Projekte

Paket: PROJEKTE

1. Allgemein

2. Listenansicht

Die Listenansicht im Modul Projekte verfügt über die gewohnten Funktionalitäten einer Listenansicht. Detailliertere Informationen hierzu siehe Abschnitt Aufbau/Struktur - Listenansicht.

2.1. Aktionen

In der Listenansicht stehen – abhängig vom Modul – allgemeine Aktionen zur Verfügung. Eine Übersicht und Beschreibung aller allgemeinen Aktionen ist im Abschnitt Aktionen (Listenansicht) zu finden.

Modulspezifische Aktionen sind in diesem Modul nicht vorhanden.

3. Detailansicht

3.1. Felder

Die folgende Tabelle beschreibt Pflichtfelder sowie Felder mit nicht offensichtlicher Funktion. Alle weiteren Felder sind selbsterklärend.

Block Basisdaten

Feld	Beschreibung
Projektname *	Bezeichnung des Projekts
Projektleiter *	Zuständiger Benutzer für das Projekt
Volumen (Stunden) *	Gesamtes geplantes Projektvolumen in Stunden

*Pflichtfeld

Block Zusätzliche Informationen zum Projekt

Feld	Beschreibung
Status	--kein(e)-- in Bearbeitung in Planung in Wartestellung erledigt archiviert abgebrochen in Prüfung/Abnahme
Status für Abrechnung	keiner Meilenstein 1 erreicht Meilenstein 2 erreicht Meilenstein 3 erreicht vollständig abgerechnet Hinweis: Das Feld „Status für Abrechnung" ist der zentrale Auslöser für die automatisierte Projektabrechnung. Durch das Setzen auf einen Meilensteinwert (z. B. Meilenstein 1 erreicht, Meilenstein 2 erreicht) wird in der Automatisierung 2.9 | Neukunde – Deal gewonnen (Auslöser: Projekt speichern) automatisch die zugehörige Abschlags- oder Schlussrechnung erstellt und an den Kunden versendet. Der tatsächlich verfügbare Rechnungstyp (Abschlagsrechnung oder Schlussrechnung) sowie der Prozentsatz richten sich nach dem im verknüpften Auftrag hinterlegten Abschlagsplan. Das Feld sollte ausschließlich dann geändert werden, wenn der entsprechende Meilenstein tatsächlich abgeschlossen ist. Eine bereits abgerechnete Stufe kann nicht erneut abgerechnet werden – das System gibt in diesem Fall eine Warnmeldung aus.
Start *	Startdatum des Projekts
geplantes Ende	geplantes Enddatum des Projekts
aktuelles Ende *	Aktuell geplantes Enddatum des Projekts
Typ	Customizing Extra Services Intern

*Pflichtfeld

3.2. Aktionen

In der Detailansicht stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

3.2.1. Allgemeine Aktionen

• PDF Export
• Empfehlen
• Kopieren
• Löschen
• Änderungsverfolgung

Detaillierte Informationen zu den Aktionen siehe Abschnitt Aktionen (Detailansicht).

3.2.2. Modulspezifische Aktionen

Aktion	Voraussetzung	Funktionalität
Neue Aufgabe	–	Erstellt eine neue Aufgabe und verknüpft sie mit dem Projekt
Neues Timesheet	–	Erstellt ein neues Timesheet und verknüpft es mit dem Projekt
Neuer Meilenstein	–	Erstellt einen neuen Datensatz im Modul Projektmeilensteine und verknüpft ihn mit dem Projekt
Neues Dokument hinzufügen	–	Erstellt ein neues Dokument und verknüpft es mit dem Projekt
Neue E-Mail	Konfiguriertes E-Mail-Postfach	Öffnet den E-Mail-Editor mit Bezug auf das Projekt

4. Praxisbeispiele

1 – Kundenprojekt mit Meilensteinen und Abrechnungsstand verwalten

Nach Auftragseingang wird im Modul Projekte ein neues Projekt angelegt, mit dem zugehörigen Auftrag verknüpft und der verantwortliche Projektleiter zugewiesen. Das Volumen wird auf das vereinbarte Stundenbudget gesetzt, Start und aktuelles Ende eingetragen.

Über die Aktion Neuer Meilenstein werden die Projektphasen als Meilensteine angelegt und mit Fälligkeitsdaten versehen. Sobald eine Phase abgeschlossen ist, wird der Status für Abrechnung auf den entsprechenden Meilensteinwert gesetzt – z. B. Meilenstein 1 erreicht – was als Grundlage für die Teilabrechnung dient. Der Status des Projekts wird begleitend von in Planung über in Bearbeitung bis hin zu in Prüfung/Abnahme gepflegt.

2 – Internes Entwicklungsprojekt mit Zeiterfassung steuern

Ein internes Entwicklungsprojekt soll über brainX geplant und mit Zeiterfassung begleitet werden. Das Projekt wird mit dem Typ Intern angelegt, die Priorität auf hoch gesetzt und das Volumen in Stunden definiert. Start- und Enddatum werden eingetragen.

