Automatisierungen - Aktionen

Paket: BASIS

1. Konfiguration Aktion

Nach dem Anklicken einer Aktion im Editor öffnet sich sich die Seitenleiste „Aktion".

Seitenleiste Aktion

Nach einem Doppelklick auf eine Aktion im Editor - alternativ durch die Aktion „Bearbeiten" in der Seitenleiste der Aktion - öffnet sich das Popup „Aktion".

Im Popup „Aktion" werden alle verfügbaren Aktionen als Kacheln (inkl. Kurzbeschreibung) angezeigt. Um eine gewünschte Aktion schneller finden zu können, ist das Popup in drei Tabs aufgeteilt:

• Alle → Anzeige aller verfügbaren Aktionen
• Datensatzbezogen → Anzeige von datensatzbezogenen Aktionen
• Nachrichten → Anzeige von Aktionen welche Nachrichten verschicken oder Informationen anzeigen

Popup Aktion - Tab „Alle"

Popup Aktion - Tab „Datensatzbezogen"

Popup Aktion - Tab „Nachrichten"

Folgende Aktionen stehen (jeweils abhängig vom ausgewählten Auslöser) zur Verfügung:

Aktion	Beschreibung	verfügbar bei Auslöser
Anhänge als Dokument	Legt Anhänge einer gescannten E-Mail als Dokumente an, mit Berücksichtigung von Bedingungen.	E-Mails scannen
Benachrichtigung schicken	Verschickt personalisierte Benachrichtigungen mit Informationen aus dem Hauptdatensatz.	Anhang hinzugefügt Datensatz erstellt Datensatz exportiert Datensatz gelöscht Datensatz gespeichert Datensatz geändert Datensatz geöffnet Datensatz umgewandelt von Datensatz umgewandelt zu Faktura: Position eingefügt Faktura: Position entfernt Faktura: Position geändert Ticket: externer Kommentar Verknüpfung hinzugefügt
Datensatz aktualisieren	Aktualisiert Felder aus dem Hauptdatensatz oder über Referenzfelder verknüpfte Datensätze.	Datensatz erstellt Datensatz exportiert Datensatz gelöscht Datensatz gespeichert Datensatz geändert Datensatz umgewandelt von Datensatz umgewandelt zu DocuSign: Unterschrift erhalten Faktura: Position eingefügt Ticket: externer Kommentar Verknüpfung hinzugefügt
Datensatz erstellen	Erstellt einen neuen Datensatz.	Datensatz erstellt Datensatz exportiert Datensatz gelöscht Datensatz gespeichert Datensatz geändert Datensatz umgewandelt von Datensatz umgewandelt zu Faktura: Position eingefügt Verknüpfung hinzugefügt
Datensatz löschen	Erlaubt das Löschen des auslösenden Datensatzes. Zusätzlich können auch Verknüpfungen des Datensatzes mitgelöscht werden.	Datensatz erstellt Datensatz gespeichert Datensatz geändert Datensatz umgewandelt von Datensatz umgewandelt zu
Datensatz löschen	Löscht Datensätze aus den ausgewählten Modulen, die durch Faktura Positions-Aktionen erstellt wurden.	Datensatz erstellt
Datensätze verknüpfen	Durchsucht Betreff und Inhalt nach Datensatznummern und verknüpft die E-Mail. Beinhaltet die Aktion "E-Mail speichern".	E-Mails scannen
E-Mail schicken	Verschickt personalisierte E-Mails mit Informationen aus dem Hauptdatensatz sowie verknüpften Datensätzen.	Anhang hinzugefügt Datensatz erstellt Datensatz exportiert Datensatz gelöscht Datensatz gespeichert Datensatz geändert Datensatz umgewandelt von Datensatz umgewandelt zu DocuSign: Unterschrift erhalten Faktura: Position eingefügt Faktura: Position entfernt Faktura Position geändert Ticket: externer Kommentar Verknüpfung hinzugefügt
E-Mail speichern	Legt eine gescannte E-Mail als Kopie im System ab und verknüpft sie ggf. mit weiteren Datensätzen.	E-Mails scannen
Information anzeigen	Zeigt dem angemeldeten Benutzer Informationen an, die aus dem Hauptdatensatz und dessen Verknüpfungen stammen können. Die Information kann als Hinweis oder als Popup-Dialog angezeigt werden (konfigurierbar in der Aktion).	Datensatz erstellt Datensatz gespeichert Datensatz geändert Datensatz geöffnet Datensatz umgewandelt von Datensatz umgewandelt zu Faktura: Position eingefügt Faktura: Position entfernt Faktura: Position geändert
Position bearbeiten	Ermöglicht das bearbeiten von Positionen in Fakturamodulen.	Faktura: Position eingefügt Faktura: Position geändert
Position hinzufügen	Ermöglicht das Erstellen neuer Positionen in Fakturamodulen.	Datensatz erstellt Datensatz gespeichert Datensatz geändert
Ticket erstellen/aktualisieren	Aktualisiert Tickets basierend auf Datensatznummern oder erstellt neue, wenn nicht gefunden, mit optionaler Anlage des Absenders.	E-Mails scannen
Verzugszinsen	Fügt eine Position ein, um Verzugszinsen abzudecken.	Datensatz erstellt Datensatz gespeichert Datensatz geändert
Vertragsaktualisierung	Aktualisiert die Positionen eines Vertrags, ausgehend von einem Auftrag.	Datensatz gespeichert Datensatz geändert
Webhook aufrufen	Ermöglicht die Übertragung von Feldern, Positionen oder Relationen eines Datensatzes an einen Webhook mittels POST oder GET Aufruf.	Datensatz erstellt Datensatz gespeichert Datensatz geändert Datensatz geöffnet Datensatz umgewandelt von Datensatz umgewandelt zu Faktura: Position eingefügt Faktura: Position entfernt Faktura: Position geändert
Erhebungen auf Positionsbasis	Berechnet Werte auf Basis von Positionen und schreibt diese in ein Hauptfeld des Datensatzes. Unterstützt Filterung durch Bedingungen.	Datensatz erstellt Datensatz gespeichert Datensatz geändert Datensatz geöffnet Datensatz umgewandelt von Datensatz umgewandelt zu Faktura: Position eingefügt Faktura: Position entfernt Faktura: Position geändert
Relationen aktualisieren	Aktualisiert die Relationen des auslösenden Datensatzes. Zu aktualisierende Relationen können durch Bedingungen eingeschränkt werden.	Datensatz erstellt Datensatz gespeichert Datensatz geändert Datensatz geöffnet Datensatz umgewandelt von Datensatz umgewandelt zu Faktura: Position eingefügt Faktura: Position entfernt Faktura: Position geändert
Zahlungsmandat anfordern	Fordert über den konfigurierten Zahlungsanbieter ein Mandat an. Nur verfügbar, wenn ein Zahlungsanbieter für den Mandanten konfiguriert und aktiviert ist.	Datensatz erstellt (Modul: Verträge)
Zahlungseinzug	Löst einen Zahlungseinzug über den konfigurierten Zahlungsanbieter aus. Voraussetzungen: Ein Zahlungsanbieter ist für den Mandanten aktiviert, die Rechnung stammt aus einem Vertrag mit gültigem Mandat. Die Aktion erfordert keine weitere Konfiguration außer der Benennung.	Datensatz erstellt (Modul: Rechnungen)
SMS senden	Versendet eine SMS über die Telefonintegration des angemeldeten Benutzers	Anhang hinzugefügt Datensatz erstellt Datensatz exportiert Datensatz gelöscht Datensatz gespeichert Datensatz geändert Datensatz geöffnet Datensatz umgewandelt von Datensatz umgewandelt zu Faktura: Position eingefügt Faktura: Position entfernt Faktura: Position geändert Ticket: externer Kommentar Verknüpfung hinzugefügt

1.1. Aktion Schritt 1 - Auswahl der Aktion

Durch Markieren (Anklicken) einer Aktion im Popup „Aktion" und dem Anklicken des Buttons „Weiter" öffnet sich ein Popup, in welchem die gewählte Aktion im Detail konfiguriert wird.

1.2. Aktion Schritt 2 - Aktion konfigurieren

1.2.1. Anhänge als Dokument

Die Aktion „Anhänge als Dokument" legt Anhänge einer gescannten E-Mail als Dokumente an, mit Berücksichtigung von Bedingungen.

Popup Anhänge als Dokument

Folgende Felder/Funktionen stehen im Popup „Anhänge als Dokument" zur Verfügung:

• Anhang
  • Zuständig für angelegte Datensätze * → Auswahl des zuständigen Benutzers/der zuständigen Gruppe
  • Mandant für angelegte Datensätze * → Auswahl des Mandanten für die angelegten Datensätze
  • Verzeichnis * → Auswahl des Verzeichnisses in welchem der Datensatz gespeichert wird
  • Präfix für Titel → Konfiguration des Präfix für den Titel:
    • ohne (nur Dateiname)
    • Betreff
    • Absenderadresse
    • Freitext
• Allgemein
  • Name * → Eingabe eines individuellen Namens der Aktion
  • Beschreibung → Kurzbeschreibung der Aktion (optional)

*Pflichtfeld

Nach dem Anklicken des Buttons „Speichern" im Popup „Anhänge als Dokument" wird die Aktion gespeichert und im Editor angezeigt.

1.2.2. Benachrichtigung schicken

Die Aktion „Benachrichtigung schicken" verschickt personalisierte Benachrichtigungen mit Informationen aus dem Hauptdatensatz sowie verknüpften Datensätzen.

