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Automatisierungen - Beispiele

Zuletzt aktualisiert: 2026-08-26 38 Min. Lesezeit

Paket: BASIS

1. Beispiele zu Automatisierungen

Die nachfolgend beschriebenen Automatisierungen sollen anhand von konkreten Beispielen aufzeigen, welche Vielfalt und Flexibilität Automatisierungen in der Praxis bieten.

Hinweis

Auslöser, Bedingungen und Aktionen werden in den nachfolgenden Beschreibungen auch als “Knoten” bezeichnet!

Info

In unserem YouTube-Kanal steht im Video zum Thema Automatisierungen ein Praxisbeispiel (Minute 30:36) zur Verfügung, das zusätzlich auch die Vermeidung von Zyklen behandelt.

1.1. Sales Prozess

Hinweis

Die Automatisierung “Sales Prozess” beinhaltet Auslöser/Bedingungen/Aktionen für das Modul Verträge, welche nur in der CRM-Version brainX APP verfügbar sind!

Die Automatisierung “Sales Prozess” bildet den kompletten Prozess von der Erstellung eines Deals, über die Erstellung eines Vertrags und der Abrechnung von Projekten bis hin zur Erstellung von Rechnungen dar.

Kurzbeschreibung des Ablaufs:

  • Sobald ein Deal auf “gewonnen” gesetzt wurde, wird autom. ein Auftrag erstellt.
  • Nach der Erstellung des Auftrags wird ein Datensatz im Modul Verträge erstellt und nachfolgend wird der Titel des Vertrags aktualisiert. Zusätzlich wird der Titel des Auftrags aktualisiert.
  • Je nachdem ob im autom. erstellten Auftrag das Feld “Projekt Abschläge” den Wert “ja” oder “nein” hat, folgen weitere Knoten:
    • Feld “Projekt Abschläge” hat den Wert “ja” → es wird eine Abschlagsrechnung und eine (Gesamt-)Rechnung erzeugt, wobei die Titel der Rechnungen nachfolgend aktualisiert werden.
    • Feld “Projekt Abschläge” hat den Wert “nein” → es wird eine (Gesamt-)Rechnung erzeugt, wobei der Titel der Rechnung nachfolgend aktualisiert wird.

Der komplette Prozess - bestehend aus 15 Knoten (Auslöser, Bedingungen und Aktionen) - stellt sich in der Übersicht wie folgt dar:

automatisierung_beispiel_sales_uebersicht.pngÜbersicht Sales Prozess

Die genaue Konfiguration der einzelnen, Auslöser, Bedingungen und Aktionen kann den nachfolgenden Screenshots und Beschreibungen entnommen werden.

1.1.1. Deal wird gespeichert (Auslöser)

Die Automatisierung beginnt mit der Speicherung eines Datensatzes im Modul Deals (Auslöser).

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

automatisierung_beispiel_sales_step_1.pngAuslöser „Deal wird gespeichert"

1.1.2. Deal wurde gewonnen (Bedingung)

Die Bedingung, dass nach der Speicherung eines Deals weitere Knoten durchlaufen werden, ist dass der Deal im Feld “Status” den Wert “gewonnen” hat.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

automatisierung_beispiel_sales_step_2.pngBedingung „Deal wurde gewonnen"

1.1.3. Erstelle Auftrag (Aktion)

Wurde ein Deal erstellt, welcher im Feld “Status” den Wert “gewonnen” hat, wird ein Datensatz im Modul Aufträge erstellt.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

automatisierung_beispiel_sales_step_3.pngAktion „Erstelle Auftrag"

1.1.4. Auftrag wurde erstellt (Auslöser)

Nach der Erstellung eines Auftrags folgt ein weiterer Auslöser.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

automatisierung_beispiel_sales_step_4.pngAuslöser „Auftrag wurde erstellt"

1.1.5. Erstelle Vertrag (Aktion)

Hinweis

Auslöser/Bedingungen/Aktionen für das Modul Verträge sind nur in der CRM-Version brainX APP verfügbar!

Wurde ein Auftrag erstellt, wird nun ein Datensatz im Modul Verträge erstellt.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

automatisierung_beispiel_sales_step_5.pngAktion „Erstelle Vertrag"

1.1.6. Vertrag wurde gespeichert (Auslöser)

Hinweis

Auslöser/Bedingungen/Aktionen für das Modul Verträge sind nur in der CRM-Version brainX APP verfügbar!

Nach der Erstellung eines Vertrags folgt ein weiterer Auslöser.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

automatisierung_beispiel_sales_step_9.pngAuslöser „Vertrag wurde gespeichert"

1.1.7. Aktualisiere Titel im Vertrag (Aktion)

Hinweis

Auslöser/Bedingungen/Aktionen für das Modul Verträge sind nur in der CRM-Version brainX APP verfügbar!

Wurde ein Auftrag erstellt, wird nun der Titel des neu erstellten Datensatzes im Modul Verträge aktualisiert.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

automatisierung_beispiel_sales_step_10.pngAktion „Aktualisiere Titel im Vertrag"

Für das Feld “Vertragstitel” wird die Funktionalität “Wert setzen” (Icon “Puzzle”) genutzt.

Der Vertragstitel setzt sich aus der Vertragsnr. und dem Namen der Organisation, welche durch einen Bindestrich getrennt sind, zusammen.

automatisierung_beispiel_sales_step_10_feld_vertragstitel.pngWert setzen im Feld Vertragstitel

1.1.8. Aktualisiere Titel im Auftrag (Aktion)

Wurde ein Auftrag erstellt, wird nun der Titel des neu erstellten Datensatzes im Modul Aufträge aktualisiert.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

automatisierung_beispiel_sales_step_6.pngAktion „Aktualisiere Titel im Auftrag"

Für das Feld “Titel” wird die Funktionalität “Wert setzen” (Icon “Puzzle”) genutzt.

Der Titel setzt sich aus der Auftragsnr. und dem Namen der Organisation, welche durch einen Bindestrich getrennt sind, zusammen.

automatisierung_beispiel_sales_step_6_feld_titel.pngWert setzen im Feld Titel

1.1.9. Abrechnung mit Projektabschlägen (Bedingung)

Die Bedingung, dass nach der Speicherung eines Auftrags weitere Knoten durchlaufen werden, ist dass der Auftrag im Feld “Projekt Abschläge” den Wert “ja” hat.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

automatisierung_beispiel_sales_step_7.pngBedingung „Abrechnung mit Projektabschlägen"

1.1.10. Erstelle ersten Abschlag für Projekt (Aktion)

Wurde ein Auftrag erstellt, welche im Feld “Projekt Abschläge” den Wert “ja” hat, wird nun ein Datensatz im Modul Rechnungen erstellt.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

automatisierung_beispiel_sales_step_8.pngAktion „Erstelle ersten Abschlag für Projekt"

Für das Feld “Fälligkeit” wird die Funktionalität “Wert setzen” (Icon “Puzzle”) genutzt.

