DATEV Buchungsdatenservice

Paket: FAKTURA

1. Allgemein

Die DATEV Schnittstelle in brainX basiert auf der internetbasierten Plattform DATEV Unternehmen online.

Schema der DATEV Schnittstelle

1.1. DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 vs. DATEV Buchungsdatenservice

Grundsätzlich stehen zwei Integrationen zur Verfügung:

• DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 → überträgt Belege und erzeugt Buchungsvorschläge (sofern Sachkonten konfiguriert sind)
• DATEV Buchungsdatenservice → überträgt vollständige Buchungssätze/-stapel und die Stammdaten der Kreditoren/Debitoren

Grafische Darstellung der unterschiedlichen Prozesse:

Prozessgrafik DATEV Rechnungsdatenservice 1.0

Prozessgrafik DATEV Buchungsdatenservice

Der Vorteil liegt hier klar beim DATEV Buchungsdatenservice: Wurden die Daten zu Beginn einmal sorgfältig in brainX eingepflegt, geht auch am Ende die Buchhaltung schneller. Buchungssätze werden vollständig zu DATEV übertragen. So fällt in der eigenen Buchhaltung, oder in der externen Steuerkanzlei, weniger Arbeit an und das Unternehmen profitiert von enormer Kostenersparnis.

Die Vorgehensweise des Exports innerhalb von brainX ist jedoch bei beiden Integrationen mehr oder weniger identisch: In der Listenansicht der Module Rechnungen, Eingangsrechnungen, Stornos und Gutschriften können markierte Datensätze mittels Aktionen exportiert werden, welche sich jedoch je nach genutzter Integration unterscheiden:

	DATEV Rechnungsdatenservice 1.0	DATEV Buchungsdatenservice
Aktionen	DATEV Export DATEV Rechnungsdatenservice 1.0	DATEV Buchungsdatenservice DATEV Buchungsdatenexport

Modul Rechnungen - Aktionen Rechnungsdatenservice

Modul Rechnungen - Aktionen Buchungsdatenservice

2. DATEV Buchungsdatenservice

2.1. Aktivierung

Seitens brainX ist keine spezielle Aktivierung des DATEV Buchungsdatenservice notwendig, wenn das brainX-Paket „Faktura" gebucht wurde.

Soll neben dem DATEV Buchungsdatenservice auch die Passive Rechnungsabgrenzung genutzt werden, muss dies explizit aktiviert werden (siehe Abschnitt Passive Rechnungsabgrenzung - Aktivierung).

2.2. Globale Einstellungen

Nach dem Aufrufen des Einstellungspunktes „DATEV Rechnungsdatenservice 1.0" in den Unternehmensinformationen stellt sich dieser wie folgt dar:

Globale Einstellungen - Unternehmensinformationen - DATEV Buchungsdatenservice

2.2.1. Einstellungen DATEV Buchungsdatenservice

Nach dem Aufrufen des Einstellungspunktes „DATEV Buchungsdatenservice" in den Unternehmensinformationen werden folgende Blöcke/Felder angezeigt:

• Allgemein
  • Beraternummer → Eingabefeld für die Beraternummer
  • Mandantennummer → Eingabefeld für die Mandantennummer
  • Beginn Wirtschaftsjahr → Datumsfeld zur Eingabe des Wirtschaftsjahres im Format: MMTT, Beispiel: 0731 für den 31. Juli
  • Sachkontennummernlänge → Auswahlliste mit numerischen Werten zur Festlegung der Sachkontennummernlänge
• DATEV Buchungsdatenservice
  • Mahngebühren übertragen → Schalter für die Einstellung ob Mahngebühren übertragen werden
  • Feldzuordnung für Belegfeld 1 → Auswahlliste für die Feldzuordnung Belegfeld 1
  • Feldzuordnung für Buchungstext → Auswahlliste für die Feldzuordnung Buchungstext
  • nächste Debitorennummer → Eingabefeld für die nächste Debitorennummer
  • Debitorennummern für Kontakte erheben → Schalter zur Aktivierung der automatischen Vergabe der nächsten Debitorennummer (Feld „nächste Debitorennummer") auch für Datensätze im Modul Kontakte. Ist bei einer mit einem Kontakt verknüpften Rechnung noch keine Debitorennummer hinterlegt, wird sie beim Export automatisch vergeben – analog zum bestehenden Verhalten im Modul Organisationen.
  • nächste Kreditorennummer → Eingabefeld für die nächste Kreditorennummer
• Passive Rechnungsabgrenzung
  • Passive Rechnungsabgrenzung aktivieren → Schalter zur Aktivierung der passiven Rechnungsabgrenzung
  • Kontonummer für Abgrenzungskonto → Eingabefeld für die Kontonummer des Abgrenzungskontos (in mittelständischen Unternehmen meist die Kontonummer 3900)
  • Kontonummer für Umsatzsteuer → Eingabefeld für die Kontonummer der Umsatzsteuer (in mittelständischen Unternehmen meist die Kontonummer 3800)
  • Minimalbetrag für Abgrenzung → Eingabefeld für den Minimalbetrag für die Abgrenzung (nach § 5 Abs. 5 Satz 2 EStG. muss ein passiver oder aktiver Rechnungsabgrenzungsposten nicht gebildet werden, wenn die einzelne Ausgabe oder Einnahme den Betrag von 800,- Euro nicht überschreitet)