Popup Benachrichtigung schicken

Folgende Felder/Funktionen stehen im Popup „Benachrichtigungen schicken" zur Verfügung:

• Benachrichtigung
  • An → Auswahl von Benutzern, Gruppen, Rollen und Benutzerfelder des auslösenden Datensatzes durch Anklicken des Aktionen-Icon „Empfänger hinzufügen" (Icon „Plus") welche die Benachrichtigung erhalten sollen
  • Betreff → Eingabefeld für den Betreff der Benachrichtigung
    Hinweis: Im Betreff der Nachricht können Platzhalter eingefügt werden.
  • Editor → im Editorbereich kann ein formatierbarer Nachrichtentext eingetragen werden
• Allgemein
  • Name * → Eingabe eines individuellen Namens der Aktion
  • Beschreibung → Kurzbeschreibung der Aktion (optional)
• Ausführung
  • Häufigkeit * → Auswahlliste wann eine Benachrichtigung verschickt werden soll:
    • jedes Mal → die Benachrichtigung wird jedes Mal verschickt wenn der Auslöser und die Bedingung greifen
    • ein Mal → die Benachrichtigung wird pro Datensatz nur einmalig verschickt wenn der Auslöser und die Bedingung greifen
  • Verzögerung → nach dem Anklicken des Buttons „Verzögerung konfigurieren" öffnet sich ein Popup mit folgenden Feldern:
    • Eingabefeld „Dauer" und Auswahlliste „Zeiteinheit" (optional) → Eingabefeld für die Dauer der Verzögerung der gewählten Zeiteinheit (x Minute(n)/Stunde(n)/Tag(e)/Woche(n)/Monat(e)/Jahr(e) jeweils vor/nach dem Auslösedatum)
    • Feld „Auslösedatum" * → Auswahlliste mit Datumsfeldern der Grundlage der Verzögerung
      Ist das Feld im Datensatz leer, wird die Aktion nicht ausgeführt!
    • Eingabefeld „Uhrzeit" (optional) → Eingabe einer optionalen Uhrzeit
    • Schalter „Prüfung bei jedem Lauf" → Ist diese Einstellung aktiv, werden die Bedingungen bei jedem Durchlauf dieser Automatisierung geprüft, und die Aufgabe entsprechend der Verzögerung verschoben oder gelöscht.
  • Wiederholung (nur verfügbar wenn im Feld „Häufigkeit" der Wert „jedes Mal" gewählt wurde) → Nach dem Anklicken des Buttons „Wiederholung konfigurieren" öffnet sich ein Popup mit folgenden Feldern:
    • Eingabefeld „Alle" → Eingabefeld für die Dauer der Verzögerung der gewählten Zeiteinheit
    • Auswahlliste „Zeiteinheit" → Auswahlliste mit den Zeiteinheiten Tag(e)/Woche(n)/Monat(e)/Jahr(e)
      Wiederholte Aktionen werden gestoppt, sobald die Bedingungen zum Zeitpunkt der Ausführung des Auslösers nicht mehr zutreffen.

*Pflichtfeld

Popup Benachrichtigung schicken - Verzögerung konfigurieren

Popup Benachrichtigung schicken - Wiederholung konfigurieren

Nach dem Anklicken des Buttons „Speichern" im Popup „Benachrichtigungen schicken" wird die Aktion gespeichert und im Editor angezeigt.

1.2.3. Datensatz aktualisieren

Die Aktion „Datensatz aktualisieren" aktualisiert Felder aus dem Hauptdatensatz oder über Referenzfelder verknüpfte Datensätze.

Popup Datensatz aktualisieren

Folgende Felder/Funktionen stehen im Popup „Datensatz aktualisieren" zur Verfügung:

• Button „Feld hinzufügen" → es wird eine Auswahlliste aller verfügbaren Felder zur Aktualisierung angezeigt.
• Allgemein
  • Name * → Eingabe eines individuellen Namens der Aktion
  • Beschreibung → Kurzbeschreibung der Aktion (optional)
• Ausführung
  • Häufigkeit * → Auswahlliste wann ein Datensatz aktualisiert werden soll:
    • jedes Mal → der Datensatz wird jedes Mal aktualisiert wenn der Auslöser und die Bedingung greifen
    • ein Mal → der Datensatz wird jedes Mal aktualisiert wenn der Auslöser und die Bedingung greifen
  • Verzögerung → nach dem Anklicken des Buttons „Verzögerung konfigurieren" öffnet sich ein Popup mit folgenden Feldern:
    • Eingabefeld „Dauer" und Auswahlliste „Zeiteinheit" (optional) → Eingabefeld für die Dauer der Verzögerung der gewählten Zeiteinheit (x Minute(n)/Stunde(n)/Tag(e)/Woche(n)/Monat(e)/Jahr(e) jeweils vor/nach dem Auslösedatum)
    • Feld „Auslösedatum" * → Auswahlliste mit Datumsfeldern der Grundlage der Verzögerung
      Ist das Feld im Datensatz leer, wird die Aktion nicht ausgeführt!
    • Eingabefeld „Uhrzeit" (optional) → Eingabe einer optionalen Uhrzeit
    • Schalter „Prüfung bei jedem Lauf" → Ist diese Einstellung aktiv, werden die Bedingungen bei jedem Durchlauf dieser Automatisierung geprüft, und die Aufgabe entsprechend der Verzögerung verschoben oder gelöscht.
  • Wiederholung (nur verfügbar wenn im Feld „Häufigkeit" der Wert „jedes Mal" gewählt wurde) → Nach dem Anklicken des Buttons „Wiederholung konfigurieren" öffnet sich ein Popup mit folgenden Feldern:
    • Eingabefeld „Alle" → Eingabefeld für die Dauer der Verzögerung der gewählten Zeiteinheit
    • Auswahlliste „Zeiteinheit" → Auswahlliste mit den Zeiteinheiten Tag(e)/Woche(n)/Monat(e)/Jahr(e)
      Wiederholte Aktionen werden gestoppt, sobald die Bedingungen zum Zeitpunkt der Ausführung des Auslösers nicht mehr zutreffen.

*Pflichtfeld

1.2.3.1. Schritt 1 - Datensatz aktualisieren - Feld hinzufügen

Nach dem Anklicken des Buttons „Feld hinzufügen" wird eine Auswahlliste aller verfügbaren Felder zur Aktualisierung angezeigt.

Nach der Auswahl des Feldes wird dieses als neue Zeile eingeblendet.

Popup Datensatz aktualisieren - Feld hinzufügen

Im Eingabefeld kann nun der neue Werte des Feldes eingetragen werden.

In der Zeile eines Eingabefeldes werden auch häufig zwei Aktionen-Icons angezeigt:

• Aktionen-Icon „Arbeitsbereich konfigurieren" (Icon „Puzzle") → einblenden des Popups Wert setzen um komplexere Feldwerte zu erzeugen
• Aktionen-Icon „Feld entfernen" (Icon „Mülleimer") → löschen des Feldes

1.2.3.2. Schritt 1a - Datensatz aktualisieren - Arbeitsbereich konfigurieren (optional)

Optional kann auch die Funktion „Arbeitsbereich konfigurieren" genutzt werden, um komplexere Vergleiche zu konfigurieren.

Nach dem Anklicken des Aktionen-Icons „Arbeitsbereich konfigurieren" (Icon „Puzzle") öffnet sich das Popup „Wert setzen“.

Die Funktionalitäten im Popup „Wert setzen" werden detailliert im Abschnitt Arbeitsbereich konfigurieren - Wert setzen) beschrieben.

1.2.4. Datensatz erstellen

Die Aktion „Datensatz erstellen" erstellt neue Datensätze in anderen Modulen.

Popup Datensatz erstellen

Folgende Felder/Funktionen stehen im Popup „Datensatz erstellen" zur Verfügung:

• Auswahlliste „Objekttyp" * → Auswahlliste von Objekttypen (Modulen) für die ein neuer Datensatz erstellt werden soll.
• Button „Feld hinzufügen" → es wird eine Auswahlliste aller verfügbaren Felder des ausgewählten Objekttyps (Moduls) angezeigt.
• Allgemein
  • Name * → Eingabe eines individuellen Namens der Aktion
  • Beschreibung → Kurzbeschreibung der Aktion (optional)
• Ausführung
  • Häufigkeit * → Auswahlliste wann ein Datensatz aktualisiert werden soll:
    • jedes Mal → der Datensatz wird jedes Mal aktualisiert wenn der Auslöser und die Bedingung greifen
    • ein Mal → der Datensatz wird jedes Mal aktualisiert wenn der Auslöser und die Bedingung greifen
  • Verzögerung → nach dem Anklicken des Buttons „Verzögerung konfigurieren" öffnet sich ein Popup mit folgenden Feldern:
    • Eingabefeld „Dauer" und Auswahlliste „Zeiteinheit" (optional) → Eingabefeld für die Dauer der Verzögerung der gewählten Zeiteinheit (x Minute(n)/Stunde(n)/Tag(e)/Woche(n)/Monat(e)/Jahr(e) jeweils vor/nach dem Auslösedatum)
    • Feld „Auslösedatum" * → Auswahlliste mit Datumsfeldern der Grundlage der Verzögerung
      Ist das Feld im Datensatz leer, wird die Aktion nicht ausgeführt!
    • Eingabefeld „Uhrzeit" (optional) → Eingabe einer optionalen Uhrzeit
    • Schalter „Prüfung bei jedem Lauf" → Ist diese Einstellung aktiv, werden die Bedingungen bei jedem Durchlauf dieser Automatisierung geprüft, und die Aufgabe entsprechend der Verzögerung verschoben oder gelöscht.
  • Wiederholung (nur verfügbar wenn im Feld „Häufigkeit" der Wert „jedes Mal" gewählt wurde) → Nach dem Anklicken des Buttons „Wiederholung konfigurieren" öffnet sich ein Popup mit folgenden Feldern:
    • Eingabefeld „Alle" → Eingabefeld für die Dauer der Verzögerung der gewählten Zeiteinheit
    • Auswahlliste „Zeiteinheit" → Auswahlliste mit den Zeiteinheiten Tag(e)/Woche(n)/Monat(e)/Jahr(e)
      Wiederholte Aktionen werden gestoppt, sobald die Bedingungen zum Zeitpunkt der Ausführung des Auslösers nicht mehr zutreffen.

