Connect
Paket: SALES
1. Allgemein
Das Modul Connect ermöglicht die Telefonie-Integration in brainX. Alle ein- und ausgehenden Anrufe sowie SMS-Nachrichten werden als vollwertige Datensätze protokolliert und automatisch mit Datensätzen der Module Kontakte, Organisationen, Leads, Partner und Lieferanten verknüpft.
Aktuell werden die Telefonanbieter Sipgate (Classic und Neo) und Placetel unterstützt.
Welche Anbieter verfügbar sind und wie Connect für den Mandanten aktiviert wird, ist im Abschnitt Globale Einstellungen beschrieben. Die individuelle Einrichtung pro Benutzer erfolgt unter Meine Einstellungen.
Das Modul Connect bietet folgende Möglichkeiten:
- Eingehende Anrufe werden als Popup mit den zugehörigen Datensatzdaten angezeigt (Inbound)
- Ausgehende Anrufe direkt aus einem Datensatz per Klick auf die Telefonnummer initiieren (Outbound)
- SMS-Nachrichten senden und empfangen
- SMS-Versand über Automatisierungen
- Vollständige Anruf- und SMS-Historie mit echter Datensatz-Verknüpfung und Detailansicht
- Mandant beim Anruf wechseln, wenn der Kontakt in einem anderen Mandanten gespeichert ist
- Connect-Datensätze über die Schnittstelle erstellen und steuern
Ein Bestandskunde ruft an. brainX erkennt die Rufnummer und zeigt ein Popup mit dem verknüpften Kontakt- und Organisationsdatensatz an. Der Benutzer kann den Datensatz direkt aus dem Popup heraus öffnen, einen Kommentar erfassen und speichern – auch wenn der Anruf in der Zwischenzeit bereits beendet wurde. Das Popup bleibt bis zum expliziten Schließen bestehen. Der Anruf wird automatisch als Connect-Datensatz protokolliert und mit dem Kontakt verknüpft.
Nach der Erfassung eines neuen Kontakts soll automatisch eine Willkommens-SMS versendet werden. Eine Automatisierung mit dem Auslöser Datensatz gespeichert (Modul Kontakte) sendet beim Anlegen eines neuen Datensatzes eine SMS, deren Text Platzhalter für Vor- und Nachname enthält. Der Versand wird als Connect-Datensatz vom Typ SMS protokolliert, mit dem Kontakt verknüpft und zeigt Sendezeitpunkt sowie Status an.
2. Listenansicht
Die Listenansicht im Modul Connect verfügt über die gewohnten Funktionalitäten einer Listenansicht. Detailliertere Informationen hierzu sind im Abschnitt Aufbau/Struktur – Listenansicht zu finden.
Modul Connect Listenansicht
Connect-Datensätze können nach Typ gefiltert werden (Anruf, SMS). Über Filter, Suche und Listenansichten lassen sich Anrufe und SMS gezielt nach Anrufer/Sender, Empfänger, Zeitpunkt und Status auswerten.
In den Filteroptionen stehen die Felder Eingehender Benutzer, Ausgehender Benutzer, Eingehender Datensatz und Ausgehender Datensatz zur Verfügung. Diese beziehen sich auf die in der Detailansicht zusammengefasst angezeigten Felder Anrufer/Sender und Angerufener/Empfänger.
2.1. Aktionen
In der Listenansicht stehen allgemeine Aktionen zur Verfügung. Eine Übersicht und Beschreibung aller allgemeinen Aktionen ist im Abschnitt Aktionen (Listenansicht) zu finden.
Modulspezifische Aktionen sind in diesem Modul nicht vorhanden.
3. Detailansicht
3.1. Felder
Die folgende Tabelle beschreibt alle Felder des Moduls. Da Datensätze im Modul Connect ausschließlich automatisch durch die Telefonie-Integration erzeugt werden, dienen die Felder der reinen Information und können nicht manuell befüllt werden.
Block Basisdaten
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Typ | Art des Datensatzes: Anruf oder SMS |
| Status | Aktueller Status des Datensatzes (z. B. Verbunden, Nicht angenommen, Gesendet) |
| Richtung | Gibt an, ob es sich um einen eingehenden oder ausgehenden Vorgang handelt |
| Beginn * | Zeitpunkt, zu dem der Anruf entgegengenommen bzw. die SMS erzeugt wurde |
| Ende | Zeitpunkt, zu dem der Anruf beendet bzw. die SMS erfolgreich gesendet wurde |
| Anrufer/Sender | Anzeige des Anrufers bzw. SMS-Absenders (zusammengesetztes Feld – siehe Hinweis unten) |
| Nummer Anrufer * | Rufnummer des Anrufers bzw. SMS-Absenders |
| Angerufener/Empfänger | Anzeige des Angerufenen bzw. SMS-Empfängers (zusammengesetztes Feld – siehe Hinweis unten) |
| Nummer Angerufener * | Rufnummer des Angerufenen bzw. SMS-Empfängers |
*Pflichtfeld
Die Felder Anrufer/Sender und Angerufener/Empfänger sind intern jeweils als zwei separate Felder abgebildet – eines für den verknüpften Datensatz (z. B. Kontakt, Lead, Organisation) und eines für den Benutzer. Bei der Verwendung in Filtern oder Automatisierungen stehen die Felder Ausgehender Datensatz, Eingehender Datensatz, Ausgehender Benutzer und Eingehender Benutzer separat zur Verfügung. Die in der Oberfläche angezeigten zusammengefassten Felder Anrufer/Sender und Angerufener/Empfänger sind reine Textfelder zur Anzeige.
