Assets
Paket: SALES FAKTURA
Das Modul Assets ist ausschließlich in der CRM-Version brainX CRM verfügbar!
1. Allgemein
Assets stellen in brainX Service- oder Lizenzverträge dar und zeigen die Übersicht der Leistungen und Konditionen zu einem Produkt.
Datensätze aus dem Modul Assets sind im sog. „Produktblock“ auswählbar. Detaillierte Informationen siehe Abschnitt Produktblock in Faktura Modulen im Handbuch.
Eine Maschine (Produkt) wird über einen Auftrag verkauft. Nach dem Verkauf wird ein Asset-Datensatz angelegt, der den zugehörigen Wartungsvertrag abbildet. Als Produkt wird der entsprechende Servicevertrag aus dem Produktstamm gewählt, das Servicedatum auf das nächste Wartungsintervall gesetzt und der Status auf aktiv. Über die Aktion Neues Ticket kann bei Bedarf direkt ein Serviceticket aus dem Asset heraus erstellt werden. Eine zusätzlich vereinbarte erweiterte Garantie wird als separater Datensatz im Modul Ergänzungen erfasst.
Ein Kunde erwirbt eine Softwarelizenz. Das Asset bildet die Lizenzkonditionen ab: Als Produkt wird die Lizenz gewählt, Betrag und Währung dokumentieren den vereinbarten Lizenzpreis, das Servicedatum markiert das Ablaufdatum bzw. den Verlängerungszeitpunkt. Über den Status lässt sich nachverfolgen, ob die Lizenz noch aktiv oder bereits abgelaufen (inaktiv) ist.
In diesem Abschnitt werden nur spezielle Felder bzw. Funktionalitäten des Moduls beschrieben, da alle allgemeinen brainX Funktionalitäten an anderer Stelle im Handbuch beschrieben sind.
2. Listenansicht
Die Listenansicht im Modul Assets verfügt über die gewohnten Funktionalitäten einer Listenansicht. Detailliertere Informationen hierzu siehe Abschnitt Aufbau/Struktur - Listenansicht.
2.1. Aktionen
In der Listenansicht stehen – abhängig vom Modul – allgemeine Aktionen zur Verfügung. Eine Übersicht und Beschreibung aller allgemeinen Aktionen ist im Abschnitt Aktionen (Listenansicht) zu finden.
Modulspezifische Aktionen sind in diesem Modul nicht vorhanden.
3. Detailansicht
3.1. Felder
Die folgende Tabelle beschreibt Pflichtfelder sowie Felder mit nicht offensichtlicher Funktion. Alle weiteren Felder sind selbsterklärend.
Block Basisdaten
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Titel * | Bezeichnung des Assets |
| Status * |
|
| Produkt * | Verknüpftes Produkt; der Datensatz ist über den Produktblock in Faktura-Modulen auswählbar – siehe Produktblock in Faktura Modulen |
| Servicedatum * | Datum der nächsten fälligen Serviceleistung |
| Betrag / Währung | Lizenz- oder Vertragsbetrag inkl. zugehöriger Währung |
*Pflichtfeld
3.2. Aktionen
In der Detailansicht stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
3.2.1. Allgemeine Aktionen
- PDF Export
- Empfehlen
- Kopieren
- Löschen
- Änderungsverfolgung
Detaillierte Informationen zu den Aktionen siehe Abschnitt Aktionen (Detailansicht).
3.2.2. Modulspezifische Aktionen
| Aktion | Voraussetzung | Funktionalität |
|---|---|---|
| Neues Ticket | – | Erstellt ein neues Ticket und verknüpft es mit dem Asset |
| Neue Aufgabe | – | Erstellt eine neue Aufgabe und verknüpft sie mit dem Asset |
| Neue E-Mail | Konfiguriertes E-Mail-Postfach | Öffnet den E-Mail-Editor mit Bezug auf das Asset |
4. Praxisbeispiele
1 – Wartungsvertrag zu einer verkauften Maschine
Ein Maschinenbauunternehmen verkauft eine Anlage über einen Auftrag in brainX. Nach dem Verkauf wird für den zugehörigen Wartungsvertrag ein Asset-Datensatz angelegt und mit der entsprechenden Organisation sowie dem Kontakt verknüpft.
