Stornos
Paket: FAKTURA
1. Allgemein
Ein Storno dient der Rückabwicklung einer Rechnung – z. B. bei einer fehlerhaft erstellten Rechnung oder bei Stornierung eines Produkts oder einer Dienstleistung durch den Kunden. Stornos werden direkt aus einer Rechnung heraus über die Aktion Neuer Storno erstellt und sind sowohl beim Kunden als auch in der jeweiligen Rechnung referenziert.
Datensätze im Modul Stornos können weder bearbeitet noch gelöscht werden. Der Produktblock ist im Modul Storno nur eingeschränkt nutzbar.
Eine Rechnung wurde versehentlich mit einem falschen Betrag erstellt. Über die Aktion Neuer Storno in der Detailansicht der Rechnung wird ein Storno erstellt. Alle Rechnungsdaten werden automatisch übernommen. Anschließend wird eine neue, korrekte Rechnung erstellt.
Ein Kunde storniert eine bestellte Dienstleistung. Aus der entsprechenden Rechnung heraus wird ein Storno erstellt, der Grund eingetragen und der Storno an den Kunden per E-Mail versandt. Die Stornorechnung ist anschließend in der Kundenhistorie dokumentiert.
In diesem Abschnitt werden nur spezielle Felder bzw. Funktionalitäten des Moduls beschrieben, da alle allgemeinen brainX Funktionalitäten an anderer Stelle im Handbuch beschrieben sind.
2. Listenansicht
Die Listenansicht im Modul Stornos verfügt über die gewohnten Funktionalitäten einer Listenansicht. Detailliertere Informationen hierzu siehe Abschnitt Aufbau/Struktur - Listenansicht.
2.1. Aktionen
In der Listenansicht stehen – abhängig vom Modul – allgemeine Aktionen zur Verfügung. Eine Übersicht und Beschreibung aller allgemeinen Aktionen ist im Abschnitt Aktionen (Listenansicht) zu finden.
Zusätzlich sind folgende modulspezifische Aktionen verfügbar:
| Aktion | Voraussetzung | Funktionalität |
|---|---|---|
| DATEV Export | Integration DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 muss konfiguriert sein | Exportiert die ausgewählten Stornos im DATEV-Format als ZIP-Datei – siehe Aktionen (Listenansicht) – DATEV Export |
| DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 | Integration DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 muss konfiguriert sein | Überträgt die ausgewählten Stornos inklusive Sachkonten und Kostenstellen an DATEV – siehe Aktionen (Listenansicht) – DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 |
| DATEV Buchungsdatenservice | Integration DATEV Buchungsdatenservice muss konfiguriert sein | Überträgt vollständige Buchungssätze der ausgewählten Stornos direkt an das DATEV-Rechenzentrum – siehe Aktionen (Listenansicht) – DATEV Buchungsdatenservice |
| DATEV Buchungsdatenexport | Integration DATEV Buchungsdatenservice muss konfiguriert sein | Exportiert Buchungsdaten der ausgewählten Stornos im DATEV-Format – siehe Aktionen (Listenansicht) |
3. Detailansicht
3.1. Felder
Block Basisdaten
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Titel * | Bezeichnung des Stornos |
| Rechnung | Verknüpfte Rechnung, die storniert wird |
| Grund | Begründung der Stornierung |
| DATEV Export durchgeführt | Zeigt an, ob ein DATEV-Export für diesen Storno bereits durchgeführt wurde |
| Gebucht | Kennzeichnung, ob der Storno gebucht wurde |
| original Buchungsbeleg | Verknüpftes Dokument mit dem originalen Buchungsbeleg |
| letzter Buchungsbeleg | Verknüpftes Dokument mit dem zuletzt erstellten Buchungsbeleg |
*Pflichtfeld
An DATEV können nur Stornos exportiert werden, die noch nicht gebucht wurden.
Um die Gewichtsberechnung zu aktivieren, muss das standardmäßig versteckte Feld „Gesamtgewicht Position" in Globale Einstellungen – Weitere Einstellungen – Produktblock eingeblendet werden – siehe auch Revisionssichere und optionale Felder für Produktpositionen.
In allen Faktura-Modulen gibt es zusätzlich das Feld „Gesamtgewicht aller Positionen", das bei Bedarf in eigenen Ansichten in Globale Einstellungen – Modulverwaltung – Layout eingeblendet werden kann. Das Gewicht der Position wird aus Menge × Gewicht des Produkts berechnet; alle Positionen werden im Feld „Gesamtgewicht" summiert.
Block Rechnung Information
Alle Felder dieses Blocks werden automatisch aus der verknüpften Rechnung übernommen und können nicht geändert werden.
Der Block enthält die wesentlichen Informationen der stornierten Rechnung: Rechnungstitel, Rechnungsnr., Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Status, Typ, Organisation, Kontakt sowie Felder zu Laufzeit, Abrechnungsintervall und -zeitraum.
Block Positionen
Alle Positionen werden automatisch aus der verknüpften Rechnung übernommen und können nicht geändert werden. Die Beschreibung der Felder und Funktionalitäten ist im Abschnitt Produktblock in Faktura Modulen zu finden.
Block Positionen - Grundeinstellungen
Alle Felder dieses Blocks werden automatisch aus der verknüpften Rechnung übernommen und können nicht geändert werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Währung | Auswahlliste aller in brainX aktiven Währungen – siehe Globale Einstellungen – Währungen & Steuern |
| Steuertyp | Steuertyp (ohne, Gruppe, Individuell) |
| Sprache |
|
| Basisrabatt | Anzeige des Basisrabatts |
| Gesamtgewicht aller Positionen | Gesamtgewicht aller Positionen |
Block Zahlungen
Der Block Zahlungen wird automatisch aus der verknüpften Rechnung übernommen und kann nicht geändert werden. Er zeigt die bereits geleisteten Zahlungen der stornierten Rechnung an – siehe Rechnungen – Block Zahlungen.
