Organisationen
Paket: BASIS
1. Allgemein
Im Modul Organisationen werden Unternehmen, Behörden, Vereine und ähnliche Einrichtungen erfasst. Neben den Stammdaten wie Name, Adresse, E-Mail und Telefon werden hier auch alle Beziehungen zu Datensätzen aus anderen Modulen gespeichert – z. B. zu Kontakten, Deals oder Rechnungen.
Ein neues Unternehmen wird als Organisation angelegt. Die Debitor-Nummer aus dem DATEV-Nummernkreis wird hinterlegt, eine Zahlungsfrist von 14 Tagen eingetragen und eine Preisliste zugewiesen. Über die Aktion Neuer Kontakt wird direkt der zuständige Ansprechpartner angelegt und mit der Organisation verknüpft.
Eine Muttergesellschaft und zwei Tochtergesellschaften sollen in brainX abgebildet werden. Die Tochtergesellschaften werden über das Feld Mitglied von mit der Muttergesellschaft verknüpft. Über die Aktion Zeige Organisationshierarchie lässt sich die Konzernstruktur jederzeit als Übersicht aufrufen.
In diesem Abschnitt werden nur spezielle Felder bzw. Funktionalitäten des Moduls beschrieben, da alle allgemeinen brainX Funktionalitäten an anderer Stelle im Handbuch beschrieben sind.
2. Listenansicht
Die Listenansicht im Modul Organisationen verfügt über die gewohnten Funktionalitäten einer Listenansicht. Detailliertere Informationen hierzu siehe Abschnitt Aufbau/Struktur - Listenansicht.
2.1. Aktionen
In der Listenansicht stehen – abhängig vom Modul – allgemeine Aktionen zur Verfügung. Eine Übersicht und Beschreibung aller allgemeinen Aktionen ist im Abschnitt Aktionen (Listenansicht) zu finden.
Zusätzlich sind folgende modulspezifische Aktionen verfügbar:
| Aktion | Voraussetzung | Funktionalität |
|---|---|---|
| Erstelle Google Maps Routenplan | keine | Erstellt auf Basis der ausgewählten Datensätze eine Google Maps-Route – siehe Aktionen (Listenansicht) – Erstelle Google Maps Routenplan |
| Geodaten ermitteln | keine | Ermittelt die Geodaten der ausgewählten Datensätze anhand der gespeicherten Adresse – siehe Aktionen (Listenansicht) – Geodaten ermitteln |
3. Detailansicht
3.1. Felder
Die folgende Tabelle beschreibt Pflichtfelder sowie Felder mit nicht offensichtlicher Funktion. Alle weiteren Felder sind selbsterklärend.
Block Basisdaten
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Organisation * | Name der Organisation |
| Mitglied von | Verknüpfung zu einer übergeordneten Organisation; ermöglicht die Abbildung von Konzern- oder Unternehmenshierarchien |
| E-Mail Opt aus | Bei Aktivierung werden keine automatisierten E-Mails mehr an die Organisation versendet (betrifft: Kundenportal-Zugangsdaten, Trouble-Ticket-Kommunikation, E-Mails aus Automatisierungen, Support-Benachrichtigungen). Direkte E-Mails über die Module E-Mail Postfächer und E-Mails sind weiterhin möglich. |
| Newsletter abbestellt | Bei Aktivierung wird die E-Mail-Adresse beim Hinzufügen zu einer Newsletter-Empfängerliste (z. B. im Modul Kampagnen) ignoriert |
| Währung | Standardwährung für Faktura-Dokumente dieser Organisation – siehe Globale Einstellungen – Währungen & Steuern |
| Sprache |
|
| erstellt durch Leadumwandlung | Wird automatisch auf ja gesetzt, wenn die Organisation durch eine Leadumwandlung erzeugt wurde. Nicht manuell bearbeitbar. |
| Basisrabatt | Standardrabatt in Prozent, der bei Faktura-Dokumenten dieser Organisation vorbelegt wird |
| Steuertyp | Auswahl des Steuertyps (ohne, Gruppe, Individuell), der bei Erstellung eines Datensatzes in einem Faktura-Modul (z. B. Auftrag, Rechnung) nach Auswahl der Organisation automatisch in den Produktblock übernommen wird. |
| Debitor-Nummer | Debitor-Nummer (10.000 - 69.999) aus dem DATEV Nummernkreis |
| Preisliste | Verknüpfte Preisliste, die bei Faktura-Dokumenten dieser Organisation automatisch angewendet wird |
| Zahlungsfrist in Tagen | Anzahl der Tage zwischen Rechnungsdatum und Fälligkeit bei der automatischen Rechnungserstellung. Bei Auswahl der Organisation in einer Rechnung wird die Fälligkeit automatisch berechnet. Der Wert wird auch in die Module Deals, Aufträge und Verträge übernommen. |
*Pflichtfeld
Block Adresse
Ändert sich die Adresse einer Organisation mit verknüpften Kontakten, wird gefragt, ob die Adresse auch zu den Kontakten übernommen werden soll.
