Dienstleistungen
Paket: BASIS
1. Allgemein
Im Modul Dienstleistungen werden alle vom Unternehmen fest bepreisten Dienstleistungen erfasst, kategorisiert und bepreist – ähnlich einem Katalog. Diese stehen anschließend in den Faktura-Modulen (z. B. Aufträge, Deals, Rechnungen) zur Auswahl bereit.
Datensätze aus dem Modul Dienstleistungen sind im sog. „Produktblock“ auswählbar. Detaillierte Informationen siehe Abschnitt Produktblock in Faktura Modulen im Handbuch.
Ein Unternehmen bietet Consulting-Stunden an. Die Dienstleistung wird mit der Kategorie Consulting und der Einheit Stunden angelegt. Für die ersten 5 Stunden wird ein Preis von 85,- EUR festgelegt, ab der 6. Stunde greift eine Preisstaffel mit 75,- EUR pro Stunde. Die Dienstleistung ist in mehreren Währungen verfügbar – die Preise werden über das Popup weitere Währungen auf Basis der hinterlegten Wechselkurse berechnet.
Ein monatlicher Wartungsservice wird als Dienstleistung mit der Preisart Monatspreis und der Einheit Pauschal angelegt. Über den Aufschlag monatlich wird ein prozentualer Aufschlag für monatliche Abrechnungen definiert. Die Dienstleistung wird einem DATEV-Sachkonto zugewiesen und steht im Produktblock für die Rechnungserstellung bereit.
In diesem Abschnitt werden nur spezielle Felder bzw. Funktionalitäten des Moduls beschrieben, da alle allgemeinen brainX Funktionalitäten an anderer Stelle im Handbuch beschrieben sind.
2. Listenansicht
Die Listenansicht im Modul Dienstleistungen verfügt über die gewohnten Funktionalitäten einer Listenansicht. Detailliertere Informationen hierzu siehe Abschnitt Aufbau/Struktur - Listenansicht.
2.1. Aktionen
In der Listenansicht stehen – abhängig vom Modul – allgemeine Aktionen zur Verfügung. Eine Übersicht und Beschreibung aller allgemeinen Aktionen ist im Abschnitt Aktionen (Listenansicht) zu finden.
Modulspezifische Aktionen sind in diesem Modul nicht vorhanden.
3. Detailansicht
3.1. Felder
Die folgende Tabelle beschreibt Pflichtfelder sowie Felder mit nicht offensichtlicher Funktion. Alle weiteren Felder sind selbsterklärend.
Block Basisdaten
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Titel * | Bezeichnung der Dienstleistung |
| aktiv | Bei Deaktivierung steht die Dienstleistung im Produktblock nicht mehr zur Auswahl zur Verfügung |
| Kategorie |
|
| Einheit |
|
| Aufschlag monatlich / vierteljährlich / habjährlich / jährlich | Optionaler prozentualer Aufschlag je Abrechnungsintervall; wird im Produktblock auf den Basispreis angewendet, wenn das entsprechende Intervall gewählt ist |
| Pflichtposition | Ist die Checkbox aktiviert, muss diese Position bei der Unterzeichnung über Digitale Unterschrift (DocuSign/DocuSeal) vom Empfänger bestätigt werden. Pflichtpositionen werden im Dokument entsprechend gekennzeichnet. |
*Pflichtfeld
Block Preisinformation
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Preis | Verkaufspreis der Dienstleistung in der Basiswährung.
Über das Aktionen-Icon weitere Währungen können zusätzliche Währungspreise hinterlegt werden – siehe Abschnitt 3.1.1 |
| Bruttopreis | Bei Aktivierung wird der eingetragene Preis als Bruttopreis behandelt
Warnung Wurde beim Anlegen einer Dienstleistung der Bruttopreis aktiviert, kann dies nach dem erstmaligen Speichern nicht mehr geändert werden. |
| Steuerklasse | Zugeordnete MwSt.-Stufe – siehe Globale Einstellungen – Währungen & Steuern |
| Preisart * |
|
*Pflichtfeld
Menge, Listenpreis und Verkaufspreise von Positionen im Produktblock können mit bis zu 6 Nachkommastellen eingegeben werden. Nullen am Ende werden in der Anzeige abgeschnitten. Dies ist insbesondere bei der Abrechnung kleiner Einheiten (z. B. API-Tokens) hilfreich.