*Pflichtfeld

1.2.4.1. Schritt 1 - Datensatz erstellen - Objekttyp wählen

• Auswahlliste „Objekttyp" → Nach dem Anklicken der Auswahlliste „Objekttyp" wird eine Auswahlliste aller verfügbaren Module angezeigt, in denen ein neuer Datensatz erstellt werden kann.
• Auswahlliste „Referenzfeld" → Nach dem Anklicken der Auswahlliste „Referenzfeld" wird eine Auswahlliste der Module angezeigt, über die eine Verknüpfung zum Ausgangsdatensatz hergestellt wird.
• Auswahlliste „Aktion" → Auswahl der Aktion die als Grundlage zur Datenübernahme verwendet wird.

Abhängig vom gewähltem Objekttyp (Modul) werden weitere Felder zur Konfiguration eingeblendet.

Popup Datensatz erstellen - Objekttyp Verträge

Popup Datensatz erstellen - Objekttyp Dokumente

Bei vielen Feldern ist das Icon „i"

verfügbar, welches bei Mouseover zusätzliche Infos zum jeweiligen Feld anzeigt.

Pflichtfelder sind mit einem roten Stern * markiert.

In der Zeile eines Eingabefeldes werden auch häufig zwei Aktionen-Icons angezeigt:

• Aktionen-Icon „Arbeitsbereich konfigurieren" (Icon „Puzzle") → einblenden des Popups Wert setzen um komplexere Feldwerte zu erzeugen
• Aktionen-Icon „Feld entfernen" (Icon „Mülleimer") → löschen des Feldes

1.2.4.2. Schritt 1a - Datensatz erstellen - Arbeitsbereich konfigurieren (optional)

Optional kann auch die Funktion „Arbeitsbereich konfigurieren" genutzt werden, um komplexere Vergleiche zu konfigurieren.

Nach dem Anklicken des Aktionen-Icons „Arbeitsbereich konfigurieren" (Icon „Puzzle") öffnet sich das Popup „Wert setzen“.

Die Funktionalitäten im Popup „Wert setzen" werden detailliert im Abschnitt Arbeitsbereich konfigurieren - Wert setzen beschrieben.

1.2.5. Datensatz löschen

Die Aktion „Datensatz löschen" erlaubt das Löschen des auslösenden Datensatzes. Zusätzlich können auch Verknüpfungen des Datensatzes gelöscht werden. Gelöschte Datensätze werden in das Modul Papierkorb verschoben.

Popup Datensatz löschen

Folgende Felder/Funktionen stehen im Popup „Datensatz löschen" zur Verfügung:

• Verknüpfung löschen aus (optional) → Auswahlliste von Modulen welchen zum zu löschenden Datensatz eine Referenz haben können. Die Referenz wird beim Löschen des auslösenden Datensatzes ebenfalls gelöscht. Es können ein oder mehrere Module ausgewählt werden.
• Allgemein
  • Name * → Eingabe eines individuellen Namens der Aktion
  • Beschreibung → Kurzbeschreibung der Aktion (optional)
• Ausführung
  • Verzögerung * → nach dem Anklicken des Buttons „Verzögerung konfigurieren" öffnet sich ein Popup mit folgenden Feldern:
    • Eingabefeld „Dauer" und Auswahlliste „Zeiteinheit" (optional) → Eingabefeld für die Dauer der Verzögerung der gewählten Zeiteinheit (x Minute(n)/Stunde(n)/Tag(e)/Woche(n)/Monat(e)/Jahr(e) jeweils vor/nach dem Auslösedatum)
    • Feld „Auslösedatum" * → Auswahlliste mit Datumsfeldern der Grundlage der Verzögerung
      Ist das Feld im Datensatz leer, wird die Aktion nicht ausgeführt!
    • Eingabefeld „Uhrzeit" (optional) → Eingabe einer optionalen Uhrzeit
    • Schalter „Prüfung bei jedem Lauf" → Ist diese Einstellung aktiv, werden die Bedingungen bei jedem Durchlauf dieser Automatisierung geprüft, und die Aufgabe entsprechend der Verzögerung verschoben oder gelöscht.

*Pflichtfeld

1.2.5.1. Schritt 1 - Datensatz löschen - Verzögerung konfigurieren

1.2.5.2. Schritt 1a - Datensatz löschen - Verknüpfungen löschen (optional)

Im Feld „Verknüpfung löschen aus" (Auswahlliste) können Module ausgewählt werden, welche zum zu löschenden Datensatz eine Referenz haben können. Die Referenz wird beim Löschen des auslösenden Datensatzes ebenfalls gelöscht. Es können ein oder mehrere Module ausgewählt werden.

Nach dem Anklicken des Buttons „Speichern" im Popup „Datensatz löschen" wird die Aktion gespeichert und im Editor angezeigt.

1.2.6. Datensatz löschen

Die Aktion „Datensatz löschen" löscht Datensätze aus den ausgewählten Modulen, die durch Faktura Positions-Aktionen erstellt wurden.

Popup Datensatz löschen

Folgende Felder/Funktionen stehen im Popup „Datensatz löschen" zur Verfügung:

• Zu löschende Module * → Auswahlliste von Modulen, in welchen Datensätze gelöscht werden sollen, die durch Faktura Positions-Aktionen erstellt wurden. Es kann ein oder auch mehrere Modul(e) ausgewählt werden.
• Allgemein
  • Name * → Eingabe eines individuellen Namens der Aktion
  • Beschreibung → Kurzbeschreibung der Aktion (optional)
• Ausführung
  • Verzögerung → nach dem Anklicken des Buttons „Verzögerung konfigurieren" öffnet sich ein Popup mit folgenden Feldern:
    • Eingabefeld „Dauer" und Auswahlliste „Zeiteinheit" (optional) → Eingabefeld für die Dauer der Verzögerung der gewählten Zeiteinheit (x Minute(n)/Stunde(n)/Tag(e)/Woche(n)/Monat(e)/Jahr(e) jeweils vor/nach dem Auslösedatum)
    • Feld „Auslösedatum" * → Auswahlliste mit Datumsfeldern der Grundlage der Verzögerung
      Ist das Feld im Datensatz leer, wird die Aktion nicht ausgeführt!
    • Eingabefeld „Uhrzeit" (optional) → Eingabe einer optionalen Uhrzeit
    • Schalter „Prüfung bei jedem Lauf" → Ist diese Einstellung aktiv, werden die Bedingungen bei jedem Durchlauf dieser Automatisierung geprüft, und die Aufgabe entsprechend der Verzögerung verschoben oder gelöscht.

*Pflichtfeld

Nach dem Anklicken des Buttons „Speichern" im Popup „Datensatz löschen" wird die Aktion gespeichert und im Editor angezeigt.

1.2.7. Datensätze verknüpfen

Die Aktion „Datensätze verknüpfen" durchsucht Betreff und Inhalt nach Datensatznummern und verknüpft die E-Mail. Beinhaltet die Aktion E-Mail speichern.

Popup Datensätze verknüpfen

Folgende Felder/Funktionen stehen im Popup „Datensatz löschen" zur Verfügung:

• Verknüpfen zu * → Auswahlliste von Modulen, zu welchen die E-Mail verknüpft werden soll. Es kann ein oder auch mehrere Modul(e) ausgewählt werden.
• Nummernkreise einschränken → Einschränkung zu durchsuchender Nummernkreise je Modul. Ist für ein Modul keine Einschränkung gewählt, werden alle Nummernkreise gesucht. X = derzeit inaktiver Nummernkreis.
• Neben Betreff auch Inhalt durchsuchen → Schalter zur Konfiguration, ob neben dem Betreff auch der Inhalt durchsucht werden soll.
• E-Mail speichern → Werden Datensätze zur Verknüpfung identifiziert, aber die E-Mail ist noch nicht im System, wird sie einmalig mit dieser Konfiguration angelegt.
  • Verknüpfen zu * → Auswahlliste zur Konfiguration zu welcher Adresse die E-Mail verknüpft werden soll (es können beide Adressen gewählt werden):
    • Absender Adresse
    • Empfänger Adressen
  • Blacklist aus Postfach verwenden → Schalter zur Konfiguration, ob die Blacklist aus dem Postfach verwendet werden soll.
  • Zuständiger für E-Mail → Auswahl des zuständigen Benutzers/der zuständigen Gruppe
  • Mandant für angelegte Datensätze * → Auswahl des Mandanten für die angelegten Datensätze
  • Anlegen wenn Adresse nicht gefunden → Auswahlliste zur Konfiguration, ob ein neuer Datensatz angelegt werden soll, wenn die Adresse nicht gefunden wird. Es stehen folgende Werte zur Auswahl:
    • nein
    • als Kontakt
    • als Lead
• Allgemein
  • Name * → Eingabe eines individuellen Namens der Aktion
  • Beschreibung → Kurzbeschreibung der Aktion (optional)

*Pflichtfeld

Nach dem Anklicken des Buttons „Speichern" im Popup „Datensätze verknüpfen" wird die Aktion gespeichert und im Editor angezeigt.

