Verträge
Paket: BRAINX.APP
Das Modul Verträge ist ausschließlich in der CRM-Version brainX APP verfügbar!
1. Allgemein
Verträge stellen in brainX Service- oder Lizenzverträge dar und zeigen die Übersicht der Leistungen und Konditionen zu einem Produkt, einer Dienstleistung, einer Lizenz und einem Kontingent.
Verträge sind sowohl zu einem Produkt, als auch zu einer Organisation, einem Auftrag und einem Partner referenzierbar.
Verträge sind zudem in Rechnungen auswählbar. Es werden somit zu einem Vertrag auch alle verknüpften Rechnungen im Tab Relationen des Vertrags angezeigt.
Ein Unternehmen schließt mit einem Kunden einen jährlichen Wartungsvertrag ab. Der Vertrag wird in brainX mit Vertragsbeginn, Abrechnungsintervall und den entsprechenden Positionen angelegt. brainX erstellt automatisch zum jeweiligen Abrechnungszeitpunkt eine Rechnung und überträgt dabei Sprache und Steuertyp aus dem Vertrag.
Ein SaaS-Anbieter verwaltet Lizenzverträge für mehrere Kunden. Über die Aktion Vertrag ändern können Mengen oder Preise einzelner Positionen angepasst werden, ohne den gesamten Vertrag neu anlegen zu müssen. Mit der Umsatzvorschau lässt sich der zu erwartende Umsatz der nächsten Monate oder Quartale grafisch auswerten.
In diesem Abschnitt werden nur spezielle Felder bzw. Funktionalitäten des Moduls beschrieben, da alle allgemeinen brainX Funktionalitäten an anderer Stelle im Handbuch beschrieben sind.
2. Listenansicht
Die Listenansicht im Modul Verträge verfügt über die gewohnten Funktionalitäten einer Listenansicht. Detailliertere Informationen hierzu siehe Abschnitt Aufbau/Struktur - Listenansicht.
2.1. Aktionen
In der Listenansicht stehen – abhängig vom Modul – allgemeine Aktionen zur Verfügung. Eine Übersicht und Beschreibung aller allgemeinen Aktionen ist im Abschnitt Aktionen (Listenansicht) zu finden.
Zusätzlich sind folgende modulspezifische Aktionen verfügbar:
| Aktion | Voraussetzung | Funktionalität |
|---|---|---|
| Umsatzvorschau | keine | Nach dem Anklicken öffnet sich das gleichnamige Popup, in dem der zu erwartende Umsatz für die ausgewählten Datensätze und den ausgewählten Zeitraum grafisch dargestellt wird. Detaillierte Informationen siehe Abschnitt Umsatzvorschau. |
3. Detailansicht
3.1. Felder
Die folgende Tabelle beschreibt Pflichtfelder sowie Felder mit nicht offensichtlicher Funktion. Alle weiteren Felder sind selbsterklärend.
Block Basisdaten
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Vertragstitel * | Bezeichnung des Vertrags |
| Vertragsbeginn | Startdatum des Vertrags. Sobald mindestens eine Rechnung zum Vertrag existiert, ist dieses Feld gesperrt und kann nicht mehr geändert werden. |
| Status |
|
| Abrechnungsintervall |
|
| Vorgezogene Rechnungsstellung in Tage | Anzahl der Tage, um die die Rechnungsstellung vorgezogen werden soll. |
| Zahlungsfrist ist Tagen | Zahlungsfrist der aus dem Vertrag erzeugten Rechnungen in Tagen. |
| Preiserhöhung | Betrag oder Prozentsatz der periodischen Preiserhöhung. |
| Intervall Preiserhöhung |
|
| Erste Preiserhöhung ab dem |
|
| Preiserhöhung überschreiben | Gibt an, ob die automatische Preiserhöhung für diesen Vertrag manuell überschrieben werden darf. |
| Zeitpunkt der Abrechnung |
|
| Kündigungsfrist |
|
*Pflichtfeld
Block Positionsgruppe - Grundeinstellungen
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Währung | Auswahlliste aller in brainX aktiven Währungen - siehe Globale Einstellungen - Währungen & Steuern |
| Steuertyp | Steuertyp (ohne, Gruppe, Individuell), der bei Erstellung eines Datensatzes automatisch in den Produktblock übernommen wird |
| Sprache |
|
Block Konditionen
m Block Konditionen können individuelle Geschäftsbedingungen zum Vertrag hinterlegt werden. Bei der Erstellung eines neuen Datensatzes werden die Geschäftsbedingungen automatisch mit den in den Globalen Einstellungen – Informationen hinterlegten Standardgeschäftsbedingungen vorausgefüllt.