Das Datum der Fälligkeit ist das aktuelle Datum + 14 Tage.

automatisierung_beispiel_sales_step_8_feld_faelligkeit.pngWert setzen für Feld Fälligkeit

1.1.11. Erstelle einmalige Rechnung (Aktion)

Wurde ein Auftrag erstellt, welche im Feld “Projekt Abschläge” den Wert “ja” hat, wird nun einmalig ein Datensatz im Modul Rechnungen erstellt.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

automatisierung_beispiel_sales_step_11.pngAktion „Erstelle einmalige Rechnung"

Für das Feld “Fälligkeit” wird die Funktionalität “Wert setzen” (Icon “Puzzle”) genutzt.

Das Datum der Fälligkeit ist das aktuelle Datum + 14 Tage.

automatisierung_beispiel_sales_step_11_feld_faelligkeit.pngWert setzen für Feld Fälligkeit

1.1.12. Abrechnung ohne Projektabschläge (Bedingung)

Die Bedingung, dass nach der Speicherung eines Auftrags weitere Knoten durchlaufen werden, ist dass der Auftrag im Feld “Projekt Abschläge” den Wert “nein” hat.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

automatisierung_beispiel_sales_step_14.pngBedingung „Abrechnung ohne Projektabschläge"

1.1.13. Erstelle gesamte Rechnung (Aktion)

Wurde ein Auftrag erstellt, welche im Feld “Projekt Abschläge” den Wert “nein” hat, wird nun einmalig ein Datensatz im Modul Rechnungen erstellt.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

automatisierung_beispiel_sales_step_16.pngAktion „Erstelle gesamte Rechnung"

Für das Feld “Fälligkeit” wird die Funktionalität “Wert setzen” (Icon “Puzzle”) genutzt.

Das Datum der Fälligkeit ist das aktuelle Datum + 14 Tage.

automatisierung_beispiel_sales_step_16_feld_faelligkeit.pngWert setzen für Feld Fälligkeit

1.1.14. Rechnung wurde gespeichert (Auslöser)

Nach der Erstellung einer Rechnung folgt ein weiterer Auslöser.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

automatisierung_beispiel_sales_step_12.pngAuslöser „Rechnung wurde gespeichert"

1.1.15. Aktualisiere Titel in der Rechnung (Aktion)

Wurde eine Rechnung gespeichert, wird nun der Titel des neu erstellten Datensatzes im Modul Rechnungen aktualisiert.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

automatisierung_beispiel_sales_step_13.pngAktion „Aktualisiere Titel in der Rechnung"

Für das Feld “Titel” wird die Funktionalität “Wert setzen” (Icon “Puzzle”) genutzt.

Der Titel setzt sich aus dem Text “Rechnung zum Auftrag” und der Auftragsnr. zusammen.

automatisierung_beispiel_sales_step_13_feld_titel.pngWert setzen Feld Titel

1.2. Briefanrede

Die Automatisierung “Briefanrede” erstellt automatisch die Werte für das Feld “Briefanrede”, abhängig davon welche Werte im Feld “Anrede” im Datensatz des Moduls Leads vorhanden sind.

Das Feld “Briefanrede” kann z.B. als Platzhalter in PDF Vorlagen oder E-Mail Vorlagen genutzt werden.

Hinweis

Das nachfolgende Beispiel der Automatisierung “Briefanrede” ist hier lediglich für das Modul Leads konfiguriert.

Wenn die Briefanrede auch für das Modul Kontakte automatisiert erstellt werden soll, kann die Automatisierung “Briefanrede” entsprechend erweitert werden.

Kurzbeschreibung des Ablaufs:

  • Wird ein Datensatz im Modul Leads erstellt, findet eine Prüfung auf das Feld “Anrede” statt. Abhängig vom Ergebnis der Prüfung, wird ein entsprechender Wert in das Feld “Briefanrede” geschrieben.
  • Wird das Feld “Anrede” oder “Nachname” in einem Datensatz des Moduls Leads geändert, findet eine Prüfung auf das Feld “Anrede” statt. Abhängig vom Ergebnis der Prüfung, wird ein entsprechender Wert in das Feld “Briefanrede” geschrieben.

Der komplette Prozess - bestehend aus 14 Knoten (Auslöser, Bedingungen und Aktionen) - stellt sich in der Übersicht wie folgt dar:

automatisierung_beispiel_briefanrede_uebersicht.pngÜbersicht Briefanrede

Die genaue Konfiguration der einzelnen, Auslöser, Bedingungen und Aktionen kann den nachfolgenden Screenshots und Beschreibungen entnommen werden.

Da die Automatisierung zwei voneinander unabhängige Teile besitzt, werden diese auch separat beschrieben:

1.2.1. Datensatz wurde erstellt

1.2.1.1. Datensatz erstellt (Auslöser)

Der Auslöser ist die Erstellung eines Datensatzes im Modul Leads.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

automatisierung_beispiel_briefanrede_step_15.pngAuslöser „Datensatz erstellt"

1.2.1.2. Prüfung | Anrede “Herr” (Bedingung)

Nach der Erstellung des Datensatzes findet eine Prüfung statt, ob im Feld “Anrede” der Wert “Herr” vorhanden ist.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

automatisierung_beispiel_briefanrede_step_16.pngBedingung Anrede „Herr"

1.2.1.3. Setze Briefanrede (Aktion)

Wurden die Bedingungen Feld “Briefanrede” ist leer und Feld “Anrede” ist “Herr” erfüllt, wird im Feld “Briefanrede” ein entsprechender Wert eingetragen.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

automatisierung_beispiel_briefanrede_step_21.pngAktion „Setze Briefanrede"

Für das Feld “Briefanrede” wird die Funktionalität “Wert setzen” (Icon “Puzzle”) genutzt.

Die Briefanrede setzt sich aus dem Text “Sehr geehrter Herr ” und dem Nachnamen zusammen. Zu beachten ist hier, dass auf das Wort “Herr” noch ein Leerzeichen folgt.

automatisierung_beispiel_briefanrede_step_21_feld_briefanrede.pngWert setzen im Feld Briefanrede

1.2.1.4. Prüfung | Anrede “Frau” (Bedingung)

Nach der Erstellung des Datensatzes findet eine Prüfung statt, ob im Feld “Anrede” der Wert “Frau” vorhanden ist.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

automatisierung_beispiel_briefanrede_step_17.pngBedingung Anrede „Frau"

1.2.1.5. Setze Briefanrede (Aktion)

Wurden die Bedingungen Feld “Briefanrede” ist leer und Feld “Anrede” ist “Frau” erfüllt, wird im Feld “Briefanrede” ein entsprechender Wert eingetragen.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

automatisierung_beispiel_briefanrede_step_20.pngAktion „Setze Briefanrede"

Für das Feld “Briefanrede” wird die Funktionalität “Wert setzen” (Icon “Puzzle”) genutzt.