2.2.2. Sichtbarkeit der Listenansicht-Aktion

Für die Integration „DATEV Buchungsdatenservice“ gibt es grundsätzlich zwei Aktionen in der Listenansicht in den Faktura-Modulen:

• DATEV Buchungsdatenservice
• DATEV Buchungsdatenexport

2.3. Benutzereinstellungen

Dieser Zugangsschlüssel kann in Meine Einstellungen - Integrationen erzeugt werden.

Nach dem Anklicken der Kachel „DATEV" öffnet sich das Popup „Zugangsschlüsselverwaltung (Token)“.

Popup Zugangsschlüsselverwaltung (Token)

Das Popup „Zugangsschlüsselverwaltung (Token)" ist in folgende Bereiche aufgeteilt:

• Zugangsschlüssel (Token) für DATEV Cloud Services → Link „Verbundene Anwendungen bei DATEV verwalten" für den DATEV Login
• Aktive Tokens → Anzeige der aktiven Tokens
• Inaktive Tokens → Anzeige der inaktiven Tokens
• Button „Aktionen" → öffnet ein Flyout-Menü um einenneuen Zugangsschlüssel anzufordern:
  • Kurzzeittoken (11 Stunden)
  • Langzeittoken (2 Jahre)

2.3.1. Neuen Zugangsschlüssel anfordern

Nach dem Anklicken des Buttons „Aktionen" öffnet sich ein Flyout-Menü, in welchem entweder ein Kurzzeittoken (Gültigkeitsdauer 11 Stunden), oder Langzeittoken (Gültigkeitsdauer 2 Jahre) angefordert werden kann.

Popup Zugangsschlüsselverwaltung (Token) - Button Aktionen

Zur Unterstützung mehrerer Mandanten öffnet sich vor der Anforderung eines Langzeittokens das Popup „Bestandsdaten“ zur Kontrolle von Berater- und Mandantennummer, welche systemseitig bereits vorausgefüllt sind.

2.3.2. Verbundene Anwendungen bei DATEV verwalten

Nach dem Anklicken des Links „Verbundene Anwendungen bei DATEV verwalten" öffnet sich in einem neuen Browser-Tab die Anmeldeseite für den DATEV Login.

DATEV Login - Anmeldung

Es stehen hier zwei Anmeldeverfahren zur Auswahl:

• DATEV SmartCard / DATEV mIDentity

  DATEV SmartCard / DATEV mIDentity ermöglicht den gesicherten Zugang zu den Anwendungen des DATEV-Rechenzentrums. Die DATEV SmartCard wird zum Beispiel in den Kartenleser DATEV mIDentity-Stick eingelegt. Die Nutzung ist mit dem DATEV Sicherheitspaket auf einem Windows-PC möglich.

  Es wird hier der Browser „Edge“ von Microsoft oder „Google Chrome“ auf einem Windows-PC vorausgesetzt, um sich bei DATEV Unternehmen online anmelden zu können. Als „Smartcard“ fungiert hier ein von DATEV zur Verfügung gestellter USB Stick.

  Detaillierte Informationen zur DATEV SmartCard siehe DATEV Onlinehilfe.

• DATEV SmartLogin

  DATEV SmartLogin ist ein Authentifizierungsverfahren für Online-Anwendungen mittels einer Smartphone-App (Smartphone oder Tablet mit einem Google Android oder Apple iOS-Betriebssystem) unter Verwendung eines QR-Codes.
  Hinweis: Bitte beachten Sie, dass sich mittels der Smartphone-App jeweils immer nur eine Person authentifizieren kann.
  Detaillierte Informationen zu DATEV SmartLogin siehe DATEV Onlinehilfe SmartLogin.

Nach der Auswahl der Anmeldungsart und dem Klicken auf den Button „Weiter“ müssen der Anwendung „brainX Datenservice“ noch die erforderlichen Berechtigungen erteilt werden.

DATEV Login - Berechtigung erteilen

Nach der Anforderung eines Tokens - egal ob „Kurzzeittoken (11 Stunden)“ oder „Langzeittoken (2 Jahre)“ - wird nach einer Prüfung das Token im Popup „Zugangsschlüsselverwaltung (Token)“ im Block „Aktive Tokens" angezeigt.

