FAQ

Frequently Asked Questions – Antworten auf die häufigsten Fragen rund um brainX.

1. Allgemeine Informationen

1.1. Was ist brainX?

brainX ist eine webbasierte CRM-Software (Customer Relationship Management), die Unternehmen dabei unterstützt, Kundenbeziehungen zu verwalten, Vertriebsprozesse zu strukturieren und interne Abläufe zu automatisieren. brainX wird vollständig in Deutschland entwickelt und gehostet.

Es gibt zwei Produktvarianten:

• brainX CRM – die klassische CRM-Lösung mit Paketlizenzierung, geeignet für Unternehmen jeder Größe.
• brainX APP – eine SaaS-Subscription-Lösung, speziell für Unternehmen mit Abo-Modellen und wiederkehrenden Abrechnungen.

1.2. Was ist CRM?

CRM steht für Customer Relationship Management – auf Deutsch: Kundenbeziehungsmanagement. Es bezeichnet die Strategie und die zugehörigen Prozesse, mit denen Unternehmen ihre Kundenbeziehungen systematisch pflegen und ausbauen.

Ein CRM-System wie brainX unterstützt dabei, Kundendaten zentral zu verwalten, Kommunikation nachzuverfolgen und Vertriebsprozesse zu optimieren – mit dem Ziel, die Kundenbindung zu stärken und mehr Abschlüsse zu erzielen.

1.3. Für wen ist brainX geeignet?

brainX richtet sich an Unternehmen aus dem gesamten DACH-Raum – von kleinen Teams bis hin zu größeren Organisationen. Dank des modularen Aufbaus lässt sich brainX flexibel an unterschiedliche Branchen und Unternehmensgrößen anpassen.

brainX CRM eignet sich besonders für Unternehmen, die ein vollständiges CRM mit Vertrieb, Service, Projekten, Marketing und Faktura benötigen.

brainX APP ist speziell auf SaaS-Unternehmen und Anbieter von Subscription-Modellen ausgerichtet, die eine durchgängige Lösung von Lead bis DATEV-Übertragung suchen.

1.4. Gibt es eine kostenlose Testversion?

brainX kann 20 Tage lang unverbindlich und kostenlos getestet werden. Es gibt keine automatische Verlängerung nach Ablauf des Testzeitraums, und für die Anmeldung ist keine Kreditkarte erforderlich.

Eine dauerhafte kostenlose Version ist nicht verfügbar.

1.5. Was ist in der Testversion enthalten?

Im Rahmen der 20-tägigen Demoversion können optional einzelne Funktionspakete oder auch alle verfügbaren Funktionspakete getestet werden. So lässt sich der volle Funktionsumfang von brainX vor einer Kaufentscheidung kennenlernen.

1.6. Wie lange kann brainX getestet werden?

Der Testzeitraum beträgt 20 Tage. Es erfolgt keine automatische Verlängerung, und eine Kreditkarte ist für die Anmeldung nicht erforderlich.

1.7. Wo finde ich aktuelle Preisinformationen?

Eine Übersicht der aktuellen Preise und Pakete ist auf brainx.de/preise bzw. brainx.app/preise verfügbar. Für individuelle Angebote steht der Vertrieb gerne zur Verfügung.

1.8. Gibt es Mindestlaufzeiten oder Kündigungsfristen?

Informationen zu Laufzeiten und Kündigungsfristen sind in den jeweiligen Vertragsunterlagen oder auf den Preisseiten zu finden. Für konkrete Fragen steht der Vertrieb über das Kontaktformular oder telefonisch zur Verfügung (Mo–Fr, 08:00–17:00 Uhr, Tel. +49 8631-306935-0).

1.9. Du hast die Antwort auf deine Frage nicht gefunden?

Alle Fragen werden gerne persönlich beantwortet.

Nutze das Kontaktformular oder ruf an: Mo–Fr, 08:00–17:00 Uhr, Tel. +49 8631-306935-0.

2. Funktionen und Module

2.1. Was ist in brainX CRM Basis enthalten?

brainX Basis ist das Grundpaket und enthält bereits zahlreiche Kernfunktionen – darunter Kontakt- und Organisationsverwaltung, Aktivitäten, Aufgaben, Kalender, Dokumente und grundlegende Automatisierungsfunktionen. Auch einige Integrationen wie Microsoft 365, Zapier und ChatGPT sind ohne Zusatzpaket verfügbar.

Eine detaillierte Übersicht des Funktionsumfangs ist auf der Seite brainX – Grundpaket und Zusatzpakete zu finden.

