Controllix
Paket: BRAINX.APP
Das Modul Controllix ist ausschließlich in der CRM-Version brainX APP verfügbar!
1. Allgemein
Das Modul Controllix dient der Erfassung von laufenden Kosten bzw. von Kreditorenverträgen.
Ein Kreditorenvertrag ist eine vertragliche Vereinbarung mit einem Lieferanten, die alle wesentlichen Informationen zur Geschäftsbeziehung enthält – darunter Details zum Vertragspartner, Angaben zur Abrechnung sowie Konditionen für zukünftige Lieferungen oder Dienstleistungen.
Ein Unternehmen bezieht eine cloudbasierte Software auf Jahresbasis. Der Vertrag wird in Controllix mit der Kategorie Lizenzkosten, dem Abrechnungsintervall jährlich sowie dem zugehörigen Lieferanten erfasst. Beginn und Ende des Vertrags werden hinterlegt, das Vertragsdokument mit dem gespeicherten PDF verknüpft. Über das Dashboard-Widget Cashflow Diagramm fließen die Kosten automatisch in die Ausgabenübersicht ein.
Ein Büromietvertrag soll zum Jahresende gekündigt werden. In Controllix wird der Schalter Vertrag kündigen? aktiviert, die Kündigungsfrist eingetragen und das Datum Kündigungseingang bis gesetzt. Der Status wechselt auf gekündigt, sodass der Vertrag in Berichten und Auswertungen entsprechend gefiltert werden kann.
Auf der Startseite ist das Widget Cashflow Diagramm verfügbar. Es basiert auf mehreren frei wählbaren Komponenten (Umsatzvorschau, existierende Rechnungen und geplante Abschläge aus Aufträgen) und stellt Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens in einem Balken- oder Flächendiagramm gegenüber.
In diesem Abschnitt werden nur spezielle Felder bzw. Funktionalitäten des Moduls beschrieben, da alle allgemeinen brainX Funktionalitäten an anderer Stelle im Handbuch beschrieben sind.
2. Listenansicht
Die Listenansicht im Modul Controllix verfügt über die gewohnten Funktionalitäten einer Listenansicht. Detailliertere Informationen hierzu siehe Abschnitt Aufbau/Struktur - Listenansicht.
2.1. Aktionen
In der Listenansicht stehen – abhängig vom Modul – allgemeine Aktionen zur Verfügung. Eine Übersicht und Beschreibung aller allgemeinen Aktionen ist im Abschnitt Aktionen (Listenansicht) zu finden.
Modulspezifische Aktionen sind in diesem Modul nicht vorhanden.
3. Detailansicht
Im Auslieferungszustand verfügt die Detailansicht eines Datensatzes in einem Modul über Standardfelder, welche nachfolgend beschrieben werden.
3.1. Felder
Block Basisdaten
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Titel * | Bezeichnung des Kreditorenvertrags |
| Status |
|
| Kategorie |
|
| Abrechnung |
|
| Lieferant | Verknüpfter Lieferant |
| Vertrag kündigen? | Bei Aktivierung werden die Felder Kündigungsfrist und Kündigungseingang bis eingeblendet |
| Kündigungsfrist | Frist für die Kündigung des Vertrags (wird bei aktiviertem Schalter Vertrag kündigen? eingeblendet) |
| Kündigungseingang bis | Datum, bis zu dem die Kündigung eingegangen sein muss (wird bei aktiviertem Schalter Vertrag kündigen? eingeblendet) |
| Vertragsdokument | Verknüpftes Dokument zum Vertrag |
*Pflichtfeld
3.2. Aktionen
In der Detailansicht stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
3.2.1. Allgemeine Aktionen
- PDF Export
- Empfehlen
- Kopieren
- Löschen
- Änderungsverfolgung
Detaillierte Informationen zu den Aktionen siehe Abschnitt Aktionen (Detailansicht).
3.2.2. Modulspezifische Aktionen
| Aktion | Voraussetzung | Funktionalität |
|---|---|---|
| Neue E-Mail | Konfiguriertes E-Mail-Postfach | Öffnet den E-Mail-Editor mit Bezug auf den Controllix-Datensatz |
4. Praxisbeispiele
1 – Erfassung und Überwachung laufender Softwarekosten
Ein Unternehmen nutzt mehrere cloudbasierte Softwarelösungen, die monatlich oder jährlich abgerechnet werden. Um einen vollständigen Überblick über die laufenden Lizenzkosten zu behalten, wird für jede Softwarelizenz ein eigener Datensatz in Controllix angelegt.
