E-Mails

Paket: BASIS

1. Allgemein

2. Listenansicht

Die Listenansicht im Modul E-Mails verfügt über die gewohnten Funktionalitäten einer Listenansicht. Detailliertere Informationen hierzu siehe Abschnitt Aufbau/Struktur – Listenansicht.

Neben den Standardaktionen stehen in der Listenansicht noch spezielle Aktionen zur Verfügung.

2.1. Aktionen

In der Listenansicht stehen – abhängig vom Modul – allgemeine Aktionen zur Verfügung. Eine Übersicht und Beschreibung aller allgemeinen Aktionen ist im Abschnitt Aktionen (Listenansicht) zu finden.

Modulspezifische Aktionen sind in diesem Modul nicht vorhanden.

2.2. Spezielle Aktionen

In der letzten Spalte der Listenansicht befindet sich in jeder Zeile das Aktionen-Icon “Aktionen” (Icon “drei Punkte”).

Nach dem Anklicken öffnet sich ein Flyout-Menü. Neben den Standardaktionen Bearbeiten, Löschen und Abonnieren stehen zwei weitere E-Mail-spezifische Aktionen zur Verfügung:

• Vorschau
• Empfängerliste

Flyout-Menü Aktionen

2.2.1. Vorschau

Nach dem Anklicken der Aktion “Vorschau” öffnet sich ein Popup mit einer Vorschau der E-Mail.

Popup E-Mail Vorschau

Im Popup stehen rechts oben folgende Aktionen zur Verfügung:

Aktion	Funktionalität
Antworten	Antwortet dem Absender der E-Mail
Allen Antworten	Antwortet dem Absender und allen Empfängern in den Feldern An und CC
Weiterleiten	Leitet die Nachricht an Empfänger weiter, die nicht in den Feldern Von, An oder CC stehen

2.2.2. Empfängerliste

Nach dem Anklicken der Aktion “Empfängerliste” öffnet sich ein gleichnamiges Popup.

Popup Empfängerliste

Darin werden Name, E-Mail Adresse und Typ (An, CC, BCC) aller Empfänger angezeigt.

3. Detailansicht

3.1. Felder

Die folgende Tabelle beschreibt Felder mit nicht offensichtlicher Funktion. Alle weiteren Felder sind selbsterklärend.

Block E-Mail Header

Feld	Beschreibung
Sammel-E-Mail	Zeigt an, ob die E-Mail als Sammel-E-Mail versendet wurde. Bei einer Sammel-E-Mail wird nur EINE Nachricht an alle Empfänger gesendet; empfängerbezogene Platzhalter aus E-Mail Vorlagen werden nicht ersetzt – siehe Abschnitt 4.2.3.
Status	Gesendet Empfangen Gespeichert
Lesebestätigung	Zeigt an, ob eine Lesebestätigung angefordert wurde
Verzögerter Versand	Zeigt an, ob die E-Mail verzögert versendet wurde – siehe Abschnitt 4.2.2.
E-Mail im CRM speichern	Kann deaktiviert werden, um eine E-Mail nicht in brainX zu speichern. Beispiel: Beim Antworten auf eine nicht referenzierte E-Mail aus dem Modul E-Mail Postfächer kann so eine ungewollte Speicherung vermieden werden.

3.2. Aktionen

In der Detailansicht stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

3.2.1. Allgemeine Aktionen

• PDF Export
• Empfängerliste → Anzeige der Empfängerliste in einem Popup – siehe Aktion Empfängerliste
• Empfehlen
• Löschen
• Änderungsverfolgung

Detaillierte Informationen zu den Aktionen siehe Abschnitt Aktionen (Detailansicht).