Die Briefanrede setzt sich aus dem Text “Sehr geehrte Frau ” und dem Nachnamen zusammen. Zu beachten ist hier, dass auf das Wort “Frau” noch ein Leerzeichen folgt.

automatisierung_beispiel_briefanrede_step_20_feld_briefanrede.pngWert setzen im Feld Briefanrede

1.2.1.6. Prüfung | Anrede “--ohne--” (Bedingung)

Nach der Erstellung des Datensatzes findet eine Prüfung statt, ob im Feld “Anrede” der Wert “--ohne--” vorhanden ist.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

automatisierung_beispiel_briefanrede_step_18.pngBedingung Anrede „--ohne--"

1.2.1.7. Setze Briefanrede (Aktion)

Wurden die Bedingungen Feld “Briefanrede” ist leer und Feld “Anrede” ist “--ohne--” erfüllt, wird im Feld “Briefanrede” ein entsprechender Wert eingetragen.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

automatisierung_beispiel_briefanrede_step_19.pngAktion „Setze Briefanrede"

Für das Feld “Briefanrede” wird hier nicht die Funktionalität “Wert setzen” (Icon “Puzzle”) genutzt, sondern es wird der statische Text “Sehr geehrte Damen und Herren “ eingetragen. Zu beachten ist hier, dass auf das Wort “Herren” noch ein Leerzeichen folgt.

1.2.2. Datensatz wurde geändert

1.2.2.1. Datensatz geändert (Auslöser)

Der Auslöser ist die Änderung der Felder “Anrede” oder “Nachname” eines Datensatzes im Modul Leads.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

automatisierung_beispiel_briefanrede_step_23.pngAuslöser „Datensatz geändert"

1.2.2.2. Prüfung | Anrede “Herr” (Bedingung)

Nach der Änderung eines Datensatzes findet eine Prüfung statt, ob der Wert im Feld “Anrede” “Herr” ist und ob sich die Werte der Felder “Anrede” oder “Nachname” geändert haben.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

automatisierung_beispiel_briefanrede_step_24.pngBedingung Anrede „Herr" und „Anrede" oder „Nachname" wurde geändert

1.2.2.3. Setze Briefanrede (Aktion)

Wurden die Bedingungen Wert im Feld “Anrede” ist “Herr” und die Werte der Felder “Anrede” oder “Nachname” haben sich geändert erfüllt, wird im Feld “Briefanrede” ein entsprechender Wert eingetragen.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

automatisierung_beispiel_briefanrede_step_27.pngAktion „Setze Briefanrede"

Für das Feld “Briefanrede” wird die Funktionalität “Wert setzen” (Icon “Puzzle”) genutzt.

Die Briefanrede setzt sich aus dem Text “Sehr geehrter Herr ” und dem Nachnamen zusammen. Zu beachten ist hier, dass auf das Wort “Herr” noch ein Leerzeichen folgt.

automatisierung_beispiel_briefanrede_step_27_feld_briefanrede.pngWert setzen im Feld Briefanrede

1.2.2.4. Prüfung | Anrede “Frau” (Bedingung)

Nach der Änderung eines Datensatzes findet eine Prüfung statt, ob der Wert im Feld “Anrede” “Frau” ist und ob sich die Werte der Felder “Anrede” oder “Nachname” geändert haben.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

automatisierung_beispiel_briefanrede_step_25.pngBedingung Anrede „Frau" und „Anrede" oder „Nachname" wurde geändert

1.2.2.5. Setze Briefanrede (Aktion)

Wurden die Bedingungen Wert im Feld “Anrede” ist “Frau” und die Werte der Felder “Anrede” oder “Nachname” haben sich geändert erfüllt, wird im Feld “Briefanrede” ein entsprechender Wert eingetragen.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

automatisierung_beispiel_briefanrede_step_28.pngAktion „Setze Briefanrede"

Für das Feld “Briefanrede” wird die Funktionalität “Wert setzen” (Icon “Puzzle”) genutzt.

Die Briefanrede setzt sich aus dem Text “Sehr geehrte Frau ” und dem Nachnamen zusammen. Zu beachten ist hier, dass auf das Wort “Frau” noch ein Leerzeichen folgt.

automatisierung_beispiel_briefanrede_step_28_feld_briefanrede.pngWert setzen im Feld Briefanrede

1.2.2.6. Prüfung | Anrede “--ohne--” (Bedingung)

Nach der Änderung eines Datensatzes findet eine Prüfung statt, ob der im Feld “Anrede” geändert wurde und der Wert “--ohne--” vorhanden ist.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

automatisierung_beispiel_briefanrede_step_26.pngBedingung Anrede „--ohne--" und „Anrede" wurde geändert

1.2.2.7. Setze Briefanrede (Aktion)

Wurden die Bedingungen Feld “Anrede” geändert wurde und der Wert “--ohne--” ist vorhanden ist, wird im Feld “Briefanrede” ein entsprechender Wert eingetragen.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

automatisierung_beispiel_briefanrede_step_29.pngAktion „Setze Briefanrede"

Für das Feld “Briefanrede” wird hier nicht die Funktionalität “Wert setzen” (Icon “Puzzle”) genutzt, sondern es wird der statische Text “Sehr geehrte Damen und Herren “ eingetragen. Zu beachten ist hier, dass auf das Wort “Herren” noch ein Leerzeichen folgt.

1.3. Neukunde – Deal gewonnen

Die Automatisierung “2.0 | Neukunde – Deal gewonnen” bildet den vollständigen Prozess nach einem gewonnenen Neukundenabschluss ab: von der automatischen Erstellung von Aufträgen, Projekt, Vertrag und Rechnungen bis hin zum Versand der entsprechenden Dokumente an den Kunden.

Hinweis

Die folgende Beschreibung bezieht sich auf die Automatisierung in brainX APP. Diese Version nutzt das Modul Verträge, das ausschließlich in brainX APP verfügbar ist. In brainX CRM ist die Automatisierung ebenfalls enthalten, jedoch in einer reduzierten Variante ohne die vertragsrelevanten Auslöser und Aktionen (Abschnitte 1.3.5.2. bis 1.3.5.9.). Bei der Auslieferung ist die Automatisierung in beiden Versionen deaktiviert (Status inaktiv).

Info

Eine detaillierte Beschreibung der Automatisierung “2.0 | Neukunde – Deal gewonnen” ist im Video brainX Automation – Neukundenprozess mit DocuSign auf dem brainX YouTube-Kanal verfügbar.