Wenn die Prüfung zur Anforderung eines Tokens nicht bestanden wird, wird eine Fehlermeldung mit einem entsprechenden Hinweis auf die Ursache angezeigt.

2.3.3. Anzeige aktiver/nicht aktiver Tokens

Im Popup „Zugangsschlüsselverwaltung (Token)“ werden alle aktiven/inaktiven Tokens aufgelistet.

Popup Zugangsschlüsselverwaltung (Token) - aktive/inaktive Tokens

2.3.3.1. Aktive Tokens

Ein aktives Token wird in einer Kachel dargestellt, in welcher folgende Informationen angezeigt werden:

• Person → Vor- und Nachname der Person, auf die das DATEV Zugangsmedium (SmartLogin oder SmartCard) registriert ist
• Ausgestellt am → Datum und Uhrzeit der Ausstellung des Tokens
• letzte Verlängerung am → Datum und Uhrzeit der Verlängerung des Tokens. Technisch haben die Tokens nur eine Laufzeit von 15 Minuten, und werden deshalb automatisch regelmäßig erneuert. Die Tokens können maximal bis zur allg. Gültigkeitsdauer verlängert werden (Kurzzeittoken 11 Stunden, Langzeittoken 2 Jahre).
• Ablauf am → Datum und Uhrzeit wann das Token seine Gültigkeit verliert
• Datenbestand → Anzeige für welchen Datenbestand das Token seine Gültigkeit hat. Angezeigt wird hier entweder die Berater- und Mandantennummer (bei einem Langzeittoken), oder der Aktionen-Link Bestand auswählen (bei einem Kurzzeittoken). Wenn schon ein Bestand gewählt wurde, wird hier auch der Bestand inkl. Icons zum Bearbeiten und Löschen angezeigt.

2.3.3.2. Inaktive Tokens

Die Übersichtstabelle zeigt folgende Spalten:

• Tokentyp → Anzeige um welchen Tokentyp es sich handelt: Kurzzeittoken oder Langzeittoken
• Person → Vor- und Nachname der Person, auf die das DATEV Zugangsmedium (SmartLogin oder SmartCard) registriert ist
• Datenbestand → Anzeige für welchen Datenbestand das Token seine Gültigkeit hat. Angezeigt wird hier die Berater- und Mandantennummer (bei einem Langzeittoken). Wurde bereits ein Bestand gewählt, wird hier auch der Bestand inkl. Icons zum Bearbeiten und Löschen angezeigt.
• Datenservice → Anzeige des verwendeten Datenservices (DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 oder DATEV Buchungsdatenservice)
• Ausgestellt am → Datum und Uhrzeit der Ausstellung des Tokens
• letzte Verlängerung am → Datum und Uhrzeit der Verlängerung des Tokens. Technisch haben die Tokens nur eine Laufzeit von 15 Minuten, und werden deshalb automatisch regelmäßig erneuert. Die Tokens können maximal bis zur allg. Gültigkeitsdauer verlängert werden (Kurzzeittoken 11 Stunden, Langzeittoken 2 Jahre).
• Ablauf am → Datum und Uhrzeit wann das Token seine Gültigkeit verliert
• Zugangsschlüssel widerrufen → Datum und Uhrzeit wann das Token widerrufen wurde, siehe Abschnitt Zugangsschlüssel widerrufen

2.3.3.3. Aktion „Bestand auswählen"

Nach dem Anklicken des Aktionen-Links öffnet sich das Popup „Bestandsdaten“ zur Kontrolle von Berater- und Mandantennummer, welche systemseitig bereits vorausgefüllt sind.

Sollte die Berater- und Mandantennummer nicht korrekt sein, kann mittels des Buttons „Aus Liste wählen“ ein Mandant gewählt werden. Es öffnet sich hier ein weiteres Popup „Bestandsdaten“, in welchem durch Anklicken des Mandanten-Namens die Berater- und Mandantennummer in das erste Popup „Bestandsdaten“ übernommen werden. Nach dem Anklicken des Buttons „Speichern“ im ersten Popup „Bestandsdaten“ werden diese Informationen gespeichert und im Popup „Zugangsschlüsselverwaltung (Token)“ anstatt des Aktionen-Links „Bestand auswählen“ angezeigt.

Wurden bei der manuellen Eingabe die Berater- und Mandantennummer nicht korrekt eingetragen, wird ein entsprechender Hinweis angezeigt.
In diesem Fall muss die Berater- und Mandantennummer geprüft und entsprechend korrigiert werden.