3.2.2. Modulspezifische Aktione

Aktion	Voraussetzung	Funktionalität
Zu Verlauf hinzufügen	–	Erstellt eine Referenz zu einer anderen E-Mail
Neue E-Mail	Konfiguriertes E-Mail-Postfach	Öffnet den E-Mail-Editor zur Erstellung einer neuen E-Mail
Antworten	Konfiguriertes E-Mail-Postfach	Antwortet dem Absender der E-Mail
Allen Antworten	Konfiguriertes E-Mail-Postfach	Antwortet dem Absender und allen Empfängern
Weiterleiten	Konfiguriertes E-Mail-Postfach	Leitet die E-Mail an weitere Empfänger weiter
Drucken	–	Öffnet den Druckdialog des Betriebssystems

4. E-Mail erstellen/versenden

Eine neue E-Mail kann über folgende Wege erstellt werden:

• Button “Erstelle E-Mail” in der Listenansicht des Moduls E-Mails
• Aktionen “Neue E-Mail”, “Antworten“, “Allen Antworten“ oder “Weiterleiten“ in der Detailansicht einer E-Mail
• Button “Neue Nachricht” im Modul E-Mail Postfächer
• Aktion “Erstelle E-Mail” in der Navigationsleiste - Aktion “Erstelle”
• Anklicken einer E-Mail Adresse in einem Feld vom Typ “E-Mail“ in einem beliebigen Modul

Nach dem Starten der Erstellung öffnet sich ein Popup mit dem E-Mail-Editor.

Popup Erstellung E-Mail

4.1. Funktionen bei Erstellung

Die folgende Abbildung zeigt das E-Mail-Erstellungs-Popup mit den nummerierten Funktionen, die in der nachfolgenden Tabelle beschrieben sind.

Popup E-Mail-Erstellung

Im E-Mail-Erstellungs-Popup stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Nr.	Element	Beschreibung
1	Senden	Versendet die E-Mail
2	Anhänge hinzufügen	Fügt der E-Mail Anhänge hinzu – siehe Abschnitt 4.2.1.
3	Verzögerter Versand	Konfiguriert den verzögerten Versand – siehe Abschnitt 4.2.2.
4	Als Entwurf speichern	Speichert die E-Mail als Entwurf in brainX
5	Priorität	Kennzeichnet die E-Mail mit der Priorität Hoch
6	Zuständig	Auswahl des zuständigen Benutzers; Standard: eingeloggter Benutzer
7	Lesebestätigung	Fordert eine Lesebestätigung an
8	Sammel-E-Mail	Kennzeichnet die E-Mail als Sammel-E-Mail – siehe Abschnitt 4.2.3.
9	E-Mail im CRM speichern	Legt fest, ob die E-Mail in brainX gespeichert wird; Standard: wird gespeichert
10	Absenderpostfach	Auswahl des Absenderpostfachs
11	E-Mail Vorlage	Auswahl einer Signatur oder Vorlage – siehe Abschnitt 4.2.4.
12	Popup schließen	Schließt das Popup; es wird gefragt, ob die E-Mail als Entwurf gespeichert werden soll
13	Empfänger (An)	Eingabe oder Auswahl des Empfängers – siehe Abschnitt 4.2.5.
14	CC	Blendet die Eingabezeile für CC-Empfänger ein
15	BCC	Blendet die Eingabezeile für BCC-Empfänger ein
16	Empfänger suchen	Öffnet das Popup “Empfänger hinzufügen” zur Auswahl mehrerer Empfänger
17	Betreff	Eingabezeile für den Betreff der E-Mail
18	Werkzeugleiste	Formatierungswerkzeuge für den E-Mail-Body
19	E-Mail Body	Eingabebereich für den E-Mail-Inhalt – siehe Abschnitt 4.2.6.
20	Senden	Versendet die E-Mail
21	Abbrechen	Bricht die Erstellung ab und schließt das Popup; alle Eingaben gehen verloren

4.2. Hinweise zu Funktionen

4.2.1. Anhänge hinzufügen

Nach dem Anklicken des Buttons “Anhänge hinzufügen” (Icon “Büroklammer”) öffnet sich ein Flyout-Menümit folgenden Optionen:

