Lieferscheine
Paket: FAKTURA
1. Allgemein
Das Modul Lieferscheine dient zur Abbildung von Lieferungen – insbesondere auch von Teillieferungen. Gelieferte Mengen werden auf Positionsebene im auslösenden Modul vermerkt.
Ein Auftrag umfasst 10 Stück eines Produkts, von denen zunächst 6 Stück verfügbar sind. Aus dem Auftrag heraus wird ein Lieferschein mit dem Lieferungstyp Teillieferung und der Liefermenge 6 erstellt. Das Lastwagen-Icon an der Position wechselt von schwarz auf grün, sobald die Restmenge mit einem weiteren Lieferschein vollständig geliefert wurde.
Alle bestellten Positionen eines Auftrags sind auf Lager. Aus dem Auftrag wird ein Lieferschein mit dem Lieferungstyp Komplettlieferung erstellt – die Liefermengen werden automatisch befüllt. Nach der Lieferung wird über die Aktion Neue Rechnung direkt aus dem Lieferschein heraus die Rechnung erstellt.
In diesem Abschnitt werden nur spezielle Felder bzw. Funktionalitäten des Moduls beschrieben, da alle allgemeinen brainX Funktionalitäten an anderer Stelle im Handbuch beschrieben sind.
2. Listenansicht
Die Listenansicht im Modul Lieferscheine verfügt über die gewohnten Funktionalitäten einer Listenansicht. Detailliertere Informationen hierzu siehe Abschnitt Aufbau/Struktur - Listenansicht.
2.1. Aktionen
In der Listenansicht stehen – abhängig vom Modul – allgemeine Aktionen zur Verfügung. Eine Übersicht und Beschreibung aller allgemeinen Aktionen ist im Abschnitt Aktionen (Listenansicht) zu finden.
Modulspezifische Aktionen sind in diesem Modul nicht vorhanden.
3. Detailansicht
3.1. Felder
Die folgende Tabelle beschreibt Pflichtfelder sowie Felder mit nicht offensichtlicher Funktion. Alle weiteren Felder sind selbsterklärend.
Block Basisdaten
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Titel * | Bezeichnung des Lieferscheins |
| Lieferdatum * | Datum der Lieferung |
| Status * | Aktueller Bearbeitungsstand des Lieferscheins |
*Pflichtfeld
Block Positionen - Grundeinstellungen
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Lieferungstyp |
|
Block Positionen
Im Block Positionen werden Produkte oder Lizenzen hinzugefügt und bei Bedarf Positionsgruppen zugewiesen. Die grundlegenden Funktionen entsprechen denen des Produktblocks – siehe Produktblock in Faktura Modulen.
Anzeige verknüpfter Lieferscheine
Bei jeder Position wird das Icon Lastwagen beim Feld Menge im Lager angezeigt, sofern weitere Lieferscheine zum aufgerufenen Datensatz vorhanden sind. Das Icon erscheint in den Modulen Lieferscheine, Deals und Aufträge.
- Icon schwarz → Bisher wurde nur eine Teilmenge geliefert
- Icon grün → Die gesamte Menge wurde geliefert
Nach dem Anklicken des Icons öffnet sich ein Popup mit allen verknüpften Lieferscheinen zum aktuellen Datensatz.
3.2. Aktionen
In der Detailansicht stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
3.2.1. Allgemeine Aktionen
- PDF Export
- Empfehlen
- Kopieren
- Löschen
- Änderungsverfolgung
Detaillierte Informationen zu den Aktionen siehe Abschnitt Aktionen (Detailansicht).
3.2.2. Modulspezifische Aktionen
| Aktion | Voraussetzung | Funktionalität |
|---|---|---|
| Neue Rechnung | – | Erstellt eine neue Rechnung und verknüpft sie mit dem Lieferschein |
| Status "Storniert" setzen | – | Setzt den Status des Lieferscheins auf Storniert |
| Retoure erstellen | – | Erstellt eine Retoure auf Basis des Lieferscheins |
| Neue E-Mail | Konfiguriertes E-Mail-Postfach | Öffnet den E-Mail-Editor mit Bezug auf den Lieferschein |
3.3. Erstellung eines Lieferscheins
Ein neuer Lieferschein kann auf folgende Arten erstellt werden:
- Modul Lieferscheine → Button Erstelle Lieferschein oder Aktion Erstelle in der Navigationsleiste
- Modul Deals → Aktion Erstelle Lieferschein in der Detailansicht
- Modul Aufträge → Aktion Erstelle Lieferschein in der Detailansicht
Die Aktion „Erstelle Lieferschein" in den Modulen Deals und Aufträge ist nur verfügbar, sie in der Modulverwaltung unter Layout - Verknüpfungen konfigurieren für das jeweilige Modul den Status aktiv hat.
3.3.1. Erstellung aus dem Modul Lieferscheine
Über den Button Erstelle Lieferschein oder die Aktion Erstelle in der Navigationsleiste wird die Erstellansicht geöffnet. Neben den Basisdaten muss in Positionen – Grundeinstellungen der Lieferungstyp und im Block Positionen mindestens ein Produkt oder eine Lizenz ausgewählt werden.
3.3.2. Erstellung aus dem Modul Deals
Nach dem Anklicken der Aktion Erstelle Lieferschein öffnet sich ein Popup. Felder wie Organisation, Kontakt und Positionen werden automatisch aus dem Deal übernommen. Im Popup werden Positionsgruppen, Positionen, Lagermenge, bestellte Menge sowie bereits gelieferte/reservierte Mengen angezeigt.