2.3.3.4. Zugangsschlüssel wiederrufen

Zugangsschlüssel (Token) verlieren nach einer festgelegten Zeit ihre Gültigkeit. Die Gültigkeitsdauer ist abhängig von der Art des Tokens (Kurzzeittoken oder Langzeittoken):

• Kurzzeittoken: 11 Stunden oder nach einem Logout des Benutzers
• Langzeittoken: 2 Jahre oder nach dem Anfordern eines Kurzzeittokens

Aus Sicherheitsgründen wurde die Möglichkeit implementiert, bei noch gültigen (aktiven) Zugangsschlüsseln (Token) diese auch manuell zu widerrufen.
Im Popup „Zugangsschlüsselverwaltung (Token)“ wird in der Kachel des aktiven Tokens bei Mouseover das Aktionen-Icon „Zugangsschlüssel widerrufen" (Icon „x“) angezeigt.

Popup Zugangsschlüsselverwaltung (Token) - aktive Tokens - Zugangsschlüssel widerrufen

2.4. Moduleinstellungen

Neben den Standard-Pflichtfeldern in brainX werden für den DATEV Buchungsdatenservice - abhängig vom jeweiligen Modul - noch weitere Felder benötigt.
Standard-Pflichtfelder sind jeweils mit einem roten Stern in der Bearbeitungsansicht eines Datensatzes gekennzeichnet und sind zwingend erforderlich, um einen Datensatz speichern zu können.
Es gibt hierbei sowohl Pflichtfelder, welche systembedingt als solche definiert sind, als auch Felder, die ggf. durch eine entsprechende Kennzeichnung in der Modulverwaltung als Pflichtfelder definiert wurden.

2.4.1. Modulspezifische Pflichtfelder

Der Buchungsdatenservice benötigt für die erzeugten Buchungssätze folgende Informationen, welche auch zu DATEV übertragen werden:

• Sachkonto aus der Produktposition
• Personenkonto aus Kontakt/Organisation/Lieferant (Eingangsrechnungen)
• Belegdatum (z.B. Rechnungsdatum bei Rechnungen)
• Kostenstelle (optional)
• Buchungsbeleg

Folgende Informationen müssen in den Stammdaten von brainX hinterlegt sein und werden zu DATEV übertragen:

• Modul Kontakte

  • Debitornummer
    Hinweis: Ist die Option „Debitorennummern für Kontakte erheben" in den Unternehmensinformationen aktiviert, wird die Debitorennummer bei fehlendem Wert automatisch vergeben und muss nicht manuell gepflegt werden.
  • Kontakt Nr.
  • Rechnung: Straße
  • Rechnung: Ort
  • Rechnung: PLZ
  • Rechnung: Länderkennzeichen
  • Tel. direkt
  • E-Mail

• Modul Organisationen

  • Debitor-Nummer
  • Organisationsnr.
  • Hauptansprechpartner
  • Rechnung: Straße
  • Rechnung: Ort
  • Rechnung: PLZ
  • Rechnung: Länderkennzeichen
  • Ust. Id.
  • Telefon
  • E-Mail
  • Bankverbindungen (aller angegebenen Bankkonten)
  • Bankname
    • IBAN
    • BIC
    • BLZ
    • Kontonummer

• Modul Lieferanten (Eingangsrechnungen)

  • Kreditornummer
  • Lieferantennr.
  • Straße
  • Ort
  • PLZ
  • Länderkennzeichen
  • Telefon
  • E-Mail
  • Bankverbindung (hier kann in brainX nur eine Bankverbindung angelegt werden, im Modul Organisationen hingegen mehrere)
    • Bankname
    • IBAN
    • BIC
    • BLZ
    • Kontonummer

2.5. Nutzung

In der Listenansicht der Module Rechnungen, Eingangsrechnungen, Stornos und Gutschriften können markierte Datensätze mittels Aktionen exportiert werden.

2.5.1. Aktionen in Listenansicht

Für die Integration „DATEV Buchungsdatenservice“ gibt es grundsätzlich zwei Aktionen in der Listenansicht in den Faktura-Modulen:

• DATEV Buchungsdatenservice
• DATEV Buchungsdatenexport

2.5.1.1. DATEV Buchungsdatenservice

Die Aktion „DATEV Buchungsdatenservice“ überträgt Daten direkt in das DATEV Rechenzentrum. Vor dem Übertrag werden die Daten auf Richtigkeit geprüft und optional wird eine Vorschau der zu übertragenden Buchungsdaten angezeigt.
Mit „einem Klick“ können so die Daten an DATEV übertragen werden und Sie erhalten eine Benachrichtigung über den erfolgreichen Übertrag.

Schritt 1 - Auswahl der Datensätze

Die zu exportierenden Datensätze werden in der Listenansicht im entsprechenden Modul mittels Checkbox ausgewählt.