• Dokument → öffnet das Popup Dokumente zur Auswahl einer Datei aus dem Modul Dokumente
  Neben Dokumenten können auch Wiki-Dateianhänge als Anhang zu einer E-Mail hinzugefügt werden. Sie werden regulär wie andere Anhänge eingefügt.
• Datei hochladen → öffnet den Dateiexplorer des Betriebssystems zur Auswahl einer lokalen Datei

Flyout-Menü Aktionen

4.2.2. Verzögerten Versand konfigurieren

Nach dem Anklicken des Buttons “Verzögerter Versand” öffnet sich ein Kalender-Popup zur Konfiguration von Datum und Uhrzeit des Versands.

Popup Kalender

Die E-Mail wird in brainX gespeichert und ist in der Listenansicht am Status “Verzögerter Versand” erkennbar. Der verzögerte Versand kann durch Löschen des E-Mail-Entwurfs abgebrochen werden.

4.2.3. Sammel E-Mail

Bei einer Sammel-E-Mail wird nur EINE Nachricht an alle Empfänger gesendet. Empfängerbezogene Platzhalter aus E-Mail Vorlagen werden dabei nicht ersetzt.

Empfänger in den Feldern An und CC können die E-Mail-Adressen aller anderen Empfänger in diesen Feldern sehen – dieses Verhalten entspricht einem normalen E-Mail-Client.

Ist eine E-Mail nicht als Sammel-E-Mail gekennzeichnet, erhält jeder Empfänger eine separate E-Mail. Nur so ist eine korrekte Ersetzung modulbezogener Platzhalter aus E-Mail-Vorlagen gewährleistet. Es findet keine Unterscheidung zwischen An, CC und BCC statt – jeder dieser Empfänger erhält genau eine E-Mail, und die Adressen aus CC und BCC werden in das An-Feld der jeweiligen E-Mail übernommen.

4.2.4. Vorlagen

Bei der Erstellung einer neuen E-Mail können Vorlagen aus dem Modul Vorlagen vom Typ E-Mail Vorlage genutzt werden.
Die Funktionsweise ist im Abschnitt E-Mail Vorlagen detailliert beschrieben.

4.2.5. Eingabe/Auswahl Empfänger

Im Eingabefeld An kann entweder direkt eine E-Mail-Adresse eingetragen oder eine Suche genutzt werden, um Empfänger aus brainX auszuwählen. Nach dem Anklicken der Eingabezeile öffnet sich das Suchfeld.

Eingabefeld Suche

ie Suche startet ab dem ersten eingegebenen Zeichen und zeigt Treffer aus verschiedenen Modulen an – erkennbar am vorangestellten Modul-Icon. Durch Anklicken eines Treffers wird die E-Mail-Adresse übernommen.

4.2.6. E-Mail Body

Im E-Mail-Body kann der Text über die Werkzeugleiste formatiert werden. Diese bietet Funktionen zur Textformatierung (Schriftart, -größe, Aufzählungen, Bilder, Links, Tabellen u. a.).

Bei Mouseover des Bereichs “E-Mail Body” wird rechts unten das Icon “Tastaturkürzel” eingeblendet.

Icon Tastaturkürzel

Nach dem Anklicken öffnet sich das Popup “Tastenkombinationen” mit allen verfügbaren Tastenkombinationen zur Block- und Textformatierung sowie zur Historie.

Popup Tastenkombinationen

5. Bearbeiten einer E-Mail

Gespeicherte E-Mails können in der Listenansicht über das Aktionen-Icon “Bearbeiten“ oder in der Detailansicht über den Button “Bearbeiten” geöffnet werden.

Bei bereits gesendeten oder empfangenen E-Mails ist die Bearbeitung eingeschränkt – es können nur Felder wie “Zuständig” oder benutzerdefinierte Felder geändert werden.