Aufbau und Struktur

Die Automatisierung ist bewusst modular aufgebaut und besteht aus einer Hauptautomatisierung sowie zwei Subautomatisierungen:

AutomatisierungFunktion
2.0 | Neukunde – Deal gewonnenHauptautomatisierung: erstellt Aufträge, Vertrag, Projekt und Rechnungen
2.6 | Auftrag an Kunde senden und Info an BenutzerSubautomatisierung: aktualisiert den Auftragstitel und versendet die Auftragsbestätigung
7.1 | Faktura – Versandprozess RechnungenSubautomatisierung: aktualisiert den Rechnungstitel und versendet die Rechnung

Die Subautomatisierungen werden bewusst ausgelagert, damit sie auch in anderen Prozessen (z. B. Bestandskunde, Projektprozess) wiederverwendet werden können.

automatisierung_beispiel_neukunde_deal_gewonnen.pngÜbersicht „2.0 | Neukunde – Deal gewonnen"

Hinweis

Automatisierungen können aus einer Vielzahl von Knoten bestehen – Auslöser, Bedingungen und Aktionen. Da komplexe Automatisierungen schnell unübersichtlich werden, trägt jede Kachel eine systemseitige Nummer, die rechts unten angezeigt wird. In den nachfolgenden Abschnitten wird jeder Knoten mit Name, Art und Nummer als Überschrift aufgeführt, um die Orientierung zu erleichtern. Beispiele:

  • Datensatz gespeichert (Auslöser - #55)
  • Neukunde Filter (Bedingung - #59)
  • Deal gewonnen (Aktion - #54)

Kurzbeschreibung des Ablaufs

Der Prozess startet, sobald ein Deal als gewonnen markiert wird – entweder durch eine digitale Unterschrift (via DocuSign oder DocuSeal) oder durch manuelles Setzen des Status auf gewonnen.

Anschließend laufen parallel mehrere Stränge:

  • Die Organisation wird auf den Typ Kunde gesetzt.
  • Es werden zwei Aufträge erstellt:
    • Auftrag 1 enthält die Standardpositionen (Hardware, Subscription, Dienstleistung, Extra Services).
    • Auftrag 2 enthält ausschließlich Customizing-Positionen und dient als Grundlage für das Customizing-Projekt.
  • Ein Vertrag wird auf Basis der Subscription-Positionen erstellt; eine Vertragsauskunft wird per E-Mail an den Kunden gesendet.
  • Ein Projekt wird auf Basis des Customizing-Auftrags erstellt; abhängig vom konfigurierten Abschlagsplan werden eine oder mehrere Rechnungen erzeugt.
  • Eine Einmalrechnung wird für nicht projektgebundene Einmalpositionen erstellt.
  • Die Subautomatisierungen übernehmen den Versand von Auftragsbestätigung und Rechnung.

Die Beschreibungen der Knoten wurden in thematische Bereiche aufgeteilt:

Unterschied: Digitale Unterschrift vs. manuell gewonnen

Ein zentrales Merkmal der Automatisierung ist die Unterscheidung zwischen zwei Auslösewegen:

Digitale Unterschrift (DocuSign / DocuSeal)Manuell auf gewonnen gesetzt
ErkennungFeld Unterschriftsprozess gestartet am ist nicht leerFeld Unterschriftsprozess gestartet am ist leer
Positionsübernahme in AuftragNur Positionen mit Checkbox Beauftragte Position (vom Kunden im Angebot ausgewählt)Alle Positionen im Deal
Rückmeldung an BenutzerBenachrichtigung (Glocke), da der Prozess jederzeit im Hintergrund laufen kannHinweisbox (Erfolgsmeldung direkt im UI), da ein Benutzer aktiv vor dem Bildschirm sitzt

Abschlagsplan für das Customizing-Projekt

Ist ein Customizing-Projekt Teil des Deals, wird der Abrechnungstyp anhand des hinterlegten Abschlagsplans bestimmt:

AbschlagsplanRechnungstyp
Kein Abschlagsplan vorhandenStandardrechnung (100 %)
Abschlagsplan vorhanden (z. B. 50/50, 40/30/30)Abschlagsrechnungen mit konfigurierbarem Prozentsatz

Bei Abschlagsrechnungen kann zusätzlich gewählt werden, ob der Abschlag auf die Menge oder auf den Preis angewendet wird:

  • Abschlag auf Menge (Standard): Preis bleibt stabil, Menge wird anteilig reduziert. Beispiel: 40 Stunden × 220 € → erste Abschlagsrechnung: 20 Stunden × 220 €.
  • Abschlag auf Preis: Menge bleibt stabil, Preis wird anteilig reduziert. Beispiel: 40 Stunden × 220 € → erste Abschlagsrechnung: 40 Stunden × 110 €.

Titel-Aktualisierung (zweistufiger Prozess)

Titel von Aufträgen und Rechnungen, die die Datensatznummer enthalten sollen, werden nachgelagert aktualisiert: Die Nummer wird erst nach dem ersten Speichern des Datensatzes vergeben. Deshalb wird der Datensatz zunächst gespeichert, und in einem zweiten Schritt – ausgelöst durch eine eigene Checkbox (Titel aktualisieren) – wird der Titel mit der Nummer befüllt.

1.3.1. Prozessstart und Auslöser

1.3.1.1. Deal speichern (Auslöser - #1)

Reagiert auf jede Speicherung eines Deal-Datensatzes. Dieser Auslöser ist der Einstiegspunkt für den manuellen Prozessweg (Deal wird manuell auf gewonnen gesetzt). Die nachgelagerte Bedingung #2 filtert, ob die relevanten Kriterien erfüllt sind.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

1_ausloeser_deal_speichern.pngDeal speichern (Auslöser - #1)

1.3.1.2. DocuSign: Unterschrift erhalten (Auslöser - #52)

Wird ausgelöst, sobald DocuSign eine abgeschlossene Signatur an brainX zurückmeldet. Startet den digitalen Prozessweg für Neukunden, die ein Angebot über DocuSign unterschrieben haben.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

52_ausloeser_docusign_unterschrift_erhalten.pngDocuSign: Unterschrift erhalten (Auslöser - #52)

1.3.1.3. DocuSeal: Unterschrift erhalten (Auslöser - #68)

Wird ausgelöst, sobald DocuSeal eine abgeschlossene Signatur an brainX zurückmeldet. Funktioniert analog zu #52, jedoch für Angebote, die über DocuSeal zur Unterschrift versendet wurden.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

68_ausloeser_docuseal_unterschrift_erhalten.pngDocuSeal: Unterschrift erhalten (Auslöser - #68)

