Gutschriften

Paket: FAKTURA

1. Allgemein

2. Listenansicht

Die Listenansicht im Modul Gutschriften verfügt über die gewohnten Funktionalitäten einer Listenansicht. Detailliertere Informationen hierzu siehe Abschnitt Aufbau/Struktur - Listenansicht.

2.1. Aktionen

In der Listenansicht stehen – abhängig vom Modul – allgemeine Aktionen zur Verfügung. Eine Übersicht und Beschreibung aller allgemeinen Aktionen ist im Abschnitt Aktionen (Listenansicht) zu finden.

Zusätzlich sind folgende modulspezifische Aktionen verfügbar:

Aktion	Voraussetzung	Funktionalität
DATEV Export	Integration DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 muss konfiguriert sein.	Exportiert die ausgewählten Eingangsrechnungen im DATEV-Format als ZIP-Datei – siehe Aktionen (Listenansicht) – DATEV Export
DATEV Rechnungsdatenservice 1.0	Integration DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 muss konfiguriert sein.	Überträgt die ausgewählten Eingangsrechnungen inklusive Sachkonten und Kostenstellen an DATEV – siehe Aktionen (Listenansicht) – DATEV Rechnungsdatenservice 1.0
DATEV Buchungsdatenservice	Integration DATEV Buchungsdatenservice muss konfiguriert sein.	Überträgt vollständige Buchungssätze der ausgewählten Eingangsrechnungen direkt an das DATEV-Rechenzentrum – siehe Aktionen (Listenansicht) – DATEV Buchungsdatenservice
DATEV Buchungsdatenexport	Integration DATEV Buchungsdatenservice muss konfiguriert sein.	Exportiert Buchungsdaten der ausgewählten Eingangsrechnungen im DATEV-Format – siehe Aktionen (Listenansicht)

3. Detailansicht

3.1. Felder

Die folgende Tabelle beschreibt Pflichtfelder sowie Felder mit nicht offensichtlicher Funktion. Alle weiteren Felder sind selbsterklärend.

Block Basisdaten

Feld	Beschreibung
Titel *	Bezeichnung der Gutschrift
Organisation *	Verknüpfte Organisation
Status	Aktueller Bearbeitungsstand der Gutschrift
Typ	Art des stornierten Rechnungstyps
Laufzeit	Laufzeit der Gutschrift (nur bei Typ Abo- oder Ratenzahlung)
Abrechnungsintervall	Turnus der Abrechnung (nur bei Typ Abo- oder Ratenzahlung)
Abrechnungszeitraum	Legt fest, ob die Abrechnung im Voraus oder im Nachhinein erfolgt
DATEV Export durchgeführt	Zeigt an, ob ein DATEV-Export für diese Gutschrift bereits durchgeführt wurde
Gebucht	Kennzeichnung, ob die Gutschrift gebucht wurde
original Buchungsbeleg	Verknüpftes Dokument mit dem originalen Buchungsbeleg
letzter Buchungsbeleg	Verknüpftes Dokument mit dem zuletzt erstellten Buchungsbeleg

*Pflichtfeld

Block Positionen

Block Positionen - Grundeinstellungen

Feld	Beschreibung
Währung	Auswahlliste aller in brainX aktiven Währungen – siehe Globale Einstellungen – Währungen & Steuern
Steuertyp	Steuertyp (ohne, Gruppe, Individuell), der bei Erstellung eines Datensatzes automatisch in den Produktblock übernommen wird
Sprache	--keine-- Deutsch English Francais Italian Spanish

Block Konditionen

Block Zahlungen

Im Block Zahlungen werden der noch offene Betrag sowie alle geleisteten Zahlungen zur Gutschrift angezeigt.

Block Zugferd/X-Rechnung

3.2. Aktionen

In der Detailansicht stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

3.2.1. Allgemeine Aktionen

• PDF Export
• Empfehlen
• Kopieren
• Löschen
• Änderungsverfolgung

Detaillierte Informationen zu den Aktionen siehe Abschnitt Aktionen (Detailansicht).

3.2.2. Modulspezifische Aktionen

Aktion	Voraussetzung	Funktionalität
Status "bezahlt" setzen	–	Setzt den Status der Gutschrift auf bezahlt
Neue E-Mail	Konfiguriertes E-Mail-Postfach	Öffnet den E-Mail-Editor mit Bezug auf die Gutschrift

4. Praxisbeispiele

1 – Gutschrift wegen nicht berücksichtigtem Rabatt ausstellen

Ein Kunde hat eine Rechnung über den vollen Betrag erhalten und bezahlt, obwohl ihm ein vereinbarter Mengenrabatt zustand. Um den zu viel bezahlten Betrag korrekt auszuweisen, wird eine Gutschrift angelegt.