2.2. Welche Zusatzpakete gibt es?

Neben dem Grundpaket brainX Basis können folgende Funktionspakete ergänzt werden:

• Sales – Vertriebspipeline, Leads, Opportunities
• Faktura – Angebote, Rechnungen, vorbereitende Buchhaltung
• Service – Tickets, Helpdesk, Kundensupport
• Projekte – Projektplanung, Zeiterfassung, Aufgabenmanagement
• Marketing – Kampagnen, Newsletter, Leadgenerierung

Die Pakete können je nach Bedarf einzeln oder in Kombination gebucht werden.

2.3. Wie unterstützt brainX den Vertrieb?

Das Sales-Modul von brainX ermöglicht die zentrale Verwaltung von Kundeninformationen, die Nachverfolgung von Vertriebsaktivitäten und die Steuerung der gesamten Verkaufspipeline. Automatische Workflows und Erinnerungen helfen dabei, Leads und Opportunities zum richtigen Zeitpunkt zu bearbeiten.

2.4. Welche Integrationen bietet brainX?

brainX lässt sich mit zahlreichen externen Systemen verbinden, darunter:

• Microsoft 365 (E-Mail, Kalender, Teams)
• DATEV
• Zapier
• DocuSign
• ChatGPT
• WordPress

Einige Integrationen sind bereits im Grundpaket enthalten, andere Teil eines Zusatzpakets. Eine vollständige Übersicht ist unter brainx.de/integrationen zu finden.

2.5. Ist die Drittsoftware bei einer Integration inbegriffen?

Nein. Die Integration stellt lediglich die Verbindung und den Datenaustausch zwischen brainX und einem Drittanbieter-System her. Die Drittanbieter-Software (z. B. eine Microsoft-365-Lizenz) muss separat beim jeweiligen Anbieter erworben werden.

2.6. Wie können die Integrationen getestet werden?

Im Rahmen der kostenlosen 20-tägigen Demoversion können optional alle gewünschten Funktionspakete einschließlich der zugehörigen Integrationen getestet werden.

2.7. Unterstützt brainX die E-Rechnungspflicht / ZUGFeRD?

Ja. brainX Faktura unterstützt das ZUGFeRD-Format für elektronische Rechnungen und hilft damit, die gesetzlichen Anforderungen zur E-Rechnungspflicht zu erfüllen. Weitere Informationen sind im Handbuchabschnitt zu ZUGFeRD zu finden.

2.8. Gibt es eine mobile App?

brainX ist als webbasierte Anwendung konzipiert und läuft in jedem modernen Webbrowser – auch auf mobilen Endgeräten. Eine native App ist nicht erforderlich.

2.9. Unterstützt brainX mehrere Benutzer und Rollen?

Ja. brainX verfügt über ein Benutzer- und Berechtigungskonzept, das es ermöglicht, Zugriffsrechte gezielt zu vergeben. Rollen und Berechtigungen lassen sich individuell konfigurieren.

3. Datenschutz und Sicherheit

3.1. Wie sicher sind die Daten in brainX?

brainX wird vollständig in Deutschland entwickelt und dort auch gehostet. Das Cloud-Hosting erfolgt bei einem deutschen Hosting-Anbieter unter deutschen Datenschutzrichtlinien und in Übereinstimmung mit der DSGVO.

Für Unternehmen mit besonders hohen Sicherheitsanforderungen steht alternativ das InHouse-Hosting zur Verfügung.

3.2. Ist brainX DSGVO-konform?

Ja. brainX ist DSGVO-konform. Hosting und Datenspeicherung erfolgen ausschließlich in Deutschland. Zusätzlich ist Brainformatik nach ISO 9001:2015 zertifiziert.

3.3. Wo werden die Daten gespeichert?

Beim Cloud-Hosting werden alle Daten in deutschen Rechenzentren gespeichert. Beim InHouse-Hosting verbleiben die Daten vollständig in der eigenen IT-Infrastruktur des Unternehmens.

3.4. Was passiert mit den Daten nach einer Kündigung?

Informationen zur Datenaufbewahrung und -löschung nach Vertragsende sind in den Vertragsunterlagen und den Datenschutzbestimmungen geregelt. Für konkrete Fragen steht der Support zur Verfügung.

3.5. Wer hat Zugriff auf die eigenen CRM-Daten?

Beim Cloud-Hosting hat ausschließlich das eigene Unternehmen Zugriff auf die CRM-Daten. Brainformatik greift nur im Rahmen des Supports und nach ausdrücklicher Freigabe auf Daten zu. Details sind in der Datenschutzerklärung und im Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt.

4. Technische Aspekte

4.1. Muss brainX installiert werden?

Nein. brainX ist eine webbasierte Anwendung und läuft vollständig im Browser. Es ist keine lokale Installation erforderlich.