1.3.2. Digitaler Unterschriftenprozess

1.3.2.1. Neukunde Filter (Bedingung - #59)

Prüft, ob der über DocuSign oder DocuSeal unterschriebene Deal vom Typ Neukunde ist. Nur wenn diese Bedingung zutrifft, wird der Prozess fortgesetzt und der Deal in Aktion #54 auf gewonnen gesetzt.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

59_bedingung_neukunde_filter.pngNeukunde Filter (Bedingung - #59)

1.3.2.2. Deal gewonnen (Aktion - #54)

Setzt den Status des Deals auf gewonnen. Diese Aktion wird ausschließlich im digitalen Unterschriftenprozess benötigt, um den Deal nach erfolgter Signatur in denselben Zustand zu überführen, der beim manuellen Weg bereits vorausgesetzt wird.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

54_aktion_deal_gewonnen.pngDeal gewonnen (Aktion - #54)

1.3.2.3. Datensatz gespeichert (Auslöser - #55)

Reagiert auf die durch Aktion #54 ausgelöste Speicherung des auf gewonnen gesetzten Deals. Dient als Bindeglied zwischen dem digitalen Unterschriftenprozess und dem weiteren Ablauf ab Bedingung #56.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

55_ausloeser_datensatz_gespeichert.png

1.3.3. Prozessweiche: manuell vs. digital

1.3.3.1. Deal gewonnen - Neukunde ohne digitalem Umschlag (Bedingung - #2)

Prüft, ob der Deal manuell auf gewonnen gesetzt wurde, erkennbar daran, dass das Feld Unterschriftsprozess gestartet am leer ist. Bei Zutreffen werden parallel die Aktionen #36, #3 und #22 ausgelöst.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

2_bedingung_deal_gewonnen_neukunde_ohne_digitalem_umschlag.pngDeal gewonnen - Neukunde ohne digitalem Umschlag (Bedingung - #2)

1.3.3.2. Deal gewonnen - Neukunde mit digitalem Umschlag (Bedingung - #56)

Prüft, ob der Deal über einen digitalen Umschlag (DocuSign oder DocuSeal) unterschrieben wurde, erkennbar daran, dass das Feld Unterschriftsprozess gestartet am nicht leer ist. Bei Zutreffen werden parallel die Aktionen #36, #57 und #58 ausgelöst.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

56_bedingung_deal_gewonnen_neukunde mit_digitalem_umschlag.pngDeal gewonnen - Neukunde mit digitalem Umschlag (Bedingung - #56)

1.3.3.3. Feldänderung Organisation - Typ (Aktion - #36)

Aktualisiert den Typ der verknüpften Organisation auf Kunde. Wird sowohl im manuellen als auch im digitalen Prozessweg ausgeführt, sobald der Deal als gewonnen gilt.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

36_aktion_feldaenderung_organisation_typ.pngFeldänderung Organisation - Typ (Aktion - #36)

1.3.4. Auftragsanlage

1.3.4.1. Auftrag (1) erstellen (Aktion - #3)

Erstellt den ersten Auftrag (Standardauftrag) im manuellen Prozessweg. Enthält die Positionsgruppen Hardware, Subscription, Dienstleistung und Extra Services. Alle Positionen des Deals werden übernommen, da keine Filterung nach beauftragten Positionen erfolgt.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

3_aktion_auftrag_1_erstellen.pngAuftrag (1) erstellen (Aktion - #3)

1.3.4.2. Auftrag (2) erstellen (Aktion - #22)

Erstellt den zweiten Auftrag (Customizing-Auftrag) im manuellen Prozessweg. Enthält ausschließlich die Customizing-Positionsgruppe und dient als Grundlage für das Customizing-Projekt sowie die zugehörigen Abschlagsrechnungen.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

22_aktion_auftrag_2_erstellen.pngAuftrag (2) erstellen (Aktion - #22)

1.3.4.3. Auftrag digitale Unterschrift (1) erstellen (Aktion - #57)

Erstellt den ersten Auftrag (Standardauftrag) im digitalen Prozessweg. Uebernimmt nur Positionen, bei denen die Checkbox Beauftragte Position gesetzt ist, also jene Positionen, die der Kunde im Angebot aktiv ausgewählt hat.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

57_aktion_auftrag_digitale_unterschrift_1_erstellen.pngAuftrag digitale Unterschrift (1) erstellen (Aktion - #57)

1.3.4.4. Auftrag digitale Unterschrift (2) erstellen (Aktion - #58)

Erstellt den zweiten Auftrag (Customizing-Auftrag) im digitalen Prozessweg. Wie #57 werden nur beauftragte Positionen übernommen, jedoch gefiltert auf die Customizing-Positionsgruppe.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

58_aktion_auftrag_digitale_unterschrift_2_erstellen.pngAuftrag digitale Unterschrift (2) erstellen (Aktion - #58)

1.3.5. Vertragsstrang

1.3.5.1. Datensatz gespeichert (Auslöser - #5)

Reagiert auf die Speicherung des neu erstellten ersten Auftrags (aus Aktion #3 oder #57). Löst den nachgelagerten Vertrag-Erstellungsprozess über Aktion #23 aus.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

5_ausloeser_datensatz_gespeichert.pngDatensatz gespeichert (Auslöser - #5)

1.3.5.2. Vertrag erstellen (Aktion - #23)

Erstellt einen neuen Vertrag auf Basis der Subscription-Positionen des Deals. Setzt Vertragsbeginn und -ende per Blockly-Formel, definiert den Abrechnungstyp und aktiviert den Vertrag direkt.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

23_aktion_vertrag_erstellen.pngVertrag erstellen (Aktion - #23)

1.3.5.3. Vertrag speichern (Auslöser - #24)

Reagiert auf die Speicherung des neu erstellten Vertrags. Löst vier parallele Folgeaktionen aus: Benachrichtigung bei manuellem Weg (#70 und #25), Benachrichtigung bei digitalem Weg (#71 und #72), Vertragsfelder aktualisieren (#37) und Vertragsauskunft per E-Mail senden (#43).

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

24_ausloeser_vertrag_speichern.pngVertrag speichern (Auslöser - #24)

1.3.5.4. Auftrag wurde manuell erstellt (Bedingung - #70)

Prüft, ob der dem Vertrag zugrunde liegende Deal manuell auf gewonnen gesetzt wurde. Bei Zutreffen wird ein Hinweis als UI-Erfolgsmeldung ausgegeben (#25).

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

70_bedingung_auftrag_wurde_manuell_erstellt.pngAuftrag wurde manuell erstellt (Bedingung - #70)

1.3.5.5. Auftrag wurde über digitalem Umschlag erstellt (Bedingung - #71)

Prüft, ob der dem Vertrag zugrunde liegende Deal über einen digitalen Umschlag unterschrieben wurde. Bei Zutreffen wird eine Benachrichtigung (Glocke) ausgegeben (#72).