Im Modul Gutschriften wird ein neuer Datensatz erstellt, die entsprechende Organisation verknüpft und die Gutschrift mit der ursprünglichen Rechnung referenziert. Im Produktblock wird der Rabattbetrag als Position eingetragen, Währung und Steuertyp werden entsprechend gesetzt. Im Block Konditionen werden die Standardgeschäftsbedingungen bei Bedarf angepasst. Anschließend wird die Gutschrift per PDF exportiert und über die Aktion Neue E-Mail direkt an den Kunden versandt. Nach Verarbeitung der Gutschrift wird der Status über Status „bezahlt" setzen aktualisiert.

2 – Gutschrift für eine Abo-Rechnung mit Laufzeit erstellen

Ein Kunde kündigt ein Abonnement zum Monatsende, hat aber bereits für das gesamte Quartal im Voraus bezahlt. Für den nicht genutzten Zeitraum soll eine Gutschrift ausgestellt werden.

Im Modul Gutschriften wird ein neuer Datensatz mit dem Typ Abo-Zahlung angelegt. Die Laufzeit wird auf den Restzeitraum gesetzt und das Abrechnungsintervall sowie der Abrechnungszeitraum werden entsprechend konfiguriert. Der Gutschriftsbetrag wird im Produktblock als Position erfasst. Die fertige Gutschrift wird als PDF exportiert und dem Kunden zugesandt. Im Block Zahlungen ist der offene Betrag jederzeit nachvollziehbar.

3 – Monatliche Gutschriften gesammelt an DATEV übertragen

Am Monatsabschluss sollen alle im Laufe des Monats erstellten Gutschriften an das Buchhaltungssystem DATEV übergeben werden. In der Listenansicht des Moduls Gutschriften werden alle relevanten Datensätze über den Filter DATEV Export durchgeführt = Nein gefiltert und per Checkbox markiert.

Über die modulspezifische Aktion DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 werden die Gutschriften inklusive Sachkonten und Kostenstellen direkt an DATEV übertragen. Das Feld DATEV Export durchgeführt wird bei allen übertragenen Datensätzen automatisch auf aktiv gesetzt, sodass beim nächsten Exportdurchlauf keine Doppelübertragung stattfindet.

5. Häufige Fragen

Was ist der rechtliche Unterschied zwischen einer Gutschrift und einer Stornorechnung?

Eine Gutschrift ist im umsatzsteuerrechtlichen Sinn eine besondere Form der Rechnung, bei der der Leistungsempfänger dem Leistungserbringer eine Rechnung ausstellt – also umgekehrt zur normalen Rechnungsstellung. Eine Stornorechnung hingegen hebt eine zuvor ausgestellte Rechnung buchhalterisch auf. In brainX werden beide Vorgänge in separaten Modulen abgebildet: Gutschriften im Modul Gutschriften, Stornierungen im Modul Stornos.

Kann ich eine Gutschrift direkt mit einer bestehenden Rechnung verknüpfen?

Ja. Über den Tab Relationen in der Detailansicht der Gutschrift kann eine Verknüpfung zur ursprünglichen Rechnung hergestellt werden. So bleibt der Zusammenhang zwischen Rechnung und Gutschrift im System nachvollziehbar.

Wofür werden die Felder „Laufzeit" und „Abrechnungsintervall" in einer Gutschrift verwendet?

Diese Felder stehen nur bei den Gutschriftstypen Abo-Zahlung und Ratenzahlung zur Verfügung. Sie definieren den Zeitraum sowie den Turnus, auf den sich die Gutschrift bezieht – beispielsweise bei der Rückerstattung eines bereits bezahlten, aber nicht genutzten Abonnementzeitraums.

Was zeigt der Block „Zahlungen" in einer Gutschrift?

Im Block Zahlungen werden der noch offene Betrag der Gutschrift sowie alle bereits geleisteten Zahlungen angezeigt. So ist auf einen Blick ersichtlich, ob die Gutschrift bereits vollständig verrechnet oder noch offen ist.

Welche DATEV-Exportmöglichkeiten stehen im Modul Gutschriften zur Verfügung?

Es stehen dieselben vier Exportmöglichkeiten wie im Modul Rechnungen zur Verfügung: DATEV Export (ZIP-Datei), DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 (direkte Übertragung mit Sachkonten), DATEV Buchungsdatenservice (vollständige Buchungssätze ans Rechenzentrum) und DATEV Buchungsdatenexport (Export im DATEV-Format). Alle erfordern die jeweilige konfigurierte DATEV-Integration.

Kann ich den Status einer Gutschrift manuell auf „bezahlt" setzen?

Ja. Über die modulspezifische Aktion Status „bezahlt" setzen in der Detailansicht wird der Status der Gutschrift direkt auf bezahlt gesetzt, ohne dass eine Zahlung im Block Zahlungen manuell eingetragen werden muss.