Beim Anlegen wird der Titel der Software als Bezeichnung eingetragen, die Kategorie auf Lizenzkosten gesetzt und das Abrechnungsintervall (monatlich oder jährlich) festgelegt. Der zugehörige Lieferant wird verknüpft und das Vertragsdokument als hinterlegtes PDF referenziert. Beginn und Ende des Vertrags werden gepflegt, sodass auslaufende Verträge frühzeitig erkannt werden.
Alle erfassten Kosten fließen automatisch in das Dashboard-Widget Cashflow Diagramm ein und stehen dort als Ausgabenkomponente zur Verfügung. So lassen sich Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens in der Gesamtübersicht gegenüberstellen und fundierte Entscheidungen zur Kostenkontrolle treffen.
2 – Verwaltung eines Miet- oder Dienstleistungsvertrags mit Kündigungsoption
Ein Unternehmen hat einen laufenden Büromietvertrag, der zu einem bestimmten Termin gekündigt werden soll. Der Vertrag ist bereits in Controllix mit Status aktiv, Kategorie Mietkosten und Abrechnungsintervall monatlich erfasst.
Sobald die Kündigung beschlossen ist, wird im Datensatz der Schalter Vertrag kündigen? aktiviert. Dadurch werden die Felder Kündigungsfrist und Kündigungseingang bis eingeblendet und entsprechend befüllt. Der Status wird auf gekündigt gesetzt. Über die Aktion Neue E-Mail kann die Kündigungsbestätigung direkt aus dem Datensatz heraus an den Lieferanten versandt und die Kommunikation so am Datensatz dokumentiert werden.
In der Listenansicht lassen sich alle gekündigten Verträge über einen Filter gezielt herausfiltern, sodass der Überblick über aktive und auslaufende Verbindlichkeiten jederzeit gewährleistet ist.
3 – Gesamtüberblick über Unternehmensausgaben per Cashflow-Diagramm
Die Geschäftsführung möchte regelmäßig einen aktuellen Überblick über die Ausgabenstruktur des Unternehmens erhalten. Voraussetzung dafür ist, dass alle laufenden Kreditorenverträge vollständig und aktuell in Controllix gepflegt sind.
Sind alle relevanten Verträge – Softwarelizenzen, Mietkosten, Serverkosten, Personalkosten usw. – mit korrektem Abrechnungsintervall und Status erfasst, stehen diese Daten automatisch als Ausgabenkomponente im Dashboard-Widget Cashflow Diagramm zur Verfügung. Das Widget stellt Einnahmen und Ausgaben in einem Balken- oder Flächendiagramm gegenüber und ermöglicht so eine schnelle visuelle Einschätzung der finanziellen Lage.
Durch konsequente Pflege der Controllix-Datensätze wird das Cashflow-Diagramm zu einem verlässlichen Steuerungsinstrument für die Unternehmensführung.
5. Häufige Fragen
Ist Controllix auch in brainX CRM verfügbar?
Nein. Das Modul Controllix ist ausschließlich in der brainX APP verfügbar und steht in der brainX CRM-Version nicht zur Verfügung.
Was ist der Unterschied zwischen Controllix und dem Modul Verträge**?**
Das Modul Verträge bildet Debitorenverträge ab – also Verträge mit Kunden, aus denen Einnahmen entstehen. Controllix hingegen dient der Erfassung von Kreditorenverträgen – also Verträgen mit Lieferanten, die laufende Kosten des Unternehmens darstellen.
Welche Felder werden eingeblendet, wenn ich den Schalter Vertrag kündigen? aktiviere?
Bei Aktivierung des Schalters werden die Felder Kündigungsfrist und Kündigungseingang bis eingeblendet. Diese Felder sind ausschließlich bei aktiviertem Schalter sichtbar und bearbeitbar.
Wie wirken sich die in Controllix erfassten Verträge auf das Cashflow-Diagramm aus?
Alle aktiven Controllix-Datensätze mit einem gültigen Abrechnungsintervall fließen automatisch als Ausgabenkomponente in das Dashboard-Widget Cashflow Diagramm ein. Eine separate Konfiguration ist nicht erforderlich – die Daten werden direkt aus den gepflegten Datensätzen übernommen.
Kann ich ein Vertragsdokument direkt in Controllix hinterlegen?
Das Feld Vertragsdokument verknüpft den Datensatz mit einem im Modul Dokumente gespeicherten Dokument. Das Dokument muss daher zunächst im Modul Dokumente angelegt oder hochgeladen werden, bevor es im Controllix-Datensatz referenziert werden kann.
Kann ich gekündigte Verträge in der Listenansicht gezielt filtern?
Ja. Über die Filterfunktion in der Listenansicht kann nach dem Feld Status gefiltert werden. So lassen sich ausschließlich Datensätze mit dem Status gekündigt, aktiv oder inaktiv anzeigen.