DATEV Buchungsdatenservice - Auswahl Datensätze

Schritt 2 - Starten des Exports

Nach dem Anklicken der Aktion „DATEV Buchungsdatenservice“ wird ein Popup mit folgenden Aktionen-Buttons angezeigt:

• Jetzt übertragen → die Daten werden zum DATEV Rechenzentrum übertragen
• Vorschau anzeigen → Vorschau der zu übertragenden Datensätze
• Abbrechen → bricht den Exportvorgang ab

DATEV Buchungsdatenservice - Popup vor Export

Schritt 2a (optional) - Vorschau anzeigen

Nach dem Anklicken des Buttons „Vorschau anzeigen" wird vor dem Export in einem separaten Popup eine Vorschau (Listenansicht) der zu exportierenden Datensätze angezeigt.

DATEV Buchungsdatenservice - Popup Vorschau

Mittels des Icons „Lupe“ in der Listenansicht können die Buchungsbelege bei Bedarf nochmals eingesehen werden.

DATEV Buchungsdatenservice - Popup Dateivorschau

Schritt 3 - Start Export

Nach dem Start des Exports, wird der Fortschritt der Datenübertragung entsprechend angezeigt.

DATEV Buchungsdatenservice - Fortschritt Datenübertragung

Schritt 4 - Übertrag erfolgreich

Nach erfolgtem Übertrag erfolgt die Bestätigung, dass die Daten erfolgreich an das DATEV-Rechenzentrum übertragen wurden.

DATEV Buchungsdatenservice - Hinweis Übertrag erfolgreich

Sollte der DATEV Übertrag nicht erfolgreich durchgeführt werden können, wird dies entsprechend angezeigt → siehe Abschnitt Fehlermeldungen.

Beschreibungen zum DATEV Arbeitsplatz

Öffnen Sie im DATEV Arbeitsplatz die Buchführung beim gewünschten Mandanten. Sie gelangen nun direkt in die Ansicht von „Kanzlei - Rechnungswesen“:

DATEV Unternehmen online - Übersicht

DATEV Unternehmen online - Kanzlei Rechnungswesen

Ausführung „Mandant ergänzen“ ist elementar, denn nur so werden die von brainX übertragenen Daten in „DATEV Rechnungswesen“ abgeholt:

DATEV Unternehmen online - Mandant ergänzen

Hinweis zum Status des Verarbeitungsprotokolls:

DATEV Unternehmen online - Status Verarbeitung

Über die Stapelverarbeitung finden Sie nun die Stammdaten und Buchungsdaten die verarbeitet werden sollen:

DATEV Unternehmen online - Stapelverarbeitung

Daraufhin können Sie in der Stammdatenübersicht alle übertragenden Debitoren oder Kreditoren mit den entsprechend hinterlegten Metadaten aus brainX einsehen:

DATEV Unternehmen online - Stammdatenübersicht

Außerdem werden in der Buchungsübersicht alle neu erstellten Buchungsdatensätze die aus brainX übertragen wurden aufgelistet. In der Detailansicht finden Sie alle Informationen zur eigentlichen Buchung, so wie Sie diese zuvor in brainX definiert haben:

DATEV Unternehmen online - Buchungsübersicht

2.5.1.2. DATEV Buchungsdatenexport

Die Aktion „DATEV Buchungsdatenexport“ erzeugt, im Gegensatz zur Aktion DATEV Buchungsdatenservice, lediglich eine Zip-Datei (komprimierte Datei), welche dann in einer Buchhaltungssoftware verwendet - oder direkt an den Steuerberater übermittelt - werden kann.

2.5.2. Buchungsbelege

In den Faktura Modulen Rechnungen, Eingangsrechnungen, Stornos und Gutschriften sind Felder zu Buchungsbelegen verfügbar:

• original Buchungsbeleg
• letzter Buchungsbeleg

2.5.2.1. Feld „original Buchungsbeleg"

Das Feld „original Buchungsbeleg“ bietet die Möglichkeit, ein Dokument mit dem entsprechenden Datensatz zu verknüpfen. Es wird dafür benötigt, den Beleg zu vermerken, welcher an den Kunden gesendet wurde.

2.5.2.2. Feld „letzter Buchungsbeleg"

Das Feld „letzter Buchungsbeleg“ ist ein Referenzfeld zum jeweils zuletzt erstellten Buchungsbeleg. Dieser letzte Buchungsbeleg kann z.B. eine Rechnung inkl. Mahngebühren sein.

2.5.3. Fehlermeldungen

Sollte in einem oder mehreren Datensätze(n) Feldwerte fehlen, die einen korrekten Export verhindern, wird dies in einem Popup dargestellt. Es werden hier sowohl die Datensätze (direkt anklickbar mittels Link), als auch detaillierte Fehlermeldungen dargestellt.