E-Mails mit dem Status “Gespeichert” oder “Verzögerter Versand” können vollständig bearbeitet werden. Die verfügbaren Funktionen entsprechen denen der E-Mail-Erstellung – siehe Abschnitt 4.

6. E-Mail Vorlagen

Im Popup der E-Mail-Erstellung öffnet der Button “Vorlagen” ein Flyout-Menü mit folgenden Optionen:

• Signatur hinzufügen → fügt die im Modul E-Mail Postfächer hinterlegte Signatur in die Erstellansicht ein
• Vorlage laden → öffnet das Popup “Vorlage laden” zur Auswahl einer E-Mail Vorlage

Flyout-Menü Aktionen

Popup Vorlage laden

Nach der Auswahl einer Vorlage wird deren Inhalt in die Erstellansicht übernommen.

7. Referenzierung von E-Mails

Eine versendete E-Mail wird automatisch zu jedem Datensatz referenziert, der über das Popup zur Empfängerauswahl hinzugefügt wurde. Weitere Referenzen können nachträglich über den Tab Relationen in der Detailansicht hergestellt werden.

Folgende Module stehen für Referenzen zur Verfügung:

• Leads
• Kontakte
• Organisationen
• Partner
• Deals
• Aufträge
• Rechnungen
• Stornos
• Tickets
• Projekte
• Lizenzen
• Eingangsrechnungen
• Einkaufsbestellungen
• Dokumente
• Kampagnen
• Lieferanten
• Wiki
• Termine
• Aufgaben
• Produkte
• Lieferscheine
• Timesheets
• Webseitenbesuche
• Kontingente

Eine Referenz zwischen zwei E-Mails wird entweder automatisch erstellt (beim Antworten oder Weiterleiten), über den Tab Relationen oder über die Aktion „Zu Verlauf hinzufügen“ in der Detailansicht.

8. Globale Einstellungen

Die Globalen Einstellungen sind nahezu identisch mit denen anderer Standardmodule. Einzige Ausnahme ist der Layout-Editor in Globale Einstellungen – Modulverwaltung:

• Für das Modul E-Mails können keine benutzerdefinierten Layouts erstellt werden.
• Das Layout der Standardansicht kann grundsätzlich bearbeitet werden, jedoch ist es bei einigen Blöcken nicht möglich, Felder anzulegen oder zu verschieben. Einige Blöcke können nicht ausgeblendet und einige Felder nicht bearbeitet werden.

Alle anderen Einstellungen wie Sichtbarkeit von Datensätzen oder Berechtigungen über Profile können wie gewohnt vorgenommen werden.

9. Automatisierung mit E-Mail Aufgabe

Als Absender einer E-Mail-Aufgabe in einer Automatisierung können nur Postfächer gewählt werden, bei denen der Schalter “Automatisierung erlaubt” aktiv ist – siehe E-Mail Postfächer.

Von einer Automatisierung versendete E-Mails befinden sich im “Gesendet Ordner” des Absenderpostfachs und werden als Datensatz erstellt. Sie werden zu den Empfängern und dem auslösenden Datensatz referenziert, sofern dieser Referenzen zu E-Mails unterstützt.

10. Spezielle E-Mails/Benachrichtigungen

Einige Funktionen in brainX, die E-Mails versenden, weichen vom gewohnten Verhalten ab:

• E-Mail Datei als Anhang -> Diese Aktion steht in der Detailansicht des Moduls Dokumente zur Verfügung. Die Erstellansicht einer E-Mail wird geöffnet und das Dokument ist bereits als Anhang vorausgewählt. Die E-Mail wird automatisch mit den Empfängern verknüpft.
• Wiki Empfehlung -> Wird ein Beitrag aus dem Modul Wiki empfohlen, wird eine Sammel-E-Mail an alle Empfänger versendet. Die E-Mail wird nicht im System abgelegt, ist jedoch im Postausgang der empfehlenden Person zu finden. Eine Empfehlung ist nur möglich, wenn der aktuelle Benutzer ein Postfach konfiguriert hat.
• E-Mail Benachrichtigungen -> Bei abonnierten Datensätzen mit aktivierter E-Mail-Benachrichtigung versendet brainX automatisch eine Nachricht an alle Abonnenten, wenn sich der Datensatz ändert. Diese E-Mail wird nicht im System abgelegt und nicht referenziert. Gleiches gilt für Benachrichtigungen aufgrund neu erstellter Kommentare.

