Deals
Paket: SALES
1. Allgemein
Das Modul Deals ermöglicht die Nachverfolgung und Dokumentation von Vertriebsprozessen. Deals bilden den Fortschritt eines potenziellen Geschäftsabschlusses entlang definierter Phasen ab und ermöglichen so eine belastbare Umsatzprognose.
Deals stellen im Verkaufsprozess die logischen Nachfolger eines Leads dar.
Ein Deal kann auf zwei Wegen erstellt werden:
- Über die Leadumwandlung (empfohlener Weg): Der Lead wird zunächst in einen Kontakt umgewandelt. Im Rahmen der Leadumwandlung besteht die Möglichkeit, direkt einen Deal mit einem bestimmten Betrag sowie einem Abschlussdatum zu erstellen. Die im Lead erfassten Daten werden dabei übernommen.
Ein Lead kann nicht direkt in einem Deal referenziert werden. Die Umwandlung des Leads in einen Kontakt ist daher zwingend erforderlich, bevor ein Lead einem Deal zugeordnet werden kann.
- Ohne vorherige Leadumwandlung: Ein neuer Datensatz im Modul Deals kann auch unabhängig von einem Lead erstellt werden, sofern kein entsprechender Lead vorhanden ist oder die Umwandlung nicht benötigt wird.
Ein eingehender Lead von einer Fachmesse wird qualifiziert und in einen Kontakt umgewandelt. Im Zuge der Leadumwandlung wird direkt ein Deal mit einem geschätzten Betrag und einem Abschlussdatum angelegt. Der Status wird auf Anfrage erhalten gesetzt und schrittweise entlang der Phasen bis gewonnen weitergeführt. Aus dem gewonnenen Deal heraus wird über die Aktion Neuer Auftrag direkt ein Auftrag erstellt.
Ein Bestandskunde soll ein Erweiterungsangebot erhalten. Ein Deal vom Typ Bestandskunde wird angelegt und mit Positionen aus dem Produktstamm befüllt. Der Schalter Digitalen Umschlag senden wird aktiviert, sodass das Angebot per Automatisierung zur digitalen Unterzeichnung versandt wird. Nach erfolgter Unterschrift werden die Positionen automatisch als beauftragt gekennzeichnet und der Deal-Betrag entsprechend aktualisiert.
In diesem Abschnitt werden nur spezielle Felder bzw. Funktionalitäten des Moduls beschrieben, da alle allgemeinen brainX Funktionalitäten an anderer Stelle im Handbuch beschrieben sind.
2. Listenansicht
Die Listenansicht im Modul Deals verfügt über die gewohnten Funktionalitäten einer Listenansicht. Detailliertere Informationen hierzu siehe Abschnitt Aufbau/Struktur - Listenansicht.
2.1. Aktionen
In der Listenansicht stehen – abhängig vom Modul – allgemeine Aktionen zur Verfügung. Eine Übersicht und Beschreibung aller allgemeinen Aktionen ist im Abschnitt Aktionen (Listenansicht) zu finden.
Modulspezifische Aktionen sind in diesem Modul nicht vorhanden.
3. Detailansicht
Im Auslieferungszustand verfügt die Detailansicht eines Datensatzes in einem Modul über Standardfelder, welche nachfolgend beschrieben werden.
3.1. Felder
Block Basisdaten
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Titel * | Bezeichnung des Deals |
| Organisation * | Verknüpfte Organisation |
| Status |
|
| Abschluss * | Geplantes Abschlussdatum |
| Typ |
|
| Abrechnungsintervall |
|
| Kündigungsfrist |
|
| Digitalen Umschlag senden | Bei Aktivierung wird der digitale Umschlag per Automatisierung versandt – siehe Digitale Unterschrift |
| Betrag vor Beauftragung | Zeigt den Gesamtbetrag des Deals vor der Beauftragung von Positionen. Das Feld wird automatisch befüllt, sobald mindestens eine Position beauftragt wird, und ermöglicht den Vergleich mit dem aktuellen Betrag der beauftragten Positionen – siehe Abschnitt 4. |
*Pflichtfeld
Block Positionen - Grundeinstellungen
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Währung | Auswahlliste aller in brainX vorhandenen, aktiven Währungen – siehe Globale Einstellungen - Währungen & Steuern. |
| Steuertyp | Steuertyp (ohne, Gruppe, Individuell), der bei Erstellung eines Datensatzes automatisch in den Produktblock übernommen wird |
| Sprache |
|
| Vertrag | Verknüpfter Vertrag |
Block Konditionen
Im Block Konditionen können individuelle Geschäftsbedingungen zum Deal hinterlegt werden. Bei der Erstellung eines neuen Datensatzes werden die Geschäftsbedingungen automatisch mit den in den Globalen Einstellungen – Informationen hinterlegten Standardgeschäftsbedingungen vorausgefüllt.
