Automatisierungen - Vorkonfigurierte Automatisierungen
Paket: BASIS
1. Übersicht Automatisierungen
Das brainX-System enthält bei der Auslieferung bereits sehr viele Automatisierungen, die die gängigsten Szenarien abdecken.
Je nach brainX-Version - brainX CRM bzw. brainX APP - unterscheiden sich die Automatisierungen leicht.
In der Version „brainX CRM“ sind bis zu 23 Automatisierungen vorkonfiguriert, in „brainX APP“ sind es 27.
Hinweis
Bei der Auslieferung des brainX-Systems sind alle Automatisierungen deaktiviert (Status „inaktiv")!
1.1. brainX CRM Automatisierungen
| Name | Kategorie | Auslöser | Aktionen | Beschreibung |
|---|---|---|---|---|
| 1.0 | Briefanrede Leads & Kontakte | Allgemein | 4/4 aktiv | 20/20 aktiv | Erstellen einer dynamischen Briefanrede in Abhängigkeit von Anrede+Titel und Nachname für die Module Leads & Kontakte |
| 1.1 | Typisierung Organisation nach Leadumwandung | Allgemein | 1/1 aktiv | 1/1 aktiv | Setzt die Organisation als Interessent nach der Lead Umwandlung |
| 1.2 | Leads nach 6 Monaten Inaktivität löschen (DSGVO) | Allgemein | 7/7 aktiv | 4/4 aktiv | Löscht einen Lead und alle dazugehörigen Daten nach 6 Monaten Inaktivität |
| 1.3 | Anlage Lead bis Umwandlung | Sales/CSM | 3/3 aktiv | 3/3 aktiv | Berechnet Dauer von Anlage Lead bis Umwandlung |
| 2.0 | Neukunde - Deal gewonnen | Sales/CSM | 6/7 aktiv | 15/15 aktiv | Automatisiert vom gewonnenen Deal, über Auftrag, Vertrag und bis zur Rechnung |
| 2.1 | Bestandskunde - Deal gewonnen | Sales/CSM | 6/7 aktiv | 14/14 aktiv | Automatisiert vom gewonnenen Deal, über Auftrag bis zur Rechnung |
| 2.2 | Presales Deal gewonnen | Sales/CSM | 4/5 aktiv | 4/4 aktiv | Automatisiert vom gewonnenen Deal, über Auftrag bis zur Rechnung |
| 2.3 | Digitalen Umschlag senden | Sales/CSM | 2/2 aktiv | 3/3 aktiv | Sendet den Deal per DocuSign oder DocuSeal an den Kunden |
| 2.4 | Statistische Daten zum Deal erheben | Sales/CSM | 1/1 aktiv | 6/6 aktiv | Prozess um statistische Daten zu einem Deal zu erheben |
| 2.5 | Daten der Organisation für den Auftrag nachladen | Sales/CSM | 1/1 aktiv | 2/2 aktiv | Wenn ein Deal aus einem Auftrag erzeugt wird, werden die Adressdaten beim ersten Speichern nachgeladen. |
| 2.6 | Auftrag an Kunde senden und Info an Benutzer | Sales/CSM | 3/3 aktiv | 6/6 aktiv | Sendet den Auftrag per Mail an den Kunden und informiert Benutzer |
| 3.0 | Leadscoring | Sales/CSM | 3/3 aktiv | 8/8 aktiv | Prozess um bis zu 10 Score-Punkte für einen Lead zu vergeben |
| 4.0 | Projektprozesse | Projekte | 5/5 aktiv | 11/11 aktiv | Versendet eine allgemeine Erstinformation zum Projekt und steuert die Abrechnung nach Meilensteinen |
| 5.0 | Kontingente/ Timesheets | Sales/ CSM | 1/1 aktiv | 5/5 aktiv | Automatische Reaktionen auf Kontingentstatus |
| 5.1 | CSM Termin - Timesheet erstellen | Sales/ CSM | 3/3 aktiv | 2/2 aktiv | Für einen durchgeführten CSM Termin wird automatisch ein Timesheet erstellt |
| 5.2 | Erstelle Kontingent für Auftrag / Vertrag | Sales/ CSM | 2/2 aktiv | 3/3 aktiv | Erstellt einmalige Kontingente auf Basis des Auftrags und regelmäßiger Kontingente innerhalb des Vertrags |
| 7.0 | Faktura - Mahnprozess | Faktura | 2/2 aktiv | 9/9 aktiv | Alle Faktura-Prozesse, Rechnung, Mahnung, Storno, Gutschrift |
| 7.1 | Faktura - Versandprozess Rechnungen | Faktura | 3/3 aktiv | 9/9 aktiv |
|
| 7.2 | Faktura - Kontingent abrechnen | Faktura | 2/2 aktiv | 2/2 aktiv | Ein verkauftes Consulting Kontingent nach abgeschlossenem Consulting in Rechnung stellen |
| 8.0 | Support Hauptprozess | Support | 4/4 aktiv | 14/14 aktiv | E-Mail-Scanner Support Handling |
| 8.1 | Support Eskalation Stufe 1 | Support | 1/1 aktiv | 6/6 aktiv | Ticketprozess Eskalation Stufe 1 |
| 8.2 | Support Eskalation Stufe 2 | Support | 1/1 aktiv | 9/9 aktiv | Ticketprozess Eskalation Stufe 2 |
| 8.3 | Support: keine Reaktion Kunde | Support | 1/1 aktiv | 3/3 aktiv | Der Prozess schließt automatisch Tickets, auf die keine Reaktion mehr erfolgt ist |
1.2. brainX APP Automatisierungen