Block Positionsgruppe
Die Beschreibung der Felder und Funktionalitäten dieses Blocks entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Produktblock in Faktura Modulen.
Kontingente werden automatisch erstellt, wenn die Automatisierung „5.2 | Erstelle Kontingent für Auftrag / Vertrag“ eingerichtet und aktiv ist. Enthält ein Vertrag in diesem Fall Positionen vom Typ „Dienstleistungen", erstellt die Automatisierung automatisch Kontingente dazu.
Verändert sich die Menge einer Position, ändert sich bei Vertragsverlängerung oder bei der nächsten Rechnung auch die Menge des entsprechenden Kontingents.
Block Zusammenfassung
Die Beschreibung der Felder und Funktionalitäten dieses Blocks entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Produktblock in Faktura Modulen.
3.2. Aktionen
In der Detailansicht stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
3.2.1. Allgemeine Aktionen
- PDF Export
- Empfehlen
- Kopieren
- Löschen
- Änderungsverfolgung
Detaillierte Informationen zu den Aktionen siehe Abschnitt Aktionen (Detailansicht).
3.2.2. Modulspezifische Aktionen
| Aktion | Voraussetzung | Funktionalität |
|---|---|---|
| Vertrag ändern | keine | Öffnet das Popup Vertragspositionen ändern, über das Mengen, Preise, Status, Positionen und das Abrechnungsintervall des Vertrags angepasst werden können. Detaillierte Informationen siehe Abschnitt Vertrag ändern. |
| Umsatzvorschau | keine | Öffnet das gleichnamige Popup mit einer grafischen Darstellung des zu erwartenden Umsatzes für den aktuellen Datensatz und den gewählten Zeitraum. Detaillierte Informationen siehe Abschnitt Umsatzvorschau. |
| Upgrade-Deal erstellen | keine | Erstellt aus dem aktuellen Vertrag einen neuen Deal im Modul Deals, basierend auf ausgewählten Positionen und zusätzlichen Mengenangaben. Detaillierte Informationen siehe Abschnitt Upgrade-Deal erstellen. |
| Neue E-Mail | keine | Öffnet das Formular zum Verfassen einer neuen E-Mail und verknüpft diese mit dem aktuellen Vertrag. |
Module Verträge - Aktionen
3.2.2.1. Vertrag ändern
Nach dem Anklicken der Aktion „Vertrag ändern" öffnet sich das Popup „Vertragspositionen ändern".
Popup Vertragspositionen ändern
Im Popup sind fünf Aktionen-Buttons verfügbar:
3.2.2.1.1. Menge ändern
Nach dem Anklicken des Aktionen-Buttons „Menge ändern“ wird im Popup der Bereich „Menge ändern“ mit zusätzlichen Feldern eingeblendet.
Popup Vertragspositionen ändern - Menge ändern
3.2.2.1.2. Preis ändern
Nach dem Anklicken des Aktionen-Buttons „Preis ändern“ wird im Popup der Bereich „Preis ändern“ mit zusätzlichen Feldern eingeblendet.
Popup Vertragspositionen ändern - Preis ändern
3.2.2.1.3. Status ändern
Nach dem Anklicken des Aktionen-Buttons „Status ändern“ wird im Popup der Bereich „Status ändern“ mit zusätzlichen Feldern eingeblendet.
Popup Vertragspositionen ändern - Status ändern
3.2.2.1.4. Position einfügen
Nach dem Anklicken des Aktionen-Buttons „Position einfügen“ wird im Popup der Bereich „Position einfügen“ mit zusätzlichen Feldern eingeblendet.
