Lieferanten
Paket: FAKTURA
1. Allgemein
Im Modul Lieferanten werden Firmen erfasst, die Waren oder Dienstleistungen liefern. Lieferanten werden bewusst nicht im Modul Organisationen gepflegt, da nur Datensätze des Moduls Lieferanten mit Eingangsrechnungen verknüpft werden können.
Ein Softwareanbieter wird als Lieferant angelegt. Die Kreditor-Nummer aus dem DATEV-Nummernkreis wird hinterlegt, sodass Eingangsrechnungen dieses Lieferanten korrekt an DATEV übertragen werden können. Zusätzlich wird eine Rabattvereinbarung von 5 % eingetragen, die bei Einkaufsbestellungen automatisch berücksichtigt wird.
Nach einem Jahr Zusammenarbeit mit einem Lieferanten wird dieser im Block Lieferantenbewertung bewertet. Kriterien wie Qualität, Zuverlässigkeit und Preis-Leistungs-Verhältnis werden mit numerischen Werten versehen. Die Bewertungen ermöglichen einen späteren Vergleich zwischen verschiedenen Lieferanten über das Modul Berichte.
In diesem Abschnitt werden nur spezielle Felder bzw. Funktionalitäten des Moduls beschrieben, da alle allgemeinen brainX Funktionalitäten an anderer Stelle im Handbuch beschrieben sind.
2. Listenansicht
Die Listenansicht im Modul Lieferanten verfügt über die gewohnten Funktionalitäten einer Listenansicht. Detailliertere Informationen hierzu siehe Abschnitt Aufbau/Struktur - Listenansicht.
2.1. Aktionen
In der Listenansicht stehen – abhängig vom Modul – allgemeine Aktionen zur Verfügung. Eine Übersicht und Beschreibung aller allgemeinen Aktionen ist im Abschnitt Aktionen (Listenansicht) zu finden.
Modulspezifische Aktionen sind in diesem Modul nicht vorhanden.
3. Detailansicht
3.1. Felder
Die folgende Tabelle beschreibt Felder mit nicht offensichtlicher Funktion. Alle weiteren Felder sind selbsterklärend.
Block Basisdaten
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kreditor-Nummer | Kreditor-Nummer aus dem DATEV-Nummernkreis (70.000–99.999) |
| Rabattvereinbarung | Vereinbarter Rabatt in Prozent |
Block Lieferantenbewertung
Der Block Lieferantenbewertung ermöglicht eine strukturierte Bewertung des Lieferanten anhand folgender Kriterien, jeweils mit numerischen Auswahllisten: Preis-Leistungs-Verhältnis, Qualität, Zuverlässigkeit, Service & Support, Finanzielle Stabilität, Nachhaltigkeit, Flexibilität, Innovationsfähigkeit, Compliance, Risikobewertung.
Block Adresse
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Straße | Straße für Rechnung |
| PLZ | PLZ für Rechnung |
| Ort | Ort für Rechnung |
| Bundesland | Bundesland für Rechnung |
| Land | Land für Rechnung |
| Länderkennzeichen | Länderkennzeichen für Rechnungalphabetische Auswahlliste aller Länderkennzeichen (258 Stck.) in der Schreibweise “DE - Deutschland” |
| Postfachnr. | Postfachnr. für Rechnung |
Block Bankverbindung
Im Block Bankverbindung werden die Bankdaten des Lieferanten hinterlegt: Bankname, BLZ, Konto Nr., IBAN, BIC.
Block Kreditornummer nach Zahlungsart
Im Block “Kreditornummer nach Zahlungsart” können abweichende Kreditornummern hinterlegt werden, die je nach Zahlungsart gelten. Dies ist sinnvoll, wenn ein Lieferant in der Buchhaltung abhängig von der Zahlungsart unter unterschiedlichen Kreditornummern geführt wird.
In der Bearbeitungsansicht können über den Button “Zeile hinzufügen” beliebig viele Einträge angelegt werden. Jeder Eintrag besteht aus:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Zahlungsart |
|
| Kreditornummer | Abweichende Kreditornummer für die gewählte Zahlungsart |
3.2. Aktionen
In der Detailansicht stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
3.2.1. Allgemeine Aktionen
- PDF Export
- Empfehlen
- Kopieren
- Löschen
- Änderungsverfolgung
Detaillierte Informationen zu den Aktionen siehe Abschnitt Aktionen (Detailansicht).