Block zusätzliche Informationen
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Quelle |
|
3.2. Aktionen
In der Detailansicht stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
3.2.1. Allgemeine Aktionen
- PDF Export
- Empfehlen
- Kopieren
- Löschen
- Änderungsverfolgung
Detaillierte Informationen zu den Aktionen siehe Abschnitt Aktionen (Detailansicht).
3.2.2. Modulspezifische Aktionen
| Aktion | Voraussetzung | Funktionalität |
|---|---|---|
| Zeige Hierarchie | – | Zeigt die Hierarchie der mit dem Deal verknüpften DatensätzeHinweis: Die angezeigte Hierarchie bezieht sich ausschließlich auf den Mandanten des aktuellen Datensatzes. Datensätze anderer Mandanten werden nicht berücksichtigt. |
| Neuer Auftrag | – | Erstellt einen neuen Auftrag und verknüpft ihn mit dem Deal |
| Neue Rechnung | – | Erstellt eine neue Rechnung und verknüpft sie mit dem Deal |
| Neue E-Mail | Konfiguriertes E-Mail-Postfach | Öffnet den E-Mail-Editor mit Bezug auf den Deal |
4. Beauftragung von Positionen
Positionen in einem Deal können manuell über die entsprechende Schaltfläche oder automatisch über eine digitale Unterschrift (DocuSign/DocuSeal) als beauftragt gekennzeichnet werden.
Wird eine Position als beauftragt markiert, wird ein etwaiger Optional- oder Alternativ-Tag an der Position entfernt. Nicht beauftragte Positionen werden ausgegraut und aus der Berechnung des Gesamtbetrags ausgeschlossen. Der angezeigte Betrag im Deal entspricht damit nur noch dem Gesamtwert der beauftragten Positionen.
Das Feld „Betrag vor Beauftragung" speichert den ursprünglichen Gesamtbetrag des Deals und ermöglicht so den Vergleich mit dem Betrag nach der Beauftragung.
5. Praxisbeispiele
1 – Strukturierter Vertriebsprozess mit Statusverfolgung
Ein Vertriebsmitarbeiter betreut gleichzeitig mehrere offene Anfragen in unterschiedlichen Phasen. Um den Überblick zu behalten und den Fortschritt jeder Anfrage nachvollziehbar zu dokumentieren, wird für jede qualifizierte Anfrage ein eigener Deal angelegt.
Beim Anlegen des Deals werden Titel, verknüpfte Organisation, ein geplantes Abschlussdatum sowie der initiale Status Anfrage erhalten eingetragen. Der Deal wird dem zuständigen Vertriebsmitarbeiter zugewiesen. Im weiteren Verlauf wird der Status manuell oder per Automatisierung aktualisiert – von Deal versendet über Verhandlung bis schließlich gewonnen oder verloren.
Die Listenansicht des Moduls zeigt jederzeit alle laufenden Deals mit Status, Betrag und geplantem Abschlussdatum. Auf dieser Basis lässt sich eine zuverlässige Umsatzprognose erstellen und der Vertrieb gezielt steuern. Gewonnene Deals können direkt über die Aktion Neuer Auftrag in einen Auftrag überführt werden.
2 – Angebot mit Positionen und digitaler Unterzeichnung
Ein Vertriebsmitarbeiter soll einem Bestandskunden ein Erweiterungsangebot unterbreiten. Da der Kunde bereits als Kontakt und Organisation in brainX erfasst ist, wird ein neuer Deal vom Typ Bestandskunde angelegt und mit der entsprechenden Organisation verknüpft.