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

71_bedingung_Auftrg_wurde_ueber_digitalem_umschlag_erstellt.pngAuftrag wurde über digitalem Umschlag erstellt (Bedingung - #71)

1.3.5.6. Aktualisierung (Aktion - #37)

Aktualisiert ausgewählte Felder des neu erstellten Vertrags mit Nachbearbeitungswerten, die beim Erstellen noch nicht gesetzt werden konnten (z. B. ergänzende Vertragsinformationen per Blockly-Formel).

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

37_aktion_aktualisierung.pngAktualisierung (Aktion - #37)

1.3.5.7. E-Mail Vertragsauskunft (Aktion - #43)

Sendet eine Vertragsauskunft per E-Mail an den Kunden. Die E-Mail fasst die wesentlichen Vertragsdaten zusammen und wird automatisch beim Anlegen eines neuen Vertrags im Neukundenprozess versendet.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

43_aktion_email_vertragsauskunft.pngE-Mail Vertragsauskunft (Aktion - #43)

1.3.5.8. Hinweis - neuer Vertrag (Aktion - #25)

Zeigt dem Benutzer eine grüne Erfolgsmeldung im UI an, dass der Vertrag erfolgreich erstellt wurde. Wird nur im manuellen Prozessweg ausgegeben, da in diesem Fall ein Benutzer aktiv vor dem Bildschirm sitzt.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

25_aktion_hinweis_neuer_vertrag.pngHinweis - neuer Vertrag (Aktion - #25)

1.3.5.9. Hinweis - neuer Vertrag (Aktion - #72)

Sendet eine Benachrichtigung (Glocke) an den zuständigen Benutzer, dass der Vertrag erfolgreich erstellt wurde. Wird im digitalen Prozessweg verwendet, da die Verarbeitung jederzeit im Hintergrund stattfinden kann.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

72_aktion_hinweis_neuer_vertrag.pngHinweis - neuer Vertrag (Aktion - #72)

1.3.6. Einmalrechnungsstrang

1.3.6.1. Datensatz gespeichert (Auslöser - #9)

Reagiert auf die Speicherung des neu erstellten ersten Auftrags (aus Aktion #3 oder #57). Löst parallel zu #5 den Einmalrechnungsstrang über Aktion #10 aus.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

9_ausloeser_datensatz_gespeichert.pngDatensatz gespeichert (Auslöser - #9)

1.3.6.2. Rechnung erstellen (ohne Delay) (Aktion - #10)

Erstellt eine Einmalrechnung auf Basis des ersten Auftrags. Übernommen werden alle Positionsgruppen mit Ausnahme von Customizing und Subscription. Die Rechnung wird ohne Verzögerung sofort erstellt und deckt damit einmalig abzurechnende Positionen ab, wie z. B. Hardware oder Setup-Kosten.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

10_aktion_rechnung_erstellen_ohne_delay.pngRechnung erstellen (ohne Delay) (Aktion - #10)

1.3.7. Projektstrang und Abrechnung

Info

Eine detaillierte Beschreibung der Automatisierung “2.0 | Neukunde – Deal gewonnen” im Bezug auf den Projektstrang und die Abrechnung ist im Video brainX Projektabrechnung von A bis Z – Abschläge, Schlussrechnung & Mahnlauf auf dem brainX YouTube-Kanal verfügbar.

1.3.7.1. Datensatz gespeichert (Auslöser - #27)

Reagiert auf die Speicherung des neu erstellten Customizing-Auftrags (aus Aktion #22 oder #58). Verzweigt in mehrere parallele Stränge: Projekt erstellen (#30) sowie Prüfung des Abrechnungstyps (#60 bis #63) für die erste Rechnung.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

27_ausloeser_datensatz_gespeichert.pngDatensatz gespeichert (Auslöser - #27)

1.3.7.2. Projekt erstellen (Aktion - #30)

Erstellt ein neues Customizing-Projekt auf Basis des zweiten Auftrags. Setzt Standardwerte wie Status In Planung und Typ Customizing. Das Projekt bildet die Grundlage für die projektbezogene Abrechnung und spätere Meilensteinrechnungen.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

30_aktion_projekt_erstellen.pngProjekt erstellen (Aktion - #30)

1.3.7.3. Abrechnung 100% nach Auftrag (Bedingung - #60)

Prüft, ob für den Customizing-Auftrag kein Abschlagsplan hinterlegt ist. Bei Zutreffen wird eine Standardrechnung über 100 % des Auftragswertes erstellt (#64).

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

60_abrechnung_100_prozent_nach_auftrag.pngAbrechnung 100% nach Auftrag (Bedingung - #60)

1.3.7.4. Abrechnung 50% nach Auftrag (Bedingung - #61)

Prüft, ob für den Customizing-Auftrag ein 50/50-Abschlagsplan hinterlegt ist. Bei Zutreffen wird eine Abschlagsrechnung über 50 % erstellt (#65).

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

61_abrechnung_50_prozent_nach_auftrag.pngAbrechnung 50% nach Auftrag (Bedingung - #61)

1.3.7.5. Abrechnung 40% nach Auftrag (Bedingung - #62)

Prüft, ob für den Customizing-Auftrag ein Abschlagsplan mit 40 % als erstem Abschlag hinterlegt ist. Bei Zutreffen wird eine Abschlagsrechnung über 40 % erstellt (#66).

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

62_abrechnung_40_prozent_nach_auftrag.pngAbrechnung 40% nach Auftrag (Bedingung - #62)

1.3.7.6. Abrechnung 30% nach Auftrag (Bedingung - #63)

Prüft, ob für den Customizing-Auftrag ein Abschlagsplan mit 30 % als erstem Abschlag hinterlegt ist. Bei Zutreffen wird eine Abschlagsrechnung über 30 % erstellt (#67).

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

63_abrechnung_30_prozent_nach_auftrag.pngAbrechnung 30% nach Auftrag (Bedingung - #63)

1.3.7.7. Erstelle 100% Rechnung nach Auftrag (Aktion - #64)

Erstellt eine Standardrechnung vom Typ Standard über 100 % des Customizing-Auftragswertes. Wird verwendet, wenn kein Abschlagsplan vorhanden ist und der gesamte Betrag sofort abgerechnet wird.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

64_aktion_erstelle_100_prozent_rechnung_nach_auftrag.pngErstelle 100% Rechnung nach Auftrag (Aktion - #64)

1.3.7.8. Erstelle 50% Rechnung nach Auftrag (Aktion - #65)

Erstellt eine Abschlagsrechnung über 50 % des Customizing-Auftragswertes. Der Abschlag wird standardmäßig auf die Menge angewendet (Preis bleibt stabil, Menge wird halbiert).

