platzhalter verwendet werden können. Diese Vorlagen können während der Erstellung von PDF Vorlagen geladen werden.
• Fußzeilenvorlagen → Fußzeilenvorlage in der nur allgemein Platzhalter verwendet werden können. Diese Vorlagen können während der Erstellung von PDF Vorlagen geladen werden.
• E-Mail Vorlagen → E-Mail Vorlage mit optionaler Modulbindung. Diese Vorlagen können während dem Schreiben neuer E-Mails geladen werden. Modulbindung erlaubt die Verwendung umfangreicher Platzhalter.

2. Listenansicht

Die Listenansicht im Modul Vorlagen verfügt über die gewohnten Funktionalitäten einer Listenansicht. Detailliertere Informationen hierzu siehe Abschnitt Aufbau/Struktur - Listenansicht.

2.1. Aktionen

In der Listenansicht stehen – abhängig vom Modul – allgemeine Aktionen zur Verfügung. Eine Übersicht und Beschreibung aller allgemeinen Aktionen ist im Abschnitt Aktionen (Listenansicht) zu finden.

Zusätzlich sind folgende modulspezifische Aktionen verfügbar:

Aktion	Voraussetzung	Funktionalität
Schriftarten verwalten	keine	Öffnet das Popup Schriftartenverwaltung, über das Schriftarten für PDF Vorlagen und den PDF Export hinterlegt und verwaltet werden können – siehe Schriftarten verwalten.
Kopfzeilenvorlage hinzufügen	keine	Öffnet die Erstellansicht für eine neue Kopfzeilenvorlage. Kopfzeilenvorlagen können beim PDF Export geladen werden und unterstützen ausschließlich allgemeine Platzhalter – siehe Kopfzeilenvorlage hinzufügen.
Fußzeilenvorlage hinzufügen	keine	Öffnet die Erstellansicht für eine neue Fußzeilenvorlage. Fußzeilenvorlagen können beim PDF Export geladen werden und unterstützen ausschließlich allgemeine Platzhalter – siehe Fußzeilenvorlage hinzufügen.
Vorlage importieren	keine	Ermöglicht den Import einer zuvor aus einem anderen brainX System exportierten Vorlage – siehe Vorlage importieren.

2.1.1. Schriftarten verwalten

Um beliebige Schriftarten zum Erstellen von Vorlagen und dem PDF Export von Datensätzen verwenden zu können, wurde in das Modul Vorlagen eine Schriftartenverwaltung integriert.
Damit können sehr einfach neue Schriftarten für den PDF Export hinterlegt werden. Die hier verwalteten Schriften beziehen sich nur auf PDF Vorlagen im Modul Vorlagen und beeinflussen das restliche brainX-System nicht.

Nach dem Anklicken der Aktion „Schriftarten verwalten" öffnet sich das Popup „Schriftartenverwaltung".

Popup Schriftartenverwaltung

Das Popup verfügt über folgende Funktionalitäten:

• Eingabefeld „Schriftart suchen"
• Button „Schriftart hinzufügen"
• Listenansicht der Schriftarten

2.1.1.1. Schriftart suchen

Eingabefeld um nach bereits installierten Schriftarten zu suchen.

2.1.1.2. Schriftart hinzufügen

Nach dem Anklicken des Buttons „Schriftarten hinzufügen" öffnet sich das Popup „Schriftart hinzufügen".

Popup Schriftart hinzufügen

Im Popup müssen der Name der Schriftart eingetragen und die Dateie(n) für die Schriftart abgelegt werden. Durch den Klick auf den Button „Hinzufügen" bestätigt der Anwender, dass er die Rechte an der Schriftart besitzt. Um die Unterstützung sowohl im Browser als auch beim Export zu gewährleisten, muss die Schriftart als .ttf und .woff Datei hochgeladen werden.

2.1.1.3. Listenansicht der Schriftarten

Die Listenansicht liefert alle relevanten Informationen über die vorhandenen Schriftarten.

Popup Schriftartenverwaltung

Über die linke Spalte der Liste können die Schriftarten per Drag & Drop sortiert werden. Diese Sortierung bestimmt die Reihenfolge der Schriftauswahl im Editor der PDF Vorlage.

