Dokumente

Paket: BASIS

1. Allgemein

2. Listenansicht

Die Listenansicht im Modul Dokumente verfügt über die gewohnten Funktionalitäten einer Listenansicht. Detailliertere Informationen hierzu siehe Abschnitt Aufbau/Struktur - Listenansicht.

2.1. Aktionen

In der Listenansicht stehen – abhängig vom Modul – allgemeine Aktionen zur Verfügung. Eine Übersicht und Beschreibung aller allgemeinen Aktionen ist im Abschnitt Aktionen (Listenansicht) zu finden.

Zusätzlich sind folgende modulspezifische Aktionen verfügbar:

Aktion	Funktionalität
Zu Wiki Beitrag migrieren	Wandelt die ausgewählten Datensätze in Wiki-Beiträge um – siehe Aktionen (Listenansicht) – Zu Wiki Beitrag migrieren
verschiebe Dokument(e)	Verschiebt die ausgewählten Dokumente in ein anderes Verzeichnis – siehe Aktionen (Listenansicht) – verschiebe Dokument(e)))
Verzeichnisse verwalten	Verzeichnisse erstellen, umbenennen und löschen – siehe Aktionen (Listenansicht) – Verzeichnisse verwalten

3. Detailansicht

3.1. Felder

Die folgende Tabelle beschreibt Pflichtfelder sowie Felder mit nicht offensichtlicher Funktion. Alle weiteren Felder sind selbsterklärend.

Block Basisdaten

Feld	Beschreibung
Titel *	Bezeichnung des Dokuments

*Pflichtfeld

Block Dateiinformation

Feld	Beschreibung
Datei	Datei hochladen per Drag & Drop oder über den Dateiexplorer des Betriebssystems
Externer Datei-Link	URL zu einer externen Datei (z. B. Netzlaufwerk oder FTP-Server); wird nach dem Speichern als klickbarer Link dargestellt

3.2. Aktionen

In der Detailansicht stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

3.2.1. Allgemeine Aktionen

• PDF Export
• Empfehlen
• Löschen
• Änderungsverfolgung

Detaillierte Informationen zu den Aktionen siehe Abschnitt Aktionen (Detailansicht).

3.2.2. Modulspezifische Aktionen

Aktion	Voraussetzung	Funktionalität
E-Mail Datei als Anhang	Konfiguriertes E-Mail-Postfach	Öffnet den E-Mail-Editor mit der Datei als Anhang
Neue E-Mail	Konfiguriertes E-Mail-Postfach	Öffnet den E-Mail-Editor mit Bezug auf das Dokument

4. Dateitypen

4.1. Erlaubte Dateiendungen

Folgende Dateitypen können hochgeladen werden:

• Images: jpg, jpeg, png, gif, bmp, tif, tiff
• Textdokumente: txt, rtf, pdf, log, md
• Sonstige Dokumente: csv, xml, vcf, keynote, numbers, pages, ics, bmpr, graffle, eps
• Audio: mp3, aac, wav
• Video: avi, mp4, mpeg
• MS Office: doc, docx, dotx, xls, xlsx, xlsm, xltx, ppt, pptx, pps, potx, accdb, msg
• ISO Standard Office: odt, ods, odp, odb
• Archive: rar, zip, 7z, tar.gz, bz2, gz, tar
• E-Mail: eml
• HASP-Lizenzdatei: v2c
• 2D/3D: dwg
• Konfigurationsdateien: cfg
• Mindmap: xmind
• Flowchart: isf

Bei den aufgelisteten Dateiendungen handelt es sich um eine Whitelist. Dies bedeutet, alle nicht aufgelisteten Dateiendungen sind (aus Sicherheitsgründen) nicht erlaubt.

4.2. Dateivorschau

Bei folgenden Dateitypen ist eine Vorschaumöglichkeit verfügbar:

• aac
• mp
• cfg
• csv
• gif
• jpeg
• jpg
• mp3
• mp4
• pdf
• png
• txt

5. Praxisbeispiele

1 – Zentrales Vertragsarchiv mit direktem Kundenbezug

Ein Unternehmen möchte alle unterzeichneten Kundenverträge zentral und strukturiert ablegen, sodass sie jederzeit schnell auffindbar sind. Für jeden unterzeichneten Vertrag wird ein Datensatz im Modul Dokumente angelegt, die PDF-Datei hochgeladen und das Dokument dem Verzeichnis Verträge zugeordnet.

Jeder Dokument-Datensatz wird mit der entsprechenden Organisation verknüpft, sodass die Verträge direkt aus dem Kundendatensatz heraus abrufbar sind. Bei Bedarf kann ein Vertrag über die modulspezifische Aktion E-Mail Datei als Anhang direkt aus brainX heraus per E-Mail versandt werden – ohne die Datei zuvor herunterladen zu müssen.