Im Deal werden Positionen aus dem Produktstamm hinzugefügt. Einzelne Positionen werden als Optional oder Alternativ gekennzeichnet, um dem Kunden Wahlmöglichkeiten zu bieten. Währung, Steuertyp und Abrechnungsintervall werden im Block Positionen – Grundeinstellungen festgelegt. Im Block Konditionen werden die vorausgefüllten Standardgeschäftsbedingungen bei Bedarf angepasst.
Anschließend wird der Schalter Digitalen Umschlag senden aktiviert. Eine hinterlegte Automatisierung erkennt die Aktivierung und versendet das Angebot automatisch per DocuSign oder DocuSeal zur digitalen Unterzeichnung. Nach erfolgter Unterschrift werden die beauftragten Positionen automatisch als beauftragt markiert, optionale und alternative Positionen ausgegraut und aus der Berechnung ausgeschlossen. Der Deal-Betrag wird entsprechend aktualisiert; der ursprüngliche Gesamtbetrag bleibt im Feld Betrag vor Beauftragung erhalten.
3 – Lückenlose Vertriebshistorie über Hierarchie und verknüpfte Datensätze
Ein langjähriger Bestandskunde meldet Interesse an einem Folgeprojekt. Da kein Lead vorhanden ist, wird der Deal direkt im Modul Deals angelegt und mit dem bereits bestehenden Kontakt- sowie Organisationsdatensatz verknüpft. Typ und Quelle werden entsprechend gepflegt, um die Herkunft des Deals für spätere Auswertungen nachvollziehbar zu dokumentieren.
Im Verlauf des Vertriebsprozesses werden E-Mails über die Aktion Neue E-Mail direkt aus dem Deal heraus verfasst und versandt, sodass die gesamte Kommunikation am Deal-Datensatz hinterlegt bleibt. Sobald der Deal den Status gewonnen erreicht, wird über die Aktion Neuer Auftrag direkt ein verknüpfter Auftrag erstellt. Alternativ kann über Neue Rechnung unmittelbar eine Rechnung erzeugt werden.
Über die Aktion Zeige Hierarchie lässt sich jederzeit die vollständige Datensatzhierarchie einsehen – von der Organisation über den Deal bis hin zu verknüpften Aufträgen und Rechnungen. So bleibt die gesamte Vertriebshistorie des Kunden lückenlos nachvollziehbar.
6. Häufige Fragen
Kann ich einen Deal direkt aus einem Lead erstellen, ohne den Lead vorher umzuwandeln?
Nein. Ein Lead muss zunächst in einen Kontakt umgewandelt werden, bevor er einem Deal zugeordnet werden kann. Im Zuge der Leadumwandlung besteht die Möglichkeit, direkt einen Deal anzulegen und die Daten aus dem Lead zu übernehmen.
Was passiert mit nicht beauftragten Positionen?
Nicht beauftragte Positionen werden im Deal ausgegraut und aus der Berechnung des Gesamtbetrags ausgeschlossen. Das Feld Betrag vor Beauftragung speichert den ursprünglichen Gesamtbetrag und ermöglicht so den Vergleich mit dem beauftragten Betrag.
Kann ich den Schalter Digitalen Umschlag senden auch manuell deaktivieren?
Ja. Der Schalter kann jederzeit manuell aktiviert oder deaktiviert werden. Der Versand erfolgt nicht automatisch beim Speichern, sondern erst wenn eine entsprechende Automatisierung konfiguriert ist, die auf dieses Feld reagiert.
Wie unterscheidet sich der Deal-Betrag vom Betrag vor Beauftragung**?**
Der Deal-Betrag entspricht nach der Beauftragung nur noch dem Gesamtwert der als beauftragt markierten Positionen. Der Betrag vor Beauftragung zeigt den ursprünglichen Gesamtbetrag – also den Wert aller Positionen vor der Beauftragung – und dient als Vergleichswert.
Kann ein Deal mit mehreren Verträgen verknüpft werden?
Im Feld Vertrag kann jeweils ein Vertrag hinterlegt werden. Sollen mehrere Verträge mit einem Deal in Verbindung gebracht werden, empfiehlt sich die Nutzung der Verknüpfungsfunktion über die entsprechenden Beziehungsfelder.