3.1.1. Weitere Währungen
Das Aktionen-Icon „weitere Währungen" ist nur in der Erstell- und Bearbeitungsansicht verfügbar.
Nach dem Anklicken des Aktionen-Icons „weitere Währungen" öffnet sich ein gleichnamiges Popupfenster:
Popup weitere Währungen
Im Popup „weitere Währungen" sind alle Währungen aufgelistet, welche in Globale Einstellungen - Währungen & Steuern den Status „aktiv“ haben.
Über eine Checkbox wird festgelegt, welche Währungen für die Dienstleistung verfügbar sind. Per Radiobutton wird die Basiswährung definiert. Für alle aktivierten Nicht-Basiswährungen kann der jeweilige Preis über den Button neu berechnen auf Basis des hinterlegten Wechselkurses automatisch berechnet werden.
Nach dem Speichern wird der Preis in der Währung angezeigt, die in den Eigenen Einstellungen – Grundeinstellungen hinterlegt ist.
Bei Deaktivierung einer Währung wird die Dienstleistung aus allen betroffenen Preislisten entfernt.
Block DATEV Sachkonten
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| DATEV Sachkonto Inland | Sachkonto für inländische Umsätze – Konfiguration siehe Faktura Einstellungen – Sachkonten |
| DATEV Sachkonto EU | Sachkonto für EU-Umsätze – Konfiguration siehe Faktura Einstellungen – Sachkonten |
| DATEV Sachkonto Drittländer | Sachkonto für Umsätze in Drittländern – Konfiguration siehe Faktura Einstellungen – Sachkonten |
Block Preisstaffeln
Für eine definierte Einheit einer Dienstleistung kann eine Preisstaffel festgelegt werden. Es können beliebig viele Staffelpreise erstellt werden. Ein neuer Staffelpreis wird im Bearbeitungsmodus mittels des Buttons „Staffel hinzufügen" definiert.
Für die ersten 5 Stunden einer Dienstleistung werden 85,- EUR berechnet. Ab der 6. Stunde reduziert sich der Stundenpreis auf 75,- EUR.
3.2. Aktionen
In der Detailansicht stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
3.2.1. Allgemeine Aktionen
- PDF Export
- Empfehlen
- Kopieren
- Löschen
- Änderungsverfolgung
Detaillierte Informationen zu den Aktionen siehe Abschnitt Aktionen (Detailansicht).
3.2.2. Modulspezifische Aktionen
| Aktion | Voraussetzung | Funktionalität |
|---|---|---|
| Neue Rechnung | – | Erstellt eine neue Rechnung und verknüpft sie mit der Dienstleistung |
| Neuer Auftrag | – | Erstellt einen neuen Auftrag und verknüpft ihn mit der Dienstleistung |
| Timesheets abrechnen | – | Öffnet die Abrechnungsansicht für verknüpfte Timesheets |
4. Praxisbeispiele
1 – Beratungsleistung mit Preisstaffel und mehreren Währungen
Ein Unternehmen bietet Consulting-Stunden an, die je nach Volumen unterschiedlich bepreist werden sollen. Die Dienstleistung wird im Modul Dienstleistungen mit der Kategorie Consulting, der Einheit Stunden und der Preisart Einmalig angelegt.
Im Block Preisstaffeln wird definiert, dass die ersten 5 Stunden zu 85,- EUR abgerechnet werden, ab der 6. Stunde gilt ein reduzierter Stundenpreis von 75,- EUR. Da das Unternehmen auch internationale Kunden betreut, werden über das Aktionen-Icon weitere Währungen zusätzliche Währungspreise hinterlegt. Die Preise in den Nicht-Basiswährungen werden über den Button neu berechnen automatisch auf Basis der hinterlegten Wechselkurse ermittelt.
Die Dienstleistung steht anschließend in allen Faktura-Modulen im Produktblock zur Auswahl bereit und wird je nach Währung des Auftrags oder der Rechnung automatisch im richtigen Preis angezeigt.