Bei Teillieferung muss die gewünschte Liefermenge manuell eingetragen werden. Bei Komplettlieferung wird die noch nicht gelieferte Menge automatisch eingetragen und das Feld Liefermenge ist gesperrt.
3.3.3. Erstellung aus dem Modul Aufträge
Der Ablauf entspricht dem der Erstellung aus dem Modul Deals – Felder werden aus dem Auftrag übernommen, und das Verhalten bei Teil- und Komplettlieferung ist identisch.
3.4. Lieferschein löschen
Ein Datensatz im Modul Lieferscheine wird beim Löschen sofort und endgültig aus der Datenbank entfernt – er wird nicht in den Papierkorb verschoben und kann nicht wiederhergestellt werden.
4. Praxisbeispiele
1 – Teillieferung zu einem Auftrag dokumentieren
Ein Auftrag über 10 Stück eines Produkts geht ein, jedoch sind zunächst nur 6 Stück auf Lager verfügbar. Aus dem Auftrag wird über die Aktion Erstelle Lieferschein ein Lieferschein erstellt. Im Popup wird der Lieferungstyp auf Teillieferung gesetzt und die Liefermenge manuell auf 6 eingetragen. Alle weiteren Felder – Organisation, Kontakt und Positionen – werden automatisch aus dem Auftrag übernommen.
Nach dem Speichern zeigt das Lastwagen-Icon an der Position im Auftrag schwarz an, dass noch eine Restmenge offen ist. Sobald die verbleibenden 4 Stück lieferbar sind, wird ein zweiter Lieferschein mit dem Lieferungstyp Teillieferung und der Restmenge 4 erstellt. Das Lastwagen-Icon wechselt daraufhin auf grün – die Gesamtmenge ist vollständig geliefert.
2 – Komplettlieferung mit direkt anschließender Rechnungsstellung
Alle bestellten Positionen eines Auftrags sind auf Lager. Aus dem Auftrag wird über die Aktion Erstelle Lieferschein ein Lieferschein mit dem Lieferungstyp Komplettlieferung erstellt. Die Liefermengen werden automatisch befüllt und das Feld Liefermenge ist gesperrt. Nach dem Speichern wird der Lieferschein als PDF exportiert und dem Kunden per E-Mail zugesandt.
Im Anschluss wird direkt aus dem Lieferschein über die modulspezifische Aktion Neue Rechnung die Rechnung erstellt und mit dem Lieferschein verknüpft. So ist der gesamte Prozess – Auftrag, Lieferung und Rechnung – lückenlos miteinander verbunden.
3 – Retoure auf Basis eines Lieferscheins erstellen
Ein Kunde meldet, dass zwei der gelieferten Produkte beschädigt angekommen sind und zurückgesandt werden sollen. In der Detailansicht des entsprechenden Lieferscheins wird über die modulspezifische Aktion Retoure erstellen ein Retourendatensatz angelegt, der automatisch mit dem Lieferschein verknüpft ist.
Die zurückgesandten Positionen und Mengen werden im Retourendatensatz erfasst. Der ursprüngliche Lieferschein bleibt unverändert erhalten; die Retoure dokumentiert den Rücksendeprozess separat und vollständig nachvollziehbar.
5. Häufige Fragen
Was bedeuten die Farben des Lastwagen-Icons an einer Position?
Das schwarze Lastwagen-Icon zeigt an, dass bisher nur eine Teilmenge der bestellten Menge geliefert wurde. Das grüne Icon signalisiert, dass die Gesamtmenge vollständig über einen oder mehrere Lieferscheine geliefert wurde. Nach dem Anklicken des Icons öffnet sich ein Popup mit allen verknüpften Lieferscheinen zum jeweiligen Datensatz.
Was ist der Unterschied zwischen „Teillieferung" und „Komplettlieferung"?
Bei Teillieferung wird die Liefermenge manuell eingetragen – es kann also eine beliebige Teilmenge der bestellten Positionen geliefert werden. Bei Komplettlieferung wird die noch nicht gelieferte Restmenge automatisch eingetragen und das Feld Liefermenge ist nicht mehr bearbeitbar.
Kann ich einen Lieferschein wiederherstellen, wenn er versehentlich gelöscht wurde?
Nein. Ein gelöschter Lieferschein wird sofort und endgültig aus der Datenbank entfernt – er wird nicht in den Papierkorb verschoben und kann nicht wiederhergestellt werden. Es empfiehlt sich daher, vor dem Löschen sicherzustellen, dass der Datensatz nicht mehr benötigt wird.
Aus welchen Modulen kann ich einen Lieferschein erstellen?
Ein Lieferschein kann direkt im Modul Lieferscheine über den Button Erstelle Lieferschein angelegt werden. Alternativ steht die Aktion Erstelle Lieferschein in der Detailansicht der Module Deals und Aufträge zur Verfügung – vorausgesetzt, die Verknüpfung ist in der Modulverwaltung unter Layout – Verknüpfungen konfigurieren auf aktiv gesetzt.
Kann ich aus einem Lieferschein direkt eine Rechnung erstellen?
Ja. Über die modulspezifische Aktion Neue Rechnung in der Detailansicht des Lieferscheins wird direkt eine neue Rechnung erstellt und mit dem Lieferschein verknüpft.