DATEV Buchungsdatenservice - Popup Fehlermeldung

2.5.4. Limitierungen

3. Passive Rechnungsabgrenzung

Die passive Rechnungsabgrenzung ist ein wichtiges Instrument, um eine realistische Darstellung der Vermögens- und Ertragslage eines Unternehmens zu gewährleisten. Dabei werden Aufwendungen und Erträge planmäßig abgegrenzt, um in der Buchführung eine periodengerechte Erfassung zu gewährleisten. Durch die Berücksichtigung zukünftiger Zahlungen und Leistungen in der aktuellen Bilanz können Fehlbeträge vermieden und der aktuelle Finanzstatus exakt dargestellt werden.

Vereinfacht gesagt, gibt es vor dem Bilanzstichtag, also vor dem Übergang in die neue Rechnungsperiode, eine Zahlung. Die Leistung wird von Ihrem Unternehmen - zumindest in Teilen - aber erst im nächsten Jahr erbracht. In diesem Fall spricht man von einem anteiligen passiven Rechnungsabgrenzungsposten (pRAP). Dieser ist Teil der Bilanz und erscheint auf der Passivseite. Ohne die Rechnungsabgrenzungsposten wäre die Bilanz unvollständig. Auch Banken nutzen dieses Verfahren, um bereits erhaltene Zahlungen zu erfassen, die erst zu einem späteren Zeitpunkt als Erträge oder Aufwendungen anfallen.

3.1. Aktivierung

Wenn die Integration DATEV Buchungsdatenservice genutzt wird, muss die „Passive Rechnungsabgrenzung" explizit aktiviert werden.

In den Unternehmensinformationen im Einstellungspunkt „DATEV Buchungsdatenservice" befindet sich der Block „Passive Rechnungsabgrenzung". In diesem Block sind folgende Felder enthalten:

• Passive Rechnungsabgrenzung aktivieren → Schalter zur Aktivierung der passiven Rechnungsabgrenzung
• Kontonummer für Abgrenzungskonto → Eingabefeld für die Kontonummer des Abgrenzungskontos (in mittelständischen Unternehmen meist die Kontonummer 3900).
  Die Kontonummer für das Abgrenzungskonto muss genau 4 Ziffern enthalten!
• Kontonummer für Umsatzsteuer → Eingabefeld für die Kontonummer der Umsatzsteuer (in mittelständischen Unternehmen meist die Kontonummer 3800)
  Die Kontonummer für die Umsatzsteuer muss genau 4 Ziffern enthalten!
• Minimalbetrag für Abgrenzung → Eingabefeld für den Minimalbetrag für die Abgrenzung (nach § 5 Abs. 5 Satz 2 EStG. muss ein passiver oder aktiver Rechnungsabgrenzungsposten nicht gebildet werden, wenn die einzelne Ausgabe oder Einnahme den Betrag von 800 Euro nicht überschreitet)

Wird der Schalter im Feld „Passive Rechnungsabgrenzung aktivieren" auf “ein" gestellt wird ein Hinweis-Popup eingeblendet:

Popup Aktivierung Passive Rechnungsabgrenzung

Der Hinweis enthält zwei Links zum Handbuch, die auf die Abschnitte „Passive Rechnungsabgrenzung“ und „Forderungsverlust und stornierte Rechnungen“ verweisen.

Nach dem Anklicken des Buttons „Bestätigen" wird die Passive Rechnungsabgrenzung aktiviert. Es wird nun eine Benachrichtigung zur Aktivierung eingeblendet.

Benachrichtigung Aktivierung Passive Rechnungsabgrenzung

In der Seitenleiste der Benachrichtigungen wird nochmals die auf die Abschnitte „Passive Rechnungsabgrenzung“ und „Forderungsverlust und stornierte Rechnungen“ per Link verwiesen.

Seitenleiste Benachrichtigungen - Aktivierung Passive Rechnungsabgrenzung

3.2. Nutzung

Die Nutzung der Passiven Rechnungsabgrenzung wird nachfolgend an einem Beispiel erläutert, wobei hier von folgenden Voraussetzungen ausgegangen wird:

• Leistungszeitraum Start: 08.12.2025
• Leistungszeitraum Ende: 07.12.2026
• Rechnungsbetrag: 14875,00 EUR (Nettosumme: 12500,00 EUR / MwSt: 2375,00 EUR)
• Wirtschaftsjahr: 01.01. - 31.12.