Um eine Vorschau auf die Schriftart zu erhalten, wird der Name der Schriftart in der Liste in selbiger formatiert.

Welche Ausprägungen einer Schriftart hochgeladen wurden, ist in der gleichnamigen Spalte ersichtlich. Beim Hochladen einer Schriftart versucht das System selbständig die Ausprägungen anhand des Dateinamens zu erkennen. Sollte dies fehlschlagen, kann auch nachträglich über das Bearbeiten eine entsprechende Markierung erfolgen.
Es wird empfohlen, für jede Ausprägung, die später im Export verwendet werden soll, eine Schriftartdatei zu hinterlegen. Sollte eine Schriftart nicht in der gewünschten Ausprägung vorliegen, so versucht der Export diese nachzubilden. Das entspricht meist nicht dem gewünschten Ergebnis.

Die Spalte „Varianten" zeigt die Anzahl insgesamt zu dieser Schriftart hochgeladenen Dateien.

2.1.2. Kopfzeilenvorlage hinzufügen

Kopfzeilenvorlagen können während des PDF Exports geladen werden. In Kopfzeilenvorlagen können nur allgemeine Platzhalter verwendet werden.

Die Erstellung einer Kopfzeilenvorlage ist im Abschnitt Kopfzeilenvorlagen detailliert beschrieben.

2.1.3. Fußzeilenvorlage hinzufügen

Fußzeilenvorlagen können während des PDF Exports geladen werden. In Fußzeilenvorlagen können nur allgemeine Platzhalter verwendet werden.

Die Erstellung einer Fußzeilenvorlage ist im Abschnitt Fußzeilenvorlagen detailliert beschrieben.

2.1.4. Vorlage importieren

Falls eine Vorlage aus einem anderen brainX System übernommen werden soll, besteht die Möglichkeit, diese über die Aktion „Vorlage importieren" zu importieren.

Siehe hierzu auch den Abschnitt Vorlage exportieren.

3. Detailansicht

3.1. Felder

Die folgenden Tabellen beschreiben Pflichtfelder sowie Felder mit nicht offensichtlicher Funktion. Alle weiteren Felder sind selbsterklärend.

Block Informationen zur Vorlage - alle Vorlagen

Feld	Beschreibung
Name der Vorlage *	Name der Vorlage
Modul der Vorlage*	Hauptmodul, auf das sich die Vorlage bezieht
Aktiv	Kennzeichnet die Vorlage als aktiv oder inaktiv. Inaktive Vorlagen können beim PDF-Export nicht ausgewählt werden.
Sprache	Deutsch English Francais Italian Spanish

*Pflichtfeld

Block Informationen zur Vorlage - PDF Vorlagen, Kopf- u. Fußzeilenvorlagen

Der Block „Informationen zur Vorlage" verfügt über weitere Felder, wenn es sich um PDF Vorlagen, Kopf- u. Fußzeilenvorlagen handelt.

Feld	Beschreibung
Standardvorlage für dieses Modul	Legt die Vorlage als Standardvorlage für das gewählte Modul fest.
Standard Exportordner	Ordner, in den die erzeugte PDF-Datei exportiert wird – siehe Verzeichnisse verwalten.
Seitenumbrüche in Positionsgruppen berücksichtigen	Schalter ein (aktiv) → Die in der Vorlage eingefügten Seitenumbrüche werden bei der PDF Erzeugung berücksichtigt.Schalter aus (nicht aktiv) → Die in der Vorlage eingefügten Seitenumbrüche werden bei der PDF Erzeugung nicht berücksichtigt.
QR-Rechnung	Schalter ein (aktiv) → Ein QR-Zahlungsschein wird an die generierte PDF Datei angehängt, wenn der Rechnungsempfänger eine Schweizer Adresse hat.Weitere Informationen siehe Abschnitt Swiss QR Bill.
QR-Rechnung Beschreibung	Schalter ein (aktiv) → Die Beschreibung wird als zusätzliche Information im QR Zahlungsschein hinzugefügt.Voraussetzung: Das Feld „Beschreibung“ im Block „Zusatzinformation" ist im Ausgangsdatensatz gefüllt.Weitere Informationen siehe Abschnitt Swiss QR Bill.

