Besuchsberichte
Paket: SALES SERVICE
1. Allgemein
Das Modul "Besuchsberichte" bietet die Möglichkeit, durchgeführte Termine detailliert zu dokumentieren. Hierzu zählen z.B. Informationen zu Teilnehmern, Lob und Kritik sowie Notizen zur Kundensituation und getroffene Vereinbarungen.
Neue Datensätze für das Modul Besuchsberichte können direkt im gleichnamigen Modul, oder mittels Aktion in der Detailansicht eines Datensatzes im Modul Termine, erstellt werden.
Ein Außendienstmitarbeiter besucht einen Bestandskunden und führt ein Gespräch über aktuelle Anforderungen und offene Punkte. Im Anschluss wird ein Besuchsbericht angelegt: Kundensituation und getroffene Vereinbarungen werden ausführlich dokumentiert, Lob und Verbesserungsvorschläge in Stichpunkten festgehalten. Über die Aktion Neue Aufgabe wird direkt aus dem Besuchsbericht eine Folgeaufgabe für den zuständigen Innendienst erstellt.
Nach einem Gespräch auf einer Fachmesse wird ein Besuchsbericht angelegt und mit dem entsprechenden Kontakt sowie einem bestehenden Deal verknüpft. Im Feld Bedarf / Engpässe werden die geäußerten Anforderungen des Gesprächspartners notiert. Über die Aktion Neuer Lead wird unmittelbar ein Lead-Datensatz erstellt.
In diesem Abschnitt werden nur spezielle Felder bzw. Funktionalitäten des Moduls beschrieben, da alle allgemeinen brainX Funktionalitäten an anderer Stelle im Handbuch beschrieben sind.
2. Listenansicht
Die Listenansicht im Modul Besuchsberichte verfügt über die gewohnten Funktionalitäten einer Listenansicht. Detailliertere Informationen hierzu siehe Abschnitt Aufbau/Struktur - Listenansicht.
2.1. Aktionen
In der Listenansicht stehen – abhängig vom Modul – allgemeine Aktionen zur Verfügung. Eine Übersicht und Beschreibung aller allgemeinen Aktionen ist im Abschnitt Aktionen (Listenansicht) zu finden.
Modulspezifische Aktionen sind in diesem Modul nicht vorhanden.
3. Detailansicht
3.1. Felder
Die folgende Tabelle beschreibt Pflichtfelder sowie Felder mit nicht offensichtlicher Funktion. Alle weiteren Felder sind selbsterklärend.
Block Basisdaten
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Titel * | Bezeichnung des Besuchsberichts |
| Ort * | Ort des Besuchs |
*Pflichtfeld
Block Beziehungen
Im Block Beziehungen werden Referenzfelder zu anderen Modulen angezeigt. Welche Referenzfelder eingeblendet werden, wird in den Kalendereinstellungen unter dem Einstellungspunkt Standardreferenzen konfiguriert.
Folgende Module können als Referenzfelder angezeigt werden: Assets, Aufträge, Deals, Dokumente, Kontakte, Lieferanten, Partner, Produkte, Tickets.
3.2. Aktionen
In der Detailansicht stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
3.2.1. Allgemeine Aktionen
- PDF Export
- Empfehlen
- Kopieren
- Löschen
- Änderungsverfolgung
Detaillierte Informationen zu den Aktionen siehe Abschnitt Aktionen (Detailansicht).
3.2.2. Modulspezifische Aktionen
| Aktion | Voraussetzung | Funktionalität |
|---|---|---|
| Neue Aufgabe | – | Öffnet ein Popup zur Schnellerstellung einer Aufgabe und verknüpft sie mit dem Besuchsbericht. Im Unterschied zu anderen Modulen wird hier kein neuer Datensatz im Modul Aufgaben geöffnet, sondern ein Schnellerstellungs-Popup angezeigt. |
| Neuer Termin | – | Erstellt einen neuen Termin und verknüpft ihn mit dem Besuchsbericht |
| Neuer Deal | – | Erstellt einen neuen Deal und verknüpft ihn mit dem Besuchsbericht |
| Neues Ticket | – | Erstellt ein neues Ticket und verknüpft es mit dem Besuchsbericht |
| Neuer Lead | – | Erstellt einen neuen Lead und verknüpft ihn mit dem Besuchsbericht |
4. Praxisbeispiele
1 – Dokumentation eines Kundenbesuchs im Außendienst
Ein Außendienstmitarbeiter besucht einen Bestandskunden und führt ein ausführliches Gespräch über aktuelle Anforderungen, offene Punkte und die Zufriedenheit mit dem bisherigen Service. Im Anschluss an den Besuch wird ein Besuchsbericht angelegt und mit dem entsprechenden Kontakt sowie der Organisation verknüpft.