Wird nun diese Rechnung über die Aktion „DATEV Buchungsdatenexport" in der Listenansicht des Moduls Rechnungen exportiert, wird folgendes Popup angezeigt:

Popup DATEV Buchungsdatenexport

Nach dem Anklicken des Buttons „Vorschau anzeigen" öffnet sich das Popup „Vorschau":

Vorschau Rechnung „Server Maintenance"

Die Tabelle im Popup „Vorschau" enthält folgende Spalten:

• Konto → Kontonummer
• Rechnung → Titel der Rechnung
• Soll/Haben → Anzeige für Soll (S) und Haben (H)
• Gegenkonto → Kontonummer des Gegenkontos
• KSt → Kostenstellennummer
• Rechnungsbetrag → Anzeige des Rechnungsbetrags
• Aktionen
  • Aktionen-Icon „Lupe" → öffnet die Dateivorschau der Rechnung
  • Aktionen-Icon „Liste" → öffnet das Popup „Buchungsplan"

Das Popup „Buchungsplan" (für den 4. Eintrag in der Vorschau - Rechnungsbetrag 11458,37 EUR) stellt sich wie folgt dar:

Popup Buchungsplan

Die Tabelle im Popup „Buchungsplan" enthält folgende Spalten:

• Zeitpunkt → Zeitpunkt/Datum der Buchung
• Betrag → Höhe des Buchungsbetrags

3.3. Forderungsverlust und stornierte Rechnungen

In der Praxis kommt es durchaus vor, dass Rechnungen den Status „Forderungsverlust" oder „storniert" erhalten.

Status „Forderungsverlust": Rechnungen erhalten den Status „Forderungsverlust" z.B. wenn ein Kunde eine Rechnung trotz Mahnungen und erfolgloser Mahnverfahren nicht bezahlt und die Forderung als uneinbringlich abgeschrieben werden muss.

Status „storniert": Rechnungen erhalten den Status „storniert" z.B. wenn die Rechnung grundlegend fehlerhaft ist (Pflichtangaben fehlen/falsch), die Leistung nicht erbracht wurde, die Lieferung mangelhaft oder nicht erfolgt ist, oder wenn es zu einem nachträglichen Preiserlass kommt.

Nachdem eine Rechnungen den Status „Forderungsverlust" oder „storniert" durch den entsprechenden Auswahllistenwert im Feld „Status" erhalten hat, wird nun Benachrichtigung „Passive Rechnungsabgrenzung" eingeblendet:

Hinweis Passive Rechnungsabgrenzung

In der Seitenleiste der Benachrichtigungen wird darauf hingewiesen, dass für diese Rechnung bereits eine wiederkehrende Buchung an DATEV übermittelt wurde. Diese muss durch ihren Buchhalter manuell gestoppt und rückgebucht werden!

Seitenleiste Benachrichtigungen - wiederkehrende Buchung bereits an DATEV übermittelt

In der Detailansicht aller Rechnungen mit dem Status „Forderungsverlust" oder „storniert" wird der Hinweis „Für diese Rechnung wurde bereits eine wiederkehrende Buchung an DATEV übermittelt. Diese muss durch Ihren Buchhalter manuell gestoppt und rückgebucht werden." angezeigt.

Detailansicht - Hinweis manuelle Korrektur

4. Praxisbeispiele

1 - Vollständige Buchungssätze monatlich an DATEV übertragen

Ausgangssituation: Ein Unternehmen möchte den Aufwand für den Steuerberater minimieren und alle Buchungssätze inklusive Stammdaten automatisiert und vollständig aus brainX an DATEV übertragen - ohne manuelle Nachbearbeitung in der Steuerkanzlei.

Vorgehen: In der Listenansicht des Moduls Rechnungen werden alle noch nicht gebuchten Datensätze des Monats markiert. Über die Aktion DATEV Buchungsdatenservice wird optional zunächst die Vorschau geprüft und anschließend die direkte Übertragung an das DATEV Rechenzentrum gestartet. Nach erfolgreichem Übertrag werden die Datensätze in brainX automatisch auf gebucht gesetzt.

Ergebnis: Der Steuerberater erhält vollständige, fertige Buchungssätze inklusive Debitoren-/Kreditoren-Stammdaten - ohne weitere manuelle Eingaben. Der Buchhaltungsaufwand reduziert sich deutlich.

2 - Jahresabo periodengerecht abgrenzen (Passive Rechnungsabgrenzung)

Ausgangssituation: Ein Unternehmen stellt im Dezember eine Rechnung über ein Jahresabonnement, das erst ab Januar des Folgejahres gilt. Die Einnahme soll buchhalterisch korrekt auf die zugehörige Periode verteilt werden.

Vorgehen: Die Passive Rechnungsabgrenzung ist in den Einstellungen aktiviert. Die Rechnung wird mit dem entsprechenden Leistungszeitraum (Start/Ende) erfasst. Beim Export über DATEV Buchungsdatenexport oder DATEV Buchungsdatenservice wird der Betrag automatisch periodengerecht aufgeteilt - der Nettobetrag auf das Abgrenzungskonto gebucht, die Umsatzsteuer separat abgeführt.

Ergebnis: Die Bilanz bildet die tatsächliche wirtschaftliche Lage korrekt ab. MRR, ARR und BWA sind realistische Kennzahlen - ohne manuelle buchhalterische Eingriffe.