1.2.8. E-Mail schicken

Die Aktion „E-Mail schicken" verschickt personalisierte E-Mails mit Informationen aus dem Hauptdatensatz sowie verknüpften Datensätzen.

Popup E-Mail schicken

Für die Aktion "E-Mail schicken" kann die Zuständigkeit der versendeten E-Mail festgelegt werden. Der Standardwert für die Zuständigkeit ist der ausführende Benutzer.

Folgende Felder/Funktionen stehen im Popup „E-Mail schicken" zur Verfügung:

• Feld „Von" → Auswahl des Absender-Postfachs
  • Aktionen-Icon „Absender-Postfach ändern" → Nach dem Anklicken des Aktionen-Icons öffnet sich eine Auswahlliste aller E-Mail Postfächer, in denen die Einstellung „Automatisierung erlaubt" auf „aktiv" steht.
• Feld „An" → Auswahl der E-Mail Empfänger
  • Aktionen-Icon „CC" → Einblenden der Eingabezeile für CC-Empfänger
  • Aktionen-Icon „BCC" → Einblenden der Eingabezeile für BCC-Empfänger
  • Aktionen-Icon „Empfänger hinzufügen" (Icon „Plus") → Öffnet eine Auswahlliste von E-Mail Feldern aus den Modulen. Es können ein oder mehrere Felder gewählt werden, die direkte Eingabe einer E-Mail Adresse ist ebenso möglich.
• Editor → Im Editorbereich wird der Text der E-Mail verfasst. Optional kann eine E-Mail Vorlage gewählt und ein Anhang hinzugefügt werden.

  • Aktionen-Button „Vorlage" → Nach dem Anklicken des Aktionen-Buttons öffnet sich ein Flyout-Menü zur Auswahl einer E-Mail Vorlage. Zusätzlich stehen noch zwei weitere Aktionen zur Verfügung:

    • Vorlage erstellen → In einem neuen Browser-Tab wird die Erstellansicht einer E-Mail Vorlage geöffnet, um eine neue Vorlage zu erstellen.
    • Vorlagen aktualisieren → Die Liste der verfügbaren E-Mail Vorlagen wird aktualisiert.

  • Aktionen-Icon „Anhang hinzufügen" (Icon „Büroklammer") → Nach dem Anklicken des Aktionen-Icons öffnet sich ein Flyout-Menü mit den Aktionen:

    • PDF Vorlage → Öffnet das Popup-Fenster „Vorlage laden" zur Auswahl einer PDF-Vorlage.
    • Dateifeld → Öffnet das Popup-Fenster „Feld" wählen, in welchem mittels einer Auswahlliste ein Dateifeld aus einem Modul gewählt werden kann.
    • Datei auswählen → Es öffnet sich der Dateiexplorer des Betriebssystems um Dateien auszuwählen.

  • Editorbereich/E-Mail Body → Im E-Mail Body kann der Text mittels der Werkzeugleiste formatiert werden. Die Werkzeugleiste bietet alle Funktionalitäten zur Textformatierung (z.B. Schriftart u. -größe, Aufzählungen, Bilder u. Links einfügen, Tabellen usw.).

    Bei Mouseover des Bereichs „E-Mail Body" wird rechts unten das Icon „Tastaturkürzel" (öffnet das Popup „Tastenkombinationen") angezeigt.

• Feld „Zuständig für angelegte Datensätze" * → Auswahlliste von Benutzern/Gruppen für das Feld „zuständig" in angelegten Datensätzen
• Feld „Priorität" → Auswahlliste der Priorität der E-Mail (Werte Niedrig, Normal u. Hoch)
• Schalter „E-Mail im CRM speichern" → Einstellung ob die E-Mail im CRM (Modul E-Mails) gespeichert werden soll
• Allgemein
  • Name * → Eingabe eines individuellen Namens der Aktion
  • Beschreibung → Kurzbeschreibung der Aktion (optional)
• Ausführung
  • Ausführen als * → Auswahlliste mit welchem Benutzer (eingeloggter Benutzer oder Benutzername) die Aktion ausgeführt wird
  • Häufigkeit * → Auswahlliste wann eine E-Mail verschickt werden soll:
    • jedes Mal → der Datensatz wird jedes Mal aktualisiert wenn der Auslöser und die Bedingung greifen
    • ein Mal → der Datensatz wird jedes Mal aktualisiert wenn der Auslöser und die Bedingung greifen
  • Verzögerung → nach dem Anklicken des Buttons „Verzögerung konfigurieren" öffnet sich ein Popup mit folgenden Feldern:
    • Eingabefeld „Dauer" und Auswahlliste „Zeiteinheit" (optional) → Eingabefeld für die Dauer der Verzögerung der gewählten Zeiteinheit (x Minute(n)/Stunde(n)/Tag(e)/Woche(n)/Monat(e)/Jahr(e) jeweils vor/nach dem Auslösedatum)
    • Feld „Auslösedatum" * → Auswahlliste mit Datumsfeldern der Grundlage der Verzögerung
      Ist das Feld im Datensatz leer, wird die Aktion nicht ausgeführt!
    • Eingabefeld „Uhrzeit" (optional) → Eingabe einer optionalen Uhrzeit
    • Schalter „Prüfung bei jedem Lauf" → Ist diese Einstellung aktiv, werden die Bedingungen bei jedem Durchlauf dieser Automatisierung geprüft, und die Aufgabe entsprechend der Verzögerung verschoben oder gelöscht.
  • Wiederholung (nur verfügbar wenn im Feld „Häufigkeit" der Wert „jedes Mal" gewählt wurde) → Nach dem Anklicken des Buttons „Wiederholung konfigurieren" öffnet sich ein Popup mit folgenden Feldern:
    • Eingabefeld „Alle" → Eingabefeld für die Dauer der Verzögerung der gewählten Zeiteinheit
    • Auswahlliste „Zeiteinheit" → Auswahlliste mit den Zeiteinheiten Tag(e)/Woche(n)/Monat(e)/Jahr(e)
      Wiederholte Aktionen werden gestoppt, sobald die Bedingungen zum Zeitpunkt der Ausführung des Auslösers nicht mehr zutreffen.

*Pflichtfeld

1.2.8.1. Schritt 1 - E-Mail schicken - Absender Postfach

Nach dem Anklicken des Aktionen-Icons „Absender Postfach ändern" (Icon „Inbox") öffnet sich eine Auswahlliste aller E-Mail Postfächer, in denen die Einstellung „Automatisierung erlaubt" auf „aktiv" steht.

1.2.8.2. Schritt 2 - E-Mail schicken - Empfänger wählen

Nach dem Anklicken des Aktionen-Icons „Empfänger hinzufügen" (Icon „Plus") öffnet sich eine Auswahlliste von E-Mail Feldern aus den Modulen.
Es können ein oder mehrere Felder gewählt werden, die direkte Eingabe einer E-Mail Adresse ist ebenso möglich (durch Drücken der Enter-Taste wird die eingegebene E-Mail Adresse in das Empfängerfeld übernommen).

Popup E-Mail schicken - Auswahlliste Feld „An"

1.2.8.3. Schritt 3 - E-Mail schicken - Betreff

In der Eingabezeile wird der Betreff der E-Mail eingetragen.

1.2.8.4. Schritt 4 - E-Mail schicken - Vorlage wählen (optional)

Nach dem Anklicken des Aktionen-Buttons öffnet sich ein Flyout-Menü zur Auswahl einer E-Mail Vorlage. Zusätzlich stehen noch zwei weitere Aktionen zur Verfügung:

• Vorlage erstellen → In einem neuen Browser-Tab wird die Erstellansicht einer E-Mail Vorlage geöffnet, um eine neue Vorlage zu erstellen.
• Vorlagen aktualisieren → Die Liste der verfügbaren E-Mail Vorlagen wird aktualisiert.

1.2.8.5. Schritt 5 - E-Mail schicken - Anhang hinzufügen (optional)

Nach dem Anklicken des Aktionen-Icons „Anhang hinzufügen“ (Icon „Büroklammer") öffnet sich ein Flyout-Menü mit den Aktionen:

• PDF Vorlage → Öffnet das Popup-Fenster „Vorlage laden" zur Auswahl einer PDF-Vorlage.
• Dateifeld → Öffnet das Popup-Fenster „Feld wählen", in welchem mittels einer Auswahlliste ein Dateifeld aus einem Modul gewählt werden kann.
• Datei auswählen → Es öffnet sich der Dateiexplorer des Betriebssystems um Dateien auszuwählen.

1.2.8.6. Schritt 6 - E-Mail schicken - E-Mail Body (optional)

Im Editorbereich kann der E-Mail Text (E-Mail Body) eingetragen werden. Der Text kann mittels der Werkzeugleiste formatiert werden. Die Werkzeugleiste bietet alle Funktionalitäten zur Textformatierung (z.B. Schriftart u. -größe, Aufzählungen, Bilder u. Links einfügen, Tabellen usw.).

Bei Mouseover des Bereichs „E-Mail Body" wird rechts unten das Icon „Tastaturkürzel" (öffnet das Popup „Tastenkombinationen") angezeigt.

1.2.9. E-Mail speichern

Die Aktion „E-Mail speichern" legt eine gescannte E-Mail als Kopie im System ab und verknüpft sie ggf. mit weiteren Datensätzen.