Popup Vertragspositionen ändern - Position einfügen
3.2.2.1.5. Abrechnungsintervall ändern
Nach dem Anklicken des Aktionen-Buttons „Abrechnungsintervall ändern“ wird im Popup der Bereich „Abrechnungsintervall ändern“ eingeblendet.
Popup Vertragsposition ändern - Abrechnungsintervall ändern
3.2.2.2. Umsatzvorschau
Nach dem Anklicken der Aktion „Umsatzvorschau" öffnet sich das gleichnamige Popup, in dem der zu erwartende Umsatz für den ausgewählten Zeitraum grafisch dargestellt wird.
In der Listenansicht bezieht sich die Umsatzvorschau auf die ausgewählten Datensätze, in der Detailansicht auf den jeweiligen Datensatz.
Popup Umsatzvorschau
Im Popup stehen folgende Auswahllisten zur Anpassung der Umsatzvorschau zur Verfügung:
- Ansicht → Darstellung der Umsatzvorschau (Gruppen, Umsatz oder Gruppen und Umsatz)
- Intervall → ausgewählter Zeitraum der Umsatzvorschau (Jahr, Quartal oder Monat)
- Zeitraum → Anzahl der in „Intervall" gewählten Zeiteinheiten (Werte von 1-12)
3.2.2.3. Upgrade-Deal erstellen
Aus einem vorhandenen Vertrag kann ein „Upgrade-Deal“ erstellt werden. Dazu können eine oder mehrere Positionen aus dem Vertrag ausgewählt und die zusätzliche Menge der Position(en) eingegeben werden. Nach der der Ausführung wird im Modul Deals ein neuer Datensatz angelegt.
Nach dem Anklicken der Aktion „Upgrade-Deal" erstellen wird das Popup „Deal aus Vertrag" eingeblendet.
Popup Deal aus Vertrag - eine Positionsgruppe
Popup Deal aus Vertrag - zwei Positionsgruppen
Mithilfe der Checkbox in der ersten Spalte können eine oder mehrere Positionen ausgewählt werden. Die zuzügliche Menge jeder ausgewählten Position wird im Feld „zzgl. Menge" eingetragen.
Enthält eine Positionsgruppe mehrere Positionen, können für alle Positionen der Positionsgruppe über das Feld „zzgl. Menge für alle" neue Mengen eingetragen werden.
Der Button „Erstellen" ist unabhängig davon aktiv, ob Positionen ausgewählt wurden. So kann auch ein Deal ohne Positionsauswahl erstellt werden, etwa wenn ein neues Paket oder eine neue Position erst im Deal selbst konfiguriert werden soll.
Nach dem Anklicken des Buttons „Erstellen" wird im Modul Deals der neue Datensatz in der Bearbeitungsansicht angezeigt. Der neue Deal kann noch einmal überprüft und bei Bedarf korrigiert werden. Nach dem Anklicken des Buttons „Speichern" wird der neue Deal erzeugt.
Welche Felder - neben den Positionen - in den neuen Deal übernommen werden, kann in Modulverwaltung - Layout im Einstellungspunkt Aktionen bearbeiten konfiguriert werden.
4. Hinweise
4.1. Prozess der Zwischenrechnung
Die Zwischenrechnung kommt zum Einsatz, wenn im Feld „Zeitpunkt der Abrechnung" der Wert „Nach Kalenderquartalen" gewählt wurde. In diesem Fall wird für den Zeitraum vom Vertragsbeginn bis zum Ende des laufenden Kalenderquartals zunächst eine Zwischenrechnung erstellt. Ab dem folgenden Quartal erfolgt die reguläre Abrechnung gemäß dem eingestellten Abrechnungsintervall.
Die Vertragsabrechnung wird täglich ausgeführt (Hintergrundaufgabe „Faktura - Vertragsabrechnung"). Zwischenrechnungen werden dabei tagesgenau berechnet, wobei Rabattstaffeln anhand der jeweiligen Quartalsgrenzen korrekt ermittelt werden.