11. Hinweise zum Wechsel des E-Mail Anbieters

Wird der E-Mail-Anbieter gewechselt, sind folgende Stellen in brainX zu berücksichtigen:

• Globale Einstellungen – Unternehmensinformationen – Zentraler Mailserver → Die Daten des neuen Mailservers müssen eingetragen werden.
• Modul E-Mail Postfächer → Jeder Benutzer mit einem konfigurierten Postfach muss das neue Postfach einrichten und das alte löschen. Es kann sinnvoll sein, beide Postfächer vorübergehend parallel zu betreiben.
• Automatisierungen, die E-Mails versenden → In allen betroffenen Automatisierungen muss ein neues Postfach mit aktiviertem Schalter Automatisierung erlaubt als Absender hinterlegt werden.
• Automatisierung mit E-Mail Scanner → Falls der E-Mail Scanner genutzt wird, müssen die neuen Postfächer konfiguriert werden, ggf. vorübergehend parallel zu den alten.
• Änderung der E-Mail-Adressen → E-Mail-Adressen müssen an folgenden Stellen aktualisiert werden: Meine Einstellungen, E-Mail Vorlagen, PDF Vorlagen und Unternehmensinformationen.

12. Problembehandlung

Fehlermeldung: Address in mailbox given [...] does not comply with RFC 2822, 3.6.2.

Diese Meldung bedeutet, dass im Anwenderteil der E-Mail-Adresse (vor dem @-Zeichen) unerlaubte Zeichen verwendet werden, z. B. ü, ö, ä oder ß.

13. Praxisbeispiele

1 – Kommunikationsverlauf zu einem Kunden lückenlos dokumentieren

Ein Vertriebsmitarbeiter führt per E-Mail eine mehrteilige Korrespondenz mit einem potenziellen Kunden – von der ersten Kontaktaufnahme über das Angebot bis zur Auftragsbestätigung. Damit der gesamte Verlauf für das Team nachvollziehbar ist, wird jede E-Mail in brainX mit dem entsprechenden Kontakt-, Organisations- und Deal-Datensatz verknüpft.

Beim Versand einer E-Mail direkt aus brainX heraus werden die Empfänger über die Suchfunktion im Feld An aus dem System gewählt – die E-Mail wird dadurch automatisch mit den entsprechenden Datensätzen referenziert. Eingehende Antworten werden im Modul E-Mail Postfächer geöffnet und ebenfalls über Mit Datensätzen verknüpfen referenziert. Über die Aktion Zu Verlauf hinzufügen können Antworten nachträglich mit der Ursprungs-E-Mail verknüpft werden, sodass der vollständige Gesprächsverlauf in chronologischer Reihenfolge am Datensatz sichtbar ist.

2 – Nachfass-E-Mail mit verzögertem Versand vorbereiten

Nach einem Kundengespräch am Freitagnachmittag soll am darauffolgendem Montag um 8 Uhr eine strukturierte Zusammenfassung des Gesprächs automatisch versendet werden – ohne dass der Mitarbeiter am Montagmorgen manuell aktiv werden muss.

Die E-Mail wird noch am Freitag erstellt, eine passende E-Mail-Vorlage geladen und der Inhalt angepasst. Über den Button Verzögerter Versand wird Datum und Uhrzeit für den automatischen Versand konfiguriert. Die E-Mail wird als Entwurf mit dem Status Verzögerter Versand in brainX gespeichert und zum definierten Zeitpunkt automatisch versendet, sobald die Hintergrundaufgabe Verzögerter Versand ausgeführt wird. Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung nach erfolgtem Versand.