2 – Wiederkehrende Servicepauschale mit monatlichem Aufschlag
Ein Unternehmen bietet einen monatlichen Wartungsservice als Pauschale an. Die Dienstleistung wird mit der Einheit Pauschal und der Preisart Monatspreis angelegt. Der Basispreis wird als Nettopreis eingetragen; der Schalter Bruttopreis bleibt deaktiviert.
Da bei monatlicher Abrechnung ein geringfügiger Verwaltungsaufschlag anfällt, wird im Feld Aufschlag monatlich ein prozentualer Wert hinterlegt. Dieser Aufschlag wird im Produktblock automatisch auf den Basispreis angewendet, sobald das Abrechnungsintervall monatlich gewählt wird. Die korrekte Steuerklasse sowie das zugehörige DATEV-Sachkonto Inland werden ergänzt, sodass die Dienstleistung direkt für den DATEV-Export vorbereitet ist.
3 – Timesheets zu einer Dienstleistung abrechnen
Ein Dienstleister erfasst geleistete Stunden für einen Kunden über Timesheets in brainX. Am Ende des Monats sollen die angefallenen Stunden direkt auf Basis der hinterlegten Dienstleistung abgerechnet werden.
In der Detailansicht der entsprechenden Dienstleistung wird über die modulspezifische Aktion Timesheets abrechnen die Abrechnungsansicht geöffnet. Dort werden alle noch nicht abgerechneten Timesheets angezeigt, die mit der Dienstleistung verknüpft sind. Nach der Auswahl der abzurechnenden Einträge wird direkt eine Rechnung oder ein Auftrag erzeugt, in dem die Stunden als Positionen übernommen werden. So entfällt die manuelle Übertragung der Zeiterfassung in die Faktura.
5. Häufige Fragen
Kann ich eine Dienstleistung nachträglich deaktivieren, ohne sie zu löschen?
Ja. Über den Schalter aktiv in den Basisdaten kann eine Dienstleistung deaktiviert werden. Sie steht dann im Produktblock der Faktura-Module nicht mehr zur Auswahl, bleibt aber im System erhalten und kann jederzeit reaktiviert werden.
Was passiert, wenn ich den Schalter „Bruttopreis" nach dem Speichern ändern möchte?
Das ist nicht möglich. Wurde beim Anlegen einer Dienstleistung der Schalter Bruttopreis aktiviert und der Datensatz gespeichert, kann diese Einstellung nicht mehr geändert werden. Es empfiehlt sich daher, die Preisart vor dem ersten Speichern sorgfältig zu prüfen.
Wie funktionieren die Aufschlagsfelder für verschiedene Abrechnungsintervalle?
Für die Abrechnungsintervalle monatlich, vierteljährlich, halbjährlich und jährlich können jeweils separate prozentuale Aufschläge hinterlegt werden. Wird im Produktblock eines Faktura-Moduls das entsprechende Intervall gewählt, wird der hinterlegte Aufschlag automatisch auf den Basispreis der Dienstleistung angewendet.
Kann ich eine Dienstleistung in mehreren Währungen anbieten?
Ja. Über das Aktionen-Icon weitere Währungen in der Erstell- oder Bearbeitungsansicht können zusätzliche Währungspreise hinterlegt werden. Die Preise können manuell eingetragen oder über den Button neu berechnen automatisch auf Basis der in den Globalen Einstellungen hinterlegten Wechselkurse berechnet werden. In der Detailansicht wird der Preis in der Währung angezeigt, die in den eigenen Einstellungen hinterlegt ist.
Was ist zu beachten, wenn eine Währung nachträglich deaktiviert wird?
Bei Deaktivierung einer Währung wird die Dienstleistung automatisch aus allen Preislisten entfernt, die diese Währung verwenden. Es empfiehlt sich daher, vor der Deaktivierung einer Währung zu prüfen, welche Dienstleistungen und Preislisten betroffen sind.
Wofür werden die DATEV-Sachkonten in einer Dienstleistung verwendet?
Die DATEV-Sachkonten (Inland, EU, Drittländer) steuern, welches Buchungskonto beim DATEV-Export von Rechnungen verwendet wird, die diese Dienstleistung als Position enthalten. Die verfügbaren Sachkonten werden in den Faktura Einstellungen – Sachkonten konfiguriert.