Aufgaben
Paket: BASIS
1. Allgemein
Das Modul Aufgaben dient dazu, Arbeitsabläufe innerhalb des Unternehmens zu organisieren und zu verwalten. Aufgaben können einzelnen Benutzern oder Gruppen zugewiesen, mit Fristen versehen und mit Erinnerungen verknüpft werden.
Ein Vertriebsmitarbeiter soll bis Ende der Woche ein Angebot nachfassen. Es wird eine Aufgabe mit dem Betreff „Angebot nachfassen – Firma Mustermann" angelegt, dem zuständigen Mitarbeiter zugewiesen und die Fälligkeit auf Freitag gesetzt. Über Sende Aufgabe als E-Mail Nachricht wird der Mitarbeiter automatisch per E-Mail informiert. Eine Erinnerung wird auf den Vortag gesetzt.
Jeden ersten Montag im Monat soll ein Bericht erstellt werden. Im Block Wiederholen wird ein monatliches Intervall konfiguriert, sodass brainX die Aufgabe automatisch wiederkehrend erzeugt. Der Status wechselt nach Abschluss auf erledigt, woraufhin die nächste Instanz der Serienaufgabe erscheint.
In diesem Abschnitt werden nur spezielle Felder bzw. Funktionalitäten des Moduls beschrieben, da alle allgemeinen brainX Funktionalitäten an anderer Stelle im Handbuch beschrieben sind.
2. Listenansicht
Die Listenansicht im Modul Aufgaben verfügt über die gewohnten Funktionalitäten einer Listenansicht. Detailliertere Informationen hierzu siehe Abschnitt Aufbau/Struktur - Listenansicht.
2.1. Aktionen
In der Listenansicht stehen – abhängig vom Modul – allgemeine Aktionen zur Verfügung. Eine Übersicht und Beschreibung aller allgemeinen Aktionen ist im Abschnitt Aktionen (Listenansicht) zu finden.
Modulspezifische Aktionen sind in diesem Modul nicht vorhanden.
3. Detailansicht
Im Auslieferungszustand verfügt die Detailansicht eines Datensatzes in einem Modul über Standardfelder, welche nachfolgend beschrieben werden.
3.1. Felder
Block Aufgabe
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Betreff * | Bezeichnung der Aufgabe |
| Beginn * | Startdatum der Aufgabe |
| Fälligkeit * | Datum, bis zu dem die Aufgabe erledigt sein muss |
| Status | Aktueller Bearbeitungsstand Standardwerte:
|
| Priorität | Dringlichkeit der Aufgabe Standardwerte:
|
| Sende Aufgabe als E-Mail Nachricht | Bei Aktivierung wird eine E-Mail an den zuständigen Benutzer gesendet. Voraussetzung: Im Modul E-Mail Postfächer muss mind. ein Postfach eingerichtet sein. |
*Pflichtfeld
Block Beziehungen
Im Auslieferungszustand sind im Block Beziehungen vier Referenzfelder zu folgenden Modulen enthalten:
In den Kalendereinstellungen unter dem Einstellungspunkt Standardreferenzen kann konfiguriert werden, welche Referenzfelder zu Modulen angezeigt werden.
Block Erinnerung
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| 1. Hinweis | Nach dem Eintragen von Datum und Uhrzeit, erfolgt eine 1. Erinnerung zum eingestellten Zeitpunkt mittels Benachrichtigung. |
| 1. Hinweis | Nach dem Eintragen von Datum und Uhrzeit, erfolgt eine 2. Erinnerung zum eingestellten Zeitpunkt mittels Benachrichtigung. |
Block Wiederholen
Im Block „Wiederholen" können wiederkehrende Aufgaben (Serienaufgaben) konfiguriert werden. Beim Anlegen einer Aufgabe wird definiert, in welchem Intervall und bis zu welchem Datum, weitere Aufgaben erzeugt werden sollen.
3.2. Aktionen
In der Detailansicht stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
3.2.1. Allgemeine Aktionen
- PDF Export
- Empfehlen
- Kopieren
- Löschen
- Änderungsverfolgung
Detaillierte Informationen zu den Aktionen siehe Abschnitt Aktionen (Detailansicht).
3.2.2. Modulspezifische Aktionen
| Aktion | Voraussetzung | Funktionalität |
|---|---|---|
| Aufgabe als erledigt markieren | – | Setzt den Status der Aufgabe auf erledigt |
4. Praxisbeispiele
1 – Nachfassen eines Angebots mit Frist und E-Mail-Benachrichtigung
Ein Vertriebsmitarbeiter hat einem potenziellen Kunden ein Angebot zugeschickt und möchte sicherstellen, dass das Nachfassen nicht vergessen wird. Er legt eine Aufgabe mit dem Betreff „Angebot nachfassen – Firma Mustermann" an, verknüpft sie im Block Beziehungen mit dem entsprechenden Kontakt und der Organisation und setzt die Fälligkeit auf den gewünschten Nachfasstermin.