Popup E-Mail speichern

• Verknüpfen zu * → Auswahlliste zur Konfiguration zu welcher Adresse die E-Mail verknüpft werden soll (es können beide Adressen gewählt werden):
  • Absender Adresse
  • Empfänger Adressen
• Blacklist aus Postfach verwenden → Schalter zur Konfiguration, ob die Blacklist aus dem Postfach verwendet werden soll.
• Zuständiger für E-Mail → Auswahl des zuständigen Benutzers/der zuständigen Gruppe
• Mandant für angelegte Datensätze * → Auswahl des Mandanten für die angelegten Datensätze
• Anlegen wenn Adresse nicht gefunden → Auswahlliste zur Konfiguration, ob ein neuer Datensatz angelegt werden soll, wenn die Adresse nicht gefunden wird. Es stehen folgende Werte zur Auswahl:
  • nein
  • als Kontakt
  • als Lead
• Allgemein
  • Name * → Eingabe eines individuellen Namens der Aktion
  • Beschreibung → Kurzbeschreibung der Aktion (optional)

*Pflichtfeld

Nach dem Anklicken des Buttons „Speichern" im Popup „E-Mail speichern" wird die Aktion gespeichert und im Editor angezeigt.

1.2.10. Information anzeigen

Die Aktion „Information anzeigen“ zeigt dem angemeldeten Benutzer Informationen an, die aus dem Hauptdatensatz und dessen Verknüpfungen stammen können.

Popup Information anzeigen

Folgende Felder/Funktionen stehen im Popup „Informationen anzeigen" zur Verfügung:

• Information anzeigen
  • Betreff → Eingabefeld für den Betreff der Information
  • Editor → im Editorbereich kann ein formatierbarer Nachrichtentext eingetragen werden
  • Auswahlliste „Typ" → Auswahlliste mit den Werten „Popup-Dialog" und „Hinweis" zur Konfiguration des Typs der Information
    • Popup-Dialog → es wird ein Popup-Dialog mit der Information angezeigt
    • Hinweis → Es wird ein Hinweis mit der Information angezeigt. Der Hinweis kann folgende Ausprägungen (Auswahlliste „Ausprägung" wird angezeigt wenn der Typ „Hinweis" ausgewählt wurde):
      • Information (blau)
      • Erfolg (grün)
      • Warnung (gelb)
      • Fehler (rot)
• Allgemein
  • Name → Eingabe eines individuellen Namens der Aktion
  • Beschreibung → Kurzbeschreibung der Aktion (optional)
• Ausführung
  • Häufigkeit → Auswahlliste wann eine Information angezeigt werden soll:
    • jedes Mal → die Benachrichtigung wird jedes Mal verschickt wenn der Auslöser und die Bedingung greifen
    • ein Mal → die Benachrichtigung wird pro Datensatz nur einmalig verschickt wenn der Auslöser und die Bedingung greifen

*Pflichtfeld

1.2.10.1. Schritt 1 - Information anzeigen - Betreff

In der Eingabezeile wird der Betreff der Information eingetragen

1.2.10.2. Schritt 2 - Information anzeigen - Information

Im Editorbereich kann der Text der Information eingetragen werden. Der Text kann mittels der Werkzeugleiste formatiert werden. Die Werkzeugleiste bietet alle Funktionalitäten zur Textformatierung (z.B. Schriftart u. -größe, Aufzählungen, Bilder u. Links einfügen, Tabellen usw.).

Bei Mouseover des Bereichs „Information" wird rechts unten das Icon „Tastaturkürzel" (öffnet das Popup „Tastenkombinationen") angezeigt.

1.2.10.3. Schritt 3 - Typ

Nach dem Anklicken des Feldes „Typ" (Auswahlliste) öffnet sich eine Auswahlliste mit den Werten „Dringend" und „Hinweis" zur Konfiguration des Typs der Information.

1.2.11. Position bearbeiten

Die Aktion „Position bearbeiten" ermöglicht das bearbeiten von Positionen in Fakturamodulen.

Popup Position bearbeiten

Folgende Felder/Funktionen stehen im Popup „Position bearbeiten" zur Verfügung:

• Positionstyp wählen
  • Button „Produkt" → die Eingabemaske zur Bearbeitung eines Produkts wird eingeblendet
  • Button „Dienstleistung" → die Eingabemaske zur Bearbeitung einer Dienstleistung wird eingeblendet
• Allgemein
  • Name * → Eingabe eines individuellen Namens der Aktion
  • Beschreibung → Kurzbeschreibung der Aktion (optional)
• Ausführung
  • Häufigkeit * → Auswahlliste wann ein Datensatz aktualisiert werden soll:
    • jedes Mal → der Datensatz wird jedes Mal aktualisiert wenn der Auslöser und die Bedingung greifen
    • ein Mal → der Datensatz wird jedes Mal aktualisiert wenn der Auslöser und die Bedingung greifen
  • Verzögerung → nach dem Anklicken des Buttons „Verzögerung konfigurieren" öffnet sich ein Popup mit folgenden Feldern:
    • Eingabefeld „Dauer" und Auswahlliste „Zeiteinheit" (optional) → Eingabefeld für die Dauer der Verzögerung der gewählten Zeiteinheit (x Minute(n)/Stunde(n)/Tag(e)/Woche(n)/Monat(e)/Jahr(e) jeweils vor/nach dem Auslösedatum)
    • Feld „Auslösedatum" * → Auswahlliste mit Datumsfeldern der Grundlage der Verzögerung
      Ist das Feld im Datensatz leer, wird die Aktion nicht ausgeführt!
    • Eingabefeld „Uhrzeit" (optional) → Eingabe einer optionalen Uhrzeit
    • Schalter „Prüfung bei jedem Lauf" → Ist diese Einstellung aktiv, werden die Bedingungen bei jedem Durchlauf dieser Automatisierung geprüft, und die Aufgabe entsprechend der Verzögerung verschoben oder gelöscht.
  • Wiederholung (nur verfügbar wenn im Feld „Häufigkeit" der Wert „jedes Mal" gewählt wurde) → Nach dem Anklicken des Buttons „Wiederholung konfigurieren" öffnet sich ein Popup mit folgenden Feldern:
    • Eingabefeld „Alle" → Eingabefeld für die Dauer der Verzögerung der gewählten Zeiteinheit
    • Auswahlliste „Zeiteinheit" → Auswahlliste mit den Zeiteinheiten Tag(e)/Woche(n)/Monat(e)/Jahr(e)
      Wiederholte Aktionen werden gestoppt, sobald die Bedingungen zum Zeitpunkt der Ausführung des Auslösers nicht mehr zutreffen.

*Pflichtfeld

1.2.11.1. Schritt 1 - Position bearbeiten - Produkt oder Dienstleistung

Nach dem Anklicken des Buttons „Produkt" oder des Buttons „Dienstleistung" wird die Eingabemaske zur Konfiguration der Position eingeblendet.

Popup Position bearbeiten - Produkt ausgewählt

Popup Position bearbeiten - Dienstleistung ausgewählt

Folgende Felder/Funktionen stehen nach der Auswahl eines Produkts/einer Dienstleistung zur Verfügung:

• Schalter „Mahngebühr" → Einstellung zur Mahngebühr (aktiv/inaktiv)
• Positions-Informationen
  • Button „Feld hinzufügen" → es wird eine Auswahlliste aller verfügbaren Felder zur Aktualisierung angezeigt.
• Benutzerdefinierte Felder
  • Button „Feld hinzufügen" → es wird eine Auswahlliste aller verfügbaren Felder zur Aktualisierung angezeigt.
    Benutzerdefinierte Feldwerte bei Aktualisierung von Positionen erlauben die Verwendung von Feldern aus Referenzen.

Nach dem Anklicken des Buttons „Feld hinzufügen" öffnet sich ein Flyout-Menü mit der Auswahl von Feldern aus dem gewählten Produkt- bzw. Dienstleistungsdatensatz, welche bearbeitet werden sollen.

In der Zeile eines hinzugefügten Feldes werden zwei Aktionen-Icons angezeigt:

• Aktionen-Icon „Feld entfernen" (Icon „Mülleimer") → löschen des Feldes
• Aktionen-Icon „Arbeitsbereich konfigurieren" (Icon „Puzzle") → einblenden des Popups Wert setzen um komplexere Feldwerte zu erzeugen

1.2.12. Position hinzufügen

Die Aktion „Position hinzufügen“ ermöglicht das Erstellen neuer Positionen in Fakturamodulen.

Popup Position hinzufügen

Folgende Felder/Funktionen stehen im Popup „Position hinzufügen" zur Verfügung:

• Positionstyp wählen
  • Button „Produkt" → die Eingabemaske zur Konfiguration eines Produkts wird eingeblendet
  • Button „Dienstleistung" → die Eingabemaske zur Konfiguration einer Dienstleistung wird eingeblendet
• Allgemein
  • Name * → Eingabe eines individuellen Namens der Aktion
  • Beschreibung → Kurzbeschreibung der Aktion (optional)
• Ausführung
  • Häufigkeit * → Auswahlliste wann ein Datensatz aktualisiert werden soll:
    • jedes Mal → der Datensatz wird jedes Mal aktualisiert wenn der Auslöser und die Bedingung greifen
    • ein Mal → der Datensatz wird jedes Mal aktualisiert wenn der Auslöser und die Bedingung greifen
  • Verzögerung → nach dem Anklicken des Buttons „Verzögerung konfigurieren" öffnet sich ein Popup mit folgenden Feldern:
    • Eingabefeld „Dauer" und Auswahlliste „Zeiteinheit" (optional) → Eingabefeld für die Dauer der Verzögerung der gewählten Zeiteinheit (x Minute(n)/Stunde(n)/Tag(e)/Woche(n)/Monat(e)/Jahr(e) jeweils vor/nach dem Auslösedatum)
    • Feld „Auslösedatum" * → Auswahlliste mit Datumsfeldern der Grundlage der Verzögerung
      Ist das Feld im Datensatz leer, wird die Aktion nicht ausgeführt!
    • Eingabefeld „Uhrzeit" (optional) → Eingabe einer optionalen Uhrzeit
    • Schalter „Prüfung bei jedem Lauf" → Ist diese Einstellung aktiv, werden die Bedingungen bei jedem Durchlauf dieser Automatisierung geprüft, und die Aufgabe entsprechend der Verzögerung verschoben oder gelöscht.
  • Wiederholung (nur verfügbar wenn im Feld „Häufigkeit" der Wert „jedes Mal" gewählt wurde) → Nach dem Anklicken des Buttons „Wiederholung konfigurieren" öffnet sich ein Popup mit folgenden Feldern:
    • Eingabefeld „Alle" → Eingabefeld für die Dauer der Verzögerung der gewählten Zeiteinheit
    • Auswahlliste „Zeiteinheit" → Auswahlliste mit den Zeiteinheiten Tag(e)/Woche(n)/Monat(e)/Jahr(e)
      Wiederholte Aktionen werden gestoppt, sobald die Bedingungen zum Zeitpunkt der Ausführung des Auslösers nicht mehr zutreffen.