Block Anruf
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Dauer | Gesprächsdauer des Anrufs |
| Ausgehend über Click2Dial | Gibt an, ob der ausgehende Anruf per Click-to-Dial aus einem Datensatz heraus initiiert wurde |
| Transkription | Automatisch erstellte Transkription des Gesprächsinhalts, sofern verfügbar |
Block SMS
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Inhalt | Text der gesendeten oder empfangenen SMS-Nachricht |
| Fehlermeldung | Fehlermeldung des Anbieters, sofern die SMS nicht erfolgreich zugestellt werden konnte |
3.2. Aktionen
In der Detailansicht stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
3.2.1. Allgemeine Aktionen
- Empfehlen
- Löschen
- Änderungsverfolgung
Detaillierte Informationen zu den Aktionen sind im Abschnitt Aktionen (Detailansicht) zu finden.
3.2.2. Modulspezifische Aktionen
Modulspezifische Aktionen sind in diesem Modul nicht vorhanden.
4. Anruf-Popup
Beim Eingang eines Anrufs sowie beim Starten eines ausgehenden Anrufs per Klick auf eine Telefonnummer wird automatisch ein Popup angezeigt. Das Popup bleibt beim Navigieren im System bestehen und kann minimiert werden.
Beispiel Popup eingehender Anruf
Das Anruf-Popup bietet folgende Funktionen:
- Anzeige aller Datensätze, die mit der anrufenden oder angerufenen Rufnummer verknüpft sind
- Direkte Verlinkung zu den verknüpften Datensätzen
- Erfassen eines Kommentars direkt während oder nach dem Anruf
- Mandant wechseln – wenn der Kontakt in einem anderen Mandanten hinterlegt ist, kann im Popup der Mandant gewechselt werden. Der Connect-Datensatz wird dann automatisch dem gewählten Mandanten zugeordnet. Ein versehentlicher Wechsel kann rückgängig gemacht werden.
Wird ein Kommentar im Popup erfasst und der Anruf in der Zwischenzeit beendet, kann die Eingabe trotzdem abgeschlossen und gespeichert werden. Das Popup schließt sich erst nach dem Speichern.
Bei unbekannten Rufnummern – also Anrufen, denen kein bestehender Datensatz zugeordnet werden kann – besteht die Möglichkeit, direkt aus dem Popup heraus einen neuen Datensatz anzulegen. Zur Auswahl stehen: Kontakt, Lead, Organisation, Partner und Lieferant. Die Rufnummer wird dabei automatisch in den neuen Datensatz übernommen.
5. Konfiguration
5.1. Aktivierung (Administrator)
Die Aktivierung von Connect für einen Mandanten erfolgt in den Globalen Einstellungen unter dem Punkt Connect. Dort sind die verfügbaren Anbieter aufgelistet.
5.2. Einrichtung (Benutzer)
Die individuelle Einrichtung erfolgt pro Benutzer unter Meine Einstellungen → Integrationen. Folgende Einstellungen stehen je nach Anbieter zur Verfügung:
- Authentifizierung beim Telefonanbieter (z. B. Sipgate, Placetel)
- Rufnummer – wird nach der Authentifizierung automatisch vorausgefüllt
- Gerät für Anrufe – das Desktop-Gerät wird automatisch vorausgewählt; bei mehreren Geräten kann ein anderes gewählt werden. Bei Sipgate Neo steht hier auch die Sipgate Desktop App als Gerät zur Verfügung.
- Gerät für SMS-Versand – kann deaktiviert werden, um den SMS-Versand für diesen Benutzer zu unterbinden
- Anrufe anzeigen – steuert, ob das Anruf-Popup für diesen Benutzer eingeblendet wird
6. Praxisbeispiele
1 – Eingehenden Anruf bearbeiten und Kommentar hinterlegen
Ausgangssituation: Ein Bestandskunde ruft an. Der zuständige Mitarbeiter ist gerade in einem anderen Bereich von brainX tätig.
Vorgehen in brainX: Das Anruf-Popup erscheint automatisch und zeigt den verknüpften Kontakt mit Organisationszugehörigkeit an. Der Mitarbeiter öffnet den Datensatz direkt aus dem Popup, bespricht das Anliegen und erfasst im Popup einen Kommentar. Kurz vor dem Speichern legt der Kunde auf – der Mitarbeiter schließt den Kommentar trotzdem ab und speichert.