3 - Neue Debitoren-Stammdaten direkt in DATEV anlegen

Ausgangssituation: Ein Unternehmen gewinnt regelmäßig neue Kunden, deren Stammdaten bislang manuell in DATEV eingepflegt werden mussten, bevor eine Rechnung gebucht werden konnte.

Vorgehen: Die Stammdaten der Organisation (Debitor-Nummer, Adresse, Bankverbindung, USt-Id etc.) werden einmalig vollständig in brainX hinterlegt. Beim ersten Export über den DATEV Buchungsdatenservice werden die Debitorenstammdaten automatisch in DATEV angelegt und bei späteren Exporten bei Bedarf aktualisiert.

Ergebnis: Neue Kunden müssen nicht mehr manuell in DATEV erfasst werden. Die Stammdaten sind stets aktuell und konsistent zwischen brainX und DATEV.

4 - Stornierte Rechnung mit Passiver Rechnungsabgrenzung korrekt behandeln

Ausgangssituation: Eine Rechnung, für die bereits eine wiederkehrende DATEV-Buchung übertragen wurde, muss nachträglich storniert werden.

Vorgehen: Der Status der Rechnung wird in brainX auf storniert gesetzt. brainX zeigt daraufhin einen Hinweis an, dass für diese Rechnung bereits eine wiederkehrende Buchung an DATEV übermittelt wurde und diese manuell durch den Buchhalter gestoppt und rückgebucht werden muss. Der Buchhalter wird über die Benachrichtigungsseitenleiste informiert.

Ergebnis: Doppelte Rückbuchungen werden vermieden. Der Buchhalter erhält alle notwendigen Informationen, um die Korrektur in DATEV korrekt durchzuführen.

5. Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen DATEV Buchungsdatenservice und DATEV Buchungsdatenexport?

Die Aktion DATEV Buchungsdatenservice überträgt Buchungssätze und Stammdaten direkt und online an das DATEV Rechenzentrum - inklusive optionaler Vorschau vor dem Übertrag. Die Aktion DATEV Buchungsdatenexport erzeugt lediglich eine ZIP-Datei, die separat an den Steuerberater übergeben oder in einer Buchhaltungssoftware verwendet werden kann. Für die direkte Übertragung ist ein aktiver Zugangsschlüssel (Token) erforderlich.

Was passiert mit Rechnungen nach einem erfolgreichen Export?

Nach erfolgreichem Übertrag an DATEV werden alle exportierten Rechnungen in brainX automatisch auf gebucht gesetzt. Dadurch wird verhindert, dass diese Datensätze erneut exportiert, bearbeitet oder gelöscht werden können - die Revisionssicherheit ist damit gewährleistet.

Kann der DATEV Buchungsdatenservice Stammdaten in DATEV anlegen und aktualisieren?

Ja, im Gegensatz zum DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 kann der Buchungsdatenservice Debitoren- und Kreditoren-Stammdaten aktiv in DATEV anlegen und aktualisieren. Voraussetzung ist, dass die relevanten Felder (Debitor-/Kreditornummer, Adresse, Bankverbindung etc.) in brainX vollständig gepflegt sind.

Wann muss die Passive Rechnungsabgrenzung aktiviert werden?

Die Passive Rechnungsabgrenzung muss aktiviert werden, wenn Rechnungen gestellt werden, deren Leistungszeitraum ganz oder teilweise in eine zukünftige Abrechnungsperiode fällt - z. B. bei Jahresabonnements oder mehrjährigen Wartungsverträgen. Die Aktivierung ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 250 Abs. 2 HGB). Bei Fragen zur steuerlichen Einordnung empfiehlt sich die Rücksprache mit dem Steuerberater.

Was muss bei einer stornierten Rechnung mit bereits übertragener DATEV-Buchung beachtet werden?

Wird eine Rechnung storniert oder auf Forderungsverlust gesetzt, nachdem bereits eine wiederkehrende Buchung an DATEV übertragen wurde, muss der Buchhalter manuell eingreifen - die wiederkehrende Buchung muss in DATEV gestoppt und rückgebucht werden. brainX zeigt in diesem Fall sowohl in der Detailansicht der Rechnung als auch in der Benachrichtigungsseitenleiste einen entsprechenden Hinweis an.

Müssen Eingangsrechnungen bei aktivem Buchungsdatenservice anders erfasst werden?

Ja, bei aktivem DATEV Buchungsdatenservice ist der Produktblock in Eingangsrechnungen zwingend erforderlich. Die Schnellerstellungs-Aktion Eingangsrechnung erfassen steht daher nicht mehr zur Verfügung - Eingangsrechnungen müssen über die normale Erstellansicht angelegt werden.