3.2.2. Modulspezifische Aktionen
| Aktion | Voraussetzung | Funktionalität |
|---|---|---|
| Neue Einkaufsbestellung | – | Erstellt eine neue Einkaufsbestellung und verknüpft sie mit dem Lieferanten |
| SMS senden | Konfigurierte Integration Connect | Sendet eine SMS an eine im Datensatz hinterlegte Telefonnr. |
4. Praxisbeispiele
1 – Lieferanten mit DATEV-Kreditornummer und Rabattvereinbarung anlegen
Ein Unternehmen nimmt einen neuen Softwareanbieter als Lieferanten auf. Im Modul Lieferanten wird ein neuer Datensatz angelegt und alle wesentlichen Stammdaten – Firmenname, Adresse, Kontaktdaten und Bankverbindung – gepflegt. Die Kreditor-Nummer aus dem DATEV-Nummernkreis wird im Block Basisdaten hinterlegt, sodass Eingangsrechnungen dieses Lieferanten bei einem DATEV-Export korrekt zugeordnet werden können.
Da mit dem Lieferanten ein dauerhafter Mengenrabatt von 5 % vereinbart wurde, wird dieser im Feld Rabattvereinbarung eingetragen. Bei der Erstellung von Einkaufsbestellungen kann dieser Rabatt direkt berücksichtigt werden. Alle zukünftigen Eingangsrechnungen des Lieferanten werden über das Referenzfeld Lieferant mit dem Datensatz verknüpft und stehen für den DATEV-Export bereit.
2 – Lieferanten nach einem Jahr Zusammenarbeit strukturiert bewerten
Nach einem Jahr Zusammenarbeit mit einem Lieferanten soll eine fundierte Bewertung für interne Vergleichszwecke erstellt werden. Im Block Lieferantenbewertung des Lieferantendatensatzes werden alle relevanten Kriterien – Qualität, Zuverlässigkeit, Preis-Leistungs-Verhältnis, Service & Support, Flexibilität und weitere – mit numerischen Werten bewertet.
Die Bewertungen werden gespeichert und stehen im Modul Berichte als Grundlage für einen Lieferantenvergleich zur Verfügung. So lassen sich verschiedene Lieferanten strukturiert gegenüberstellen und fundierte Entscheidungen bei der Lieferantenauswahl treffen.
3 – Lieferant mit abweichenden Kreditornummern je Zahlungsart konfigurieren
Ein Lieferant wird in der Buchhaltungssoftware abhängig von der Zahlungsart unter unterschiedlichen Kreditornummern geführt – z. B. eine Nummer für Überweisungen und eine andere für Lastschriften. In brainX wird dies im Block Kreditornummer nach Zahlungsart abgebildet.
Über den Button Zeile hinzufügen werden die entsprechenden Zahlungsarten mit den jeweils geltenden Kreditornummern eingetragen. Beim DATEV-Export von Eingangsrechnungen dieses Lieferanten wird die Kreditornummer automatisch anhand der im Datensatz hinterlegten Zahlungsart der Eingangsrechnung ermittelt und korrekt übertragen.
5. Häufige Fragen
Warum werden Lieferanten nicht im Modul Organisationen erfasst?
Lieferanten werden bewusst in einem separaten Modul gepflegt, da nur Datensätze des Moduls Lieferanten mit Eingangsrechnungen und Einkaufsbestellungen verknüpft werden können. Das Modul Organisationen ist für Kunden und Interessenten vorgesehen, nicht für Lieferantenbeziehungen.
Wofür wird die Kreditor-Nummer benötigt?
Die Kreditor-Nummer ist die Nummer aus dem DATEV-Nummernkreis (70.000–99.999), unter der der Lieferant in der Buchhaltungssoftware geführt wird. Sie ist erforderlich, damit Eingangsrechnungen dieses Lieferanten beim DATEV-Export korrekt dem jeweiligen Kreditorkonto zugeordnet werden.
Können für einen Lieferanten mehrere Kreditornummern hinterlegt werden?
Ja. Im Block Kreditornummer nach Zahlungsart können abweichende Kreditornummern für verschiedene Zahlungsarten hinterlegt werden. Dies ist sinnvoll, wenn ein Lieferant in der Buchhaltung je nach Zahlungsart unter unterschiedlichen Kreditornummern geführt wird.
Wofür dient der Block „Lieferantenbewertung"?
Der Block Lieferantenbewertung ermöglicht eine strukturierte Beurteilung eines Lieferanten anhand von zehn Kriterien – darunter Qualität, Zuverlässigkeit, Preis-Leistungs-Verhältnis und Nachhaltigkeit. Die numerischen Bewertungen können im Modul Berichte ausgewertet und für einen Lieferantenvergleich genutzt werden.
Kann ich aus einem Lieferantendatensatz direkt eine Einkaufsbestellung erstellen?
Ja. Über die modulspezifische Aktion Neue Einkaufsbestellung in der Detailansicht des Lieferanten wird direkt eine neue Einkaufsbestellung erstellt und mit dem Lieferanten verknüpft.
Werden Bankdaten des Lieferanten in brainX gespeichert?
Ja. Im Block Bankverbindung können Bankname, BLZ, Kontonummer, IBAN und BIC des Lieferanten hinterlegt werden. Diese Daten dienen der internen Dokumentation und können bei der Erstellung von Zahlungen oder der Übergabe an DATEV genutzt werden.