3 – Serienversand mit individuellen Platzhaltern an mehrere Empfänger

Das Vertriebsteam möchte nach einer Messe eine personalisierte Nachfass-E-Mail an 20 Kontakte senden – jeder Empfänger soll seine eigene, individuell adressierte E-Mail erhalten, ohne dass die anderen Empfänger sichtbar sind.

Eine E-Mail-Vorlage mit Platzhaltern für Vorname, Nachname und Unternehmen wird über Vorlage laden in den E-Mail-Editor geladen. Alle 20 Kontakte werden über Empfänger suchen im Popup Empfänger hinzufügen ausgewählt. Der Schalter Sammel-E-Mail bleibt dabei deaktiviert, damit jeder Empfänger eine separate, individuell befüllte E-Mail erhält und die Platzhalter korrekt ersetzt werden. Nach dem Versand werden alle 20 E-Mails automatisch mit den jeweiligen Kontaktdatensätzen referenziert.

14. Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einer Sammel-E-Mail und einer normalen E-Mail mit mehreren Empfängern?

Bei einer Sammel-E-Mail wird nur eine einzige Nachricht an alle Empfänger versandt – alle Empfänger in den Feldern An und CC können die Adressen der anderen sehen, und Platzhalter aus E-Mail-Vorlagen werden nicht ersetzt. Ist die Option Sammel-E-Mail deaktiviert, erhält jeder Empfänger eine separate E-Mail mit individuell befüllten Platzhaltern, und die Empfänger sehen sich gegenseitig nicht.

Kann ich eine E-Mail nachträglich mit weiteren Datensätzen verknüpfen?

Ja. Nachträgliche Referenzen können über den Tab Relationen in der Detailansicht einer E-Mail hergestellt werden. Eine Referenz zwischen zwei E-Mails lässt sich zusätzlich über die Aktion Zu Verlauf hinzufügen in der Detailansicht erstellen.

Was passiert mit einer E-Mail, die per Automatisierung versendet wird, wenn das Absenderpostfach nicht mehr existiert?

Existiert das konfigurierte Absenderpostfach zum Zeitpunkt des Versands nicht mehr, wird die E-Mail als Entwurf gespeichert. Der Administrator erhält automatisch eine Benachrichtigung mit einem Link zum Entwurf, sodass der Versand manuell nachgeholt werden kann.

Kann ich eine E-Mail in brainX speichern, ohne sie zu versenden?

Ja. Über den Button Als Entwurf speichern im E-Mail-Editor wird die E-Mail ohne Versand in brainX gespeichert. Entwürfe können jederzeit geöffnet, bearbeitet und später versendet werden. Alternativ kann der Schalter E-Mail im CRM speichern deaktiviert werden, wenn eine E-Mail explizit nicht in brainX gespeichert werden soll.

Wie kann ich beim Wechsel des E-Mail-Anbieters vorgehen?

Beim Anbieterwechsel sind mehrere Stellen in brainX zu aktualisieren: der zentrale Mailserver in den Globalen Einstellungen, die Postfächer im Modul E-Mail Postfächer, alle Automatisierungen mit E-Mail-Versand sowie ggf. E-Mail-Adressen in Vorlagen, PDF-Vorlagen und Unternehmensinformationen. Es empfiehlt sich, altes und neues Postfach vorübergehend parallel zu betreiben, um einen unterbrechungsfreien Übergang zu gewährleisten.

Warum erhalte ich die Fehlermeldung „does not comply with RFC 2822"?

Diese Fehlermeldung erscheint, wenn im Anwenderteil einer E-Mail-Adresse – also vor dem @-Zeichen – unerlaubte Zeichen verwendet werden, z. B. Umlaute wie ü, ö, ä oder das Sonderzeichen ß. Die betroffene E-Mail-Adresse muss entsprechend korrigiert werden.