Ergebnis: Der Anruf ist als Connect-Datensatz mit Anrufer, Uhrzeit und Status protokolliert. Der Kommentar ist beim Kontakt hinterlegt. Beides ist in der Detailansicht des Kontakts über die verknüpfte Connect-Liste jederzeit nachvollziehbar.
2 – Ausgehenden Anruf per Click-to-Dial starten
Ausgangssituation: Ein Vertriebsmitarbeiter soll einen qualifizierten Lead telefonisch kontaktieren und das Gespräch dokumentieren.
Vorgehen in brainX: Der Mitarbeiter öffnet den Lead-Datensatz im Modul Leads und klickt auf die hinterlegte Telefonnummer. brainX initiiert den Anruf direkt über den angebundenen Telefonanbieter. Nach dem Gespräch hinterlegt der Mitarbeiter im Popup einen Kommentar zum Gesprächsergebnis.
Ergebnis: Der ausgehende Anruf ist als Connect-Datensatz dokumentiert und mit dem Lead verknüpft. Anrufdauer, Zeitpunkt und Status sind festgehalten. Das Gespräch ist in der Anrufhistorie des Leads einsehbar.
3 – Anruf aus anderem Mandanten korrekt zuordnen
Ausgangssituation: Ein Unternehmen betreibt brainX mit zwei Mandanten. Ein Kontakt, der im zweiten Mandanten hinterlegt ist, ruft an – der Benutzer ist aktuell im ersten Mandanten angemeldet.
Vorgehen in brainX: Das Anruf-Popup zeigt die Rufnummer und weist darauf hin, dass ein passender Kontakt in einem anderen Mandanten gefunden wurde. Der Benutzer wechselt im Popup zum zweiten Mandanten. Der Connect-Datensatz wird automatisch auf den zweiten Mandanten umgeschrieben und mit dem dortigen Kontakt verknüpft.
Ergebnis: Der Anruf ist korrekt dem zugehörigen Kontakt im richtigen Mandanten zugeordnet. Es ist kein nachträgliches manuelles Nachpflegen erforderlich.
7. Häufige Fragen
Welche Telefonanbieter werden unterstützt?
Aktuell werden Sipgate (Classic und Neo) und Placetel unterstützt. Bei Sipgate erfolgt die Anbindung über einen einheitlichen Connector – das System erkennt automatisch, ob es sich um einen Classic- oder Neo-Account handelt. Neue Anbieter können nach einem einheitlichen Adapterprinzip integriert werden. Bei Sipgate Neo wird zusätzlich die Sipgate Desktop App als Gerät für Anrufe unterstützt.
Was unterscheidet Connect vom bisherigen PBX Manager?
Connect bietet echte Datensatz-Verknüpfungen statt reiner HTML-Links, eine vollwertige Detailansicht pro Eintrag, SMS-Versand und -Empfang, ein Anruf-Popup auch für ausgehende Anrufe (Click-to-Dial), die Möglichkeit zum Mandantenwechsel direkt im Popup sowie vollständige Steuerbarkeit über die Schnittstelle.
Können Connect-Datensätze über die Schnittstelle gesteuert werden?
Ja. Connect-Datensätze können über die API erstellt werden, der Status kann gesteuert werden und auch die Anzeige des Anruf-Popups lässt sich über die Schnittstelle steuern. Damit sind nahezu alle Funktionen, die in der Oberfläche zur Verfügung stehen, auch per API nutzbar – z. B. für die Anbindung eigener Telefonlösungen.
Wie funktioniert der SMS-Versand per Automatisierung?
In einer Automatisierung steht die Aktion SMS senden zur Verfügung. Der Text kann Platzhalter für Felder des auslösenden Datensatzes enthalten. Der Versand wird als Connect-Datensatz vom Typ SMS protokolliert und mit dem jeweiligen Datensatz verknüpft. Eingehende SMS werden periodisch abgerufen und ebenfalls als Connect-Datensätze angelegt.
Werden eingehende SMS automatisch erfasst?
Ja. Eingehende SMS an den konfigurierten Anbieter-Account werden periodisch abgerufen und als Connect-Datensätze vom Typ SMS angelegt. Sie werden automatisch mit dem passenden Datensatz verknüpft, sofern die Rufnummer im System hinterlegt ist.
Was passiert, wenn eine Rufnummer in brainX nicht bekannt ist?
Ist die Rufnummer keinem Datensatz zugeordnet, wird im Anruf-Popup kein verknüpfter Datensatz angezeigt. Der Connect-Datensatz wird dennoch angelegt. Der Benutzer kann den Datensatz im Nachgang manuell mit einem Datensatz verknüpfen.
Kann das Anruf-Popup deaktiviert werden?
Ja. In Meine Einstellungen → Integrationen kann die Option Anrufe anzeigen deaktiviert werden. Das Popup erscheint dann für diesen Benutzer nicht mehr.