Datensatznummern
Paket: BASIS
1. Allgemein
Im Einstellungspunkt “Datensatznummern” werden je Modul die Nummernkreise der Datensätze konfiguriert.
2. Nummernkreise
Eine Datensatznummer besteht aus einem Präfix und einer fortlaufenden Nummer.
Der Präfix und die Nummerierung kann jederzeit geändert werden, solange die neue Eingabe in Kombination nicht vorher schon in Verwendung war.
Der Präfix kann bei Bedarf angepasst werden. Durch Anklicken eines Wertes in den Spalten “Präfix” und “Nächste Nummer” sind diese direkt bearbeitbar.
Aktive Nummernkreise - Präfix bearbeiten
Ist ein Präfix in Kombination mit einer bestimmten Nummer einmal vergeben, kann diese Kombination - durch Änderung des Präfix und der nächsten Nummer - nicht wiederverwendet werden.
Beim Import von Datensätzen werden der Präfix und die fortlaufende Nummerierung je Datensatz automatisch vergeben.
Soll bei einem Datenimport eine bestehende Kundennummer übernommen werden, diese ist aber in der Ausgangsdatei nicht durchgängig fortlaufend, dann kann durch das Einfügen von Testdatensätzen die korrekte Fortführung der Nummerierung ermöglicht werden.
Ein Beispiel für einen Kontaktimport:
- Kontakt 1 / KdNr. 1
- Kontakt 2 / KdNr. 3
Damit Kontakt 2 nun auch in brainX die KdNr. 3 erhält, muss zwischen Kontakt 1 und 2 in der Ausgangsdatei (CSV) ein weiterer “Testkontakt“ eingefügt werden.
3. Praxisbeispiele
1 - Präfix nach Unternehmensrebranding anpassen
Ausgangssituation: Ein Unternehmen hat seinen Namen geändert und möchte, dass neue Rechnungen künftig mit dem neuen Kürzel beginnen - z. B. statt RE- künftig MN-.
Vorgehen: In den Datensatznummern wird in der Zeile des Moduls Rechnungen der Präfix direkt im Feld angeklickt und auf den neuen Wert geändert. Nach dem Speichern erhalten alle neu angelegten Rechnungen automatisch die neue Nummerierung.
Ergebnis: Neue Rechnungen tragen das aktualisierte Kürzel. Bereits bestehende Rechnungen behalten ihre ursprüngliche Nummer - die Kontinuität der Datensätze bleibt erhalten.
2 - Bestehende Kundennummern beim Datenimport übernehmen
Ausgangssituation: Ein Unternehmen wechselt zu brainX und möchte beim Import seiner Kontakte die bestehenden Kundennummern aus dem alten System beibehalten. Die Nummern sind jedoch nicht lückenlos fortlaufend.
Vorgehen: In der Importdatei (CSV) werden zwischen den Kontakten mit nicht aufeinanderfolgenden Nummern Testkontakte als Lückenhalter eingefügt, sodass die Nummerierung in der Datei durchgängig fortlaufend ist. Der Präfix und die Startnummer werden in den Datensatznummern entsprechend gesetzt. Nach dem Import werden die Testkontakte wieder gelöscht.
Ergebnis: Alle importierten Kontakte erhalten die korrekten Kundennummern aus dem Altsystem. Die Nummernkontinuität ist gewährleistet.
3 - Nummernkreis für ein Modul neu starten
Ausgangssituation: Ein Unternehmen hat brainX zunächst in einer Testphase genutzt und dabei zahlreiche Testdatensätze angelegt. Nach dem Produktivstart soll die Nummerierung von vorne beginnen.
Vorgehen: In den Datensatznummern wird für das gewünschte Modul die Nächste Nummer auf den gewünschten Startwert gesetzt - z. B. auf 1. Dabei ist darauf zu achten, dass die neue Kombination aus Präfix und Nummer noch nicht in Verwendung war. Gegebenenfalls wird zusätzlich ein neuer Präfix vergeben, um Konflikte mit Testnummern zu vermeiden.
Ergebnis: Neue Produktivdatensätze starten mit einer sauberen, definierten Nummerierung. Bestehende Testdatensätze behalten ihre alten Nummern und lassen sich so leicht identifizieren.
4. Häufige Fragen
Kann ich eine bereits verwendete Präfix-Nummern-Kombination erneut vergeben?
Nein. Wurde eine Kombination aus Präfix und Nummer einmal vergeben, kann sie nicht wiederverwendet werden — auch nicht nach einer Änderung des Präfix oder der Startnummer. Dies dient der eindeutigen Identifizierbarkeit aller Datensätze im System.
Was passiert mit bestehenden Datensätzen, wenn ich den Präfix ändere?
Bereits angelegte Datensätze behalten ihre ursprüngliche Nummer. Die Änderung des Präfix wirkt sich ausschließlich auf neu angelegte Datensätze aus.
Kann ich die Nummernkreise für alle Module individuell konfigurieren?
Ja, für jedes Modul wird ein eigener Nummernkreis mit individuellem Präfix und eigener fortlaufender Nummer geführt. Die Konfiguration erfolgt je Modul unabhängig voneinander.
Werden beim Import Datensatznummern automatisch vergeben?
Ja, beim Import werden Präfix und fortlaufende Nummer je Datensatz automatisch auf Basis des aktuell konfigurierten Nummernkreises vergeben. Sollen beim Import bestehende Nummern aus einem Altsystem übernommen werden, ist die Importdatei entsprechend vorzubereiten - bei nicht lückenlos fortlaufenden Nummern müssen Testkontakte als Lückenhalter eingefügt werden.
Kann ich die Nächste Nummer jederzeit manuell anpassen?
Ja, der Wert im Feld Nächste Nummer ist jederzeit direkt bearbeitbar. Dabei ist zu beachten, dass die neue Kombination aus Präfix und Nummer nicht bereits vergeben sein darf. Im Zweifelsfall empfiehlt sich zusätzlich eine Anpassung des Präfix, um Konflikte mit bestehenden Nummern sicher auszuschließen.