Block Dokumenteneinstellungen

Feld	Beschreibung
Format	Format der erzeugten PDF-Datei (A3, A4, A5, A6, Letter, Legal).
Ausrichtung	Ausrichtung der PDF-Datei bei Erzeugung (Hoch- oder Querformat).
Seitenrand oben	Abstand Seitenrand oben
Seitenrand unten	Abstand Seitenrand unten
Seitenrand links	Abstand Seitenrand links
Seitenrand rechts	Abstand Seitenrand rechts
Kopfzeile	Abstand Kopfzeile
Fußzeile	Abstand Fußzeile

*Pflichtfeld

Block Vorlage

Im Block „Vorlage" wird in der Detailansicht eine Vorschau der Vorlage inkl. aller Platzhalter angezeigt.

3.2. Aktionen

Nach dem Anklicken des Buttons „Aktionen" stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

Aktion	Voraussetzung	Funktionalität
Vorlage exportieren	keine	Exportiert die Vorlage zur Übernahme in ein anderes brainX-System.
Kopieren	keine	Erstellt eine Kopie der aktuellen Vorlage. Name, Modul, Sprache und Beschreibung müssen vor weiteren Anpassungen gespeichert werden.
Vorschau generieren	keine	Erzeugt eine PDF-Vorschau der Vorlage anhand eines auswählbaren Datensatzes des Hauptmoduls.
Löschen	keine	Löscht die Vorlage und verschiebt sie in den Papierkorb.

Flyout-Menü Aktionen

3.2.1. Vorlage exportieren

Falls eine Vorlage in ein anderes brainX System übernommen werden soll, besteht die Möglichkeit, diese über die Detailansicht zu exportieren und im gewünschten System über die Listenansicht → Aktionen → Vorlage importieren wieder einzuspielen.

3.2.2. Kopieren

Um die Erstellung mehrerer Vorlagen mit ähnlichem Layout zu vereinfachen, können Vorlagen kopiert werden. Wie beim Erstellen müssen dabei zunächst Name, Modul, Sprache und Beschreibung gespeichert werden, bevor weitere Einstellungen angepasst werden können.

Erst nach dem Anlegen kann das Modul geändert werden. Bei einer Moduländerung erscheint eine Sicherheitsabfrage. Wird diese bestätigt, werden alle modulbezogenen Platzhalter aus dem Layout entfernt und das Layout sowie das Modul sofort gespeichert. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden!

3.2.3. Vorschau generieren

Die Aktion „Vorschau generieren" bietet die Möglichkeit, die PDF-Datei vor dem Export in einer Vorschau anzuzeigen, um Darstellung und Inhalt vorab zu prüfen.

Nach dem Anklicken der Aktion öffnet sich ein Popup, in dem ein Datensatz des als Hauptmodul definierten Moduls ausgewählt werden kann. Nach dem Anklicken des Datensatztitels wird die PDF-Vorschau generiert und in einem neuen Browser-Tab angezeigt.

3.2.4. Löschen

Nach dem Anklicken der Aktion „Löschen" wird eine Sicherheitsabfrage angezeigt. Wird diese mit Bestätigen bestätigt, wird die Vorlage aus dem Modul Vorlagen gelöscht und in das Modul Papierkorb verschoben.

4. Swiss QR Bill

Bei der Erzeugung von PDF Dateien für das Modul Rechnungen, gibt es eine Besonderheit bei Rechnungsempfängern mit Sitz in der Schweiz.

Alle in- und ausländischen Unternehmen, die mit Schweizer Unternehmen zusammenarbeiten, müssen einen QR-Code empfangen (Kreditoren) oder senden (Debitoren) können.

Am 1. Oktober 2022 wurden die roten und orangefarbenen Einzahlungsscheine abgeschafft und vollständig durch die QR-Rechnung ersetzt. Seit diesem Zeitpunkt müssen alle Rechnungen einen QR-Code enthalten, der mit dem Smartphone, der PC-Kamera oder einem speziellen Scanner des Empfängers gescannt werden kann, um die Zahlung durchzuführen. Dies vereinfacht die Zahlung, bietet zusätzliche Sicherheit und reduziert Überweisungsfehler.