Block Zugferd/X-Rechnung
Der Block „Zugferd/X-Rechnung" ist nur verfügbar, wenn die Integration ZUGFeRD aktiviert wurde.
3.2. Aktionen
In der Detailansicht stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
3.2.1. Allgemeine Aktionen
- PDF Export
- Empfehlen
- Änderungsverfolgung
Detaillierte Informationen zu den Aktionen siehe Abschnitt Aktionen (Detailansicht).
3.2.2. Modulspezifische Aktionen
| Aktion | Voraussetzung | Funktionalität |
|---|---|---|
| Neue E-Mail | Konfiguriertes E-Mail-Postfach | Öffnet den E-Mail-Editor mit Bezug auf den Storno |
4. Praxisbeispiele
1 – Fehlerhaft erstellte Rechnung stornieren und neu ausstellen
Eine Rechnung wurde versehentlich mit einem falschen Betrag erstellt und bereits an den Kunden versandt. Um die Rechnung korrekt rückabzuwickeln, wird in der Detailansicht der Rechnung über die Aktion Neuer Storno ein Storno erstellt. Alle Rechnungsdaten – Positionen, Beträge, Kundendaten – werden automatisch aus der Rechnung übernommen. Im Feld Grund wird die Ursache der Stornierung eingetragen.
Der Storno wird als PDF exportiert und über die Aktion Neue E-Mail direkt an den Kunden versandt. Die ursprüngliche Rechnung erhält den Status storniert und kann weder bearbeitet noch gelöscht werden. Anschließend wird eine neue, korrekte Rechnung erstellt und dem Kunden zugesandt.
2 – Produktstornierung durch einen Kunden dokumentieren
Ein Kunde storniert eine bereits in Rechnung gestellte Dienstleistung. In der Detailansicht der entsprechenden Rechnung wird über die Aktion Neuer Storno ein Storno angelegt. Der Grund der Stornierung wird eingetragen – z. B. „Kundenseitige Stornierung gemäß Auftragsbedingungen".
Der Storno wird als PDF exportiert und dem Kunden per E-Mail zugesandt. Der Storno ist automatisch mit der ursprünglichen Rechnung verknüpft und in der Kundenhistorie dokumentiert. Nach Abschluss wird der Schalter Gebucht aktiviert und der Storno steht für den DATEV-Export bereit – sofern er noch nicht gebucht war.
3 – Stornos gesammelt an DATEV übergeben
Am Monatsabschluss sollen alle im Laufe des Monats erstellten Stornos an die Buchhaltung übergeben werden. In der Listenansicht des Moduls Stornos werden alle relevanten Datensätze über den Filter DATEV Export durchgeführt = Nein und Gebucht = Nein gefiltert und per Checkbox markiert.
Über die modulspezifische Aktion DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 werden die Stornos inklusive Sachkonten und Kostenstellen direkt an DATEV übertragen. Das Feld DATEV Export durchgeführt wird bei allen übertragenen Datensätzen automatisch auf aktiv gesetzt, sodass beim nächsten Exportdurchlauf keine Doppelübertragung stattfindet.
5. Häufige Fragen
Wie wird ein Storno erstellt?
Ein Storno wird ausschließlich aus einer bestehenden Rechnung heraus über die modulspezifische Aktion Neuer Storno erstellt. Alle Daten der ursprünglichen Rechnung – Positionen, Beträge, Kundendaten – werden automatisch übernommen. Eine manuelle Erstellung direkt im Modul Stornos ist nicht vorgesehen.
Können Stornos nachträglich bearbeitet oder gelöscht werden?
Nein. Datensätze im Modul Stornos können weder bearbeitet noch gelöscht werden. Auch der Produktblock ist nur eingeschränkt nutzbar. Dies entspricht den handelsrechtlichen Anforderungen an die Unveränderlichkeit von Stornobelegen.
Was passiert mit der ursprünglichen Rechnung nach der Stornierung?
Die ursprüngliche Rechnung erhält den Status storniert. Eine stornierte Rechnung kann weder bearbeitet noch gelöscht werden. Der Storno ist mit der Rechnung verknüpft und in der Kundenhistorie dokumentiert.
Werden die Positionen eines Stornos aus der Rechnung übernommen?
Ja. Alle Positionen werden automatisch aus der verknüpften Rechnung übernommen und können nicht geändert werden. Dasselbe gilt für den Block Positionen – Grundeinstellungen sowie den Block Zahlungen.
Können Stornos an DATEV exportiert werden?
Ja. Es stehen dieselben DATEV-Exportmöglichkeiten wie im Modul Rechnungen zur Verfügung: DATEV Export, DATEV Rechnungsdatenservice 1.0, DATEV Buchungsdatenservice und DATEV Buchungsdatenexport. Wichtig: An DATEV können nur Stornos exportiert werden, die noch nicht gebucht wurden.
Was ist der Unterschied zwischen einem Storno und einer Gutschrift?
Ein Storno dient der vollständigen Rückabwicklung einer Rechnung und hebt diese buchhalterisch auf – alle Positionen und Beträge werden automatisch aus der Rechnung übernommen. Eine Gutschrift hingegen ist im umsatzsteuerrechtlichen Sinn eine besondere Rechnungsform, bei der der Leistungsempfänger dem Leistungserbringer eine Rechnung ausstellt – z. B. zur Korrektur eines zu viel bezahlten Betrags. Beide Module sind in brainX getrennt voneinander geführt.