Durch die Verzeichnisstruktur und die Verknüpfung mit Kunden- und Organisationsdatensätzen entsteht ein übersichtliches, zentrales Dokumentenarchiv, das für alle berechtigten Mitarbeitenden zugänglich ist.

2 – Technische Dokumentationen per externem Datei-Link einbinden

Ein Unternehmen pflegt umfangreiche technische Dokumentationen auf einem internen Netzlaufwerk. Um diese Dateien nicht doppelt speichern zu müssen, werden sie über das Feld Externer Datei-Link in brainX referenziert.

Für jede technische Dokumentation wird ein Dokument-Datensatz angelegt, ein aussagekräftiger Titel vergeben und der Pfad zur Datei auf dem Netzlaufwerk als URL im Feld Externer Datei-Link hinterlegt. Nach dem Speichern wird der Link als klickbarer Link dargestellt und ermöglicht den direkten Aufruf der Datei aus brainX heraus.

Die Dokumente werden dem entsprechenden Verzeichnis zugeordnet und mit den relevanten Produkt- oder Kundendatensätzen verknüpft, sodass technische Unterlagen stets im richtigen Kontext auffindbar sind.

3 – Dokumente strukturieren und in Verzeichnisse verschieben

Im Laufe der Zeit sind im Modul Dokumente viele Dateien entstanden, die bisher unstrukturiert im Standardverzeichnis abgelegt wurden. Um die Übersichtlichkeit herzustellen, werden zunächst über die Aktion Verzeichnisse verwalten neue Verzeichnisse angelegt – etwa Verträge, Angebote, Rechnungen und Technische Unterlagen.

Anschließend werden die vorhandenen Dokumente in der Listenansicht nach Typ gruppiert und über die Aktion verschiebe Dokument(e) in die jeweils passenden Verzeichnisse verschoben. Dokumente, die ursprünglich als Datensätze im Modul Dokumente angelegt wurden, aber besser als Wiki-Beiträge gepflegt werden sollten, können über die Aktion Zu Wiki Beitrag migrieren direkt in das Modul Wiki überführt werden.

6. Häufige Fragen

Welche Dateitypen können im Modul Dokumente hochgeladen werden?

Es können zahlreiche Dateitypen hochgeladen werden, darunter gängige Bildformate (jpg, png, gif), Textdokumente (pdf, txt, docx), MS-Office-Dateien, Archive (zip, rar), Audio- und Videodateien sowie viele weitere. Es handelt sich um eine Whitelist – Dateitypen, die nicht in der Liste enthalten sind, können aus Sicherheitsgründen nicht hochgeladen werden. Falls ein benötigter Dateityp fehlt, ist die brainX GmbH zu kontaktieren.

Was ist der Unterschied zwischen dem Hochladen einer Datei und dem Eintragen eines externen Datei-Links?

Beim Hochladen einer Datei wird diese direkt in brainX gespeichert und ist dort abrufbar. Der Externer Datei-Link hingegen hinterlegt lediglich eine URL zu einer extern abgelegten Datei – etwa auf einem Netzlaufwerk oder FTP-Server. Die Datei selbst wird dabei nicht in brainX gespeichert, sondern nur verlinkt. Nach dem Speichern wird der Link klickbar dargestellt.

Kann ich mehrere Dokumente gleichzeitig in ein anderes Verzeichnis verschieben?

Ja. In der Listenansicht können mehrere Dokumente ausgewählt und über die Aktion verschiebe Dokument(e) gemeinsam in ein Zielverzeichnis verschoben werden.

Wie kann ich ein Dokument direkt per E-Mail versenden?

In der Detailansicht eines Dokuments steht die modulspezifische Aktion E-Mail Datei als Anhang zur Verfügung. Diese öffnet den E-Mail-Editor mit der hinterlegten Datei als Anhang. Voraussetzung ist ein konfiguriertes E-Mail-Postfach in brainX.

Für welche Dateitypen gibt es eine Vorschau in brainX?

Eine Vorschau ist für folgende Dateitypen verfügbar: aac, mp3, mp4, cfg, csv, gif, jpeg, jpg, pdf, png und txt. Für alle anderen Dateitypen muss die Datei heruntergeladen werden, um sie zu öffnen.

Kann ich ein Dokument in einen Wiki-Beitrag umwandeln?

Ja. Über die Aktion Zu Wiki Beitrag migrieren in der Listenansicht können ausgewählte Dokument-Datensätze in Wiki-Beiträge umgewandelt werden. Detaillierte Informationen dazu finden sich im Abschnitt Aktionen (Listenansicht).