Voraussetzung um eine PDF Datei zu erzeugen, welche einen QR-Code beinhaltet, ist die Angabe der Details zur Bankverbindung der eigenen Firma. Diese müssen in Globalen Einstellungen - Basic Setup - Unternehmensinformationen - Mandant im Block „Bankverbindung" eingetragen werden.

Neben den Standardfeldern Bankname, BLZ, Konto Nr., IBAN und BIC sind die Felder SCOR, QR IBAN und BESR-ID in den Unternehmensinformationen auszufüllen.

SCOR (Kreditorenreferenz nach ISO 11649):
Dies ist eine 25-stellige alphanumerische Referenz, die mit RF beginnt, gefolgt von 2 Prüfziffern, die auf dieselbe Weise berechnet werden wie die IBAN-Prüfziffern.

SCOR wird benötigt, wenn der eigene Firmensitz nicht in der Schweiz ist. Für die Swiss QR Bill ist zudem die IBAN zwingend erforderlich.

QR IBAN:
Die QR-IBAN ist eine Variante der Kontonummer (IBAN). Sie ersetzt die ESR-Teilnehmernummer als Verfah­rensmerkmal und wird für den Rechnungstyp „QR-Referenz“ benötigt. Außerdem ist sie das Identifikationsmerkmal des Verfahrens, das sicherstellt, dass bei der Bezahlung der QR-Rechnung die struktu­rierte Referenz immer mitgegeben wird.

Wird nur benötigt, wenn die eigene Firma in der Schweiz ansässig ist.

BESR-ID:
BESR steht für «BankEinzahlungsSchein mit Referenznummer». Die BESR-ID besteht aus einer 6-stelligen individuellen Nummer, die spezifisch einem Konto zugewiesen ist und bei der Referenznummer die ersten Ziffern bildet.

Wird nur benötigt, wenn die eigene Firma in der Schweiz ansässig ist und das Konto NICHT bei der Bank „Post Finance“ ist.

5. Sichtbarkeit von Datensätzen und Feldwerten beim Export

Vorlagen können prinzipiell von mehreren Benutzern genutzt werden.

Feldwerte der in den Vorlagen genutzten Platzhalter für Daten werden beim Export nur angezeigt, wenn der ausführende Benutzer auch die Berechtigung hat, die entsprechenden Felder und Module zu sehen!

6. Praxisbeispiele

1 – PDF-Vorlage für Rechnungen mit Kopf- und Fußzeile erstellen

Ein Unternehmen möchte professionelle Rechnungs-PDFs mit eigenem Firmenlogo, einheitlicher Kopfzeile und einer Fußzeile mit Kontaktdaten und Bankverbindung erzeugen. Im Modul Vorlagen wird zunächst eine Kopfzeilenvorlage und eine Fußzeilenvorlage mit allgemeinen Platzhaltern angelegt. Anschließend wird eine PDF-Vorlage für das Modul Rechnungen erstellt und beide Vorlagen darin eingebunden.

Der Schalter Standardvorlage für dieses Modul wird aktiviert, sodass die Vorlage beim PDF-Export automatisch vorausgewählt ist. Für Kunden mit Schweizer Adresse wird zusätzlich der Schalter QR-Rechnung aktiviert – bei der PDF-Erzeugung wird dann automatisch ein Swiss QR Bill-Zahlungsschein angehängt. Über die Aktion Vorschau generieren wird die Vorlage anhand eines realen Rechnungsdatensatzes geprüft, bevor sie produktiv eingesetzt wird.

2 – E-Mail-Vorlage für Angebote mit modulgebundenen Platzhaltern

Ein Vertriebsmitarbeiter versendet regelmäßig gleichartige Angebots-E-Mails, in denen Kundenname, Angebotssumme und Abschlussdatum individuell befüllt werden sollen. Im Modul Vorlagen wird eine neue E-Mail-Vorlage mit Modulbindung an Deals erstellt.