Block Bankverbindung
Im Block Bankverbindung werden die Bankdaten der Organisation hinterlegt: Bankname, BLZ, Konto Nr., IBAN, BIC.
3.2. Aktionen
In der Detailansicht stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
3.2.1. Allgemeine Aktionen
- PDF Export
- Empfehlen
- Kopieren
- Löschen
- Änderungsverfolgung
Detaillierte Informationen zu den Aktionen siehe Abschnitt Aktionen (Detailansicht).
3.2.2. Modulspezifische Aktionen
| Aktion | Voraussetzung | Funktionalität |
|---|---|---|
| Neuer Kontakt | – | Erstellt einen neuen Kontakt und verknüpft ihn mit der Organisation |
| Neuer Deal | – | Erstellt einen neuen Deal und verknüpft ihn mit der Organisation |
| Neue Aufgabe | – | Erstellt eine neue Aufgabe und verknüpft sie mit der Organisation |
| Neuer Termin | – | Erstellt einen neuen Termin und verknüpft ihn mit der Organisation |
| Neues Dokument | – | Erstellt ein neues Dokument und verknüpft es mit der Organisation |
| Zeige Organisationshierarchie | – | Zeigt die Hierarchie der verknüpften Organisationen (über Mitglied von)Hinweis: Die angezeigte Hierarchie bezieht sich ausschließlich auf den Mandanten des aktuellen Datensatzes. Datensätze anderer Mandanten werden nicht berücksichtigt. |
| Neue E-Mail | Konfiguriertes E-Mail-Postfach | Öffnet den E-Mail-Editor mit Bezug auf die Organisation |
| QR Code erzeugen (vCard) | – | Erzeugt einen QR-Code mit den Organisationsdaten als vCard |
| Neuer Besuchsbericht | – | Erstellt einen neuen Besuchsbericht und verknüpft ihn mit der Organisation |
| SMS senden | Konfigurierte Integration Connect | Sendet eine SMS an eine im Datensatz hinterlegte Telefonnr. |
4. Praxisbeispiele
1 – Neukunden vollständig anlegen und für die Faktura vorbereiten
Ein neues Unternehmen wird als Kunde gewonnen. Im Modul Organisationen wird ein neuer Datensatz angelegt und alle wesentlichen Stammdaten gepflegt – Firmenname, Adresse, Telefon, E-Mail und Webseite. Die Debitor-Nummer aus dem DATEV-Nummernkreis wird hinterlegt, eine Zahlungsfrist von 14 Tagen eingetragen und die passende Preisliste verknüpft. Der Steuertyp wird auf Gruppe gesetzt, sodass er bei der Erstellung von Faktura-Dokumenten automatisch in den Produktblock übernommen wird.