Enthält der Vertrag Positionen vom Typ Dienstleistungen, werden diese in Zwischenrechnungen mengenproportional abgerechnet. Handelt es sich bei einer Position um ein Kontingent, wird für den im Zwischenrechnungsintervall verstrichenen Zeitraum automatisch ein Timesheet erstellt.
Im Feld „Abrechnung ab" einer Position im Produktblock kann ein individuelles Abrechnungsdatum erfasst werden, das von dem Vertragsbeginn abweichen kann. Ändert sich der Vertragsbeginn, wird das Datum in allen Positionen automatisch aktualisiert. Sobald mindestens eine Rechnung zu einem Vertrag existiert, ist der Vertragsbeginn gesperrt und kann nicht mehr geändert werden.
4.2. Abrechnung ab
Beim Hinzufügen von Positionen wird der Vertragsbeginn automatisch in das Feld „Abrechnung ab" übernommen. Ändert sich der Vertragsbeginn, wird das Datum in allen Positionen entsprechend aktualisiert. Sobald mindestens eine Rechnung zu einem Vertrag existiert, ist der Vertragsbeginn gesperrt und kann nicht mehr geändert werden.
4.3. Abrechnung von Dienstleistungen
Dienstleistungen in Positionen werden in Zwischenrechnungen mengenproportional abgerechnet. Handelt es sich bei der Position um ein Kontingent, wird für die im Zwischenrechnungsintervall verstrichene Zeit automatisch ein Timesheet erstellt.
4.4. Individuelles Abrechnungsdatum
Im Feld „Abrechnung ab" eines Produktblock-Eintrags kann ein beliebiges Datum erfasst werden. Die Vertragsabrechnung wird täglich ausgeführt (Hintergrundaufgabe „Faktura - Vertragsabrechnung"), und Zwischenrechnungen werden tagesgenau berechnet. Wird die Abrechnung nach Kalenderquartalen (Feld „Zeitpunkt der Abrechnung“) durchgeführt, ermittelt das System den Beginn von Rabattstaffeln korrekt anhand der jeweiligen Quartalsgrenzen.
4.5. Sprache und Steuertyp bei automatisierter Rechnungserstellung
Bei der automatisierten Rechnungserstellung aus einem Vertrag werden Sprache und Steuertyp standardmäßig aus dem Vertrag übernommen.
Weicht der Rechnungsempfänger vom im Vertrag hinterlegten Empfänger ab, werden Sprache und Steuertyp automatisch aus dem abweichenden Rechnungsempfänger geladen. Dies stellt sicher, dass die erzeugte Rechnung den beim Empfänger hinterlegten Einstellungen entspricht.
4.6. Zwischenrechnung bei Reaktivierung einer Position
Wird eine Position über die Aktion Vertrag ändern vom Status Inaktiv auf Aktiv gesetzt, wird diese Änderung automatisch für eine Zwischenrechnung berücksichtigt. Der Zeitraum vom Reaktivierungsdatum bis zur nächsten regulären Abrechnung wird anteilig mit abgerechnet.
5. Praxisbeispiele
1 – Jährlichen Wartungsvertrag mit automatischer Rechnungserstellung anlegen
Ein Unternehmen schließt mit einem Kunden einen jährlichen Wartungsvertrag ab. Im Modul Verträge wird ein neuer Datensatz angelegt, der Vertragsbeginn eingetragen und das Abrechnungsintervall auf jährlich gesetzt. Die Zahlungsfrist in Tagen wird gemäß den vereinbarten Konditionen hinterlegt. Im Produktblock werden die Wartungsleistungen als Positionen erfasst, Steuertyp und Sprache entsprechend der Kundeneinstellungen gesetzt.
brainX erstellt zum jeweiligen Abrechnungszeitpunkt automatisch eine Rechnung über die Hintergrundaufgabe Faktura – Vertragsabrechnung. Sprache und Steuertyp werden dabei automatisch aus dem Vertrag übernommen. Nach Erzeugung ist die Rechnung im Tab Relationen des Vertrags referenziert und für das Team einsehbar.