*Pflichtfeld

1.2.12.1. Schritt 1 - Position hinzufügen - Produkt oder Dienstleistung

Nach dem Anklicken des Buttons „Produkt" oder des Buttons „Dienstleistung" wird die Eingabemaske zur Konfiguration der Position eingeblendet.

Popup Position hinzufügen - Produkt ausgewählt

Popup Position hinzufügen - Dienstleistung ausgewählt

Folgende Felder/Funktionen stehen nach der Auswahl eines Produkts/einer Dienstleistung zur Verfügung:

• Feld Produkt oder Dienstleistung → Nach dem Anklicken des Aktionen-Icons „Datensatz wählen“ (Icon „drei Punkte mit Strichen") öffnet sich ein Popup zur Auswahl eines Produkts bzw. Dienstleistung.
• Schalter „Mahngebühr" → Einstellung zur Mahngebühr (aktiv/inaktiv)

1.2.12.2. Schritt 2 - Position hinzufügen - Positions-Informationen

Nach der Auswahl eines Produkts/einer Dienstleistung werden weitere Felder zur Konfiguration eingeblendet:

• Produkt-/Dienstleistungsname * → Der Produkt-/Dienstleistungsname wird aus dem gewählten Datensatz übernommen und kann bei Bedarf manuell geändert werden.
  Aktionen-Icon „Arbeitsbereich konfigurieren" (Icon „Puzzle") → einblenden des Popups Wert setzen um komplexere Feldwerte zu erzeugen.
• Beschreibung → Die Beschreibung des Produkts/der Dienstleistung wird aus dem gewählten Datensatz (formatiert) übernommen und kann bei Bedarf manuell geändert werden.
  Aktionen-Icon „Arbeitsbereich konfigurieren" (Icon „Puzzle") → einblenden des Popups Wert setzen um komplexere Feldwerte zu erzeugen.
• Listenpreis → Der Listenpreis (netto) wird aus dem gewählten Datensatz übernommen und kann bei Bedarf manuell geändert werden.
  Aktionen-Icon „Arbeitsbereich konfigurieren" (Icon „Puzzle") → einblenden des Popups Wert setzen um komplexere Feldwerte zu erzeugen.
• Menge → Die Menge * wird aus dem gewählten Datensatz übernommen und kann bei Bedarf manuell geändert werden.
  Aktionen-Icon „Arbeitsbereich konfigurieren" (Icon „Puzzle") → einblenden des Popups Wert setzen um komplexere Feldwerte zu erzeugen.
• Positionsgruppe * → Auswahlliste mit allen konfigurierten Positionsgruppen

*Pflichtfeld

1.2.12.3. Schritt 3 - Position hinzufügen - Benutzerdefinierte Felder (optional)

Nach dem Anklicken des Buttons „Feld hinzufügen" öffnet sich ein Flyout-Menü mit der Auswahl von Feldern aus dem gewählten Produkt- bzw. Dienstleistungsdatensatz, welche zusätzlich in der hinzuzufügenden Position hinzugefügt werden können.

In der Zeile eines hinzugefügten Feldes werden zwei Aktionen-Icons angezeigt:

• Aktionen-Icon „Feld entfernen" (Icon „Mülleimer") → löschen des Feldes
• Aktionen-Icon „Arbeitsbereich konfigurieren" (Icon „Puzzle") → einblenden des Popups Wert setzen um komplexere Feldwerte zu erzeugen

Benutzerdefinierte Feldwerte bei Erstellung von Positionen erlauben die Verwendung von Feldern aus Referenzen.

1.2.13. Ticket erstellen/aktualisieren

Die Aktion „Ticket erstellen/aktualisieren" aktualisiert Tickets basierend auf Datensatznummern oder erstellt neue, wenn nicht gefunden, mit optionaler Anlage des Absenders.

Diese Aktion durchsucht die E-Mail nach Vorkommen von Datensatznummern des Moduls Tickets. Wird ein vorhandener Datensatz identifiziert, wird ein externer Kommentar dazu erstellt. Wird kein Datensatz gefunden, wird ein neuer erstellt. Sollten durch mehrere Nummern auch mehrere Datensätze identifiziert werden, werden alle aktualisiert.

Popup Ticket erstellen/aktualisieren

• Zuständig für angelegte Datensätze * → Auswahl des zuständigen Benutzers/der zuständigen Gruppe
• Mandant für angelegte Datensätze * → Auswahl des Mandanten für die angelegten Datensätze
• Neben Betreff auch Inhalt durchsuchen → Schalter zur Konfiguration, ob neben dem Betreff auch der Inhalt durchsucht werden soll.
• Fehlende Absender als Kontakt anlegen → Wird kein passender Absender zum Datensatz identifiziert und diese Option ist inaktiv, wird kein Ticket erstellt.
• Blacklist aus Postfach verwenden → Schalter zur Konfiguration, ob die Blacklist aus dem Postfach verwendet werden soll.
• Anhänge als Dokumente verknüpfen → Schalter zur Konfiguration, ob Anhänge als Dokument erstellt und verknüpft werden sollen.
  Hinweis: Durch parallele Aufgaben vom Typ „Anhänge als Dokument" können Duplikate entstehen.
• Verzeichnis * → Auswahl des Verzeichnisses in welchem der Datensatz gespeichert wird
• Allgemein
  • Name * → Eingabe eines individuellen Namens der Aktion
  • Beschreibung → Kurzbeschreibung der Aktion (optional)

*Pflichtfeld

Nach dem Anklicken des Buttons „Speichern" im Popup „Ticket erstellen/aktualisieren" wird die Aktion gespeichert und im Editor angezeigt.

1.2.14. Verzugszinsen

Die Aktion „Verzugszinsen“ fügt eine Position ein, um Verzugszinsen abzudecken.

Popup Verzugszinsen

Folgende Felder/Funktionen stehen im Popup „Verzugszinsen" zur Verfügung:

• Bezugsprodukt wählen
  • Button „Produkt" → die Eingabemaske zur Konfiguration eines Produkts wird eingeblendet
• Allgemein
  • Name * → Eingabe eines individuellen Namens der Aktion
  • Beschreibung → Kurzbeschreibung der Aktion (optional)
• Ausführung
  • Verzögerung → nach dem Anklicken des Buttons „Verzögerung konfigurieren" öffnet sich ein Popup mit folgenden Feldern:
    • Eingabefeld „Dauer" und Auswahlliste „Zeiteinheit" (optional) → Eingabefeld für die Dauer der Verzögerung der gewählten Zeiteinheit (x Minute(n)/Stunde(n)/Tag(e)/Woche(n)/Monat(e)/Jahr(e) jeweils vor/nach dem Auslösedatum)
    • Feld „Auslösedatum" * → Auswahlliste mit Datumsfeldern der Grundlage der Verzögerung
      Ist das Feld im Datensatz leer, wird die Aktion nicht ausgeführt!
    • Eingabefeld „Uhrzeit" (optional) → Eingabe einer optionalen Uhrzeit
    • Schalter „Prüfung bei jedem Lauf" → Ist diese Einstellung aktiv, werden die Bedingungen bei jedem Durchlauf dieser Automatisierung geprüft, und die Aufgabe entsprechend der Verzögerung verschoben oder gelöscht.

*Pflichtfeld

1.2.14.1. Schritt 1 - Verzugszinsen - Bezugsprodukt

Nach der Auswahl eines Produkts werden weitere Felder zur Konfiguration eingeblendet:

• Basiszinssatz → numerisches Eingabefeld zur Angabe des Basiszinssatzes
• Besteuerungsart → Auswahlliste der Besteuerungsart mit den Auswahllistenwerten:
  • Soll-Besteuerung
  • Ist-Besteuerung
• Art des Geschäfts → Auswahlliste der Art des Geschäfts mit den Auswahllistenwerten:
  • Verbrauchergeschäft (5%)
  • Handelsgeschäft (9%)
  • Benutzerdefiniert → Nach der Auswahl des Auswahllistenwertes „Benutzerdefiniert" wird ein weiteres Feld eingeblendet:
    • Benutzerdefinierter Verzugszinssatz → numerisches Eingabefeld zur Angabe eines frei definierbaren Verzugszinssatzes

Popup Verzugszinsen - Bezugsprodukt gewählt

1.2.15. Vertragsaktualisierung

Die Aktion „Vertragsaktualisierung" aktualisiert die Positionen eines Vertrags, ausgehend von einem Auftrag.