Über die Aktion Neuer Kontakt wird direkt der zuständige Ansprechpartner angelegt und mit der Organisation verknüpft. Anschließend wird über Neuer Deal ein erster Verkaufsprozess gestartet. Alle künftigen Rechnungen, Aufträge und E-Mails werden automatisch mit der Organisation verknüpft und sind jederzeit im Überblick einsehbar.
2 – Konzernstruktur mit Mutter- und Tochtergesellschaften abbilden
Ein Unternehmensgruppe mit einer Muttergesellschaft und zwei Tochtergesellschaften soll in brainX strukturiert abgebildet werden. Zunächst wird die Muttergesellschaft als Organisation angelegt. Anschließend werden die beiden Tochtergesellschaften als separate Organisationen erfasst und über das Feld Mitglied von jeweils mit der Muttergesellschaft verknüpft.
Über die Aktion Zeige Organisationshierarchie lässt sich die Konzernstruktur jederzeit als Übersicht aufrufen. Deals, Rechnungen und Kontakte können gezielt an der jeweiligen Tochtergesellschaft gepflegt werden, während die übergeordnete Struktur jederzeit nachvollziehbar bleibt.
3 – Adressänderung einer Organisation auf verknüpfte Kontakte übertragen
Eine Organisation zieht um. Die Adresse wird im Datensatz der Organisation aktualisiert. Da mehrere Kontakte mit dieser Organisation verknüpft sind, fragt brainX automatisch, ob die neue Adresse auch auf die verknüpften Kontakte übertragen werden soll. Nach Bestätigung werden alle relevanten Kontakte mit der aktualisierten Adresse versehen – ohne dass jeder Kontaktdatensatz einzeln bearbeitet werden muss.
5. Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen dem Modul Organisationen und dem Modul Lieferanten?
Das Modul Organisationen ist für Kunden, Interessenten und Partner vorgesehen. Das Modul Lieferanten bildet Firmen ab, die Waren oder Dienstleistungen liefern. Nur Datensätze aus dem Modul Lieferanten können mit Eingangsrechnungen und Einkaufsbestellungen verknüpft werden. Eine Organisation kann daher nicht direkt als Lieferant verwendet werden.
Wofür wird das Feld „Mitglied von" verwendet?
Das Feld Mitglied von ermöglicht die Abbildung von Konzern- oder Unternehmenshierarchien. Eine Tochtergesellschaft wird über dieses Feld mit der übergeordneten Muttergesellschaft verknüpft. Die resultierende Struktur lässt sich über die Aktion Zeige Organisationshierarchie visualisieren.
Was bewirkt der Schalter „E-Mail Opt aus" bei einer Organisation?
Bei Aktivierung werden keine automatisierten E-Mails mehr an die Organisation versendet – das betrifft Kundenportal-Zugangsdaten, Ticket-Kommunikation, E-Mails aus Automatisierungen und Support-Benachrichtigungen. Direkte E-Mails über die Module E-Mail Postfächer und E-Mails sind weiterhin möglich.
Welche Felder werden automatisch in Faktura-Dokumente übernommen, wenn ich eine Organisation auswähle?
Beim Auswählen einer Organisation in einem Faktura-Modul werden folgende Werte automatisch übernommen: Währung, Steuertyp, Preisliste, Basisrabatt, Sprache und Zahlungsfrist in Tagen. Der Wert der Zahlungsfrist wird außerdem in die Module Deals, Aufträge und Verträge übernommen.
Wird die Adresse automatisch auf verknüpfte Kontakte übertragen, wenn ich die Adresse einer Organisation ändere?
Nicht automatisch – brainX fragt beim Speichern der geänderten Adresse, ob die neue Adresse auch auf die verknüpften Kontakte übernommen werden soll. Die Übertragung erfolgt nur nach ausdrücklicher Bestätigung.
Kann ich aus einer Organisation direkt einen Besuchsbericht erstellen?
Ja. Über die modulspezifische Aktion Neuer Besuchsbericht in der Detailansicht der Organisation wird direkt ein neuer Besuchsbericht erstellt und mit der Organisation verknüpft.