2 – Lizenzvertrag eines SaaS-Kunden mit Vertragsänderung anpassen
Ein Bestandskunde erweitert seine Softwarelizenz um fünf zusätzliche Benutzer. Anstatt den Vertrag neu anzulegen, wird in der Detailansicht des bestehenden Vertrags über die Aktion Vertrag ändern das Popup Vertragspositionen ändern geöffnet.
Über den Button Menge ändern wird die neue Benutzermenge eingetragen und mit einem Wirksamkeitsdatum versehen. Zusätzlich kann über Preis ändern ein angepasster Preis hinterlegt werden, falls der Vertrag eine neue Preisvereinbarung enthält. Die Änderung wird gespeichert und wirkt sich ab dem definierten Zeitpunkt auf die automatisch erzeugte Folgerechnung aus.
3 – Umsatzvorschau für mehrere Verträge auswerten
Die Geschäftsführung möchte den erwarteten Umsatz aus laufenden Verträgen für das nächste Quartal einschätzen. In der Listenansicht des Moduls Verträge werden alle aktiven Verträge per Checkbox markiert und über die modulspezifische Aktion Umsatzvorschau das gleichnamige Popup geöffnet.
Das Intervall wird auf Quartal gesetzt und der Zeitraum auf 4. Die grafische Darstellung zeigt den zu erwartenden Umsatz je Quartal für alle ausgewählten Verträge – aufgeteilt nach Gruppen, Umsatz oder kombiniert. So lässt sich der Vertragsumsatz für die Planung und Steuerung auf einen Blick einschätzen.
6. Häufige Fragen
Ist das Modul Verträge auch in brainX CRM verfügbar?
Nein. Das Modul Verträge ist ausschließlich in der brainX APP verfügbar und steht in der brainX CRM-Version nicht zur Verfügung.
Wie werden Rechnungen aus einem Vertrag automatisch erstellt?
Die Vertragsabrechnung wird täglich über die Hintergrundaufgabe Faktura – Vertragsabrechnung ausgeführt. Zum jeweiligen Abrechnungszeitpunkt – basierend auf dem Vertragsbeginn und dem eingestellten Abrechnungsintervall – wird automatisch eine Rechnung erzeugt. Sprache und Steuertyp werden dabei aus dem Vertrag übernommen.
Kann ich den Vertragsbeginn nachträglich ändern?
Nein. Sobald mindestens eine Rechnung zu einem Vertrag existiert, ist das Feld Vertragsbeginn gesperrt und kann nicht mehr geändert werden. Gleiches gilt für das Feld Abrechnung ab der einzelnen Positionen.
Was ist der Unterschied zwischen „Individuell" und „Nach Kalenderquartalen" beim Zeitpunkt der Abrechnung?
Bei Individuell erfolgt die Abrechnung abhängig vom Vertragsbeginn im eingestellten Abrechnungsintervall. Bei Nach Kalenderquartalen wird zunächst eine Zwischenrechnung für den Zeitraum vom Vertragsbeginn bis zum Ende des laufenden Quartals erstellt; anschließend erfolgt die reguläre Abrechnung nach dem eingestellten Intervall.
Wie kann ich Mengen oder Preise eines laufenden Vertrags anpassen?
Über die modulspezifische Aktion Vertrag ändern in der Detailansicht öffnet sich das Popup Vertragspositionen ändern. Dort stehen die Aktionen Menge ändern, Preis ändern, Status ändern, Position einfügen und Abrechnungsintervall ändern zur Verfügung. Änderungen können mit einem Wirksamkeitsdatum versehen werden und wirken sich ab diesem Zeitpunkt auf die Folgerechnung aus.
Was ist ein Upgrade-Deal und wann wird er verwendet?
Ein Upgrade-Deal wird über die Aktion Upgrade-Deal erstellen aus einem bestehenden Vertrag heraus erzeugt. Dabei werden eine oder mehrere Positionen des Vertrags ausgewählt und die zusätzlich gewünschten Mengen eingetragen. Im Modul Deals wird daraufhin ein neuer Deal mit den ausgewählten Positionen angelegt – z. B. wenn ein Kunde seine Lizenz upgraden oder erweitern möchte und der Vertriebsprozess dafür neu gestartet werden soll.