Die Aktion unterstützt zwei Wege: Stammt der Auftrag aus einem Upgrade-Deal (Vertragsaktion „Upgrade-Deal erstellen" → Deal → Auftrag), werden die zugehörigen Bestandspositionen aktualisiert. Ist der Deal nicht aus dem Vertrag erzeugt und nur ein Vertrag verknüpft, werden die Positionen als neue Positionen angelegt. Beide Wege sind mischbar. Welche Position welcher Fall ist, steht über die Auftrags-Kennzeichnung „Verknüpfte Position" bereits am Auftrag fest.

Ist bei einer Position im Feld „Abrechnung ab" ein Wert vorhanden, wird die Position direkt in den Vertrag geschrieben (sofort sichtbar) und erst ab diesem Datum abgerechnet – es entsteht keine geplante Aktion.

Optional können ausschließlich die über den Prozess der digitalen Unterschrift gebuchten Positionen übernommen werden.

Popup Vertragsaktualisierung

Folgende Felder/Funktionen stehen im Popup „Vertragsaktualisierung" zur Verfügung:

• Vertragsreferenz → Auswahlliste mit vorbelegtem Wert „Vertrag"
• Positionsgruppen einschränken → Auswahlliste (Mehrfachauswahl möglich) der vorhandenen Positionsgruppen
• Allgemein
  • Name → Eingabe eines individuellen Namens der Aktion
  • Beschreibung → Kurzbeschreibung der Aktion (optional)
• Ausführung
  • Verzögerung → nach dem Anklicken des Buttons „Verzögerung konfigurieren" öffnet sich ein Popup mit folgenden Feldern:
    • Eingabefeld „Dauer" und Auswahlliste „Zeiteinheit" (optional) → Eingabefeld für die Dauer der Verzögerung der gewählten Zeiteinheit (x Minute(n)/Stunde(n)/Tag(e)/Woche(n)/Monat(e)/Jahr(e) jeweils vor/nach dem Auslösedatum)
    • Feld „Auslösedatum" * → Auswahlliste mit Datumsfeldern der Grundlage der Verzögerung
      Ist das Feld im Datensatz leer, wird die Aktion nicht ausgeführt!
    • Eingabefeld „Uhrzeit" (optional) → Eingabe einer optionalen Uhrzeit

*Pflichtfeld

1.2.16. Webhook aufrufen

Die Aktion „Webhook aufrufen" ermöglicht die Übertragung von Feldern, Positionen oder Relationen eines Datensatzes an einen Webhook mittels POST oder GET Aufruf.

Popup Webhook aufrufen

Popup Webhook aufrufen - Text hinzufügen

Popup Webhook aufrufen - Feld hinzufügen

Folgende Felder/Funktionen stehen im Popup „Webhook aufrufen" zur Verfügung:

• Webhook-URL * → Eingabe der Webhook-URL
• Methode → Auswahlliste der Methode (POST oder GET)
• Button „Text hinzufügen" (optional) → Eingabe der Text Parameter
  • Name → Name des Text Parameters
  • Wert → Wert des Text Parameters
• Button „Feld hinzufügen" (optional) → Auswahlliste von Modulen/Modulfeldern
• Allgemein
  • Name * → Eingabe eines individuellen Namens der Aktion
  • Beschreibung → Kurzbeschreibung der Aktion (optional)
• Ausführung
  • Ausführen als * → Auswahlliste mit welchem Benutzer (eingeloggter Benutzer oder Benutzername) die Aktion ausgeführt wird
  • Häufigkeit * → Auswahlliste wann eine Benachrichtigung verschickt werden soll:
    • jedes Mal → die Benachrichtigung wird jedes Mal verschickt wenn der Auslöser und die Bedingung greifen
    • ein Mal → die Benachrichtigung wird pro Datensatz nur einmalig verschickt wenn der Auslöser und die Bedingung greifen
  • Verzögerung → nach dem Anklicken des Buttons „Verzögerung konfigurieren" öffnet sich ein Popup mit folgenden Feldern:
    • Eingabefeld „Dauer" und Auswahlliste „Zeiteinheit" (optional) → Eingabefeld für die Dauer der Verzögerung der gewählten Zeiteinheit (x Minute(n)/Stunde(n)/Tag(e)/Woche(n)/Monat(e)/Jahr(e) jeweils vor/nach dem Auslösedatum)
    • Feld „Auslösedatum" * → Auswahlliste mit Datumsfeldern der Grundlage der Verzögerung
      Hinweis: Ist das Feld im Datensatz leer, wird die Aktion nicht ausgeführt!
    • Eingabefeld „Uhrzeit" (optional) → Eingabe einer optionalen Uhrzeit
    • Schalter „Prüfung bei jedem Lauf" → Ist diese Einstellung aktiv, werden die Bedingungen bei jedem Durchlauf dieser Automatisierung geprüft, und die Aufgabe entsprechend der Verzögerung verschoben oder gelöscht.
  • Wiederholung (nur verfügbar wenn im Feld „Häufigkeit" der Wert „jedes Mal" gewählt wurde) → Nach dem Anklicken des Buttons „Wiederholung konfigurieren" öffnet sich ein Popup mit folgenden Feldern:
    • Eingabefeld „Alle" → Eingabefeld für die Dauer der Verzögerung der gewählten Zeiteinheit
    • Auswahlliste „Zeiteinheit" → Auswahlliste mit den Zeiteinheiten Tag(e)/Woche(n)/Monat(e)/Jahr(e)
      Wiederholte Aktionen werden gestoppt, sobald die Bedingungen zum Zeitpunkt der Ausführung des Auslösers nicht mehr zutreffen.

*Pflichtfeld

1.2.17. Erhebungen auf Positionsbasis

Die Aktion „Erhebungen auf Positionsbasis“ ermöglicht die Berechnung von Werten auf Basis von Positionen und schreibt diese in ein Hauptfeld des Datensatzes. Unterstützt Filterung durch Bedingungen.

Popup Berechnung auf Positionsbasis

Popup Berechnung auf Positionsbasis - Berechnung

Folgende Felder/Funktionen stehen im Popup „Erhebungen auf Positionsbasis" zur Verfügung:

• Button „Berechnung hinzufügen" → Zeile mit Eingabefeldern einblenden
  • Quellfeld aus Position * → Auswahlliste mit Feldern aus Positionen für das Quellfeld
  • Berechnungsart → Auswahlliste für die Berechnungsart (Summe, Durchschnitt, Minimum und Maximum)
  • Zielfeld in Datensatz * → Auswahlliste von Feldern des Moduls für das Zielfeld
    Hinweis: Jede Berechnung auf Positionsbasis erfordert einen eigenen Auslöser samt zugehöriger Bedingung und Aktion. Es ist nicht möglich, mehrere positionsbasierte Berechnungen hinter einem einzigen Auslöser zu bündeln.
    Beispiel: Sollen in einem Auftrag die Gesamtmengen zweier verschiedener Produktkategorien separat berechnet und in je ein eigenes Feld geschrieben werden, sind dafür zwei vollständige Automatisierungsstränge erforderlich – jeweils bestehend aus einem Auslöser, einer Bedingung zur Filterung der Produktkategorie und der Aktion „Erhebungen auf Positionsbasis".
• Allgemein
  • Name * → Eingabe eines individuellen Namens der Aktion
  • Beschreibung → Kurzbeschreibung der Aktion (optional)
• Ausführung
  • Ausführen als * → Auswahlliste mit welchem Benutzer (eingeloggter Benutzer oder Benutzername) die Aktion ausgeführt wird
  • Häufigkeit * → Auswahlliste wann eine Benachrichtigung verschickt werden soll:
    • jedes Mal → die Benachrichtigung wird jedes Mal verschickt wenn der Auslöser und die Bedingung greifen
    • ein Mal → die Benachrichtigung wird pro Datensatz nur einmalig verschickt wenn der Auslöser und die Bedingung greifen
  • Verzögerung → nach dem Anklicken des Buttons „Verzögerung konfigurieren" öffnet sich ein Popup mit folgenden Feldern:
    • Eingabefeld „Dauer" und Auswahlliste „Zeiteinheit" (optional) → Eingabefeld für die Dauer der Verzögerung der gewählten Zeiteinheit (x Minute(n)/Stunde(n)/Tag(e)/Woche(n)/Monat(e)/Jahr(e) jeweils vor/nach dem Auslösedatum)
    • Feld „Auslösedatum" * → Auswahlliste mit Datumsfeldern der Grundlage der Verzögerung
      Ist das Feld im Datensatz leer, wird die Aktion nicht ausgeführt!
    • Eingabefeld „Uhrzeit" (optional) → Eingabe einer optionalen Uhrzeit
    • Schalter „Prüfung bei jedem Lauf" → Ist diese Einstellung aktiv, werden die Bedingungen bei jedem Durchlauf dieser Automatisierung geprüft, und die Aufgabe entsprechend der Verzögerung verschoben oder gelöscht.

*Pflichtfeld

1.2.18. Relationen aktualisieren

Die Aktion „Relationen aktualisieren“ aktualisiert die Relationen des auslösenden Datensatzes. Zu aktualisierende Relationen können durch Bedingungen eingeschränkt werden.