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

65_aktion_erstelle_50_prozent_abschlagsrechnung_nach_auftrag.pngErstelle 50% Rechnung nach Auftrag (Aktion - #65)

1.3.7.9. Erstelle 40% Rechnung nach Auftrag (Aktion - #66)

Erstellt eine Abschlagsrechnung über 40 % des Customizing-Auftragswertes. Der Abschlag wird standardmäßig auf die Menge angewendet.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

66_aktion_erstelle_40_prozent_abschlagsrechnung_nach_auftrag.pngErstelle 40% Rechnung nach Auftrag (Aktion - #66)

1.3.7.10. Erstelle 30% Rechnung nach Auftrag (Aktion - #67)

Erstellt eine Abschlagsrechnung über 30 % des Customizing-Auftragswertes. Der Abschlag wird standardmäßig auf die Menge angewendet.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

67_aktion_erstelle_30_prozent_abschlagsrechnung_nach_auftrag.pngErstelle 30% Rechnung nach Auftrag (Aktion - #67)

1.3.7.11. Projekt speichern (1) (Auslöser - #31)

Reagiert auf die Speicherung des neu erstellten Projekts (Aktion #30). Löst drei parallele Folgeaktionen aus: Statusprüfung für Vollabrechnung (#80), Benachrichtigung bei manuellem Weg (#76 und #32) und Benachrichtigung bei digitalem Weg (#77 und #78).

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

31_ausloeser_projekt_speichern_1.pngProjekt speichern (1) (Auslöser - #31)

1.3.7.12. Wenn der Auftrag direkt zu 100% abgerechnet wird (Bedingung - #80)

Prüft, ob kein Abschlagsplan hinterlegt ist (100-%-Abrechnung). Bei Zutreffen wird das Projekt über Aktion #81 direkt als vollständig abgerechnet markiert, da keine weiteren Abschlagsrechnungen folgen.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

80_bedingung_wenn_der_auftrag_direkt_zu_100_prozent_abgerechnet_wird.pngWenn der Auftrag direkt zu 100% abgerechnet wird (Bedingung - #80)

1.3.7.13. Auftrag wurde manuell erstellt (Bedingung - #76)

Prüft, ob das Projekt aus einem manuell auf gewonnen gesetzten Deal hervorgegangen ist. Bei Zutreffen wird dem Benutzer ein Hinweis als UI-Erfolgsmeldung angezeigt, dass das Projekt erstellt wurde (#32).

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

76_bedingung_auftrag_wurde_manuell_erstellt.pngAuftrag wurde manuell erstellt (Bedingung - #76)

1.3.7.14. Auftrag wurde über digitalem Umschlag erstellt (Bedingung - #77)

Prüft, ob das Projekt aus einem digital unterschriebenen Deal hervorgegangen ist. Bei Zutreffen wird eine Benachrichtigung (Glocke) an den zuständigen Benutzer gesendet (#78).

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

77_bedingung_auftrag_wurde_ueber_digitalem_umschlag_erstellt.pngAuftrag wurde über digitalem Umschlag erstellt (Bedingung - #77)

1.3.7.15. Setzte im Projekt den Status für vollständig abgerechnet (Aktion - #81)

Setzt im Projekt das Kennzeichen vollständig abgerechnet. Wird nur ausgelöst, wenn kein Abschlagsplan vorhanden ist (100-%-Abrechnung), da in diesem Fall die erste und einzige Rechnung den gesamten Auftragswert abdeckt.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

81_aktion_setzte_im_projekt_den_status_fuer_vollstaendig_abgerechnet.pngSetzte im Projekt den Status für vollständig abgerechnet (Aktion - #81)

1.3.7.16. Hinweis - Neues Projekt (Aktion - #32)

Zeigt dem Benutzer eine grüne Erfolgsmeldung im UI an, dass das Customizing-Projekt erfolgreich erstellt wurde. Wird nur im manuellen Prozessweg ausgegeben.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

32_aktion_hinweis_neues_projekt.pngHinweis - Neues Projekt (Aktion - #32)

1.3.7.17. Hinweis - Neues Projekt (Aktion - #78)

Sendet eine Benachrichtigung (Glocke) an den zuständigen Benutzer, dass das Customizing-Projekt erfolgreich erstellt wurde. Wird im digitalen Prozessweg verwendet.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

78_aktion_hinweis_neues_projekt.pngHinweis - Neues Projekt (Aktion - #78)

1.3.8. Subautomatisierung: 2.6 | Auftrag an Kunde senden und Info an Benutzer

Diese Subautomatisierung wird für jeden erstellten Auftrag (Auftrag 1 und Auftrag 2) über die Checkbox Versandprozess beginnen ausgelöst. Sie übernimmt zwei Aufgaben:

  1. Titel aktualisieren: Der Auftragstitel wird mit der Auftragsnummer befüllt (nach dem ersten Speichern, damit die Nummer bereits vergeben ist).
  2. Auftragsbestätigung versenden: Die Auftragsbestätigung wird per E-Mail mit angehängtem PDF an den Kunden gesendet. Anschließend wird die Checkbox Versandprozess beginnen zurückgesetzt, damit die Subautomatisierung nicht erneut ausgelöst wird.

automatisierung_2_6_auftrag_an_kunde_senden_und_info_an_benutzer.pngÜbersicht „2.6 | Auftrag an Kunde senden und Info an Benutzer

1.3.9. Subautomatisierung: 7.1 | Faktura – Versandprozess Rechnungen

Diese Subautomatisierung wird für jede erstellte Rechnung über die Checkbox Versandprozess beginnen ausgelöst. Sie übernimmt folgende Aufgaben:

  1. Titel aktualisieren: Der Rechnungstitel wird mit der Rechnungsnummer befüllt.
  2. Rechnung versenden: Die Rechnung wird per E-Mail mit angehängtem PDF an den Kunden gesendet. Optional kann ein verzögerter Versand konfiguriert werden (z. B. 1 Stunde oder 1 Tag).
  3. Status aktualisieren: Der Rechnungsstatus wird auf gesendet gesetzt; der automatische Mahnlauf wird aktiviert.
  4. Versandprozess zurücksetzen: Die Checkbox Versandprozess beginnen wird zurückgesetzt.

automatisierung_7_1_faktura_versandprozess_rechnungen.pngÜbersicht 7.1 | Faktura - Versandprozess Rechnungen

1.4. Faktura – Mahnprozess

Die Automatisierung “7.0 | Faktura – Mahnprozess" überwacht offene Rechnungen und führt bei ausbleibender Zahlung automatisch bis zu drei Zahlungserinnerungen (ZE) durch. Die Stufen bauen sequenziell aufeinander auf.