Als Produkt wird der passende Servicevertrag aus dem Produktstamm gewählt. Der Betrag und die Währung dokumentieren die vereinbarte Wartungspauschale, das Servicedatum wird auf das nächste fällige Wartungsintervall gesetzt und der Status auf aktiv gestellt. Bei Bedarf kann direkt aus dem Asset heraus über die Aktion Neues Ticket ein Serviceticket erstellt und mit dem Asset verknüpft werden – etwa wenn eine ungeplante Störung gemeldet wird.
So bildet das Asset die gesamte Servicevertragshistorie ab und ermöglicht eine gezielte Nachverfolgung aller Wartungstermine und Vorfälle.
2 – Verwaltung einer Softwarelizenz mit Ablaufdatum
Ein Kunde erwirbt eine zeitlich begrenzte Softwarelizenz. Um den Überblick über Laufzeit und Verlängerungszeitpunkt zu behalten, wird ein Asset-Datensatz angelegt.
Als Produkt wird die entsprechende Lizenz aus dem Produktstamm gewählt. Betrag und Währung dokumentieren den vereinbarten Lizenzpreis. Das Servicedatum wird auf das Ablaufdatum der Lizenz gesetzt, sodass der bevorstehende Verlängerungstermin in der Listenansicht frühzeitig erkennbar ist. Nach Ablauf der Lizenz wird der Status auf inaktiv gesetzt.
Über den Produktblock in Faktura-Modulen kann das Asset bei der Erstellung von Folgerechnungen oder Verlängerungsaufträgen direkt referenziert werden.
3 – Nutzung des Assets als Grundlage für Folgebelege
Ein Bestandskunde hat mehrere aktive Assets – darunter einen Servicevertrag und eine Softwarelizenz. Zum Jahresende sollen für beide Assets Verlängerungsrechnungen erstellt werden.
Der zuständige Mitarbeiter öffnet die Listenansicht des Moduls Assets und filtert nach Status = aktiv sowie dem Servicedatum im relevanten Zeitraum. Für jedes Asset wird über den Produktblock in einem neuen Auftrag oder einer neuen Rechnung das entsprechende Asset als Position referenziert. Betrag, Währung und Produktbezeichnung werden dabei automatisch übernommen.
Durch die direkte Verknüpfung der Faktura-Belege mit dem Asset bleibt die vollständige Abrechnungshistorie am Datensatz nachvollziehbar.
5. Häufige Fragen
In welchen Paketen ist das Modul Assets verfügbar?
Das Modul Assets ist in den Paketen sales und faktura verfügbar, jedoch ausschließlich in der CRM-Version brainX CRM. In der brainX APP steht das Modul nicht zur Verfügung.
Was ist der Unterschied zwischen einem Asset und einem Vertrag?
Das Modul Verträge bildet Debitorenverträge mit Kunden ab – also laufende Vereinbarungen, aus denen regelmäßige Einnahmen entstehen. Ein Asset hingegen stellt einen konkreten Service- oder Lizenzvertrag zu einem bestimmten Produkt dar und dient primär der Nachverfolgung von Serviceterminen und Lizenzzuständen. Assets sind zudem im Produktblock von Faktura-Modulen direkt auswählbar.
Wofür wird das Servicedatum verwendet?
Das Servicedatum gibt den Zeitpunkt der nächsten fälligen Serviceleistung oder den Ablauftermin einer Lizenz an. Es dient als Orientierung in der Listenansicht, um bevorstehende Termine frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig Folgemaßnahmen – wie die Erstellung eines Tickets oder einer Verlängerungsrechnung – einzuleiten.
Kann ich aus einem Asset direkt ein Ticket erstellen?
Ja. Über die modulspezifische Aktion Neues Ticket in der Detailansicht des Assets wird direkt ein neues Ticket erstellt und mit dem Asset verknüpft. Voraussetzung ist lediglich, dass das Ticketmodul im System verfügbar ist.
Wie wird ein Asset im Produktblock eines Faktura-Moduls verwendet?
Beim Hinzufügen von Positionen in einem Faktura-Modul (z. B. Auftrag oder Rechnung) kann im Produktblock ein Asset als Referenz ausgewählt werden. Detaillierte Informationen dazu sind im Abschnitt Produktblock in Faktura Modulen beschrieben.
Was passiert, wenn eine Lizenz abläuft – muss der Asset-Datensatz gelöscht werden?
Nein. Abgelaufene Assets sollten nicht gelöscht, sondern lediglich auf den Status inaktiv gesetzt werden. So bleibt die Historie erhalten und der Datensatz kann bei einer Verlängerung reaktiviert werden.