Popup Relationen aktualisieren

Folgende Felder/Funktionen stehen im Popup „Relationen aktualisieren" zur Verfügung:

• Objekttyp * → Auswahlliste des Objekttyps (Moduls)
• Button „Feld hinzufügen" → Zeile mit Eingabefeldern einblenden (Anzeige von Feldern erst nach Auswahl des Objekttyps). Die Felder sind in der Auswahl nach Modulen gruppiert.
  Bei den Eingabefeldern ist das Aktionen-Icon Arbeitsbereich konfigurieren (Icon „Puzzle“) verfügbar.
• Allgemein
  • Name * → Eingabe eines individuellen Namens der Aktion
  • Beschreibung → Kurzbeschreibung der Aktion (optional)
• Ausführung
  • Ausführen als * → Auswahlliste mit welchem Benutzer (eingeloggter Benutzer oder Benutzername) die Aktion ausgeführt wird
  • Häufigkeit * → Auswahlliste wann eine Benachrichtigung verschickt werden soll:
    • jedes Mal → die Benachrichtigung wird jedes Mal verschickt wenn der Auslöser und die Bedingung greifen
    • ein Mal → die Benachrichtigung wird pro Datensatz nur einmalig verschickt wenn der Auslöser und die Bedingung greifen
  • Verzögerung → nach dem Anklicken des Buttons „Verzögerung konfigurieren" öffnet sich ein Popup mit folgenden Feldern:
    • Eingabefeld „Dauer" und Auswahlliste „Zeiteinheit" (optional) → Eingabefeld für die Dauer der Verzögerung der gewählten Zeiteinheit (x Minute(n)/Stunde(n)/Tag(e)/Woche(n)/Monat(e)/Jahr(e) jeweils vor/nach dem Auslösedatum)
    • Feld „Auslösedatum" * → Auswahlliste mit Datumsfeldern der Grundlage der Verzögerung
      Ist das Feld im Datensatz leer, wird die Aktion nicht ausgeführt!
    • Eingabefeld „Uhrzeit" (optional) → Eingabe einer optionalen Uhrzeit
    • Schalter „Prüfung bei jedem Lauf" → Ist diese Einstellung aktiv, werden die Bedingungen bei jedem Durchlauf dieser Automatisierung geprüft, und die Aufgabe entsprechend der Verzögerung verschoben oder gelöscht.

*Pflichtfeld

1.2.19. Zahlungsmandat anfordern

Die Aktion „Zahlungsmandat anfordern" fordert über den konfigurierten Zahlungsanbieter ein Mandat an.

Folgende Felder/Funktionen stehen im Popup „Zahlungsmandat anfordern" zur Verfügung:

• Allgemein
  • Name * → Eingabe eines individuellen Namens der Aktion
  • Beschreibung → Kurzbeschreibung der Aktion (optional)

*Pflichtfeld

Nach dem Anklicken des Buttons Speichern im Popup „Zahlungsmandat anfordern" wird die Aktion gespeichert und im Editor angezeigt.

1.2.20. Zahlungseinzug

Die Aktion „Zahlungseinzug" löst einen Zahlungseinzug über den konfigurierten Zahlungsanbieter (nur CRM-Version brainX APP) aus.

Die Aktion erfordert keine weitere Konfiguration außer der Vergabe eines Namens.

Folgende Felder/Funktionen stehen im Popup „Zahlungseinzug" zur Verfügung:

• Allgemein
  • Name * → Eingabe eines individuellen Namens der Aktion
  • Beschreibung → Kurzbeschreibung der Aktion (optional)

*Pflichtfeld

Nach dem Anklicken des Buttons „Speichern" im Popup „Zahlungseinzug" wird die Aktion gespeichert und im Editor angezeigt.

1.2.21. SMS senden

Die Aktion „SMS senden" verschickt personalisierte SMS.

Popup SMS senden

Folgende Felder/Funktionen stehen im Popup „Benachrichtigungen schicken" zur Verfügung:

• SMS
  • Quellfeld für Telefonnummer * → Auswahl des Feldes an die eine SMS gesendet werden soll (Telefon, Mobiltelefon, Fax etc.)
  • Nachricht → Eingabefeld für den Inhalt der SMS
    Hinweis: Es können Platzhalter (Icon „Puzzle") eingefügt werden.
• Allgemein
  • Name * → Eingabe eines individuellen Namens der Aktion
  • Beschreibung → Kurzbeschreibung der Aktion (optional)
• Ausführung
  • Ausführen als * → Auswahlliste mit welchem Benutzer (eingeloggter Benutzer oder Benutzername) die Aktion ausgeführt wird
    Hinweis: Beim ausführenden Benutzer muss die Integration „Connect" konfiguriert sein.
  • Häufigkeit * → Auswahlliste wann eine SMS verschickt werden soll:
    • jedes Mal → die SMS wird jedes Mal verschickt wenn der Auslöser und die Bedingung greifen
    • ein Mal → die SMS wird pro Datensatz nur einmalig verschickt wenn der Auslöser und die Bedingung greifen

*Pflichtfeld

1.3. Aktion löschen

Durch Markieren einer Aktion (mittels Anklicken, Rahmen wird dick dargestellt) und drücken der „Entf-Taste" kann eine Aktion im Editor der Automation wieder gelöscht werden.

2. Praxisbeispiele

1 – Datensatz aktualisieren: Status nach PDF-Export automatisch setzen

Nach dem Export eines Angebots als PDF soll der Status des Deals automatisch auf versendet gesetzt werden. Als Auslöser wird Datensatz exportiert für das Modul Deals gewählt. Als Aktion wird Datensatz aktualisieren konfiguriert: Das Feld Status wird hinzugefügt und der Wert versendet statisch eingetragen.

2 – E-Mail schicken: Auftragsbestätigung automatisch versenden

Sobald ein Auftrag erstellt wird, soll der Kunde automatisch eine Auftragsbestätigung per E-Mail erhalten. Als Aktion wird E-Mail schicken gewählt. Im Feld An wird das E-Mail-Feld der verknüpften Organisation eingetragen. Als Vorlage wird die vorbereitete E-Mail-Vorlage Auftragsbestätigung gewählt. Im Feld Anhang wird die zugehörige PDF-Vorlage für den Auftrag angehängt. Die Häufigkeit wird auf ein Mal gesetzt, damit pro Auftrag nur eine E-Mail versendet wird.

3 – Datensatz erstellen: Rechnung automatisch nach Auftragsanlage erzeugen

Wird ein neuer Auftrag gespeichert und hat das Feld Projekt Abschläge den Wert nein, soll automatisch eine Gesamtrechnung erstellt werden. Als Aktion wird Datensatz erstellen mit dem Objekttyp Rechnungen konfiguriert. Das Referenzfeld verknüpft die neue Rechnung mit dem auslösenden Auftrag. Das Feld Fälligkeit wird über den Arbeitsbereich (Wert setzen) mit dem Wert „aktuelles Datum + 14 Tage" befüllt.

4 – Benachrichtigung schicken mit Verzögerung: Erinnerung vor Vertragsablauf

30 Tage vor Ablauf eines Vertrags soll der zuständige Benutzer eine Benachrichtigung erhalten. Als Aktion wird Benachrichtigung schicken mit einer Verzögerung von 30 Tagen vor dem Feld Vertragsende konfiguriert. Die Häufigkeit wird auf ein Mal gesetzt. Der Schalter Prüfung bei jedem Lauf wird aktiviert, damit die Benachrichtigung entfällt, wenn der Vertrag zwischenzeitlich verlängert wurde.

5 – Information anzeigen: Hinweis beim Öffnen eines überfälligen Datensatzes

Wird ein Datensatz im Modul Rechnungen geöffnet und das Fälligkeitsdatum liegt in der Vergangenheit, soll dem Benutzer ein gelber Warnhinweis eingeblendet werden. Als Auslöser dient Datensatz geöffnet. Als Aktion wird Information anzeigen mit Typ Hinweis und Ausprägung Warnung (gelb) konfiguriert. Der Betreff enthält einen Platzhalter mit der Rechnungsnummer.

3. Häufige Fragen

Warum kann ich eine Aktion nicht konfigurieren?

Eine Aktion kann nur konfiguriert werden, wenn sie mit einem bereits konfigurierten Auslöser oder einer bereits konfigurierten Bedingung verbunden ist. Ohne diese Verbindung bleibt die Konfiguration gesperrt.

Was ist der Unterschied zwischen Häufigkeit „jedes Mal" und „ein Mal"?

Bei jedes Mal wird die Aktion ausgeführt, sooft der Auslöser und die Bedingung greifen. Bei ein Mal wird die Aktion pro Datensatz nur einmalig ausgeführt – auch wenn der Auslöser danach erneut greift. Für einmalige Benachrichtigungen oder E-Mails empfiehlt sich ein Mal.

Was passiert, wenn das konfigurierte Auslösedatum einer Verzögerung leer ist?

Ist das für die Verzögerung konfigurierte Datumsfeld im Datensatz leer, wird die Aktion nicht ausgeführt. Es erscheint kein Fehler – die Aktion wird stillschweigend übersprungen.

Kann ich mehrere Felder in einer einzigen Aktion „Datensatz aktualisieren" setzen?

Ja. Über den Button Feld hinzufügen können beliebig viele Felder in einer einzigen Aktion konfiguriert werden. Alle konfigurierten Felder werden beim Auslösen der Aktion gleichzeitig aktualisiert.

Wann sollte ich „Datensatz aktualisieren" statt „Datensatz erstellen" verwenden?

Datensatz aktualisieren verändert bestehende Felder im auslösenden oder verknüpften Datensatz. Datensatz erstellen legt einen vollständig neuen Datensatz in einem anderen Modul an. Soll nach Angebotsannahme ein Auftrag entstehen, ist Datensatz erstellen die richtige Wahl; soll nur der Status des bestehenden Deals geändert werden, genügt Datensatz aktualisieren.

Wie vermeide ich, dass eine E-Mail mehrfach versendet wird?

Die Häufigkeit der Aktion E-Mail schicken auf ein Mal setzen. Damit wird die E-Mail pro Datensatz nur einmalig versendet, auch wenn der Auslöser danach erneut greift – z. B. weil der Datensatz erneut gespeichert wird.