In den Feldern Kundensituation und getroffene Vereinbarungen werden die wichtigsten Gesprächsergebnisse dokumentiert. Lob und Verbesserungsvorschläge werden in Stichpunkten festgehalten, damit die Rückmeldungen des Kunden für das gesamte Team nachvollziehbar sind. Über die Aktion Neue Aufgabe wird direkt aus dem Besuchsbericht eine Folgeaufgabe für den zuständigen Innendienstmitarbeiter erstellt – das Schnellerstellungs-Popup ermöglicht dies ohne Verlassen des Datensatzes.
Der Besuchsbericht dient so als strukturierte Grundlage für die interne Nachbereitung und die weitere Kundenbetreuung.
2 – Nachbereitung eines Messegesprächs mit Lead-Erstellung
Auf einer Fachmesse führt ein Vertriebsmitarbeiter mehrere qualifizierte Gespräche mit potenziellen Neukunden. Für jedes Gespräch wird unmittelbar im Anschluss ein Besuchsbericht angelegt, um die Inhalte zu sichern, bevor Details in Vergessenheit geraten.
Der Bericht wird mit dem bereits vorhandenen oder neu erstellten Kontakt verknüpft. Im Feld Bedarf / Engpässe werden die geäußerten Anforderungen und Herausforderungen des Gesprächspartners notiert. Wurden konkrete nächste Schritte vereinbart, werden diese unter getroffene Vereinbarungen festgehalten. Über die Aktion Neuer Lead wird direkt ein Lead-Datensatz erstellt und mit dem Besuchsbericht verknüpft, sodass der Vertriebsprozess nahtlos weitergeführt werden kann.
3 – Besuchsbericht direkt aus einem Termin heraus erstellen
Ein Servicetechniker hat einen Vor-Ort-Termin bei einem Kunden zur Entstörung einer Anlage. Der Termin ist bereits im Modul Termine in brainX erfasst. Nach Abschluss des Besuchs erstellt der Techniker den Besuchsbericht direkt aus der Detailansicht des Termins heraus über die entsprechende Aktion – der Besuchsbericht wird automatisch mit dem Termin verknüpft.
Im Bericht werden der Ort des Besuchs, die durchgeführten Maßnahmen und die aktuelle Kundensituation dokumentiert. Über die Aktion Neues Ticket wird ein Folgeticket für eine notwendige Ersatzteilbestellung erstellt. Durch die Verknüpfung von Termin, Besuchsbericht und Ticket bleibt der gesamte Servicevorgang lückenlos nachvollziehbar.
5. Häufige Fragen
Wie erstelle ich einen Besuchsbericht direkt aus einem Termin heraus?
In der Detailansicht eines Datensatzes im Modul Termine steht eine entsprechende Aktion zur Erstellung eines Besuchsberichts zur Verfügung. Der so erstellte Besuchsbericht wird automatisch mit dem Termin verknüpft.
Welche Referenzfelder stehen im Block „Beziehungen" zur Verfügung?
Welche Referenzfelder im Block Beziehungen angezeigt werden, wird in den Kalendereinstellungen unter Standardreferenzen konfiguriert. Im Auslieferungszustand stehen Referenzfelder zu folgenden Modulen zur Verfügung: Assets, Aufträge, Deals, Dokumente, Kontakte, Lieferanten, Partner, Produkte und Tickets.
Was ist der Unterschied zwischen der Aktion „Neue Aufgabe" im Modul Besuchsberichte und anderen Modulen?
Im Modul Besuchsberichte öffnet die Aktion Neue Aufgabe ein Schnellerstellungs-Popup, über das eine Aufgabe direkt angelegt und mit dem Besuchsbericht verknüpft werden kann – ohne den Datensatz zu verlassen. In anderen Modulen wird dagegen in der Regel die vollständige Erstellansicht des Moduls Aufgaben geöffnet.
Kann ich aus einem Besuchsbericht direkt einen Deal oder ein Ticket erstellen?
Ja. In der Detailansicht des Besuchsberichts stehen die modulspezifischen Aktionen Neuer Deal, Neues Ticket, Neuer Lead und Neuer Termin zur Verfügung. Alle so erstellten Datensätze werden automatisch mit dem Besuchsbericht verknüpft.
Kann ein Besuchsbericht als PDF exportiert werden?
Ja. Über die allgemeine Aktion PDF Export in der Detailansicht lässt sich der Besuchsbericht als PDF exportieren. Detaillierte Informationen dazu finden sich im Abschnitt Aktionen (Detailansicht).