| Name | Kategorie | Auslöser | Aktionen | Beschreibung |
|---|---|---|---|---|
| 1.0 | Briefanrede Leads & Kontakte | Allgemein | 4/4 aktiv | 20/20 aktiv | Erstellen einer dynamischen Briefanrede in Abhängigkeit von Anrede+Titel und Nachname für die Module Leads & Kontakte |
| 1.1 | Typisierung Organisation nach Leadumwandung | Allgemein | 1/1 aktiv | 1/1 aktiv | Setzt die Organisation als Interessent nach der Lead Umwandlung |
| 1.2 | Leads nach 6 Monaten Inaktivität löschen (DSGVO) | Allgemein | 7/7 aktiv | 4/4 aktiv | Löscht einen Lead und alle dazugehörigen Daten nach 6 Monaten Inaktivität |
| 1.3 | Anlage Lead bis Umwandlung | Sales/CSM | 3/3 aktiv | 3/3 aktiv | Berechnet Dauer von Anlage Lead bis Umwandlung |
| 2.0 | Neukunde - Deal gewonnen | Sales/CSM | 8/9 aktiv | 20/20 aktiv | Automatisiert vom gewonnenen Deal, über Auftrag, Vertrag und bis zur Rechnung |
| 2.1 | Bestandskunde - Deal gewonnen | Sales/CSM | 8/9 aktiv | 17/17 aktiv | Automatisiert vom gewonnenen Deal, über Auftrag bis zur Rechnung |
| 2.2 | Presales Deal gewonnen | Sales/CSM | 4/5 aktiv | 4/4 aktiv | Automatisiert vom gewonnenen Deal, über Auftrag bis zur Rechnung |
| 2.3 | Digitalen Umschlag senden | Sales/CSM | 2/2 aktiv | 3/3 aktiv | Sendet den Deal per DocuSign oder DocuSeal an den Kunden |
| 2.4 | Statistische Daten zum Deal erheben | Sales/CSM | 1/1 aktiv | 6/6 aktiv | Prozess um statistische Daten zu einem Deal zu erheben |
| 2.5 | Daten der Organisation für den Auftrag nachladen | Sales/CSM | 1/1 aktiv | 2/2 aktiv | Wenn ein Deal aus einem Auftrag erzeugt wird, werden die Adressdaten beim ersten Speichern nachgeladen. |
| 2.6 | Auftrag an Kunde senden und Info an Benutzer | Sales/CSM | 3/3 aktiv | 6/6 aktiv | Sendet den Auftrag per Mail an den Kunden und informiert Benutzer |
| 3.0 | Leadscoring | Sales/CSM | 3/3 aktiv | 8/8 aktiv | Prozess um bis zu 10 Score-Punkte für einen Lead zu vergeben |
| 4.0 | Projektprozesse | Projekte | 5/5 aktiv | 11/11 aktiv | Versendet eine allgemeine Erstinformation zum Projekt und steuert die Abrechnung nach Meilensteinen |
| 5.0 | Kontingente/ Timesheets | Sales/ CSM | 1/1 aktiv | 5/5 aktiv | Automatische Reaktionen auf Kontingentstatus |
| 5.1 | CSM Termin - Timesheet erstellen | Sales/ CSM | 3/3 aktiv | 2/2 aktiv | Für einen durchgeführten CSM Termin wird automatisch ein Timesheet erstellt |
| 5.2 | Erstelle Kontingent für Auftrag / Vertrag | Sales/ CSM | 4/4 aktiv | 4/4 aktiv | Erstellt einmalige Kontingente auf Basis des Auftrags und regelmäßige Kontingente innerhalb des Vertrags |
| 6.0 | Verträge | Verträge | 3/3 aktiv | 10/10 aktiv | Prozess zur Verlängerung und Kündigung des Vertrags |
| 7.0 | Faktura - Mahnprozess | Faktura | 2/2 aktiv | 9/9 aktiv | Alle Faktura-Prozesse, Rechnung, Mahnung, Storno, Gutschrift |
| 7.1 | Faktura - Versandprozess Rechnungen | Faktura | 3/3 aktiv | 9/9 aktiv |
|
| 7.1.1 | Faktura - Versandprozess Rechnungen - Zahlungsanbieter | Faktura | 6/6 aktiv | 18/18 aktiv | Allgemeine Definition für den Titel einer Rechnung und Versand der Rechnung via E-Mail wenn ein Zahlungsanbieter (Mollie) verwendet wird |
| 7.2 | Faktura - Vertragsrechnungen aktualisieren | Faktura | 1/1 aktiv | 1/1 aktiv | Setzt allgemeine Einstellungen für Rechnungen, die über einen Vertrag erstellt werden |
| 7.3 | Faktura - Kontingent abrechnen | Faktura | 2/2 aktiv | 2/2 aktiv | Ein verkauftes Consulting Kontingent nach abgeschlossenem Consulting in Rechnung stellen |
| 8.0 | Support Hauptprozess | Support | 4/4 aktiv | 14/14 aktiv | E-Mail-Scanner Support Handling |
| 8.1 | Support Eskalation Stufe 1 | Support | 1/1 aktiv | 6/6 aktiv | Ticketprozess Eskalation Stufe 1 |
| 8.2 | Support Eskalation Stufe 2 | Support | 1/1 aktiv | 9/9 aktiv | Ticketprozess Eskalation Stufe 2 |
| 8.3 | Support: keine Reaktion Kunde | Support | 1/1 aktiv | 3/3 aktiv | Der Prozess schließt automatisch Tickets, auf die keine Reaktion mehr erfolgt ist |
| 9.0 | Controllix | Faktura | 2/2 aktiv | 2/2 aktiv | Automatisierungen rund um Controllix |