Hinweis

Die Automatisierung ist Bestandteil der brainX-Auslieferung und in beiden Versionen (brainX CRM und brainX APP) enthalten. Bei der Auslieferung ist sie deaktiviert (Status inaktiv).

Info

Eine detaillierte Beschreibung der Automatisierung “7.0 | Faktura - Mahnprozess” ist im Video brainX Projektabrechnung von A bis Z – Abschläge, Schlussrechnung & Mahnlauf | Deep Dive Part 5 auf dem brainX YouTube-Kanal verfügbar.

Aufbau und Struktur

Die Automatisierung besteht aus zwei Auslösern und mehreren Bedingungs- und Aktionssträngen:

Knoten-NrNameTyp
#1)MahnungsablaufAuslöser (Modul Rechnungen)
#2)Rechnung offen?Bedingung (1 Gruppe, 3 Bedingungen)
#3-(aktion---%233))Sendet 1. ZE (extern)Aktion – E-Mail schicken
#4)Update ZE InformationenAktion – Datensatz aktualisieren
#6-(aktion---%236))Sendet 2. ZE (extern)Aktion – E-Mail schicken
#7)Update M2 InformationenAktion – Datensatz aktualisieren
#8-(aktion---%238))Sendet 3. ZE (extern)Aktion – E-Mail schicken
#9)Update 3. ZEAktion – Datensatz aktualisieren
#13)Rechnung wird gespeichertAuslöser (Modul Rechnungen)
#14)Info an Buchhaltung vor 2. ZEAktion – Benachrichtigung schicken
#16)Info an Buchhaltung vor 3. ZEAktion – Benachrichtigung schicken
#19)Rechnung offen nach ZE?Bedingung (1 Gruppe, 4 Bedingungen)
#20)Rechnung offen 2. ZE?Bedingung (1 Gruppe, 4 Bedingungen)
#21)Mahngebühr einfügenAktion – Position hinzufügen
#22)Rechnung offen?Bedingung (1 Gruppe, 1 Bedingung)

Gesamtübersicht der Automatisierung

automatisierung_faktura_mahnprozess.pngÜbersicht 7.0 | Faktura – Mahnprozess

1.4.1. Auslöser: Mahnungsablauf (Auslöser - #1)

Der erste Auslöser startet den Mahnprozess für eine Rechnung. Er wird durch einen definierten Zeitpunkt oder ein Ereignis im Modul Rechnungen ausgelöst und leitet den ersten Zahlungserinnerungsstrang ein.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

1.4.2. Rechnung offen? (Bedingung - #2)

Die Bedingung prüft anhand von 3 Kriterien, ob die Rechnung noch offen ist und eine erste Zahlungserinnerung versendet werden soll (z. B. Status nicht bezahlt, Mahnlauf aktiv, Fälligkeit überschritten).

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

1.4.3. Sendet 1. ZE (extern) (Aktion - #3)

Ist die Rechnung offen, wird die erste Zahlungserinnerung per E-Mail an den Kunden (extern) gesendet.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

1.4.4. Update ZE Informationen (Aktion - #4)

Nach dem Versand der ersten Zahlungserinnerung wird der Rechnungsdatensatz aktualisiert – z. B. Sendestatus, Datum der Zahlungserinnerung.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

1.4.5. Auslöser: Rechnung wird gespeichert (Auslöser - #13)

Der zweite Auslöser greift bei jedem Speichervorgang einer Rechnung. Er steuert die Folgestufen des Mahnprozesses (2. und 3. Zahlungserinnerung) sowie die Buchhaltungsbenachrichtigungen.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

1.4.6. Rechnung offen? (Bedingung - #22)

Eine einfache Bedingung mit 1 Prüfkriterium, die prüft ob die Rechnung noch offen ist. Steuert den weiteren Ablauf nach dem Speichern.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

1.4.7. Rechnung offen nach ZE? (Bedingung - #19)

Prüft anhand von 4 Kriterien, ob die Rechnung nach der ersten Zahlungserinnerung noch immer offen ist und die zweite Zahlungserinnerung ausgelöst werden soll.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

1.4.8. Rechnung offen 2. ZE? (Bedingung - #20)

Prüft anhand von 4 Kriterien, ob die Rechnung nach der zweiten Zahlungserinnerung noch immer offen ist und die dritte Zahlungserinnerung (mit Mahngebühr) ausgelöst werden soll.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

1.4.9. Info an Buchhaltung vor 2. ZE (Aktion - #14)

Bevor die zweite Zahlungserinnerung an den Kunden gesendet wird, erhält die Buchhaltung eine interne Benachrichtigung, dass die nächste Mahnstufe bevorsteht.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

1.4.10. Info an Buchhaltung vor 3. ZE (Aktion - #16)

Entsprechend der Logik von Knoten 14 erhält die Buchhaltung eine interne Benachrichtigung, bevor die dritte Zahlungserinnerung (mit Mahngebühr) ausgeführt wird.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

1.4.11. Sendet 2. ZE (extern) (Aktion - #6)

Ist die Bedingung “Rechnung offen 2. ZE? (Bedingung - #20))” erfüllt, wird die zweite Zahlungserinnerung per E-Mail an den Kunden gesendet.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

1.4.12. Update M2 Informationen (Aktion - #7)

Nach dem Versand der zweiten Zahlungserinnerung wird der Rechnungsdatensatz aktualisiert – z. B. Sendestatus, Datum der zweiten Zahlungserinnerung.

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

1.4.13. Sendet 3. ZE (extern) (Aktion - #8)

Ist die Bedingung “Rechnung offen 2. ZE? (Bedingung - #20))” erfüllt, wird die dritte Zahlungserinnerung per E-Mail an den Kunden gesendet. Diese Stufe enthält zusätzlich eine Mahngebühr (siehe Mahngebühr einfügen (Aktion - #21))).

Verbindungen zu Knoten vorher/nachher:

1.4.14. Mahngebühr einfügen (Aktion - #21)

Vor dem Versand der dritten Zahlungserinnerung wird eine Mahngebühr als neue Position in die Rechnung eingefügt. Hierfür wird ein vordefiniertes Produkt verwendet (z. B. “Mahngebühr” mit einem Festbetrag). Alternativ können Verzugszinsen berechnet werden.

Hinweis

Mahngebühr und Verzugszinsen schließen sich gegenseitig aus. Welche Variante verwendet wird sowie Betrag bzw. Zinssatz können in der Automatisierung individuell konfiguriert werden.

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1.4.15. Update 3. ZE (Aktion - #9)

Nach dem Versand der dritten Zahlungserinnerung wird der Rechnungsdatensatz aktualisiert – z. B. Sendestatus, Datum der dritten Zahlungserinnerung.

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