In der Vorlage werden Platzhalter für die relevanten Felder des Moduls Deals eingefügt – z. B. Kundenname, Angebotsbetrag und Abschlussdatum. Beim Verfassen einer neuen E-Mail aus einem Deal heraus kann die Vorlage über Vorlage laden ausgewählt werden – alle Platzhalter werden automatisch mit den Werten des jeweiligen Deal-Datensatzes befüllt. So spart der Mitarbeiter Zeit und stellt eine konsistente Kommunikation sicher.

3 – Vorlage aus einem brainX-System exportieren und in einem anderen importieren

Ein Unternehmen betreibt zwei brainX-Instanzen – eine Test- und eine Produktivinstanz. Eine aufwendig gestaltete Rechnungsvorlage soll nach erfolgreichem Test aus der Testinstanz in die Produktivinstanz übernommen werden.

In der Testinstanz wird die Vorlage in der Detailansicht über die Aktion Vorlage exportieren als Exportdatei gespeichert. In der Produktivinstanz wird im Modul Vorlagen über die Listenansichtsaktion Vorlage importieren die exportierte Datei eingelesen. Die Vorlage steht anschließend vollständig mit allen Einstellungen und dem Layout in der Produktivinstanz zur Verfügung.

7. Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einer PDF-Vorlage, einer Kopfzeilenvorlage und einer E-Mail-Vorlage?

Eine PDF-Vorlage ist auf ein bestimmtes Modul bezogen und ermöglicht die Verwendung umfangreicher modulbezogener Platzhalter. Kopfzeilen- und Fußzeilenvorlagen können in PDF-Vorlagen eingebunden werden, unterstützen jedoch ausschließlich allgemeine Platzhalter. Eine E-Mail-Vorlage kann optional an ein Modul gebunden werden – mit Modulbindung stehen umfangreiche Platzhalter zur Verfügung, ohne Bindung nur allgemeine.

Wie kann ich eine Vorlage als Standardvorlage festlegen?

In den Feldern einer PDF-Vorlage gibt es den Schalter Standardvorlage für dieses Modul. Bei Aktivierung wird diese Vorlage beim PDF-Export des jeweiligen Moduls automatisch vorausgewählt. Pro Modul kann jeweils eine Vorlage als Standard definiert werden.

Was passiert, wenn ein Platzhalter auf einen Datensatz verweist, den der exportierende Benutzer nicht sehen darf?

Ist ein referenzierter Datensatz oder ein Feld für den exportierenden Benutzer aufgrund von Rollen- oder Profileinschränkungen nicht sichtbar, wird der entsprechende Platzhalter im PDF mit einem leeren Wert ersetzt. Die Rechte des ausführenden Benutzers bestimmen, welche Feldwerte im Export erscheinen.

Wann wird eine Swiss QR Bill an die PDF-Datei angehängt?

Der QR-Zahlungsschein wird automatisch angehängt, wenn in der PDF-Vorlage der Schalter QR-Rechnung aktiviert ist, der Rechnungsempfänger eine Schweizer Adresse hat und die Währung der Rechnung Euro oder Schweizer Franken ist. Voraussetzung ist zudem, dass die Bankverbindung des eigenen Unternehmens korrekt in den Globalen Einstellungen – Unternehmensinformationen hinterlegt ist.

Kann ich eigene Schriftarten für PDF-Vorlagen verwenden?

Ja. Über die Listenansichtsaktion Schriftarten verwalten können eigene Schriftarten im Format .ttf und .woff hochgeladen und für PDF-Vorlagen und den PDF-Export verwendet werden. Die hinterlegten Schriftarten sind nur für das Vorlagensystem wirksam und beeinflussen das restliche brainX-System nicht.

Kann ich eine Vorlage zwischen zwei brainX-Instanzen übertragen?

Ja. Über die Aktion Vorlage exportieren in der Detailansicht wird die Vorlage als Exportdatei gespeichert. In der Zielinstanz kann sie über die Listenansichtsaktion Vorlage importieren wieder eingespielt werden – inklusive aller Layouteinstellungen und Platzhalter.