Alle beteiligten Mitarbeiter buchen ihre geleisteten Stunden direkt über die Aktion Neues Timesheet auf das Projekt. Der Fortschritt (%) wird regelmäßig manuell aktualisiert und ist in der Listenansicht auf einen Blick einsehbar. Über die Aktion Neue Aufgabe werden offene Arbeitspakete als verknüpfte Aufgaben angelegt und dem jeweils zuständigen Mitarbeiter zugewiesen.

3 – Projektdokumentation zentral am Projekt ablegen

Während der Projektlaufzeit entstehen verschiedene Dokumente – Anforderungsspezifikationen, Protokolle und Abnahmeberichte. Um diese zentral am Projekt zu verwalten, werden sie über die Aktion Neues Dokument hinzufügen direkt aus dem Projekt heraus angelegt und mit dem Projektdatensatz verknüpft.

Alle verknüpften Dokumente sind im Tab Relationen des Projekts jederzeit einsehbar. E-Mails an den Kunden zum Projekt werden über die Aktion Neue E-Mail direkt aus dem Projekt heraus verfasst und automatisch referenziert, sodass der gesamte Kommunikationsverlauf am Projektdatensatz dokumentiert ist.

5. Häufige Fragen

In welchem Paket ist das Modul Projekte verfügbar?

Das Modul Projekte ist im Paket projekte verfügbar.

Was ist der Unterschied zwischen „geplantes Ende" und „aktuelles Ende"?

Das Feld geplantes Ende dokumentiert das ursprünglich vereinbarte Enddatum des Projekts. Das Feld aktuelles Ende gibt das tatsächlich aktuelle Enddatum wieder – also das Enddatum nach etwaigen Terminverschiebungen. So lässt sich auf einen Blick erkennen, ob ein Projekt im Plan liegt oder sich verzögert.

Wofür wird das Feld „Status für Abrechnung" verwendet?

Das Feld Status für Abrechnung dokumentiert den aktuellen Abrechnungsstand des Projekts. Es kann manuell oder über eine Automatisierung aktualisiert werden – z. B. wenn ein Meilenstein erreicht wird. Die verfügbaren Werte reichen von Meilenstein 1 erreicht bis vollständig abgerechnet und dienen als Grundlage für die meilensteinbasierte Teilabrechnung.

Können Timesheets direkt aus einem Projekt heraus erstellt werden?

Ja. Über die modulspezifische Aktion Neues Timesheet in der Detailansicht des Projekts wird direkt ein Timesheet erstellt und mit dem Projekt verknüpft. So ist eine strukturierte Zeiterfassung direkt am Projektdatensatz möglich.

Wie werden Meilensteine zu einem Projekt hinzugefügt?

Über die modulspezifische Aktion Neuer Meilenstein wird direkt ein neuer Datensatz im Modul Projektmeilensteine erstellt und mit dem Projekt verknüpft. Detaillierte Informationen zu Projektmeilensteinen finden sich im Abschnitt Projektmeilensteine.

Kann ein Projekt mit einem Auftrag verknüpft werden?

Ja. Die Verknüpfung zwischen einem Projekt und einem Auftrag kann über den Tab Relationen oder direkt beim Erstellen des Projekts über die Aktion Neues Projekt im Modul Aufträge hergestellt werden. So bleibt der Zusammenhang zwischen Vertrieb und Projektdurchführung lückenlos nachvollziehbar.

Warum erscheint eine Warnmeldung, wenn ich den Status für Abrechnung ändere?

Das System prüft bei jeder Änderung des Feldes „Status für Abrechnung", ob die Auswahl zum hinterlegten Abschlagsplan des verknüpften Auftrags passt. In zwei Situationen wird eine gelbe Warnmeldung ausgegeben, ohne dass eine Rechnung erstellt wird:

• Meilenstein bereits abgerechnet: Der gewählte Meilenstein wurde bereits in einem früheren Schritt abgerechnet. Eine erneute Abrechnung ist nicht möglich. Der Auftrag sollte geprüft werden, um den korrekten nächsten Meilenstein zu ermitteln.
• Meilenstein nicht im Abschlagsplan vorhanden: Der gewählte Meilenstein ist im Abschlagsplan des Auftrags nicht vorgesehen. Beispiel: Bei einem Abschlagsplan 50/50 gibt es nur zwei Meilensteine. Wird Meilenstein 3 erreicht ausgewählt, gibt das System eine Warnung aus, da dieser Meilenstein nicht existiert.

In beiden Fällen bleibt das Projekt unverändert und es wird keine Rechnung erzeugt. Der Hinweis fordert auf, den verknüpften Auftrag auf den korrekten Abschlagsplan zu prüfen.