Die Priorität wird auf Hoch gesetzt, da der Abschluss zeitkritisch ist. Über den Schalter Sende Aufgabe als E-Mail Nachricht wird der zuständige Mitarbeiter automatisch per E-Mail informiert. Zusätzlich wird im Block Erinnerung ein Erinnerungszeitpunkt auf den Vortag gesetzt, sodass eine Benachrichtigung in brainX ausgelöst wird.
Sobald das Nachfassen erfolgt ist, wird die Aufgabe über die Aktion Aufgabe als erledigt markieren abgeschlossen und der Status wechselt auf erledigt.
2 – Wiederkehrende Aufgabe für einen monatlichen Bericht
Das Controlling-Team muss jeden ersten Montag im Monat einen internen Statusbericht erstellen. Anstatt die Aufgabe jeden Monat manuell anzulegen, wird eine Serienaufgabe konfiguriert.
Im Block Wiederholen wird ein monatliches Intervall definiert sowie ein Enddatum festgelegt, bis zu dem die Aufgabe automatisch wiederkehrend erzeugt werden soll. Die Aufgabe wird dem zuständigen Mitarbeiter zugewiesen und mit der entsprechenden Priorität versehen. Nach Abschluss jeder Instanz – also sobald der Status auf erledigt gesetzt wird – erzeugt brainX automatisch die nächste Aufgabe im definierten Intervall.
So wird sichergestellt, dass wiederkehrende Tätigkeiten nicht vergessen werden und der Aufwand für die manuelle Anlage entfällt.
3 – Aufgabe aus einem anderen Modul heraus erstellen und verknüpfen
Beim Bearbeiten eines Tickets stellt ein Supportmitarbeiter fest, dass eine interne Rücksprache mit dem Entwicklungsteam erforderlich ist. Direkt aus dem Ticket heraus wird über die Aktion Neue Aufgabe eine verknüpfte Aufgabe angelegt.
Die Aufgabe erhält einen aussagekräftigen Betreff, wird dem zuständigen Entwickler zugewiesen und mit einer Fälligkeit versehen. Über den Schalter Sende Aufgabe als E-Mail Nachricht wird der Entwickler sofort informiert. Da die Aufgabe mit dem Ticket verknüpft ist, ist der Zusammenhang jederzeit nachvollziehbar – sowohl vom Ticket als auch von der Aufgabe aus.
Sobald die Rücksprache abgeschlossen ist, markiert der Entwickler die Aufgabe als erledigt, und der Supportmitarbeiter kann den Ticketvorgang weiterführen.
5. Häufige Fragen
Kann eine Aufgabe mehreren Benutzern gleichzeitig zugewiesen werden?
Eine Aufgabe kann einer Benutzergruppe zugewiesen werden, sofern entsprechende Gruppen im System konfiguriert sind. Eine gleichzeitige Zuweisung an mehrere einzelne Benutzer ist im Standardfeld nicht vorgesehen – hierfür empfiehlt sich die Nutzung von Gruppen.
Was passiert, wenn eine Aufgabe nicht bis zur Fälligkeit erledigt wird?
Überschreitet eine Aufgabe ihr Fälligkeitsdatum ohne als erledigt markiert zu sein, wechselt der Status automatisch auf überfällig. In der Listenansicht lassen sich überfällige Aufgaben gezielt über einen Filter herausfiltern.
Wie unterscheidet sich der Block „Erinnerung" vom Schalter „Sende Aufgabe als E-Mail Nachricht"?
Der Schalter Sende Aufgabe als E-Mail Nachricht versendet beim Speichern der Aufgabe einmalig eine E-Mail an den zugewiesenen Benutzer. Der Block Erinnerung hingegen löst zu einem frei definierbaren Zeitpunkt eine Benachrichtigung innerhalb von brainX aus – unabhängig vom E-Mail-Versand. Beide Funktionen können unabhängig voneinander genutzt werden.
Kann ich eine Serienaufgabe nachträglich anpassen?
Ja. Die Konfiguration im Block Wiederholen kann nachträglich geändert werden. Änderungen wirken sich dabei auf die noch ausstehenden Instanzen der Serienaufgabe aus; bereits erledigte Aufgaben bleiben unverändert.
Welche Referenzfelder stehen im Block „Beziehungen" standardmäßig zur Verfügung?
Im Auslieferungszustand sind Referenzfelder zu den Modulen Kontakte, Leads, Organisationen und Partner vorhanden. Welche Referenzfelder angezeigt werden, kann in den Kalendereinstellungen unter Standardreferenzen konfiguriert werden.
Kann eine Aufgabe direkt aus einem anderen Modul heraus erstellt werden?
Ja. In verschiedenen Modulen – etwa Tickets, Assets oder Kontakten – steht in der Detailansicht die Aktion Neue Aufgabe zur Verfügung. Die so erstellte Aufgabe wird automatisch mit dem jeweiligen Datensatz verknüpft.