4.2. Welche Hosting-Varianten gibt es?

brainX steht in zwei Hosting-Varianten zur Verfügung:

Cloud Hosting – Brainformatik hostet die CRM-Daten in Deutschland. Diese Variante bietet optimale Performance, einfache Skalierbarkeit und minimalen administrativen Aufwand.

InHouse Hosting – Die Software wird auf der eigenen Server-Infrastruktur des Unternehmens betrieben. Diese Variante bietet maximale Kontrolle über Daten und IT-Umgebung.

4.3. Welche Browser werden unterstützt?

brainX unterstützt alle gängigen modernen Browser (z. B. Chrome, Firefox, Edge, Safari) in aktuellen Versionen. Für die beste Performance wird ein aktueller Chromium-basierter Browser empfohlen.

4.4. Gibt es eine API?

Ja. brainX bietet eine API sowie eine Zapier-Anbindung, über die brainX mit anderen Systemen verbunden werden kann. Weitere Informationen zur API sind im Handbuch sowie auf den Integrationsseiten zu finden.

4.5. Wie werden Updates eingespielt?

Updates werden von Brainformatik zentral bereitgestellt und eingespielt. Beim Cloud-Hosting erfolgt dies ohne Aufwand auf Kundenseite. Release Notes zu aktuellen Versionen sind im Handbuch verfügbar.

4.6. Gibt es ein Test- oder Staging-System?

Ob ein separates Staging-System verfügbar ist, hängt von der jeweiligen Konfiguration ab. Für entsprechende Anfragen steht der Support zur Verfügung.

5. Onboarding und Support

5.1. Wie geht es nach dem Kauf weiter?

Nach dem Kauf wird ein Onboarding-Prozess durchgeführt, der den Einstieg in brainX erleichtert. Je nach gebuchtem Paket stehen Einrichtungsunterstützung, Schulungen und persönliche Beratung zur Verfügung.

5.2. Gibt es Schulungen oder Onboarding-Unterstützung?

Ja. Brainformatik bietet Onboarding-Unterstützung und Schulungen an. Für Details zu verfügbaren Schulungsformaten steht der Vertrieb oder Support zur Verfügung.

5.3. Wie erreiche ich den Support?

Der Support ist auf folgenden Wegen erreichbar:

• Telefon: +49 8631-306935-0 (Mo–Fr, 08:00–17:00 Uhr)
• Kontaktformular: brainx.de/kontakt

5.4. Wo finde ich das vollständige Handbuch?

Das vollständige Handbuch ist unter brainx.help verfügbar. Es dokumentiert alle Module, Funktionen und Einstellungen von brainX.

6. brainX APP

6.1. Was ist brainX APP und wie unterscheidet sie sich von brainX CRM?

brainX APP ist eine spezialisierte SaaS-Subscription-Lösung für Unternehmen, die mit wiederkehrenden Abrechnungen und Abo-Modellen arbeiten. Im Gegensatz zu brainX CRM, das als klassisches Paketlizenzsystem erhältlich ist, wird brainX APP als reines SaaS-Modell betrieben.

brainX APP vereint CRM, Vertragsverwaltung, automatisierte Abrechnung und Cashflow-Analyse in einem System – speziell für Subscription-getriebene Geschäftsmodelle entwickelt.

6.2. Für welche Unternehmen ist brainX APP geeignet?

brainX APP richtet sich an SaaS-Unternehmen und alle Anbieter mit Subscription-Modellen, die eine durchgängige Lösung von der Lead-Erfassung über die Vertragsverwaltung bis hin zur Abrechnung und DATEV-Übergabe benötigen.

6.3. Unterstützt brainX APP MRR-Tracking und Cashflow-Analyse?

Ja. brainX APP bietet integrierte Cashflow-Analyse und Umsatz-Forecasting in Echtzeit. Vertragslaufzeiten, monatlich wiederkehrende Umsätze (MRR) und Verlängerungen sind zentral auswertbar.

6.4. Wie funktioniert die automatisierte Abrechnung in brainX APP?

brainX APP rechnet Verträge tagesgenau und anteilsgerecht ab. Hauptrechnungen werden automatisch erstellt, Zusatzkontingente fair berechnet und Zahlungseingänge automatisch abgeglichen. Die Übergabe an DATEV erfolgt direkt aus dem System.

6.5. Unterstützt brainX APP SEPA-Lastschrift?

Ja. brainX APP unterstützt Zahlungsmandate und die automatische Einziehung per SEPA-Lastschrift über eine integrierte Zahlungsabwicklung.

6.6. Wo finde ich weitere Informationen zu brainX APP?

Weitere Informationen sind unter brainx.app verfügbar. Für eine persönliche Demo kann ein Termin direkt über die Website vereinbart werden.