Automatisierungen
Paket: BASIS
1. Allgemein
Insgesamt tragen Automatisierungen dazu bei, Geschäftsprozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und die Qualität der Kundenbeziehungen zu verbessern.
Automatisierungen (Workflows) in brainX sind vordefinierte Prozesse, die bestimmte Aufgaben oder Aktionen automatisch ausführen – basierend auf festgelegten Auslösern oder Bedingungen. Sie helfen dabei, wiederkehrende Aufgaben zu optimieren und die Effizienz zu steigern.
Vorteile von Automatisierungen:
- Zeitersparnis – Routineaufgaben wie das Versenden von E-Mails, das Erstellen von Aufgaben oder das Aktualisieren von Datensätzen werden automatisch erledigt.
- Fehlerreduktion – Automatisierte Prozesse verringern das Risiko menschlicher Fehler bei der manuellen Dateneingabe oder Aufgabendurchführung.
- Konsistenz – Workflows werden einheitlich ausgeführt, was zu besserer Datenqualität und einem gleichbleibenden Kundenerlebnis beiträgt.
- Nachverfolgbarkeit – Alle Schritte im Workflow werden protokolliert, was Analyse und Reporting erleichtert.
- Produktivität – Mitarbeitende können sich auf strategische Aufgaben konzentrieren, anstatt Zeit mit administrativen Tätigkeiten zu verbringen.
- Bessere Kundeninteraktion – Kundenanfragen werden schneller bearbeitet, z. B. durch automatisierte Antworten oder Follow-up-E-Mails.
Ein No-Code-Editor ermöglicht es, automatisierte Workflows schnell und einfach zu erstellen. Über eine benutzerfreundliche Oberfläche können einzelne Schritte (Auslöser, Bedingungen und Aktionen) per Drag & Drop verschoben, hinzugefügt, gelöscht und individuell angepasst werden – ganz ohne Programmierkenntnisse.
Beispielhafte Darstellung einer Automatisierung
Automatisierungen setzen sich aus drei wesentlichen Bestandteilen zusammen:
- Auslöser → legt fest, wann ein bestimmter Teil der Automatisierung gestartet wird.
- Bedingung → definiert, ob Aktionen nur unter bestimmten Voraussetzungen ausgeführt werden sollen.
- Aktion → bestimmt, was passieren soll, wenn ein Ereignis eintritt und eventuelle Voraussetzungen erfüllt sind.
Auslöser, Bedingungen und Aktionen werden in den nachfolgenden Beschreibungen auch als “Knoten” bezeichnet.
Aufgrund der vielfältigen Konfigurationsmöglichkeiten ist die Erstellung einer Automatisierung ein komplexes Thema. Es wird empfohlen, vor der Erstellung der ersten Automatisierung die Unterseiten dieser Dokumentation vollständig zu lesen, um einen Gesamtüberblick zu erhalten.
In unserem YouTube-Kanal steht ein Video zum Thema Automatisierungen zur Verfügung, das die Einrichtung und Anwendung Schritt für Schritt erläutert.
Das folgende Beispiel erläutert den Ablauf einer einfachen Automatisierung im Bereich Deals/Auftrag:
- Auslöser 1 → Datensatz im Modul Deals wird gespeichert
- Bedingung 1 → der Wert im Feld Status ist gewonnen
- Aktion 1 → es wird ein neuer Datensatz im Modul Aufträge erstellt; die Positionen des Deals werden übernommen
- Auslöser 2 → Datensatz im Modul Aufträge wird gespeichert (= Aktion 1)
- Aktion 2a → der Auftrag wird automatisch per E-Mail an den Kunden gesendet
- Aktion 2b → die Abteilung Sales erhält per CRM-Benachrichtigung eine Information über die Erstellung und den Versand des Auftrags
1.1. Berechtigungen
Das Erstellen und Ändern von Automatisierungen in einem CRM-System kann weitreichende Auswirkungen auf Prozesse, Datenintegrität und Benutzerrechte haben. Daher ist diese Funktion Benutzern mit administrativen Rechten vorbehalten, um Fehlkonfigurationen, Sicherheitsrisiken und unbeabsichtigte Änderungen an geschäftskritischen Abläufen zu vermeiden.
Die Erteilung administrativer Rechte erfolgt über das Feld “Rechtemanagement“ in den Benutzereinstellungen.
Benutzern mit administrativen Rechten ist im Feld “Rechtemanagement“ die Einstellung “Admin“ oder “CustomerAdmin“ zugewiesen.
Benutzer mit der Einstellung “Superuser” haben nur lesenden Zugriff auf:
- Listenansicht Automatisierungen → Anzeige welche Automatisierungen aktiv/inaktiv sind
- Details der Automatisierungen (Auslöser, Bedingungen und Aktionen) → detaillierte Informationen zu den Automatisierungen
2. Inhalt dieser Dokumentation
Die Dokumentation zu Automatisierungen ist in folgende Unterseiten aufgeteilt:
| Unterseite | Inhalt |
|---|---|
| Automatisierungen - Listenansicht | Spalten der Listenansicht, generelle Aktionen (Kategorien verwalten, Import), Zeilenmenü |
| Automatisierungen - Erstellen und Editor | Automatisierung erstellen, Übersicht der Editor-Funktionalitäten, Seitenleiste, Verbindungspfeile, Zoom, Nummerierung |
| Automatisierungen - Auslöser | Konfiguration von Auslösern, alle verfügbaren Ereignistypen |
| Automatisierungen - Bedingungen | Konfiguration von Bedingungen, Vergleichsoperatoren, Abbruchbedingung, Reihenfolge |
| Automatisierungen - Aktionen | Konfiguration aller verfügbaren Aktionstypen |
| Automatisierungen - Arbeitsbereich konfigurieren | Popup “Wert setzen”, Platzhalter, Berechnungen und Funktionen |
| Automatisierungen - Hinweise und Tipps | Mandantenfähigkeit, Zeitverzögerung, Zyklen vermeiden, empfohlene Vorgehensweise |
| Automatisierungen - Vorkonfigurierte Automatisierungen | Übersicht der im System enthaltenen Automatisierungen für brainX CRM und brainX APP |
| Automatisierungen - Beispiele | Schritt-für-Schritt-Beschreibung konkreter Automatisierungen (Sales Prozess, Briefanrede) |